Internetowe Forum Archiwalne

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: lukas_drill w Luty 06, 2013,

Tytuł: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 06, 2013,
witam,
mam pytanie, może banalne, ale dla początkujących nieco już mniej...ale jak ktoś tutaj zaznaczył "kto pyta nie błądzi":)
a więc: dokumentację przyjętą na stan archiwum zakładowego układamy na regałach wg sygnatur, na podstawie spisu zd-odb. osobno spisy dla kat A i katB.  Każdej pozycji przyporządkowany jest nr regału i półki. W przypadku kat A jest wszystko ok.

Ale co zrobić w przypadku kat B, kiedy zabieramy się do brakowania? No bo skoro w spisie mamy dokumentację kat B (dajmy na to, że są tam wspólnie B5, B3,B10), to na półkach leżą wg  spisu i wg. sygnatur. Mija czas przechowywania kat B3 i ją wybrakujemy, i wtedy robią nam się luki w układzie teczek na półkach, no bo w jednym miejscu wyciągniemy 1 teczke B3, w innym 3 teczki B3 w jeszcze innym również... Jeślibym chciał potem znowu "zewrzeć" całość, to zmienią mi się miejsca przechowywania i później będę musiał konkretnej teczki szukać a nie kierować się pod wskazane w ewidencji miejsce? A może taki układ ma pozostać, z takimi lukami? Z tym, że w końcu zabraknie na półkach miejsca na dopływy... Może mój sposób układu jest błędny, choć nie przypuszczam, bo w instrukcjach dosyć jasno to zostało przedstawione...może jest jakiś mały trick, który przeoczyłem?;) taki prosty zabieg, który wszystko rozjaśnia?;)...no chyba, że teczkom nadaje się układ w spisach wg również kategorii (rosnąco?) - choć o tym nie słyszałem...zachodzę w głowę i nie mogę nic konkretnego wybrać z natłoku pomysłów ???  :P
Mam więc prośbę do doświadczonych archiwistów, aby podzielili się swoją wiedzą:)
acha i jeszcze jedno: jeśli dane teczki oddaję do brakowania, to w rubryce "data zniszczenia lub przekazania do ap" wpisuję datę i nr zgody normalnie, tzn odręcznie? (bo ponoć nie można wypełniać spisów zd-odb ręcznie...)
pozdrawiam i dzięki za wszelkie wskazówki  ;)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: marcia w Luty 06, 2013,
U mnie jest tak, że do dokumentacji nie przypisuje się ściśle określonego miejsca na regale i półce - tyle dokumentacji co roku przychodzi do nas i schodzi, że nie miałoby to sensu. Każdy wydział ma ileś tam regałów dla siebie i jeśli robię brakowanie, po którym zostają dziury, to wtedy po prostu "dosuwam" po kolei pozostałe dokumenty do siebie i tym sposobem mam zawsze kilka regałów wolnych na przyjęcie nowej dokumentacji. A co do spisów z-o, to ja wpisuję ręcznie datę zniszczenia i numer zgody ap.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 06, 2013,
dzięki za szybką odp :)D
no tak, ale w instrukcji archiwalnej wyraźnie napisane jest, iż regały należy ponumerować odpowiednio no i w spisach z-o też jest miejsce na informację, o tym gdzie przechowywana jest dana teczka... oczywiście, jeślibym 3mał się ściśle instrukcji ;)
no, ale jeślibym rzeczywiście chciał mieć taki porządeczek, tzn nr regału i półka i dokładnie trafiać do interesującej mnie jednostki? czy da się to zorganizować?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 06, 2013,
Ponieważ układ akt na spisach (a co za tym i na regałach) prowadzony jest wg klas JRWA a nie kat. arch., wraz z kolejnymi brakowaniami siłą rzeczy pojawiają się luki.
Ich likwidacja poprzez "zsuwanie" razem pozostałej dokumentacji nie jest dobrym pomysłem (pociąga za soba konieczność wprowadzenia poprawek w kolumnie 7 spisu z/o).
Oczywiscie mozna dokonywac niewielkich przesunięć (w granicach tej samej półki).
W pozostałych przypadkach jedyną rozsądną metodą "zagospodarowania " luk jest umieszczanie w nich nowych napływów. Przy czym nalezy pilnować aby nowe akta nie trafiały w srodek wcześniejszego spisu z/o. Czyli np. mozemy wstawić niowy spis o nr 123 miedzy spisy 46 i 48, ale nie powinniśmy wstawiac go w luke posrodku spisu 46.

