Ponieważ w osobnym dziale nikt dotąd mi nie odpisał, dodaję wątek do działu dot. archiwum zakładowego.
Pracuję w jednostce samorządu terytorialnego, gdzie prowadzę archiwum zakładowe. Ostatnio wpłynął do mnie wniosek studenta, aby udostępnić mu akta osiedleńcze kilku osób z lat 1946 - 1953. Prośbę motywuje pisaniem pracy magisterskiej na temat tych osób. Oczywiście dołączył również oświadczenie promotora z uczelni. Zastanawiam się jednak, czy mogę udostępnić mu te materiały. Nie traktowałbym tego jako informacji publicznej przecież, a on stroną postępowania nie był. Jak to wygląda w AP? Czy można udostępnić osobie piszącej pracę licencjacką/magisterską akta innych osób? Ustawa o ochronie danych osobowych daje taką możliwość (art. 26 ust. 2). Ale mam wątpliwości...
Jak to udostępnianie wygląda u Was? ???
I mnie o udostępnieniu akt do celów naukowych zawsze decyduje prezes.
Jako podstawę prawną do udostępnienia takich akt widzę tylko §31 pkt 3 instrukcji archiwalnej z 18 I 2011 r. oraz art. 26 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. :(
U mnie wygląda to tak- wpływa wniosek i idę z nim do kierownictwa i proszę o podjęcie decyzji o udostępnieniu. Zawsze jest ona pozytywna- i z tego co wiem AP też materiały udostępnia więc nie widzę żadnego problemu w tym by studentowi tego nie udostępnić. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną rozdział 7 par 31.1 oraz 3 " Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagane zezwolenie kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej". W razie czegoś możesz poprosić tego studenta by napisał oświadczenie, że nie wykorzysta tych materiałów w żaden inny niepowołany sposób.
a ja mam pytanie do MarcinaP. Co u Ciebie w archiwum robi jeszcze dokumentacja z lat 46-53? ;) czy AP nie upomina się o nią?? nie planujesz jej przekazać do AP w najbliższym czasie?:)
Odnośnie udostępnienia, warto przeczytać - ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO z dnia 29 lipca 2008 r.
w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych - Dz.U.2008.156.970. Ono może dać pewne wskazówki ale nie warto się na nie powoływać bo nas, samorządowców to nie dotyczy:P
Materiały te są nadal u mnie za wiedzą i zgodą AP. I nie będę ich przekazywać jeszcze przez ok. 10 lat - są potrzebne do bieżącej działalności urzędu.