Do moderatora:
Ponieważ dotychczasowy wątek na temat zmian w Zarządzeniu nr 4 przerodził się w dyskusję głównie na temat SUMY oraz rodzajów (i ich sensu) ewidencji prowadzonej w archiwach ? dyskusję bardzo pożyteczną i wartą dalszego prowadzenia, ale raczej związaną z organizacją pracy w danym archiwum, co użytkowników raczej nie interesuje ? postanowiłam, dla przejrzystości wątków, założyć nowy, dotyczący tylko propozycji zmian w przepisach i usprawnień w sprawie zasad kopiowania akt własnym sprzętem przez użytkowników.
Najpierw należy odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego dotąd kopiowanie własnym sprzętem było najpierw zabronione w ogóle, a potem w dużym stopniu ograniczane. Oto argumenty przeciw samodzielnemu kopiowaniu, z jakimi dotąd się spotkałam:
1. robienie zdjęć niszczy akta,
2. użytkownik robiący zdjęcia przeszkadza innym w pracy,
3. użytkownik może zrobić fotki dokumentom zawierającym dane osobowe lub inne ?wrażliwe? i je gdzieś opublikować,
4. użytkownik może opublikować (np. w Internecie) lub udosęepnić innym w inny sposób zdjęcia całej jednostki.
A oto moje argumenty przeciw powyższym argumentom:
Ad. 1
Robienie zdjęcia według zasad, jakie dotychczas są zalecane przez CLKA (czyli: bezdotykowo, bez flesza i bez ?maltretowania? akt w celu zrobienia lepszego zdjęcia) nie szkodzi aktom bardziej, niż normalne czytanie ich w pracowni, a nawet jest dla nich korzystniejsze, bo akta są krócej ?użytkowane? w pracowni, niż gdyby były ręcznie przepisywane.
Nie udostępnia się w pracowni akt mocno zniszczonych, więc jeżeli akta są w na tyle dobrym stanie, żeby je udostępnić, to można też zrobić im zdjęcie. Z mojego dotychczasowego doświadczenia wynika, że najczęściej są kopiowane przez użytkowników księgi USC (a 99% z nich jest w doskonałym stanie) oraz akta PRL-owskich urzędów i partyjne ? większość z nich też jest w bardzo dobrym stanie.
Ad. 2
W dużych archiwach z ciasnymi pracowniami i tłumem użytkowników pewnie to jest problem, ale w małym koszalińskim archiwum (przeciętnie 3 użytkowników dziennie) z dużą pracownią, którą dodatkowo można podzielić na pół ? żaden. Z reguły użytkownicy robią pojedyncze zdjęcia co jakich czas ? i nikt nie protestuje, bo za chwilę sam też będzie zdjęcia robił. Jak dotąd, raz się zdarzyło, że użytkownikowi przeszkadzał dźwięk migawki, ale w tym wypadku faktycznie drugi użytkownik pstrykał ciągiem przez dłuższy czas. (Użytkownicy czasami się tłumaczą, że nie umieją wyłączyć dźwięku migawki albo że jest to niemożliwe w danym aparacie.)
Ad. 3
A jaka jest różnica pomiędzy opublikowaniem zdjęcia dokumentu zawierającego takie informacje, a opublikowaniem tych samych informacji ?wpisanych? w treść jakiegoś tekstu? O ile mi wiadomo, w obu przypadkach odpowiedzialność ponosi publikujący, a nie archiwum, które posiada dane akta. Uważam ? podobnie jak chyba większość użytkowników ? że absurdalna jest sytuacja, gdy użytkownik może zobaczyć w pracowni jakiś dokument i ?nawet? przepisać jego treść, ale nie może zrobić sam jego kopii lub zamówić kopii w archiwum. Może ktoś mi wyjaśni podstawy prawne takiej sytuacji (czyli ustawa ... art. ...,) bo ja na prawdę nie lubię kłócić się z użytkownikami i chciałabym mieć jakąś prawną podkładkę w takiej sytuacji.
