Hej, przeglądam zasób archiwalny w mojej jednostce (placówka naukowa). Między innymi znajduję takie kwiatki, jak pogrupowane pisma o znaku NG (Główny Księgowy) w aktach Działu Administracyjno-Gospodarczego. Wydzieliłam te niepasujące i teraz mam dylemat, co zrobić. Akta są z lat 1972-1975, z czasu, kiedy nie obowiązywał wykaz akt (wprowadzony dopiero w 1978 r.). Pisma mają znak np. NG/134/74, czyli stosowano system dziennikowy.
Jak przyjąć do archiwum akta NG, tzn. czy siłą rzeczy nic nie wpisuję w polu spisu zd.-odb. "Znak akt", czy tylko wpisuję "NG", czy nic?
Nie znalazłam w normatywach instrukcji, które pomogłyby mi w ustaleniu, jak grupować pisma z systemu dziennikowego. Najwcześniejsza jest właśnie instrukcja kancelaryjna z 1978 r. wprowadzająca wykaz akt.
Może wiecie, co robić?
Na kursie kancelaryjno-archiwalnym prowadzonym przez SAP mówili, że w takich sytuacjach stosujemy obowiązujące przepisy, czyli aktualny wykaz akt. Do każdej teczki należy jednak podejść indywidualnie, a w razie wątpliwości upewnić się w AP. W końcu "za chwilę" i tak będą przejmować tą dokumentację (jeśli to kat. A) i może im się coś nie spodobać w sposobie uporządkowania, więc lepiej zapytać niż robić to samo 2 razy :)
Dzięki za odpowiedź. Ok, według obowiązującego wykazu, czyli "znak akt" to symbol komórki z tamtego czasu (NG) i symbol hasła klasyfikacyjnego z obowiązującego wykazu akt, np. 350, tak?
Czy mogę w polu "Uwagi" w spisie zd.-odb. zanotować, że zarchiwizowano według obowiązującego wykazu akt?
To, co znalazłam, to akta kat. B, ale niewykluczone, że natrafię na kat. A, jak tak dalej pójdzie.
Masz rację, lepiej zapytać tak czy siak
Ja bym nadała znak w taki sposób, jak piszesz, ale mimo wszystko zadzwoniłabym najpierw do AP.
Ludzie, nie nadawajcie żadnych "znaków akt" dokumentacji, która była prowazona bez ich użycia i bez jrwa. Późniejszy jrwa wykorzystuje się tylko do nadawania aktom układu rzeczowego na spisie i określania kategorii archiwalnej.
Ok, w takim razie pole "znak akt" zostanie puste. W polu "Uwagi", żeby nie było później pytań, dlaczego tak a nie inaczej, może warto odnotować, że akta zostały wydzielone z teczki o sygnaturze x?
U mnie też się nie nadaje żadnego znaku akt. Jak coś mamy zdać do ap, to po prostu próbujemy to tematycznie pogrupować, ewentualnie jak ap ma jakieś uwagi, to się do nich stosujemy :)