Mam pytania dotyczące spisu zdawczo-odbiorczego nośników przekazywanych ze składów chronologicznych nośników do archiwum zakładowego. W instrukcji archiwalnej dla JST w par. 12 jest mowa o tym co taki spis ma zawierać. I tak: lp - jasne, oznaczenie nośnika - hm...
Czy ktoś mógłby napisać jak to wygląda w praktyce? A najlepiej przesłać na priva stosowany formularz?? Jak oznaczacie nośniki?
Ponadto kilka pytań dodatkowych ;):
Jak fizycznie przechowujecie nośniki w AZ? opakowania? pudełka? jak je opisujecie? czym? W jakim miejscu? bezpośrednio na nośniku, na kopercie? opakowaniu??
Mam pomysły ale wolałbym nie wywarzać otwartych drzwi ;)
Dlatego proszę o pomoc i z góry za nią dziękuję!!
No to pojawił się problem, z wyjasnieniem którego też się chętnie zaznajomię. U mnie w urzędzie co prawda jeszcze nie trafiły do mnie nośniki, ale z braku miejsca mam przestój z przejmowaniem dokumentacji. Przyjęliśmy jednak, że jak już coś trafi, to nie będę tego trzymać w archiwum, tylko będę miała regał w serwerowni, bo tam są spełnione warunki do przechowywania tego rodzaju rzeczy. Co do oznaczeń, to ja chyba bym przyklejała jakąś małą naklejkę z sygnaturą bezpośrednio na nośniku, oprócz tego na kopercie oczywiście też. Co do pudełek do przechowywania, to są specjalne o takim przeznaczeniu, więc można się zaopatrzyć. ;D Co do spisu, to pasowało by wreszcie opracować coś konkretnego. Jak już coś wymyślę, to dam znać. Fajnie by było, gdybyśmy mogli tu skonfrontować kilka wersji i wybrać najbardziej odpowiednią.
Pozdrawiam!
Kiedy nośnik trafia do składu to dostaje chyba jakiś numer ewidencyjny składu? To jest właśnie oznaczenie nośnika ...
Przesyłam propozycję spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych.
Nośnik, poza metadanymi w systemie EZD, dostaje kod paskowy, który po zeskanowaniu pozwala na podgląd tychże metadanych (go opisujących).
Cytat: MarcinP w Wrzesień 25, 2013,Przesyłam propozycję spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych.
Dziękuję! Widzę, że jest zainteresowanie i spisem i wątkiem to cieszy. Mam jednak pewną wątpliwość co do samego spisu. Wg. instrukcji spis ma zawierać:
LP; oznaczenie nośnika o którym mowa w ust. 1 par 12 tj. trwałe oznaczenie pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację; określenie typu nośnika; znak sprawy lub symbol; numer seryjny jeśli występuje
jak rozumiem trwałym oznaczeniem w tym konkretnym przypadku będzie sygnatura analogiczna jak przy aktach?? Numer spisu łamany przez pozycję??
Nie. Przecież nośnik powinien zyskać oznaczenie w momencie kiedy trafia do składu - inaczej nie dałoby się wskazać nośnika na którym znajdują się dane nie włączone do EZD (paragraf 20 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej).
To gdzie mamy to oznaczenie na proponowanym spisie??
A w jaki sposób przekazywać do archiwum zakładowego informatyczne nośniki danych do archiwum zakładowego, jeśli w jednostce obowiązuje system tradycyjny i nie prowadzone są składy informatycznych nośników danych? Jak po prostu przekazać do archiwum nośniki z komórek organizacyjnych?
System tradycyjny nie kłóci się z nośnikami. Ba powoduje tylko więcej z nimi kłopotów. Bo przechowywanie nośników z aktami spraw jest kłopotliwe (jak robić przeglądy? jak je okresowo kontrolować? jak zabezpieczać). Dlatego nawet przy systemie tradycyjnym wprowadziłbym skład nośników żeby ułatwić sobie życie. To się w moim przekonaniu mieści w ramach obowiązujących przepisów. Kłopot tylko z praktyką bo z kim rozmawiam to ma inne pomysły na realizacje ;).
pozdrawiam!