(Pomijam tutaj problem dyskusji pomiędzy archiwistą a użytkownikiem, czy informacje zawarte w danym dokumencie są ?wrażliwe?, czy nie ? brak ścisłych kryteriów może powodować niepotrzebne konflikty, ale to temat na dyskusję w osobnym wątku).
Wdzięczna będę za jakieś przykłady z życia, w jaki sposób opublikowanie wrażliwych danych przez użytkownika zaszkodziło jakiemuś archiwum czy NDAP.
Ad. 4
No i załóżmy, że jakiś użytkownik opublikuje w Internecie jakąś jednostkę z zasobu jakiegoś AP, np. całą księgę metrykalną z XIX w. pewnej parafii ? co się wtedy stanie?
No właśnie..., mi nie przychodzą do głowy żadne tragiczne konsekwencje dla archiwów państwowych czy ludzkości w ogóle. Jak ktoś ma większą wyobraźnię, to niech się swoimi pomysłami podzieli na forum.
W sytuacji, gdy archiwa same publikują dokumenty w Internecie i na płytach, żeby użytkownicy mogli z nich korzystać w domu (dzięki czemu w pracowniach będzie luźniej i będzie mniej kwerend), powinniśmy wręcz podziękować użytkownikom, którzy nas w tej pożytecznej dla wszystkich działalności wyręczają!
Nawet jak publikujący nie zamieści informacji, że jednostka jest przechowywana w Archiwum w ...., to też świat się nie zawali. Jak ktoś będzie poszukiwał oryginału, to bazy SEZAM i PRADZIAD go skierują do właściwego AP. A publikującego można ukarać pracą społeczną na rzecz danego archiwum, np. paginowaniem akt przez tydzień ? na pewno nazwę archiwum będzie potem pamiętał do końca życia!
Propozycje zmian zasad samodzielnego kopiowania akt wynikające z rozważań powyższych oraz innych powodów, opisanych poniżej:
1. rozszerzyć prawo do samodzielnego kopiowania na wszystkich użytkowników i do wszystkich celów;
- Dlaczego genealodzy, poszukiwacze spadkowi, osoby szukające dokumentów do spraw sądowych albo nawet zwykli hobbyści, korzystający z akt do celów ?trudnych do określenia? (a jest ich coraz więcej) są tego prawa pozbawieni?
- Cel ?badawczy? jest niejasny ? archiwista może albo zaliczyć do ?badaczy? tylko naukowców i studentów, albo uznać, że każdy użytkownik przychodzi do archiwum w celu ?zbadania? jakiejś sprawy i pozwalać robić zdjęcia każdemu ? mamy więc albo ?pusty? przepis, albo okazję do nikomu niepotrzebnych kłótni z użytkownikami, których do ?badaczy? nie zaliczymy. Należy więc albo dokładniej określić, komu wolno samodzielnie robić zdjęcia i do jakich celów albo znieść to ograniczenie (ja jestem za tym ostatnim rozwiązaniem);
2. znieść zakaz ?publikowania albo w inny sposób rozpowszechniania? samodzielnie zrobionych zdjęć;
- Dlaczego właściwie użytkownik nie może opublikować samodzielnie zrobionego zdjęcia? Zdjęcia ?z ręki? są gorszej jakości niż skany, ale jak ktoś chce na portalu genealogicznym pokazać akt urodzenia swojego dziadka w takiej wersji, to jego sprawa ? źle to może wpłynąć tylko na wizerunek publikującego, a nie archiwów państwowych! Do wszelkich poważnych publikacji książkowych użytkownicy i tak zamawiają skany w TIFFie.