Co do drugiej kwestii - skad pomysł, że nie mozna wypełniać spisów z/o odręcznie? jasbe, że wygodniej jest sporzadzic spis na komputerze, ale nie ma żadnych przepisów zabfraniających odręcznego wypełniania.
Ja przyjąłem zasadę, że spis sporządzany jest na komp. natomiast wszeklkie późniejsze uzupełnienia (miejsce przechowywania, data zniszczenia/przekazania, ewentualne wycofanie akt z AZ) nanoszone są odręcznie.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 06, 2013,
marcia - A co na to AP? Nie czepiają się, że masz na spisach z/o pustą 7 kolumnę?
Ja sewgo czsasu (szykując sie do wymiany regałw na przesuwne) również nie wpisywałem miejsca przechowywania (po wymianie regałów i tak by sie zmieniło), ale AP podczas kontroli mi to wytknęło :P
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 06, 2013,
kurcze...jakoś nadal mnie to nie przekonuje...a może zadzwonić do AP i oni mi coś doradzą...albo poczekam na kontrolę i wtedy w 4 oczy sobie pogadamy? ;)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 06, 2013,
"Trick" jest bardzo prosty - przesuwasz akta i odnotowujesz ewentualne zmiany miejsca przechowywania  :)
Tyle że to przesunięcie jest możliwościa a nie obowiązek, a przynajmniej takiego obowiązku nie znalazłem w rozporzadzeniu z 18.01.2011. Więc robisz to wtedy kiedy potrzebujesz wolnego miejsca.
Inna rzecz to sam sposób odnotowywania miejsca przechowywania. Jest to konieczne, ale moim zdaniem wystarczy odnotować regał, i niekoniecznie trzeba robić to na spisie zd-odb., lepiej się sprawdza inwentarz topograficzny, wtedy jasne jest że tą zmianę odnotowuje się w jednym miejscu.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 06, 2013,
ha! to ciekawe...a jak taki inwentarz topograficzny mógłby wyglądać...?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 06, 2013,
tzn rozumiem samo znaczenie pojęcia, bardziej chodzi mi o sprawdzony w praktyce sposób (bo zapewne ile osób, tyle pomysłów ;)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: marcia w Luty 06, 2013,
Cytat: Rovan w Luty 06, 2013,
marcia - A co na to AP? Nie czepiają się, że masz na spisach z/o pustą 7 kolumnę?
Ja sewgo czsasu (szykując sie do wymiany regałw na przesuwne) również nie wpisywałem miejsca przechowywania (po wymianie regałów i tak by się zmieniło), ale AP podczas kontroli mi to wytknęło :P

No nie czepiali się ani razu a sprawdzają nas bardzo dokładnie :-)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 06, 2013,
Też nie wypełniam rubryki 7, w praktyce  nie jest to potrzebne, przy zasobie ok.0,5 km bieżącego akt  łatwo się znalezć. Dodam ,że układam wg. RWA.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 06, 2013,
Cytat: stany w Luty 06, 2013,
Dodam ,że układam wg. RWA.

