Przeprowadzam brakowanie akt w składnicy placówki szkolnej w oparciu o przykładową klasyfikację i kwalifikację dokumentacji szkół zamieszczoną na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Wynika to z faktu, iż nie mamy jeszcze przygotowanej i zatwierdzonej przez AP własnej instrukcji kancelaryjnej z wykazem akt.
W związku z tym mam pytanie: co wpisać w kolumnie nr 3 (symbol z wykazu akt) spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie? Czy pozostawić tę kolumnę pustą czy wpisać symbol z w/w przykładowego wykazu i w protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej nanieść informację, że opierałam się na tymże wykazie? A może powinnam postąpić w jeszcze inny sposób? Proszę o wszelkie sugestie.
W kolumnie 3 spisu umieszczamy oznaczenia kancelaryjne tylko wtedy, kiedy występują w dokumentacji, a nie w sposób sztuczny przez dopasowanie dawnej dokumentacji do obecnego wykazu akt. Należy więc przeanalizować każdą teczkę pod tym kątem. Jeżeli szkoła nie używała jrwa, tylko stosowała dziennikowy system kancelaryjny, należy to odnotować w tej kolumnie. Jeżeli uzywała to podajemy te symbole które wtedy obowiązywały, a nie obecne. Należy wtedy ustalić jakim wykazem akt szkoła się posługiwała.