- Czy w NDAP jest osoba monitorująca Internet i wyszukująca ?nielegalnie? opublikowane zdjęcia z zasobu archiwów państwowych? Jeżeli tak, to ciekawa jestem, ile miesięcznie ich znajduje i jakie były konsekwencje dla użytkowników łamiących zakaz? Jeżeli nie ma takiej osoby, to po co jest ten zakaz? Użytkownicy w pracowni podpiszą wszystko, żeby zrobić fotkę, a potem puszczą ją w obieg bez żadnych konsekwencji. Wprowadzanie zakazów, których nie da się wyegzekwować bardzo źle wpływa na wizerunek każdej instytucji ? nie lepiej dać sobie z tym spokój?
3. znieść ograniczenie do kopiowania tylko 75 % jednostki.
- Jak komuś będzie zależało na skopiowaniu całej jednostki, to sam skopiuje część, a jego znajomy przyjdzie do pracowni za jakiś czas i skopiuje resztę - jakikolwiek byłby cel tego ograniczenia i tak nie spełni ono swojej roli.
4. znieść Deklarację samodzielnego zamiaru wykonywania kopii ....
- Użytkownicy muszą wypełniać tyle druczków, że postrzegają archiwum jako miejsce strasznie zbiurokratyzowane i przez to niechętne użytkownikom (więcej na ten temat napiszę później). Czasami użytkownik chce wykonać tylko jedno zdjęcie i dłużej trwa wypełnianie Deklaracji, niż robienie fotki!
- Deklaracja w ogóle jest przykładem niezbyt dokładnie przemyślanego ?druczku?: zawiera rubrykę na temat pracy, ale nie zawiera informacji o celu wykorzystania kopii (a to przecież jest, podobno, bardzo ważne!); zawiera sygnaturę jednostki, ale nie zawiera informacji, jaki dokument zostanie skopiowany (a może będą tam jakieś dane osobowe?!). Na podstawie tej deklaracji nie można więc rzetelnie przeanalizować wniosku użytkownika ?w duchu? zaleceń i uwag zawartych w piśmie Naczelnego Dyrektora z 08.09.2011 i Zarządzenia nr 15 z 22.12.2011 r.. No chyba, że dyrektorzy archiwów (i ewentualni audytorzy, którzy będą kiedyś te deklaracje analizować) są jasnowidzami (w kwestii określenia celu wykorzystania kopii) i na pamięć znają zawartość wszystkich jednostek w danym AP.
- Informacje z Deklaracji nie są do niczego wykorzystywane, więc po co je przechowywać. Jestem pewna, że nikt w Naczelnej nie wpadnie teraz na pomysł, że archiwa powinny w sprawozdaniu rocznym podawać, ile osób i z ilu jednostek wykonało samodzielnie kopie ? i tak mają tam przecież dużo pracy.
- Zgodę na samodzielne kopiowanie może wydawać ustnie archiwista w pracowni na ustne zgłoszenie przez użytkownika zamiaru kopiowania ? dyżurny sam najlepiej widzi, co i jak użytkownicy kopiują. Większość użytkowników wykonuje kopie z ?typowych? akt: USC, księgi metrykalne, urzędowe sprawozdania, tabelki statystyczne itp. i wydanie zgody w takiej sprawie nie jest żadną filozofią.
Moim zdaniem wystarczy gdy w każdym archiwum dyrektor określi zarządzeniem, na jakich warunkach można samodzielnie robić kopie ? zgodnie z sytuacją lokalową i organizacją pracy w danym archiwum, i z jakich akt nie można robić kopii (np. wszystkich sprzed 1800 r., młodszych niż 30 lat, można też wymienić konkretne jednostki zawierające dane osobowe lub inne ?wrażliwe? itp.). Takie informacje powinny być jasne, konkretne, uzasadnione i dostępne w pracowni, żeby użytkownik nie miał wrażenia, że zakaz jest po to, żeby utrudniał mu życie. Jeżeli użytkownik nie zgodzi się z odmową dyżurnego, może napisać podanie do dyrektora w tej sprawie.
