Czy przyporządkowujecie dokumentację nietworzącą akt spraw w Waszych systemach elektronicznego obiegu dokumentów do symboli klasyfikacyjnych? W systemie papierowym dokumentację nietworzącą akt spraw przyporządkowuje się po prostu do symbolu klasyfikacyjnego i odkłada do właściwej teczki zawierającej również akta spraw. Ale jak postąpić w systemie elektronicznym z taką dokumentacją? Myślę, że system elektronicznego obiegu dokumentów również powinien umożliwiać przyporządkowanie takich dokumentów do symbolu. Może zna ktoś lepsze rozwiązanie? ???
Pozdrawiam! ;)
Ogólnie rzecz ujmując system EZD/EOD powinien umożliwiać wszystkie te czynności, które wykonuje się w systemie tradycyjnym, a więc również i przyporządkowanie symbolu klasyfikacyjnego do dokumentacji nietworzącej akt sprawy.
Niestety w rzeczywistości różnie z tym bywa.
W funkcjonującym u mnie systemie EOD taka funkcjonalność teoretycznie nie istnieje. W praktyce można uzyskać pożądany efekt wrzucając dany dokument do zakładki "ad acta" a następnie w ramach tej zakładki utworzyć wirtualna teczkę dla konkretnej klasy rzeczowej i umieścić w niej dokument. Tak więc jakoś dobie radzimy, jednak do ideału jeszcze nam daleko ;)
Moim zdaniem to zawsze jest kwestia konkretnego systemu EZD oraz konkretnej dokumentacji i w oparciu o konkretne przykłady można rozważać odpowiedzi. Jeśli tego typu dokumentację tworzymy w postaci papierowej np. listy obecności to chyba lepiej wyłączyć taką teczkę z EZD i prowadzić ją w postaci tradycyjnej zamiast skanować takie listy i przechowywać przetworzone na postać cyfrową. Taka możliwość istnieje i wydaje się bardziej racjonalna. W innym przypadku, kiedy mamy do czynienia z dokumentacja powstającą pierwotnie w postaci elektronicznej wtedy naturalnym wydaje się dodanie odpowiedniej funkcji w systemie EZD chociaż tak naprawdę różnica miedzy dokumentacją tworzącą akta sprawy i nie tworzącą będzie niewielka. Oczywiście z punktu wiedzenia systemu.
Ciekawa dyskusja.