W systemie tradycyjnym przekazywanie nośników danych do archiwum zakładowego moim zdaniem odbywać się może na takim spisie, jaki przedstawiłem. Nośniki nie otrzymują w tym wypadku kodów paskowych, więc pozostaje numerowanie ich tak, jak numeruje się teczki aktowe.
Jestem w trakcie tworzenia takiego spisu i może mam jakąś zaćmę, ale proszę o pomoc w rozszyfrowaniu nazw dwóch kolumn - oznaczenie nośnika oraz numer seryjny nośnika. Rozumiem, że numer seryjny dotyczyć może np. dysku, ale czy płyty też mają swoje numerki seryjne? Ale przecież, jak się po 5 latach taką płytke przegra, to już jest inny numer seryjny przecież... Czy to może kwestia metadanych? Chyba ja na to za głupia jestem... ;D No i czy potrzebna jest rubryka na datę przekazania do ap, albo datę zniszczenia?
Wracamy zatem do punktu wyjścia tej dyskusji czyli pytania o kształt spisu nośników przekazywanych ze składu do az. Powtórzę com napisał: stałe oznaczenie to oznaczenie z ewidencji nośników nadawane w momencie przyjmowania nośnika do składu.
Cytat: Jarek w Wrzesień 27, 2013,
Wracamy zatem do punktu wyjścia tej dyskusji czyli pytania o kształt spisu nośników przekazywanych ze składu do az. Powtórzę com napisał: stałe oznaczenie to oznaczenie z ewidencji nośników nadawane w momencie przyjmowania nośnika do składu.
U mnie nie prowadzi się takich składów - obowiązuje system papierowy, więc nie mogą być nadawane takie oznaczenia w składach.
No ja właśnie też mam system tradycyjny... Czyli chyba w takim przypadku najlepiej pominąć rubrykę z oznaczeniem i po kłopocie...
Jeśli prowadzimy skład (w systemie tradycyjnym też można go prowadzić - w JST zgodnie z rozp. PRM z 18.01.2011 wręcz jest to obowiązkiem) wówczas oznaczenie nośnika stanowi numer ewidencyjny nośnika w składzie (tożsamy z numerem kancelaryjnym nadanym mu podczas rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających).
Jeśli natomiast jednostka nie prowadzi składu nośników, wówczas oznaczenie nośnika stanowi symbol komórki prowadzącej i zdającej dokumentację łamany na symbol klasyfikacyjny z JRWA (analogicznie do znaku teczki przy dokumentacji papierowej).
Cytat: Rovan w Wrzesień 27, 2013,
Jeśli prowadzimy skład ... wówczas oznaczenie nośnika stanowi numer ewidencyjny nośnika w składzie (tożsamy z numerem kancelaryjnym nadanym mu podczas rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających).
No byłby to jakiś pomysł ale w składzie nie będziemy mieć tylko nośników napływających z zewnątrz. Mam nośniki, które zostały wytworzone jako wersje elektroniczne np. wewnętrznych opracowań czy analiz i jako takie nie "wpłynęły" do jednostki więc nie ma możliwości, żeby miały numer z rejestru przesyłek wpływających.
Niemniej jednak widzę, że dyskusja dużo mi pomogła i mam już własny pogląd. Myślę, że zaproponuje, żeby każda komórka nadawała sobie numer ewidencyjny będący kombinacją oznaczenia komórki, numeru kolejnego nośnika i roku jego zaewidencjonowania. Przynajmniej będą mieć porządek i w razie potrzeby nie zrzucą odpowiedzialności na archiwistę ;). Natomiast jestem absolutnym zwolennikiem tworzenia składów nawet w systemie tradycyjnym i dla jednostek, których nie obowiązuje instrukcja z 2011 dla jst ponieważ jeśli nośnik zostanie w teczce do momentu przekazania do AZ to już tam zostanie i za nic nie zmuszę żeby je wyjmowali. A potem szukaj człowieku nośników po teczkach i martw się przy przeglądach ;). A jak już będzie skład to łatwiej będzie nad tym panować i wszystkiego pilnować. Myślałem, też o jakimś zbiorczym składzie w jednostce ale ten pomysł szybko mi wyparował. Tylko jeśli za swój skład będzie odpowiadała konkretna komórka będę mógł wyegzekwować jaki taki porządek. Jeśli skład będzie wspólny to znaczy niczyj! Taką mam refleksje na dzisiaj.
