Spotkałem się z pismami, które posiadają kilka znaków spraw i dotyczą kilku spraw. W każdej ze spraw jest odkładana kopia takiego pisma z podpisem i pieczęcią. Widzę, że praktyka taka stosowana jest nawet w niektórych urzędach wojewódzkich, a instrukcja tego nie zabrania. Co o tym sądzicie?
W sytuacji gdy jedno pismo dotyczy kilku spraw jest to najzupełniej normalne. Każdy egz./kopia pisma trafia do akt właściwej sprawy i otrzymuje jej znak. Irytujace jest tylko to, że w ten sposób zwiekszamy ilośc papierów. Spotkałem sie równiez z rozwiazaniem gdzie pismo nie jest powielane - trafia do akt jednej ze spraw, których dotyczy zaś w pozostałych zamieszcza się jedynie adnotacje dot. lokalizacji pisma. Takie rozwiazanie jest jednak moim zdaniem zasadne jedynie w sytuacji gdy wszystkie sprawy prowadzone sa w tej samej komórce.
Problem ten najlepiej rozwiazuje system EZD - oryginał lezy sobie w składzie chronologicznym, a odwzorowanie mozemy podpiąć do dowolnej liczby spraw.
Czy jeśli wniosek o udostępnienie danych dotyczy kilku osób i zajmuje się nim jedna komórka, będzie to jedna sprawa czy tyle spraw ile jest osób?