Samodzielne kopiowanie akt przez użytkowników nie jest czymś złym lub będącym zagrożeniem dla akt, archiwów państwowych, interesów obywateli, pozycji Polski na arenie międzynarodowej itp., za to oszczędza czas archiwistom (przyjmowanie wniosków o skopiowanie, ich rejestrowanie, księgowanie opłat, sam proces skanowania lub, co gorsze, kserowania, wysyłanie kopii do użytkownika ? jest tych czynności trochę). Należy więc zgodę na kopiowanie traktować jako normę, a zakazy w uzasadnionych wypadkach jako wyjątki ? a nie odwrotnie!
Myślniki w powyższych tekstach zostały zamienione na znaki zapytania, co może utrudnić ich zrozumienie. Jak mogę to poprawić?!
Zgadzam się z przedmówczynią w całej rozciągłości. :)
Opcja "Modyfikuj" pod każdym postem :) Cudzysłów zamienia na znaki zapytania przy wklejaniu wiadomości z Worda.
Temat niech zostanie, nawet dla porządku, choć zachęcaliśmy do dyskusji. O deklaracjach i ich zniesieniu, a także o odejściu od zasad kopiowania tylko 75% zawartości j.a. też wspominałem. Generalnie można powiedzieć, że stanowiska co do tego są zbieżne (podczas Zjazdu o tym rozmawialiśmy) i to właśnie zainspirowało Naczelnego Dyrektora do podjęcia tematu zmian w Zarządzeniu.
Pod powyższymi propozycjami również sie podpisuję :)
Jeśli by to ode mnie zależało, ja bym całkowicie zniósł możliwości kopiowania i wprowadził odpłatność za kopię w całej sieci AP. jest kapitalizm. A w pracowni pozwolił użytkownikowi na robienie notatek ołówkiem. Mało tego, wprowadziłbym odpłatność za rewersy.
Ale na szczęście nie zależy? ;D
Kapitalizm, w dużym skrócie, polega na tym, że człowiek robi to, co przynosi mu zysk, a przynajmniej nie robi tego, co przynosi stratę.
Kiedyś opłaty za kopie ratowały budżet poszczególnych archiwów, więc opłacało się je robić, teraz wpływają do budżetu państwa, a archiwum bezpośrednio nic z tego nie ma.
Za to realizacja przez archiwistów zamówień na kopie zajmuje dużo czasu, którego ciągle brakuje na ważniejsze rzeczy. Aparaty cyfrowe są coraz powszechniejsze i dla nas jest po prostu wygodniej, jak użytkownik robi sobie kopię sam. Czysty zysk :D
A co do robienia notatek ołówkiem, to popieram jak najbardziej. CLKA zaleca to od dawna. W Koszalinie użytkownicy muszą robić notatki ołówkiem już od około 2 lat. Co ciekawe osoby, które są pierwszy raz w archiwum przyjmują ten przymus bez szemrania, za to doświadczeni bywalcy archiwalnych pracowni naukowych często próbują protestować: "co za bezsensowny pomysł .... w innych archiwach tak nie ma ... ja przecież nie popiszę akt .... traktuje mnie pani jak dziecko ...." itp. Z tym ostatnim twierdzeniem nigdy nie polemizuję ... ;D
O co chodzi z tym ołówkiem?
Chodzi o to, żeby użytkownicy pracując z oryginałami nie robili notatek długopisem (lub piórem!), bo mogą niechcący popisać akta. Ołówkiem trudniej coś maznąć i zawsze można zmazać.
Jak ktoś korzysta z mikrofilmów czy skanów, to może używać długopisu.
Nie wiem, czy poza naszym ap gdzieś jeszcze jest zakaz używania długopisów.
Owszem, jest. W National Archives w Londynie.
A oto ciekawy tekst o wrażeniach podczas korzystania: http://histmag.org/?id=3173
W zbiorach specjalnych wielu bibliotek (np. BJ) też obowiązuje zakaz używania przez czytelników długopisów i piór - w sumie nic nowego.
Cytat: Bogusława Deryło w Listopad 04, 2012,
Nie wiem, czy poza naszym ap gdzieś jeszcze jest zakaz używania długopisów.