Jeśli macie jeszcze jakieś pomysły zapraszam i czekam!
Po cóż tyle kombinacji... dlaczego w systemie tradycyjnym w jednostce nieprowadzącej składu informatycznych nośników danych nie można po prostu opisywać nośniki symbolem komórki organizacyjnej, symbolem z wykazu akt, numerem spisu zdawczo-odbiorczego i numerem kolejnej pozycji ze spisu - czyli tak jak teczki aktowe? Np. ABC-1234, 543/1, 543/2 itd.
To właśnie postulowałem w poprzednim poście:
Cytat
Jeśli natomiast jednostka nie prowadzi składu nośników, wówczas oznaczenie nośnika stanowi symbol komórki prowadzącej i zdającej dokumentację łamany na symbol klasyfikacyjny z JRWA (analogicznie do znaku teczki przy dokumentacji papierowej)
Zaś to, że nośnik musi zosać opatrzony sygnaturą archiwalną powinno byc dla nas wszystkich oczywiste.
Cytat: MarcinP w Wrzesień 27, 2013,
Po cóż tyle kombinacji...
to proste, mimo, że jednostka ma wykaz akt jest on niestety niezbyt często (eufemizm ;)) stosowany ponadto nie ma w nim wielu potrzebnych klas. Zanim nie powstanie nowy (a raczej zanim nowy nie zostanie zatwierdzony przez archiwum państwowe) muszę jakoś ogarnąć nośniki, prawda? Stąd propozycja aby użyć symbolu komórki, numeru nośnika i roku. Pewnie inaczej będzie dopiero po wprowadzeniu (może od nowego roku) prawidłowego wykazu.... Ale dopiero jak uda się wprowadzić, a po drugie trzeba niestety zmienić nawarstwione od lat przyzwyczajenia i to już na pewno nie będzie proste....
Nie rozumiem. Im dłużej czytam tym bardziej nie rozumiem. Mówimy o jednostce podlegającej przepisom rozporządzenia z 2011 r. czy też nie? Skoro nie i jeśli w jej wypadku w ogóle nie ma czegoś takiego jak EZD, to czemu w ogóle mowa o składzie nośników? A jeśli jednak jest jakiś skład jakichś nośników, to czemu o oznaczaniu nośników myśli się dopiero w momencie ich przekazywania do az? Chodzi właściwie o przekazywanie nośników ze składu czy też o przekazywanie jakichkolwiek nośników do az? Co daje nam oznaczenie nośnika symbolem komórki i symbolem z jrwa, jeśli nośnik jest już powiązany ze znakiem sprawy?
ja jednak uważam, że w systemie tradycyjnym też istnieje obowiązek prowadzenia SIND-u
Ale my tu chyba zaczynamy mylić pojęcia. EZD to EZD i dla niego sprawa jest jasna - jest skład i ze składu nośniki trafiają do az. W systemie tradycyjnym nie ma składu, ani nośników, ani innych. Nośniki wyłącza się z akt sprawy przy przygotowaniu teczek do przekazania do az. Wtedy też owe wyłączone nośniki wciągamy na spis i przekazujemy do az. Oznaczeniem nośnika jest numer sprawy, do którego przynależy. Dla tych nośników powinno być osobne pomieszczenie (jako część az), w którym zapewnia się odpowiednie warunki do ich przechowywania. Czy dobrze mówię, czy znowu coś pokręciłam?
