Witam
Zastanawiam się nad programem do archiwum zakładowego, czy jest jakiś godny zakupu i praktyczny faktycznie?
Może ktoś ma i poleca ::)
U mnie w urzędzie jest program do obiegu dokumentacji i jedną z jego funkcji jest obsługa archiwum zakładowego. To w zupełności wystarcza. Uważam, że jeśli jest jeden program do obiegu dokumentacji, a inny do archiwum, to się to trochę mija z celem. No chyba, że są kompatybilne... Inna sprawa, jeśli nie ma programu do obiegu dokumentacji. W takim razie wniskuję, że urząd jest mały, a co za tym idzie - zasób archiwum też niewielki. W takim przypadku program do obsługi archiwum - moim zdaniem - nie ma sensu...
EZD u nas, nie ma, masz racje ;)
Ewelina miała raczej na myśli EOD. U mnie jest, ale bez modułu archiwalnego :(
EOD tego też u nas nie ma :-\
Problemem w przypadku tego typu programów jest to, iż ażeby były one w pełni funkcjonalne i ich wprowadzanie miało sens to trzeba do nich wprowadzić cała ewidencję archiwum, w przypadku starszych spisów istniejących tylko w formie papierowej oznacza to konieczność przetworzenia ich na formę elektroniczną co w zależności od wielkości zasobu oznacza konieczność przepisania tysięcy czy nawet dziesiątek tysięcy jednostek.
I tu lepiej pozostać przy tradycyjnym programie-archiwista z ołówkiem ;)
Trzeba wpisać całą ewidencję, ale zatem potem jakie to ułatwienie. U mnie jest, tej firmy: http://www.progpol.pl/, sam moduł "Archiwum Zakładowe". Działa super i jest aktualizowany zgodnie z życzeniem klienta.
Ja na własny użytek użytkuję program do AZ w postaci EXCELA !!!
W skrócie...
Utworzyć nowy folder np "AZ", zgromadzić w nim spisy, zarządzenia, instrukcje, inwentarze, wykazy, sprawozdania, jrwa, ewidencje, brakowanie, druki, działania koordynatora czynności kancelaryjnych itd.
Ewentualne spisy i ewidencje na nośniku wyłącznie papierowym można zeskanować, wydobyć z nich tekst finereaderem (jest z reguły dołączony do każdego skanera).
Otworzyć arkusz, podzielić go na kilkanaście lub kilkadziesiąt komórek, każdej przyporządkować plik z folderu AZ (hiperłącza).
Skrót tego arkusza wrzucić na pulpit ...
Ja z jednego arkusza w excelu mam dostęp do wszystkiego w AZ, trzeba tylko pamiętać o comiesięcznym sporządzaniu kopii...
Za darmo, błyskawicznie, zmienić można wszystko w każdej chwili.
Życzę powodzenia
No faktycznie miałam na myśli EOD ;D No i faktycznie trzeba wprowadzić każdą pozycję spisu osobno, więc pracy jest mnóstwo. Sama dopiero raczkuję w tym zakresie, ale myślę, że warto.
Szerka, poszalałaś.... Gratuluję pomysłowości i wytrwałości :o
szerka - z tą poprawką, iż Excel wcale nie jest darmowy i jednakoż coś tam kosztuje. Co innego OpenOffice, który zawiera podobny pogram.
Nie każdy również stary spis zachował się w na tyle dobrej jakości, żeby skanowanie i "wydobywanie tekstu" było metodą szybką i skuteczna. Ja na ten przykład mam sporą część zasobu na spisach pisanych jeszcze na mszynie, w jakichś dziwnych tabelkach, niektórych liter nie da się już odczytać bo papier w tych miejsach wyblakł. To już efektywniejsze jest spisywanie tego od nowa.
No i funkcjonalnośc zdecydowanie nie taka jak programu, w którym znajduje się kompletna ewidencja AZ, oczywiście zakładając, iż wszędzie na przepisywanych spisach były napisane prawidłowe kategorie archiwalne i daty skrajne - a z tym, w przypadku starszych spisów, różnie być może. Jeśli zauważymy takie błędy to znowuż trzeba bedzie czasu na weryfikacje tego co na spisie zanim sę go wprowadzi do programu.
