W mojej Gminie istnieje poradnia psychologiczno- pedagogiczna. Ma ona swoją składnicę akt. W tym roku będzie ona przez nas likwidowana, żadna jednostka nie przejmuje jej zadań. Oczywiście nie wytwarza dokumentacji kat. A lub Be, lecz tylko B. I teraz mam pytanie, my jako urząd miejski powinniśmy przejąć całą ta dokumentację prawda?
jeśli jest to wasza jednostka organizacyjna to tak. Zajrzyj do par. 5 instrukcji archiwalnej z 2011 r. - do zadań a.z. należy przejmowanie dokumentacji "niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność
ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był
odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego"
No ok, fajnie. Ale pomóżcie mi gdzie mogę znaleźć wskazówki dot. przejęcia tych akt...
Dokumentacja powinna zostać przejęta przez organ założycielski/ jednostkę nadrzędną/ następce prawnego. Jeśli jednym z nich jest to gmina, to dokumentacja, na podstawie ewidencji, trafia do zasobu jej archiwum zakładowego i jest tam przechowywana jako dokumentacja obca.
Dokumentację obcą przejętą po zlikwidowanych jednostkach trzyma się osobno na regałach w archiwum zakładowym i przyjmuje na odrębnie numerowanych spisach zdawczo-odbiorczych.
Cytat: MarcinP w Listopad 28, 2012,
przyjmuje na odrębnie numerowanych spisach zdawczo-odbiorczych.
A dla czego na odrębnie numerowanych spisach? w takim wypadku byłyby teczki o identycznych sygnaturach, co pracy nie ułatwi
Przejęta dokumentacja staje się częścią zasobu sukcesora i powinna zostać ujęta w jego ewidencji na normalnych spisach zdawczo-odbiorczych (ciągła numeracja wynikająca z wykazu spisów).
Nie ma mowy o żadnym odrębnym numerowaniu spisów. Prowadziłoby to do zdublowania numerów spisów oraz sygnatur.
Ano właśnie dlatego na osobnych spisach, ponieważ jest to dokumentacja obca. Nie własna. I racja - sygnatury są zdublowane. Ale dokumentację obcą trzymam osobno. Prowadzę odrębny wykaz spisów dla dokumentacji obcej. Osobny jest również dla odziedziczonej. A osobny dla akt własnych. Tak więc w sumie są 3 wykazy spisów.
Hmm... odrębne spisy były prowadzone przez kilkanaście lat w ten sposób i nigdy AP nie czyniło żadnej uwagi do tego w trakcie kontroli. Zasięgnę jednak języka w AP, albo poszukam w literaturze, bo już sam zwątpiłem...
Cytat: Rovan w Listopad 29, 2012,
Przejęta dokumentacja staje się częścią zasobu sukcesora i powinna zostać ujęta w jego ewidencji na normalnych spisach zdawczo-odbiorczych (ciągła numeracja wynikająca z wykazu spisów).
Nie ma mowy o żadnym odrębnym numerowaniu spisów. Prowadziłoby to do zdublowania numerów spisów oraz sygnatur.
Zgadzam się. Zresztą instrukcja archiwalna z 2011 r. wprowadza do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych rubrykę, w którą można wpisać zlikwidowaną samorządową jednostkę organizacyjną (par. 17, pkt.2, lit. d)
Racja... A więc będę musiał włączyć spisy zdawczo-odbiorcze, które błędnie ewidencjonowano przez prawie 14 lat do właściwej ewidencji... :'(
Uff, jednak nie będę musiał tego robić. Moje AP jest zdania, że ewidencja ta powinna być prowadzona oddzielnie.
Problem w tym, że brak jest w tej kwestii jasnej interpretacji przepisów, w literaturze przedmiotu również można spotkać odmienne opinie. Stąd też poszczególne AP mogą do tego różne podchodzić. Dodatkową komplikacją może byc kwestia, czy mamy do czynienia z sukcesja czynna czy bierną?
U mnie zawsze to była sukcesja bierna.