Moja jednostka podlega rozp. z 18 I 2011 r., ale obowiązuje mnie system tradycyjny. Informatyczne nośniki danych czasem się trafiają. Składy informatycznych nośników nie są prowadzone, ale w jakiś sposób nośniki te - które trafiają do komórek - należy przekazać do archiwum zakładowego. Wobec tego założyłem, że będę je przyjmować do archiwum na spisie, jaki załączyłem wcześniej.
Będę uparty, jeżeli jestem objęty rozp. z 18 stycznia, to FIRMA URZĄD musi prowadzić SIND par. 47 IK
A po drugie, nośniki z esp, isp, nie tworzące akt spraw...
Cytat: EwelinaP w Wrzesień 30, 2013,
W systemie tradycyjnym nie ma składu, ani nośników, ani innych. (...) Czy dobrze mówię, czy znowu coś pokręciłam?
Chyba jednak coś pokręciłaś ;)
W JST pracujących w systemie tradycyjnym nie ma składów chronologicznych, istnieje natomiast obowiązek prowadzenia składów inf. nośników danych. Por. rozdział 3 IK, par. 46-47:
Cytat
§ 46. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
(...)
§ 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej (...)
1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli
jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć
wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu
zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
No tak, tylko czy na prawdę urząd będzie prowadził skład nośników, jeśli nie ma ich aż tak dużo? No i jeśli jest problem z tym, żeby namówić pracowników do tego, by korzystali z programu do obiegu dokumentów, to będą oni czuli potrzebę wyłączania takiej np. płyty i oddania jej do składu, jeśli dokumentacja jest bieżąca? Ja wiem, że nie o to chodzi, co urzędnik czuje, tylko o stosowanie przepisów, ale jak wiemy wszyscy (i nie uwierzę, że gdzieś jest urząd idealny), że przepisy sobie a praktyka sobie. Co do składu nośników, to faktycznie, nawet w par.2 IK, kiedy są wyjaśniane pojęcia, to przy składzie chronologicznym jest napisane, że dotyczy EZD, ale przy składzie nośników już tego zapisu nie ma. Ale zastanawiam się nad sensem prowadzenia składu nośników w małych urzędach... Wiem, wiem, takie egzystencjonalne pytania, to powinnam raczej do legislatorów kierować...
Jak w takim razie postąpić z nośnikami danych będącymi załącznikami do pism wpływających, które w poprzednich latach zgromadzono w komórkach organizacyjnych - przekazywać je do archiwum zakładowego nadając im numer z rejestru wpływów taki sam, jak nadany na piśmie, do którego stanowią załącznik?
§ 47 pkt 1 sugeruje, że w składzie informatycznych nośników danych gromadzi się przesyłki elektroniczne zawarte na nośnikach, które nie stanowią załącznika do pisma papierowego. Jak jednak sądzę w składzie powinny być wszystkie nośniki, które napływają do urzędu, a więc również te, które są załącznikami do pism przewodnich. Myślę, aby te nośniki stanowiące załącznik do pisma, opisywać po prostu numerem z ewidencji wpływu takim, jaki nadano na piśmie. Tak samo należałoby chyba postępować z przesyłkami przekazywanymi bezpośrednio na nośnikach danych - bez pism papierowych. Drukuje się pismo z nośnika - jeśli to możliwe - lub sporządza notatkę o przyjęciu i nadaje numer z dziennika wpływów. Nośniki, które się przekazuje (wypożycza) do komórek, są następnie zwracane do składu po zakończeniu sprawy. Czy dobrze rozumuję?
Cytat: MarcinP w Październik 01, 2013,
Jak w takim razie postąpić z nośnikami danych będącymi załącznikami do pism wpływających, które w poprzednich latach zgromadzono w komórkach organizacyjnych - przekazywać je do archiwum zakładowego nadając im numer z rejestru wpływów taki sam, jak nadany na piśmie, do którego stanowią załącznik?