tzn. jak?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Luty 06, 2013,
Moim zdaniem pisanie miejsca przechowywania jest jakimś nieporozumieniem. Ale ja mam w archiwum akta sądowe. Np. po brakowaniu gdzieś się zwolnił cały rząd, gdzieś kilka półek i akta, które zostały, wędrują później na inne miejsce, żeby tą wolną przestrzeń scalić w jedną. Wiadomo, że nowe roczniki są większe. Mam pod sobą 2,5 km zasobu i też się odnajduję. Wiadomo, że akta nie są przenoszone w jakieś miejsce nielogiczne, bo staram się, żeby akta z jednego repertorium zajmowały konkretny obszar i w jednym pomszczeniu żeby np. karne nie mieszały się z cywilnymi, a w cywilnych "C" nie miesza się z "Nc".
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 07, 2013,
Ręce opadają kiedy czytam Wasze głosy  :( Sami zżymacie się pewnie najpierw jak ludzie nie chcą porządkować czy paginować teczek a potem chcecie kłaść te teczki byle gdzie? Idąc tym tropem rozumowania po co w ogóle spisy w archiwum, archiwista przecież pamięta gdzie co położył.  :-\
Ewidencja ma być prowadzona w taki sposób by każdy potrafił przy jej pomocy wszystko odnaleźć. Jak wyobrażacie sobie przeprowadzenie skontrum? Nawet nie będziecie wiedzieć kiedy i co Wam zginie.  

Co nie zmienia faktu że pisanie miejsca przechowywania na spisach nie tylko ja uważam za uciążliwy przeżytek.
Ten szumnie nazywany inwentarz topograficzny to może być zwykła tabela excel, spełniająca jednak wg mnie wymóg przyporządkowania pozycji spisu inofrmacji o miejscu przechowywania.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 07, 2013,
To ja wpadłem na taki pomysł: założę sobie zeszycik, zatytułowany, dajmy na to, "wędrówka akt po magazynie" ;D i tam będę sobie odnotowywał po brakowaniu: co mi się przesunęło (tzn sygnaturę lub zakres sygnatur oraz znak teczki) i gdzie jest po przesunięciu (tzn nr regału i półki)
Oczywistym jest również, że ta wędrówka odbywać się będzie w obrębie powiedzmy jakiejś niewielkiej grupy regałów czy nawet jednego, bo aż tyle akt to nie będzie ::)
w każdym razie dzięki za porady, dzięki nim życie stało się łatwiejsze (a na pewno bardziej przejrzyste i odpowiednio ułożone :P
pozdrawiam
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: marcia w Luty 07, 2013,
Ja mam taki plan, żeby sobie zrobić takie kartki - rozrysować magazyn, tak szkicowo, i przy każdym regale zaznaczyć numery odpowiednich spisów. Wtedy tylko sobie spojrzę na odpowiednią kartkę (bo magazynów mam duuużo) i ta "mapka" mi podpowie szybko co gdzie jest. Potem jak coś się zmieni, to sobie zetrę/zakleję/skreślę stare numery spisu i nadam nowe :-D w ogóle to masakra przez tę nową IK - prawie nic u mnie nie idzie do brakowania w porównaniu z latami wcześniejszymi a dokumentów przybywa tak samo dużo a magazyny nie chcą się rozrastać :-D
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lukas_drill w Luty 07, 2013,
no, te cholerne magazyny...nie chcę się rozmnażać :)
a tak będąc przy temacie IK i JRWA...wyjdzie w końcu jakaś nowa, coby zmienić tę niedorzeczną? Słuchy chodzą, że ma się zmienić...
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 07, 2013,
Chyba też sobie sprawię taki inwentarz topograficzny. Tylko muszę przekonać AP do idei rezygnacji z wypełniania kol. 7 spisu z/o ;D
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 08, 2013,
    Wydawało mi się, że wiadome jest Jarkowi  jak układa się akta wg. RWA  i myślę , że wie tylko udaje.  Wg. RWA teczki w poszczególnych komórkach - wydziałach układam zaczynając od najniższego nr teczki do najwyższego zgodnie z RWA , np. dla kom. org.  AB - pierwsza teczka AB.0200, począwszy od 1990r- 2010r. , druga AB.2512 , od 1990r- 2010r. ,  trzecia AB.6340 , od 1990r- 2010r.  itd.
Z czoła regałów ( przesuwnych ) opisane jest jakie akta znajdują się na tym regale i półce. W każdym z ośmiu pomieszczeń znajduje się plan rozmieszczenia regałów i opis jakie akta są na danym regale , a w pomieszczeniu biurowym plan wszystkich pomieszczeń  z opisem regałów i akt znajdujących się na danym regale , oczywiście nie dla mnie , tylko dla zastępcy, który jest upoważniony tylko do wypożyczania akt podczas mojej nieobecności.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 08, 2013,
Cytat: lukas_drill w Luty 07, 2013,
To ja wpadłem na taki pomysł: założę sobie zeszycik, zatytułowany, dajmy na to, "wędrówka akt po magazynie" ;D i tam będę sobie odnotowywał po brakowaniu: co mi się przesunęło (tzn sygnaturę lub zakres sygnatur oraz znak teczki) i gdzie jest po przesunięciu (tzn nr regału i półki)
Jeśli chcesz to sobie załóż taki zeszycik, możesz go sobie potem wsadzić w ... szufladę. Bo pożytek z niego żaden. Nie jest Ci potrzebna historia przemieszczeń, tylko informacja o aktualnym miejscu przechowywania dokumentacji.