Jest :) i raczej często można się z tym spotkać. Np. AGAD - punkt 15 regulaminu http://www.agad.archiwa.gov.pl/about/regulamin_pn.pdf , zapis rzeczywiście egzekwowany.
Natomiast co do stosunku użytkowników do regulaminów/ zasad korzystania z m.a. to z powyższym też się zgodzę. Jest to niestety zjawisko powszechne i to właśnie - również niestety - wśród osób, które pracownie odwiedzają często lub regularnie. W kazdym razie duża część tych użytkowników, niekoniecznie naukowców, z pewnością nie wszyscy. W praktyce spotykałem się z użytkownikami, którzy "wiedzieli lepiej" niż ja. Przyznam, że w okresie letnim, gdy temperatury wysokie na zewnątrz, w pomieszczeniu pracowni, a często i w kontaktach międzyludzkich ;), usilnie nawet próbowano wnosić do pracowni butelkę wody mineralnej. Ileż to było zachodu, aby takim osobom w przyjazny sposób uświadomić zasady korzystania z m.a. w pracowniach. Ileż można było się nasłuchać, że gorąco, że (niektórzy) nie chcą przerywać swojej pracy żeby wyjść na zewnątrz do szafki (nota bene na tym samym piętrze). To tak na marginesie, bo zdaje się, że odchodzimy nieco od tematu ;)
A może warto byłoby zacząć współpracować z użytkownikami, którzy kopiują/fotografują cyfrowo całe jednostki, aby udostępniali odwzorowania i żeby były one dołączane do systemów zarządzania skanami np. SZKiC, czy podpinane w ZoSIA z informacją, że materiały nie zostały wykonane przez archiwum, ale przez daną osobę. Wtedy może unikniemy wielokrotnego kopiowania tych samych j.a. oraz ewentualne publikowanie w Internecie byłoby w pewnym sensie pod kontrolą. Oczywiście, ktoś przed dołączeniem zdjęć/skanów mógłby sprawdzić ich jakość, czy się nadają. Wtedy też przed udzieleniem zgody na samodzielne wykonywanie kopii trzeba byłoby sprawdzić, czy już coś nie zostało powielone i poprosić użytkownika o ewentualne przekazanie tego, co uwieczni.
Może w jakiś sposób przyśpieszyłoby to digitalizację? Archiwa na przygotowanie profesjonalnych skanów potrzebują stosunkowo dużo czasu. Wizja szybkiego zcyfryzowania całego zasobu z dzisiejszego punktu widzenia jest niemożliwa. Trudno jest też ustalać, co ma podlegać skanowaniu, aby spełnić oczekiwania wszystkich użytkowników, a tak oni sami mogliby się włączyć w digitalizację zasobu.
To dość radykalne rozwiązanie. Nie mówię, że złe ale jak dla mnie radykalne ;). Pamiętajmy, że digitalizacja to nie skanowanie czy "pstryknięcie" fotki. To dopiero początek drogi. Materiał (skan) trzeba sprawdzić, nadać mu nazwę, przygotować do eksportu do szukajwarchiwach itp. Co z tego, że użytkownik zrobi mi 5000 kopii jeśli: dostanę pliki, które muszę mozolnie rozpoznać (nie ma pewności, że nie "przeskoczył" jakiejś strony), muszę je poprzycinać tam gdzie za dużo tła, odwrócić bo część jest np. "w lewo" ;), potem trzeba zmienić nazwy plików "na mówiące", dorobić metryczkę, która mówi o brakujących czy pustych stronach.... SZKiC bardzo pomaga bo pozwala na automatyzację wielu tych prac ale i tak "samo się nie zrobi". Na koniec trzeba pliki wysłać do NAC i czekać na umieszczenie w szukaju. To też trwa. Ponadto korzystający mają własne preferencje ;) i za nic mają to, że akurat w planie są akta metrykalne tej czy innej parafii ;). Trudno