§ 47 pkt 1 sugeruje, że w składzie informatycznych nośników danych gromadzi się przesyłki elektroniczne zawarte na nośnikach, które nie stanowią załącznika do pisma papierowego. Jak jednak sądzę w składzie powinny być wszystkie nośniki, które napływają do urzędu, a więc również te, które są załącznikami do pism przewodnich. Myślę, aby te nośniki stanowiące załącznik do pisma, opisywać po prostu numerem z ewidencji wpływu takim, jaki nadano na piśmie. Tak samo należałoby chyba postępować z przesyłkami przekazywanymi bezpośrednio na nośnikach danych - bez pism papierowych. Drukuje się pismo z nośnika - jeśli to możliwe - lub sporządza notatkę o przyjęciu i nadaje numer z dziennika wpływów. Nośniki, które się przekazuje (wypożycza) do komórek, są następnie zwracane do składu po zakończeniu sprawy. Czy dobrze rozumuję?
Moim zdaniem w SIND gromadzi się elektroniczne nośniki danych - czyli przesyłki przychodzące i wychodzące. Oraz wytworzone w komórce organizacyjnej (np. indywidualna skrzynka poczty elektronicznej). Że już nie wspomnę o nośnikach powstałych w wyniku archiwizacji dokumentów elektronicznych. Każda przesyłka stanowi element danej sprawy - łatwo sporządzić wówczas spis zd-odb do SIND. Nietworzący akt sprawy nośnik także powinien być złożony w SIND. Druki spisów do SIND można samemu sporządzić
Zgodnie z niżej przedstawioną charakterystyką, w dniu ?????????.. przekazano ?? informatycznych nośników danych, celem ich przechowania do czasu przekazania do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
lp. typ IND oznaczenie SIND (znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny) ilość czasokres uwagi (np. numer seryjny nośnika, jeśli występuje) adnotacje przyjmującego
1 płyta CD BOAD.152. 666.2012 1 2012 rejestr faktur dołączono do akt sprawy
PRZEKAZUJĄCY:
?????????????????????
(nazwa komórki organizacyjnej, imię i nazwisko oraz podpis pracownika przekazującego)
PRZYJMUJĄCY:
????????????????.
(imię i nazwisko oraz podpis przyjmującego)
Data przekazania: ????????????
Podsumowując: wszystkie nośniki danych powinny trafiać do składu (np. prowadzonego w punkcie kancelaryjnym), a stamtąd po najdalej 2 latach, licząc w-g wskazań instrukcji kancelaryjnej, komórka organizacyjna, której punkt kancelaryjny podlega, przekazuje nośniki ze składu do archiwum zakładowego.
W §47 pkt 1 jest mowa ogólnie o przesyłkach elektronicznych, a więc, gdy wpływa jakiś dokument wyłącznie w formie elektronicznej, wówczas - jak rozumiem - należy ten dokument wydrukować i zapisać na jakimś informatycznym nośniku danych (np. na płycie CD). Pismo (wydruk przesyłki w formie elektronicznej) wraz z nośnikiem przekazać należy do składu informatycznych nośników danych, a stamtąd pracownik odpowiedniej komórki nośnik z wydrukiem może wypożyczyć. Nośnik z wydrukiem oddaje się z powrotem do składu po zakończeniu sprawy.
Do słów Marcina - nic dodać, nic ująć :). Każdy urząd i instytucja objęta rozp. z 18 stycznia, w systemie EZD i tradycyjnym, ma obowiązek prowadzić SIND. A czy prowadzi, to inne zagadnienie... :'(
Dodałbym jednak, że wymóg zapisywania przesyłek elektronicznych wpływających na nośniki danych dotyczy tylko tych wymienionych w §47 pkt 1, a więc tych, których nie można wydrukować w pełnej postaci. Wymóg ten nie dotyczy wszystkich przesyłek, jak wcześniej napisałem.
Witam,
a ja mam jeszcze trochę inny problem,
kwestię składu nośników rozwiązujemy umownie tzn. jest przyjęte że każda komórka ma swój skład nośników u siebie, a w rzeczywistości nośniki - oznaczone numerem wpływu do urzędu już w kancelarii, bezpośrednio markerem na nośnikach - przechowywane są razem z aktami sprawy.