Mam wrażenie że nie wszyscy archiwiści "łapią" po co to wszystko jest. Spis zdawczo-odbiorczy to dokument który potwierdza przekazanie akt z komórki do az. W tym az spis staje się środkiem ewidencji. Do pozycji spisu przyporządkowuje się odpowiednio informację albo o miejscu przechowywania, albo o wycofaniu z zasobu, albo o wybrakowaniu, albo o przekazaniu. To są elementarne informacje o zasobie. Nie mam pewności czy inwentarz topograficzny równie dobrze spełni swoją rolę jak informacja o miejscu przechowywania ale taki inwentarz łatwiej się aktualizuje. To wszystko dużo prościej będzie wyglądało chyba w elektronicznej ewidencji archiwum. Z kolei bardzo ciekaw jestem jak będzie wyglądało ewidencjonowanie zasobu elektronicznego w systemie EZD, gdzie nie będzie przecież ani spisów ani sygnatur.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 08, 2013,
Cytat: stany w Luty 08, 2013,
    Wydawało mi się, że wiadome jest Jarkowi  jak układa się akta wg. RWA  i myślę , że wie tylko udaje.

Stany, im dłużej i intensywniej wczytuję się w rozporządzenie z 18.01.2011 tym mniej jestem pewien tego co wiem  ;)
Rozporządzenie milczy bowiem na temat kolejności układania akt. Mnie uczono zawsze że ma to być wg kolejnosci pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. Każdy inny układ to gwarantowany bajzel w archiwum.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 08, 2013,
Wydaje mi się ( ;D), że stany zastosował tutaj "skrót myślowy" - akta układamy wg kolejności pozycji spisu z/o, na spisie sa ułożone wg klas JRWA, ergo - układamy je wg klas JRWA.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 08, 2013,
CytatMnie uczono zawsze że ma to być wg kolejnosci pozycji spisu zdawczo-odbiorczego.
Uczono tak ? na  podstawie czego ?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 08, 2013,
Np. na podstawie tego:

"Podczas układania akt należy zwracać uwagę na zachowanie porządku teczek zgodnego z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego"

Archiwistyka praktyczna dla archiwistów zakładowych pod red. Stanisława Kłysa, Poznań 1987, s. 130.