się oderwać od zaplanowanych prac i brać się za kopie użytkownika bo właśnie zrobił. Wbrew temu co sądzą niektórzy archiwiści mają sporo pracy (i Pani Anno to nie jest uwaga do Pani). No i jakość. Doświadczenie własne pokazuje, że zdjęcia robione cyfrówką "z ręki" na ogół wystarczą do pracy temu, który je wykonała ale już następny będzie kręcił nosem ;). Trzeba by zainwestować w dedykowane urządzenia do samodzielnego kopiowania, ceny już o tym pisałem w innym wątku - 45 i więcej tysięcy. Przy czym przy skanowaniu nawet na takim urządzeniu poszytów będziemy mieć na brzegach palce skanującego ;). Tak, bo tego typu rozwiązania nie mają szyby dociskowej. Ja naprawdę rozumiem, że użytkownicy chcą korzystać ze zbiorów cyfrowych, chętnie w domu i ogólnie nikt nie lubi jak nie musi w słotną jesień wychodzić do czytelni ;) ale to raczej nie przyspieszy digitalizacji... Chyba, że odpuszczamy jakiekolwiek standardy i idziemy tylko w ilość? Ryzykowne i radykalne ;)
Zawsze można byłoby przygotować serwis, w którym zainteresowany użytkownik sam dołączy zdjęcia/skany pod swoimi danymi, także archiwa nie traciłyby na reputacji. Rozwiązanie nie tyle radykalne, co bardziej w duchu web 2.0 i UGC. Czasami lepiej skorzystać z gorszej kopii niż wybrać się do archiwum, jeśli wliczymy czas, który na to trzeba poświęcić i inne koszty, to pewnie znaleźliby się i zainteresowani. A za X lat archiwum mogłoby udostępnić profesjonalne skany, a to mogłoby być taką prowizorką.
Cytat: Aleksander Korolewicz w Październik 30, 2012,
Ale na szczęście nie zależy? ;D
I wielka szkoda ;D Bo tracimy na tym.
Finansowo niewiele tak naprawdę byśmy zyskali jako instytucja (zwłaszcza teraz, gdy odprowadzamy pieniądze), natomiast w opinii o nas stracilibyśmy bardzo dużo.
To byłoby ograniczanie dostępu do akt, zwłaszcza gdy chodzi o odpłatność za rewersy. Jak to sobie zresztą Pan wyobraża? Dyżurny trzymałby kasę, księgował wpływy? A rewersy to druk ścisłego zarachowania?
Na swobodnym, darmowym i jak najszerszym dostępie zyskuje kultura naszego Państwa, zyskują jego obywatele.
Przyjeżdżają do nas ludzie z całej Polski i świata, jeśli sami mogą wykonywać fotografie, spędzają u nas zdecydowanie mniej czasu, nadto więcej materiałów znajdują i wykorzystują w pracy, robią też mniej błędów, bo mają czas na spokojnie się im przyjrzeć w domu, nie wydają też pieniędzy na noclegi i utrzymanie poza własnym miejscem bytowania. Jeśli będą kopie w sieci, w ogóle przyjeżdżać nie będą musieli, czysty zysk.
Co więcej uważam, że powinno się pozwolić na darmowe i dowolne publikowanie wykonanych u nas fotografii, pod warunkiem oczywiście podania źródła. Także całych jednostek. Kapitalizm - to nie tylko pieniądz musi krążyć, także inna waluta - informacja.
Mi się też wydaje, że na udostępnianiu materiału archiwalnego w formie przyjaznej użytkownikowi, to archiwum nie traci, a wręcz zyskuje, gdyż zadowolony klient wróci i będzie dalej korzystał z zasobów archiwalnych. Dzięki temu archiwa nadal będą potrzebne społeczeństwu. Ograniczanie dostępu do archiwaliów i wprowadzanie dodatkowych opłat mogłoby spowodować, że użytkownicy "uciekną", a archiwa staną się niepotrzebne, bo nikt nie będzie chciał z nich korzystać.