Po zakończeniu sprawy i odczekaniu dwóch lat, nośniki oddziela się od dokumentacji papierowej i na podstawie osobnego spisu dla nośników informatycznych przekazuje do archiwum zakładowego (oznaczenie nośnika to numer nadany w kancelarii).
I teraz tak: jak wszystko jest skopiowane do systemu wspomagającego nasz system tradycyjny, to wiem że takie nośniki mają kat. Bc i po zaliczeniu całej procedury brakowania można zniszczyć.
A jeżeli zawartość nośnika z powodu specyficznego formatu nie została przeniesiona do systemu a nośnik jest częścią sprawy o kat. A, to czy nośnik też ma kat. A ???
Dodatkowo jeżeli w AZ należy kontrolować nośnik co 5 lat, a zawartość jak już wspomniałam ma dziwny format i zabezpieczenia które zezwalają na wgląd ale nie zezwalą na drukowanie lub przekopiowanie na inny nośnik, jak należy postąpić w przypadku płyt CD które dłużej nić 10 lat nie pożyją, a co dopiero całą wieczność ???
Może ktoś ma podobny problem :).
Jeśli dane na nośniku są częścią akt sprawy zakwalifikowanych do kat. A, to oczywiście również mają kat. A (zakładając, że nie zostały skopiowane do systemu).
Odnośnie kopiowania - nawet jeśli płyta jest zabezpieczona przed kopiowaniem, takie zabezpieczenia można obejść (np. ripując płytkę). Proponuję zgłosić się z tym problemem do informatyków w Twoim urzędzie.
witam, chciałabym wznowić wątek. Gdy przyjmujecie informatyczne nośniki danych do archiwum zakładowego to rejestrujecie spis zdawczo-odbiorczy nośników w tym samym wykazie co akta, czy trzeba założyć dla nich osobny wykaz?
Należy rejestrować jako kolejny spis. Aktotwórca jest przecież ten sam.
dzięki za szybką odpowiedź
A jak powinien wyglądać spis zdawczo-odbiorczy nośników elektronicznych?
Na stronie nr 1 niniejszego wątku znajduje się przykładowy wzór spisu do pobrania.
Ponadto wszystkie niezbedne elementy takiego spisu wymienione zostału w instrukcji archiwalnej stanowiacej załącznik do rozp. PRM z 18.01.2011
Witam
zauważyłem, że w znacznej części uczelni spis IND stanowi załącznik do spisu zdawczo-odbiorczego tradycyjnych teczek akt spraw. Załącznik ten zawiera takie kolumny jak:
1. Pozycja w spisie zdawczo ? odbiorczym teczki akt spraw, do której przyporządkowany był nośnik
2.Znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik
oraz informacje zgodne z wymogami rozporządzenia z 2011 (typ nośnika, numer seryjny)
Czy takie rozwiązanie można uznać za prawidłowe ?
Myślę że to rozwiązanie powinni ocenić badacze naukowo zajmujący się archiwistyką - ocenić pod względem formalnym i merytorycznym, w oparciu o prowadzone badania naukowe.
No dobra, żarty na bok.
Żeby takie rozwiązanie można uznać za prawidłowe, powinno być zgodne z zapisami instrukcji kancelaryjnej. Czy tak jest?
Taki schemat postępowania zapisany jest w IA. W uczelniach wyższych wobec braku resortowych przepisów widać wyraźnie próby usystematyzowania tego zagadnienia dlatego proszę o wskazówki od osób, które w EZD mają już kilkuletnie doświadczenie.
A co to ma wspólnego z EZD? Jeśli tak zapisano w IA (zatwierdzonej przez ap) to znaczy że jest prawidłowe.