W zamian bardzo chciałbym się dowiedzieć z czego wywodzi się pomysł układania akt wg kolejności symboli z jrwa.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 08, 2013,
Zalecenie AP
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: inka w Luty 08, 2013,
w IA z 2011 r.  jest taki zapis: Uporządkowanie dok. w systemie tradycyjnym polega na: "ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt" (par. 15, ust. 4, pkt. 1, lit. h)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 08, 2013,
Tak, uporządkowanie na spisie
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 08, 2013,
   Układając wydziałami wg. RWA (wg symb. klasyf. , nie wg. kolejności spisów z-o  ) w obrębie danego wydziału narastająco latami , mamy jak na dłoni natychmiastowy obraz- sprawdzian stanu poszczególnych teczek, nie mówiąc już o łatwiznie odszukania potrzebnego dokumentu bez zaglądania do środków ewidencyjnych , każdy nawet nie archiwista bez problemu  znajduje poszukiwany dokument. Nowa IA tez pisze o ułożeniu wg. RWA  - namiar podaje Malwina (par. 15, ust. 4, pkt. 1, lit. h). układając w taki sposób nie ma bajzlu , a jest porządeczek.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 09, 2013,
Nie znam przepisów ani literatury które określałyby taki sposób przechowywania. Podtrzymuję zdanie że to prosta droga do bałaganu. Jak sam piszesz, nie wpisujesz miejsca przechowywania. A co zrobisz jeśli trafi się wam reorganizacja? Mam wrażenie że to niefortunna próba przeniesienia do archiwum zakładowego układu akt w obrębie zespołów w ap. Ta metoda nie ma oparcia w przepisach, paragraf przywołany przez Malwinę dotyczy porządkowania akt przed ich przekazaniem do az przez komórkę przekazującą, a nie układu akt w az. Akta są ułożone wg jrwa - w obrębie danego spisu.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 15, 2013,
CytatRozporządzenie milczy bowiem na temat kolejności układania akt.
- w magazynach archiwum - to potwierdza Jacek, a wiec jeżeli Rozporządzenie milczy ,to układanie komórkami , a w nich wg. RWA nie jest zabronione, a w dodatku , gdy ten sposób zaleca AP. Wpisanie do spisów z-o miejsca umieszczenia akt ,nie ma problemu ,gdyby było to do czegoś potrzebne,to biorę teczkę ze spisami danej komórki i wpisuję , to mały kłopot, dla przykładu akta z danej komórki są ułożone  oddzielnie na 1,2 czy więcej regałach, bo przy takim ułożeniu nie ma  takiego wymieszania (,, bałaganu" )jak przy układaniu wg. kolejności wpływu ( nr spisów z-o) wtedy na jednym regale może być dokumentacja np. z 10-ciu komórek. Dodam , że co roku należałoby poprawiać w spisach ( może pisać ołówkiem) po co rocznej wędrówce akt.
Pytanie - kto szybciej odnajdzie potrzebny dokument w archiwum ( bez korzystania ze spisów z-o) ,  z ułożeniem akt wg. RWA , czy wg. spisów z-o ?
Przed Rozporz. z 2011r. były zalecenia, układania komórkami ,albo z powodu braku miejsca wg. kolejności spisów , jeżeli komórkami  , to jak dokładnie to miałoby być ułożone w danej komórce, jak uważacie , jak sądzisz Jarku?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 15, 2013,
CytatA co zrobisz jeśli trafi się wam reorganizacja?
Na czym miałby polegać problem z reorganizacją ? , przeszedłem już reorganizację i to nie pierwszy raz.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 15, 2013,
CytatRęce opadają kiedy czytam Wasze głosy  Smutny Sami zżymacie się pewnie najpierw jak ludzie nie chcą porządkować czy paginować teczek a potem chcecie kłaść te teczki byle gdzie? Idąc tym tropem rozumowania po co w ogóle spisy w archiwum, archiwista przecież pamięta gdzie co położył.  Niezdecydowany
Ewidencja ma być prowadzona w taki sposób by każdy potrafił przy jej pomocy wszystko odnaleźć. Jak wyobrażacie sobie przeprowadzenie skontrum? Nawet nie będziecie wiedzieć kiedy i co Wam zginie. 
Jarku czy może to co piszesz ma coś wspólnego z układem akt komórkami , a w nich wg JRWA ?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 15, 2013,
Cytat"Trick" jest bardzo prosty - przesuwasz akta i odnotowujesz ewentualne zmiany miejsca przechowywania  Uśmiech
Tyle że to przesunięcie jest możliwościa a nie obowiązek, a przynajmniej takiego obowiązku nie znalazłem w rozporzadzeniu z 18.01.2011. Więc robisz to wtedy kiedy potrzebujesz wolnego miejsca.
Inna rzecz to sam sposób odnotowywania miejsca przechowywania. Jest to konieczne, ale moim zdaniem wystarczy odnotować regał, i niekoniecznie trzeba robić to na spisie zd-odb
Jarku , jeżeli po przesunięciu ,odnotujesz  regał ,ale nie w spisie to nie bedzie zgodne z rzeczywistością, bo na spisie będzie regał 5 , a rzeczywiście to po przesunięciu będzie regał 4. Kierując sie srodkiem ewidencji -spisem nie znajdziemy potrzebnych dokumentówe na regale 5-ym. Przesunięcie to nie tylko możliwość , ale konieczność , bo po kilku latach połowa magazynu była by niewykorzystane , kto pozwoli sobie na takie cosik? , jak miejsca ciagle brak. Jeżeli nie koniecznie poprawiamy na spisie to gdzie? co jest w takim razie środkiem ewidencyjnym?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 15, 2013,
Jak już Jarek wspominał, u Niego środkiem ewidencji dot. rozmieszczenia akt w AZ jest inwentarz topograficzny.
Przypuszczam, że stosując inwentarz  w ogóle nie wypełnia na spisach z/o rubryki dot. miejsca przechowywania akt.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 17, 2013,
Inwentarz jest u nas uzupełnieniem ewidencji a nie zamiast niej.
Stany, nadawanie aktom określonego fizycznego układu ze względu na możliwość ich wyszukania to czysty przeżytek. Trzeba mieć mało akt, a za to dużo wolnego miejsca i czasu żeby w to się bawić. Kto wyszuka szybciej akta bez spisu? Ten kto ma ich mniej. Tylko i wyłącznie.
Mieszają się w tym wątku dwie rzeczy - układ akt w magazynach i zasadność wpisywania miejsca przechowywania. Nad tym pierwszym jeszcze można dyskutować ale możliwość wyszukania czegoś bez ewidencji nie jest tu niestety argumentem.
Cytat
Jeżeli nie koniecznie poprawiamy na spisie to gdzie? co jest w takim razie środkiem ewidencyjnym?
To jest właśnie to co budzi moją wątpliwość.


Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Marzec 08, 2013,
Przepraszam, ale ja z kolei nie rozumiem problemu dotyczącego zmiany miejsca przechowywania. Brakowanie robię raz w roku, zaraz po nim skontrum, wszystkie teczki sobie przesuwam i po skontrum wpisuję nowe miejsce przechowywania. Nigdy nie miałam problemu ze znalezieniem odpowiedniej teczki.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: stany w Marzec 08, 2013,
       Wszystkiego dobrego Ewo w dniu Waszego Święta ,ale wracając do tematu  sama mówisz na czym polega problem zmiany miejsca przechowywania i zarazem piszesz , że nie rozumiesz na czym on polega.
Ja też nie mam problemu z wyszukaniem teczki, dwie i pół minuty bez pomocy środków ewidencyjnych i szukana teczka znaleziona- jak jest porządek w archiwum to nie ma problemu. 
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 08, 2013,
Tak a propos przesuwania akt po brakowaniu. Właśnie wybrakowałem ponad 100 mb akt i jestem w trakcie przesuwania. Po raz kolejny dochodzę do wniosku, że to jest "głupiego robota" - przenoszenie akt o kilka regałów, zmiana rozstawu półek (oprócz teczek w az stosowane były różne rozmiary pudeł), aktualizacjia miejsca przechowywania na spisach z/o (x2). Ogólnie strata czasu, a za kilka miesięcy kolejne brakowanie i wszystko od nowa... :(
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: marcia w Marzec 08, 2013,
Rovan mam identyczne odczucia  :( Takie archiwalne dejavu  ;) co roku to samo. Choć teraz też dochodzi inny problem - ponieważ przez nowy jrwa dużo akt zyskało kat. A,  mniej się brakuje, ale zaczyna brakować miejsca na przyjęcie nowych  :o Robimy co możemy ale coraz bardziej kiepsko to widzę a kanciap brak  :'(
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Marzec 11, 2013,
Cytat: stany w Marzec 08, 2013,
       Wszystkiego dobrego Ewo w dniu Waszego Święta ,ale wracając do tematu  sama mówisz na czym polega problem zmiany miejsca przechowywania i zarazem piszesz , że nie rozumiesz na czym on polega.