Obecnie również korzystam z dobrodziejstw Excela wpisując w niego komendy rózne i różniste żeby liczył co może ale jest to tylko środek zastępczy do czasu az zrobię porządek w wersji papierowej ewidencji.
Równie dobrze można się pobawić w Accesie lub podobnym pogramie z pakietu OpenOffice czy innym programie bazodanowym i wszystko sobie zmieścić nawet w jednym pliku - tylko nie od tego jest chyba archiwista zakładowy aby się bawić w informatyka.
Z tego co się orientuję to niektóre firmy oferujące program do archiwum mają też w swojej ofercie zaczytywanie spisów z różnych plików. Są też firmy, które oferują nie tylko zaczytywanie spisów, ale także archiwizację w posiadanym programie zasobu, który nie ma ewidencji.
METRICIS
Zgadzam się z Tobą, niektóre spisy wprowadzam na piechotę, excel też kosztuje (miałem na myśli już zainstalowany z licencją).
Moje wątpliwości budzi jednak zakup programu za dużą kasę. Rozumiem AZ duże, ponad 1000 mb. Ale małe, tak jak moje 300mb ? Albo w trakcie porządkowania - 2/3 uporządkowane, 1/3 do zrobienia ? Czy wówczas program nam naprawdę pomoże ?
Zwracam się z gorącą prośbą do WSZYSTKICH SZEFÓW z NDAP !
Pomyślcie o AZ do 1000mb, zróbcie dla nich mały, uniwersalny programik, nie za 1500 a za 100 złotych. Z opcjami które będą współgrały chociażby z wordem i excelem ! Bodajże AP Rzeszów czy Kraków miał kiedyś taki programik, z tym, że wymagał chyba accessa - niestety dosyć drogiego.
Cytat: szerka w Październik 29, 2013,
Zwracam się z gorącą prośbą do WSZYSTKICH SZEFÓW z NDAP !
Niestety Naczelna nawet dla siebie i swojej sieci nie potrafi wprowadzić sensownego oprogramowania o czym można poczytać w innych wątkach (ZoSIA). Był co prawda pomysł by zbudować platformę dla "Nadzoru", z której mogliby korzystać i archiwiści zakładowi. Głównie przy przekazywaniu materiałów archiwalnych ale projekt albo umarł albo jest w hibernacji bo nic nie słychać na jego temat...
Cytat
Bodajże AP Rzeszów czy Kraków miał kiedyś taki programik, z tym, że wymagał chyba accessa - niestety dosyć drogiego.
Chyba chodzi o Rzeszów i taką aplikację, która umożliwiała przygotowanie spisów przekazywanych do AP materiałów archiwalnych i to raczej jeszcze działa (??). Kraków niestety nie ma się czym pochwalić...
Mam wrażenie że chodzi tu o "zwykłą" lokalną aplikację do zarządzania archiwum zakładowym. Obawiam się również że produkowanie i sprzedaż oprogramowania nie należy do zdań statutowych NDAP.
Jeśli excel i acces są dla pracodawcy zbyt drogie to o czym tu w ogóle rozmawiać? Za drogie są pewnie też regały metalowe i teczki bezkwasowe.
Moim zdaniem dla 300 mb wystarczą tabelki w zwykłym oprogramowaniu biurowym, choćby we wspomnianym darmowym.
Profesjonalna aplikacja to nie tylko koszt zakupu, ale również wsparcie techniczne w trakcie użytkowania (na wypadek ewentualnych awarii), za które płaci się miesięcznie lub kwartalnie kilkaset złotych. Na potrzeby mniejszych archiwów wystarczą możliwości Accessa lub Excela. Można też spróbować omówić temat z informatykami z zewnątrz, przedstawić im swoje oczekiwania i za taką aplikację zapłacić jednorazowo, a potem zawrzeć umowę na nadzór, w której można się umówić , że informatycy będą interweniować jedynie w trakcie awarii i za taką usługę zażyczą sobie określona kwotę. Dochodzi jeszcze kwestia zabezpieczenie danych na serwerze.
Tak naprawdę, to na początku najlepiej omówić temat z informatykiem we własnej firmie.