Witam ,
Do listopada ub. r. jako archiwistka łowiłam nośniki w aktach papierowych, przyjmowałam na spis zdawczo-odbiorczy jako dokumentację tzw techniczną - spisy te numerowałam oddzielnie jako kontynuację od 2010 r. W grudniu zmierzyłam się z SIND w moim urzędzie administracji państwowej (tylko dokumentacja tradycyjna i od czasu do czasu elektroniczne nośniki danych). W skrócie: zarządzenie z krótką procedurą postępowania, wyznaczenie miejsca na SIND, 4 wzory druków. A potem z SIND do AZ. Mam nadzieję, że zapanuje porządek, może uda się uratować kilka płytek z materiałami archiwalnymi. W razie czego służę pomocą i mogę wrzucić na forum wzór zarządzenia i wzory druków.
szerka
Chciałbym poznać Twoje rozwiązanie dotyczące SIND. Czy mogłabyś umieścić te wzory?
Z góry dziękuję
Witam
Zarządzenie i załącznik do niego przygotowałam w urzędzie administracji państwowej. Inaczej, zwykły urząd, dokumentacja tradycyjna, BIP, ESP.
Zarządzenie nr ????.
Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 ze zm.), w związku z § 2, § 5 i ................................... zarządza się, co następuje.
§ 1. Tworzy się Skład Informatycznych Nośników Danych w ????????????????. Organizację i zasady funkcjonowania składu określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się ?????????????
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1 do zarządzenia z dnia ??????..
w sprawie utworzenia Składu Informatycznych Nośników Danych
w ????????????????????????..
§ 1
1. Skład informatycznych nośników danych, zwany dalej składem SIND, stanowi uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej.
2. Na skład SIND wyznacza się pomieszczenie nr ????????.
§ 2
1. Informatyczne nośniki danych, które zostały zarejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających pozostawia się w aktach sprawy aż do czasu jej zakończenia, po czym są przekazywane do składu SIND.
2. Informatyczne nośniki danych, które zostały wytworzone na stanowiskach pracy
i wchodzą w skład sprawy, po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wychodzących pozostawia się w aktach sprawy aż do czasu jej zakończenia, po czym są przekazywane do składu SIND.
3. Z przesyłkami adresowanymi na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem oraz otrzymanymi
na indywidualne skrzynki pocztowe, postępuje się zgodnie z § 44 i 45 instrukcji kancelaryjnej.
§ 3
1. Każdy informatyczny nośnik danych przekazany do składu SIND powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.
2. Na oznakowanie nośnika składa się symbol komórki organizacyjnej, znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, rok wytworzenia, imię i nazwisko prowadzącego sprawę.
3. Do tak oznakowanego nośnika należy dołączyć wydrukowaną listę plików
z rozszerzeniami.
§ 4
1. Odpowiedzialnymi za prawidłowe oznakowanie i przekazanie informatycznych nośników danych do składu SIND są ????????????.
2. Każde stanowisko pracy przetwarzające i zapisujące informacje przy użyciu techniki komputerowej bądź systemu teleinformatycznego lub przesyłające dane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przekazuje do SIND informatyczne nośniki danych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
z uwzględnieniem § 2 załącznika do niniejszego zarządzenia.
3. Zakres rzeczowy wytworzonych informacji i danych tworzących materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, dla których istnieje obowiązek przekazania do SIND, wynika z § 4 p. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz §1 p. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej.
§ 5
1. Przekazanie nośników do składu SIND odbywa się za pokwitowaniem.
2. Wzór spisu zdawczo ? odbiorczego nośników danych przekazanych do składu SIND określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 6
1. Udostępnienie (wypożyczenie) informatycznego nośnika danych ze składu SIND odbywa się za pomocą rejestru udostępnień zawierającego co najmniej: datę wypożyczenia, nazwę wnioskodawcy, wskazanie informatycznego nośnika danych
z określeniem jego cech indentyfikacyjnych, imię i nazwisko oraz podpis osoby, która wnosi o udostępnienie.
2. Wzór rejestru udostępnień informatycznego nośnika danych zawiera załącznik nr 3
do niniejszego zarządzenia.
§ 7
1. Za prawidłowe prowadzenie ewidencji nośników danych zgromadzonych w składzie SIND, właściwe przechowywanie informatycznych nośników danych, w tym ochronę przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą odpowiada ????????????????. realizujący zadania w zakresie obsługi informatycznej.
