Witam wszystkich
W moim urzędzie na przestrzeni lat archiwum zakładowe prowadziło kilka różnych komórek organizacyjnych. Przejęcie tego zadania zawsze następowało na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego (pomieszczenia, klucze, dokumentacja itp.), ale nigdy nie była przeprowadzana kompletna inwentaryzacja zasobu. Od ok. roku prowadzeniem archiwum zajmuje się moja komórka, a od kilku miesięcy trwa inwentaryzacja, która jest już na ukończeniu.
W związku z tym mam pytanie do osób bardziej doświadczonych "archiwalnie" i które miały do czynienia z inwentaryzacją zasobu w archiwum zakładowym: czy orientujecie się może jak powinien wyglądać protokół z takiej inwentaryzacji? Oczywiście, co było do przewidzenia, pewnej ilości teczek brakuje, a zamierzenie jest takie, aby w protokole znalazła się lista brakujących teczek na zasadzie tarczy obronnej dla mojej komórki - bo taki stan przejęliśmy i to nie nasza wina, że czegoś brakuje - na wypadek, gdyby ktoś kiedyś wnikał w przyczyny braków, które moim zdaniem nie bardzo są już możliwe do ustalenia, bo brakujące teczki są z lat 70-80tych.
Pozdrawiam serdecznie i będę wdzięczna za jakiekolwiek wskazówki :)
Ja zrobiłam taką "inwentaryzacje" sama,
postanowiłam wykorzystać spis dokumentacji do przekazania do AP.
Przerobiłam go troszkę i wpisywałam pozycje, których nie mam fizycznie, a istnieją na spisach.
Sporządziłam notatkę służbową i mam w swoich dokumentach jako podkład przy kontroli.
Jak prawdziwa inwentaryzacja powinna wyglądać nie wiem dokładnie ponieważ moja to bardziej jako zabezpieczenie dla mnie.
Ja rozpocząłem skontrum i... utknąłem. Na razie nie mam czasu na kontynuowanie, bo zajmuję się jeszcze innym rzeczami, a w archiwum jest w sumie 400 mb akt... Tak więc może dopiero w przyszłym roku skończę :(
Co do formy, to zrobiłem własną autorską tabelę z kolumnami, w których odznaczam, czy teczka jest, czy jej nie ma, jaki symbol klasyfikacyjny widnieje na okładce, a jaki powinien widnieć (czasem zdarzają się rozbieżności) oraz uwagami (informacje np. o wypożyczeniu danej jednostki). Problem jest głównie taki, że w starszych spisach zdawczo-odbiorczych spisywano wiązki... a nie teczki. Tak więc jedna teczka w spisie zdawczo-odbiorczym oznacza u mnie jedną wiązkę. A wiązce teczek może być... 20! Każda dotycząca innej sprawy. Ba! Czasem nawet dotycząca innego hasła klasyfikacyjnego. Przy okazji przeprowadzania skontrum staram się więc "prostować" te zaszłości... Pozdr.!
Ja przeprowadziłem skontrum przy okazji wymiany regałów na przesuwne. Co do protokołu, powinien zawierac następujace elementy:
protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;
3) podpisy członków komisji skontrowej
Tak też mówi rozdział 6 instrukcji archiwalnej wg nowego rozporządzenia z 2011 r.,
dokładnie o skontrum :)
Jednak ja bym chętnego do komisji nie znalazła ponieważ archiwum, każdy unika szerokim łukiem chyba, że czegoś potrzebuje ;D