Pracuję nad uaktualnieniem instrukcji kancelaryjnej obowiązującej u mnie w jednostce. Naszła mnie wątpliwość co do punktu o porządkowaniu akt kat B. Do tej pory był taki zapis:
"Porządkowanie akt kategorii B (dokumentacji niearchiwalnej), sprowadza się do:
- opisania teczek w sposób podany w § 20 pkt 6 niniejszej instrukcji,
- ułożenia oraz spisania teczek aktowych lub segregatorów na spisach zdawczo-odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt".
Czyli nie ma nic o chronologicznym układaniu akt w obrębie spraw i potem według samych spraw. Wprawdzie taki zapis znalazłam w większości wykazów akt różnych jednostek, ale jeśli nie będzie porządku chronologicznego, to jak będzie można coś znaleźć w teczce?
Pytanie jest o tyle ważne, że za jakiś czas - ze względu na to, że przez kilka dobrych lat komórki nie wywiązywały się z obowiązku przekazywania - będą przekazywane stare akta, do których na bank nie były prowadzone spisy spraw.
Czy faktycznie nie porządkuje się akt wewnątrz teczki w kat. B?
Z mojego doświadczenia wynika, że większość pracowników akta składuje narastająco, tzn. tak, jak wpływają, czyli pierwsza sprawa jest na dole segregatora, ostatnia na górze. Jeśli chodzi o kat. B, to przy zdawaniu akt do archiwum nie wymagam, żeby akta były ułożone chronologicznie (wtedy pracownik musiałby poprzekładać sprawy od góry do dołu i dokumenty w obrębie sprawy wg dat). Myślę, że w takim przypadku nie ma znaczenia czy sprawy są ułożone w porządku rosnącym, czy malejącym - tak samo można się w tym odnaleźć. Zdarzają się też sytuacje, że z czasem okazuje się, że kiedyś ktoś zdał akta, w których jest jeden wielki bałagan, nic nie jest zachowane i nie wiadomo, o co chodzi. Wtedy to już jest problem osoby, która ma coś w tym odnaleźć. Takie jest moje zdanie :)
Oczywiście, że dokumentacja musi być uporządkowana. Co to w ogóle za instytucja, że taki bajzel jest w aktach? ??? Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z dokumentacją spraw kat. B czy kat. A, to sprawy w obrębie teczek muszą być ułożone w kolejności i chronologicznie.
I jeszcze jedno: segregatorów się do archiwum zakładowego/składnicy akt nie przyjmuje. Dokumentacja powinna być w teczkach.
Pozdrawiam
Układ akt w teczkach kat. A i kat. B musi być chronologiczny, z tym, że w przypadku akt kat. A chronologia ta wygląda w ten sposób, że sprawa pierwsza i pismo ją wszczynające jest pierwszym w teczce. Natomiast chronologia w dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) może być odwrotna (sprawa pierwsza na dole teczki, jako ostatnia, czyli tak, jak sprawy odkładane były w segregatorze).
To, że się akt w segregatorach nie przyjmuje, to rzecz jasna jak słońce :)
Dory: Proponuję jednak umieścić w instrukcji zapis dot. uporządkowania akt w teczce. W większości normatywów z którymi miałem doczynienia takie zapisy występowały. Również w IK dla JST jest obecny taki zapis (par. 63 ust. 3).
Marcia: Niby tak, ale od każdej zasady są wyjątki :) - Przykładowo w Narodowym Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej znaczna część akt kat B (nie powiem, że wszystkie, bo całego zasobu nie widziałem) przyjmowana jest w segregatorach i AAN to akceptuje.
Ok, czyli wprowadzam w IK zapis o takim układzie akt kat. B, jak radzicie. Dzięki.
W segregatorach jest tylko dokumentacja księgowa kat. B5. Do tej pory, jak jeszcze tu nie pracowałam, tak przyjmowano akta (i robiono jeszcze dużo więcej nieprawidłowych rzeczy). Zastanawiam się, czy zmienić zapis w IK (póki co napisałam, że akta mogą byc w segregatorach, ale tylko księgowe kat. B5; pozostałe w teczkach). Jeśli AAN się przyczepi, to zmienię.
A ta jednostka to warszawska placówka naukowa. I tak - jest burdel, zaległości, błędy :-\
Cytat: MarcinP w Wrzesień 25, 2012,
I jeszcze jedno: segregatorów się do archiwum zakładowego/składnicy akt nie przyjmuje.
To zależy na co pozwala archiwum państwowe. Ja przyjmuję dokumentację B-5 czy B-10 w segregatorach i archiwum nie widzi w tym problemu. W sumie tych segregatorów jest u mnie co raz mniej, bo jednak proszę o przekładanie akt do teczek aby zaoszczędzić jak najwięcej miejsca na półkach:)