2. Wzór rejestru przesyłek w składzie zawiera załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
3. Wzór spisu zdawczo ? odbiorczy dokumentów elektronicznych przekazanych ze Składu Informatycznych Nośników Danych do Archiwum Zakładowego stanowi załącznik nr 5.
4. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie SIND, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc
od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
SIND w urzędzie jest potrzebny z kilku powodów. Po pierwsze obowiązek wynikający z rozporządzenia Premiera, po drugie zapobiegnie (taką mam nadzieję) niszczeniu (zawieruszeniu) danych elektronicznych, po trzecie wszystkie CD, DVD, pendrive, dyski itp będą przechowywane w jednym miejscu.
Koleżankom i Kolegom życzę powodzenia w dopasowywaniu. Celowo nie umieściłam wzorów druków, i tak każdy sam będzie zmuszony indywidualnie do ich opracowania.
szerka
U nas nośniki elektroniczne znajdują się w zaklejonych kopertach w teczkach z aktami spraw. Po iluś latach przechowywania, czy ktoś je odczyta? Nie wiem.
Cytat: GAP1 w Styczeń 21, 2015,
U nas nośniki elektroniczne znajdują się w zaklejonych kopertach w teczkach z aktami spraw. Po iluś latach przechowywania, czy ktoś je odczyta? Nie wiem.
Analogiczny problem występuje np. w przypadku prac magisterskich dołączanych w wersji elektronicznej na różnych nośnikach. Wspominał o tym kilka lat temu na jednym z sympozjów kierownik Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego. Część prac na różnego typu dyskietkach jest w tej chwili prawdopodobnie nie do odczytania :-\
To tylko potwierdza zasadność prowadzenia SIND i regularnego kopiowania zawartości nośników.
Rovan
Może u Koleżanek i Kolegów było wszystko ok. U mnie przy porządkowaniu dane (materiały archiwalne) z dyskietek kopiowałam na płytkę CD i na dysk swojego komputera. I jestem pewna, że z okresu np. 2002-2010 kilkadziesiąt dyskietek z danymi istotnymi, zwłaszcza sprawozdania, statystyka, prezentacje itp wylądowało w koszu.
Czy z SINDEM robimy dobrze czy źle, to jednak chronimy dane elektroniczne przed "wyparowaniem". A to jest najistotniejsze.
Witam,
czy IND powinny zawsze być przekazywane do archiwum odrebnie od akt papierowych? Moje pytanie dotyczy np. materiałów z posiedzeń Senatu uczelni gdzie cześć materiałów roboczych na konkretne posiedzenie jest wyłącznie zgrane na taki nośnik.
Czy posiadacie wiedze w jakim opakowaniu przechowywać te nośniki w magazynie aby były wlasciwie zabezpieczone?
Zależy od przyjętych w jednostce rozwiązań (ujętych w IK lub IA) nośniki będą ujete albo na osobnym spisie z/o albo na wspólnym spisie z papierowa dokumentacją.
Standardem jest, ze nośniki przekazuje się na odrębnych spisach z/o, czasem spotykam się jednak z sytuacją gdy nośniki są ujęte na wspólnym spisie z papierowa częścią dokumentacji (wówczas zazwyczaj informacja o nośnikach towarzyszących papierowej dokumentacji zawarta jest w odrębnej kolumnie spisu z/o).
Natomiast niezależnie od sposobu ewidencjonowania zasadą jest, ze nośniki przechowuje się w AZ jako fizycznie odrębny zbiór (co też powinno być uregulowane w IA).
Kwestia opakowań nośników nie została o ile mi wiadomo nigdzie uregulowana. Osobiście stosuje koperty B5 (1 nośnik w 1 kopercie), które następnie umieszczam zbiorczo w pudłach archiwalnych.
Tak zabezpieczone spokojnie wytrzymują te 5 lat, po upływie których nośnik podlega kopiowaniu.