Drogi stany - źle to ujęłam - nie rozumiem, w czym tu problem ;)
Jak piszę - ja łączę brakowanie i skontrum, uwagi nt. przechowywania dokumentacji piszę ołówkiem, wbrew pozorom nie ma aż tak dużo poprawek do naniesienia...
Może rzeczywiście przy bardzo dużych brakowaniach jest z tym dużo pracy, ale z drugiej strony - wówczas brakowanie można połączyć z przyjęciami i układać dokumentację w lukach.
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rogger w Czerwiec 19, 2013,
Mam taką wątpliwość...
U mnie w firmie, działają 4 wydziały, a jeden z nich ma 9 pracowników. Każdy pracownik tworzy własny spis zdawczo-odbiorczy. Każdy z nich realizuje własny program, ale także posiada dokumentację, którą mają wszyscy pracownicy, uchwały, protokoły. Jak myślicie, który układ dokumentacji jest właściwy w ramach tego opisanego wydziału:
-ułożenie dokumentów w kolejności jrwa każdego pracownika, najpierw interpretacje prawne 1 pracownika,  korespondencja 1 pracownika, interpretacje prawne 2 pracownika, korespondencja 2 pracownika
- ułożenie dokumentów w kolejności jrwa, każdego działu, (np. w pierwszej kolejności będzie dokumentacja wg haseł klasyfikacyjnych D022 interpretacje prawne - z różnych spisów zdawczo-odbiorczych, potem D311 korespondencja z innymi urzędami - z różnych spisów zdawczo-odbiorczych

Nie daje mi to spokoju :( Dzięki za wszelkie rady :)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Czerwiec 20, 2013,
Na uspokojenie proponuję trochę poczytać - najlepsze do tego będą instrukcja kancelaryjna i archiwalna które u Ciebie obowiązują  ;)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: szycha w Czerwiec 20, 2013,
Ja nie dziele na praconików z danego wydziału tylko po prostu wydziałami, a w ramach wydziału kolejnymi sygnaturami i jakoś leci ;)
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: szerka w Październik 01, 2013,
Cytat: Rovan w Luty 07, 2013,
Chyba też sobie sprawię taki inwentarz topograficzny. Tylko muszę przekonać AP do idei rezygnacji z wypełniania kol. 7 spisu z/o ;D

ja kolumny 7 lub 8 nie wypełniam, uważam, że to tylko strata czasu
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Październik 01, 2013,
Czasem jednak bywają przydatne, a co na to nadzorujące Twoją jednostkę AP?
Tytuł: Odp: układ dokumentacji na regałach...brakowanie
Wiadomość wysłana przez: szerka w Październik 01, 2013,
Jeszcze nie zaszczycili swoją obecnością mojego az. Wkrótce będę miał brakowanie...