W jednej z komórek organizacyjnych znaleziono kilka teczek po zlikwidowanym urzędzie, które lata temu powinny być przekazane do archiwum zakładowego. Zastanawiam się teraz, czy ta komórka powinna przekazać te teczki do AZ na spisie zdawczo-odbiorczym zawierającym informację, że jest to dokumentacja urzędu zlikwidowanego, czy też lepiej będzie, jeśli ja wezmę te jednostki, sporządzę spis sam i dołączę do ewidencji zlikwidowanego urzędu... Bardziej słuszna wydaje mi się opcja druga, gdyż dokumentacja stanowi część zasobu urzędu zlikwidowanego, a nie naszego...
Przekazuje kom.organizacyjna do AZ , a potem AZ do AP
Być może do AP ta dokumentacja nie trafi - ma kategorię B 50.
W takim przypadku akta zostają na miejscu
Dzięki za pomoc ;)
A spis z tymi jednostkami kancelaryjnymi należy dopisać do ewidencji zlikwidowanego urzędu, a nie do ewidencji prowadzonej na bieżąco? Dopisanie spisu zdawczo-odbiorczego do obecnego rejestru spisów zdawczo-odbiorczych przyjętych do archiwum zakładowego byłoby sprzeczne z "duchem" zasady proweniencji...
Dla przejrzystości też zarejestrowałbym w wykazie spisów starego urzędu i spisy umieściłbym w teczce komórki która wytworzyła akta.
Małe sprostowanie. Wykaz spisów dawczo-odbiorczych powinien być jeden, po to by nie multiplikowały się te same sygnatury archiwalne.
Skąd więc pojawiły się te sugestie by wykaz, a tym samym i ewidencję prowadzić odrębnie dla dokumentacji poszczególnych jednostek organizacyjnych? Zachowanie zespołowości dokumentacji nie należy utożsamiać z tym że nie można prowadzić jednego wykazu spisów.
W obecnie funkcjonującym urzędzie jest prowadzony wykaz spisów zdawczo-odbiorczych. W urzędzie zlikwidowanym również taki wykaz był prowadzony. Moje pytanie dotyczyło tego, do którego wykazu dopisać spis zdawczo-odbiorczy, który przekazuje komórka organizacyjna obecnie działającego urzędu, a na którym ujęte są jednostki kancelaryjne urzędu zlikwidowanego.
I w praktyce funkcjonują w moim archiwum zakładowym 3 wykazy spisów zdawczo-odbiorczych: zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, zlikwidowanego urzędu, po którym obecny urząd przejął zadania oraz obecnie funkcjonującego urzędu. Moim zdaniem dokumentacja zlikwidowanych jednostek organizacyjnych powinna być również ujmowana na wykazie prowadzonym dla obecnie działającego urzędu. Jest inaczej, gdyż tak życzyło sobie archiwum państwowe.
Uważam, że słusznie AP zaleciło, bo inaczej dokumentacja byłaby z trzech różnych jednostek o. wymieszana na jednym wykazie. To że sygnatury się powtarzają - tak ale na teczkach akt różnych jednostek. Wykaz jeden dla jednej jednostki, ale nie jeden z trzech jednostek organizacyjnych.
Prowadzenie odrębnych wykazów ma sens w przypadku sukcesji biernej. Przy sukcesji czynnej już bym z tym dyskutował... :)