witam
mam pytanie, może banalne, ale sprawiło mi problem. Jaki zakres powinny obejmować daty na spisie zdawczo-odbiorczym kat. A, jeśli mamy kilka tomów założonych w jednym roku, ale kończących się w różnych latach? Czy powinnam przy każdym tomie uwzględnić daty skrajne teczki czy podejść do tematu całościowo i każdą pozycję w rubryce "data" opisać tak samo, uwzględniając daty skrajne z wszystkich tomów, żeby było wiadomo, że te teczki tworzą całość? np. sprawy nr 1-15 daty skrajne 2005-2006, sprawy nr 16-25 daty skrajne 2005-2007, sprawy nr 26-30 daty skrajne 2005-2006, czy może nr 1-15 daty 2005-2007, nr 16-25 daty 2005-2007, nr 26-30 daty 2005-2007.
Daty skrajne to daty takie, jakie są na teczce: jeśli w teczce najwcześniejszy dokument jest np. z 2005 r. a ostatni z 2006, to na spisie z-o będzie zapis 2005-2006.
Jeśli następna teczka zawiera dokumentacją z lat 2005-2007, to taki zapis znajdzie się na spisie z-o przy kolejnej pozycji :)
Cytat
Jeśli następna teczka zawiera dokumentacją z lat 2005-2007, to taki zapis znajdzie się na spisie z-o przy kolejnej pozycji
Nie do końca.
Jeśli mamy do czynienia z rozległą, kilkutomową dokumentacją spraw założonych w tej samej klasie rzeczowej i w tym samym roku jasnym jest, że zostały one zarejestrowane na jednym spisie spraw. Wówczas akta te stanowią jedną jednostkę archiwalną podzieloną na tomy i powinny zostać umieszczone na spisie z-o pod jedną pozycją.
Jako roczne daty skrajne dla wszystkich tomów podajemy wówczas datę pierwszego dokumentu w pierwszej sprawie oraz datę ostatniego dokumentu w najdłużej trwającej (najpóźniej zakończonej) sprawie z danego spisu spraw.
Odwołując się do podanego przykładu:
mamy 1 jednostkę arch. składającą się z 3 tomów i dla całej jednostki (wszystkich tomów) daty skrajne to 2005-2007.
Dopiero teraz zauważyłam, że w poście zaczynającym temat nie ma mowy o kategoriach archiwalnych, dlatego napisałam to, co wyżej, gdyż przyjęłam, że chodzi o kat. A. Wtedy - przy - kat. A - jedna jednostka archiwalna = jedna teczka, czyli jeden tom = jedna pozycja w spisie. Ergo: daty skrajne to daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w danej teczce :)
Z kolei jeśli chodzi o kat. B, to rzeczywiście, wpisujemy liczbę teczek pod jedną pozycją i daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma :)
W przypadku kat. B też najlepiej ewidencjonować każdą jednostkę na osobnej pozycji. Takie spisy są po prostu bardziej przejrzyste.
Czyli choć każdy tom danej teczki aktowej będzie odrębną pozycją na spisie zdawczo-odbiorczym to rubrykę "daty skrajne" przy każdym tomie wypełniam tak samo, nie sugerując się tym co jest w pojedynczym tomie, ale całością. Cały czas chodzi mi oczywiście o kat. A i sytuację, którą opisał Rovan
"mamy do czynienia z rozległą, kilkutomową dokumentacją spraw założonych w tej samej klasie rzeczowej i w tym samym roku"
W kat.A każda teczka oddzielna poz. i daty skrajne dla danego tomu faktyczne,to jest logiczne , jak można przypisywać daty skrajne 2005-2007 dla tomu ,w którym znajduje się dokumentacja z lat 2005-2006, byłby to fałsz.
W kat. B, można w jednej poz. ,ale gdy zrobimy to tak jak w kat. A - to będzie tak jak to pisze Marcin , szczególnie wtedy , jeżeli akta mają daty skrajne kilku letnie jak w opisywanej sytuacji. Uważam ten spór jako sprawę OZ.
Pozdrawiam
Będę się upierał, że w przypadku spisów z-o do archiwum zakładowego zarówno dla kat.B jak i kat. A można pod jedną pozycją rejestrować kilka tomów, jeśli tomy te stanowią jedną teczkę rzeczową = jednostkę archiwalną.
Przypominam, że w myśl przepisów podział teczki rzeczowej na tomy wynika tylko i wyłącznie z fizycznych ograniczeń pojemności teczek aktowych (przyjęto 5 cm) i w żadnym razie nie pociąga za sobą rozbicia jedności jaką stanowi teczka rzeczowa.
Posługując się przykładem:
Załóżmy, że w roku 2011 w klasie 152 - "Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli" zarejestrowano 30 spraw, z których kilka zakończyło się dopiero w 2012 r. Jeśli całość dokumentacji zajmuje 3 teczki aktowe to te 3 teczki aktowe wciąż stanowią 1 teczkę rzeczową = 1 jednostkę archiwalną. Na spisie z-o (do AZ) będą figurowały jako jedna pozycja, przy czym w kolumnie 6 (liczba tomów) wstawimy 3, a w kolumnie 4 (daty skrajne) 2011-2012.
Dopiero przekazując te akta do archiwum państwowego na spisie z-o (do AP) rozpiszemy każdy z 3 tomów jako osobną pozycję.
Zarówno dokumentację niearchiwalną, jak i teczki z materiałami archiwalnymi zgromadzone w kilku tomach można ewidencjonować pod jedną pozycją w spisie zdawczo-odbiorczym. Jedynie przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego każda teczka z materiałami archiwalnymi musi być ujęta pod osobną pozycją.
Sam takiej praktyki nie stosuję. U mnie każda teczka z dokumentacją kat. A lub z kat. B jest odrębną pozycją na spisach. Taki system zapisu jest po prostu bardziej czytelny i przejrzysty.
Cytat: Rovan w Wrzesień 21, 2012,
Posługując się przykładem:
Załóżmy, że w roku 2011 w klasie 152 - "Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli" zarejestrowano 30 spraw, z których kilka zakończyło się dopiero w 2012 r. Jeśli całość dokumentacji zajmuje 3 teczki aktowe to te 3 teczki aktowe wciąż stanowią 1 teczkę rzeczową = 1 jednostkę archiwalną. Na spisie z-o (do AZ) będą figurowały jako jedna pozycja, przy czym w kolumnie 6 (liczba tomów) wstawimy 3, a w kolumnie 4 (daty skrajne) 2011-2012.
Na spisie zdawczo odbiorczym do przekazania akt do Np mam teczkę podzieloną na 5 tomów. Każdy tom na spisie pod odrębną pozycją. Czy wówczas dla każdego tomu należy określić różne daty skrajne?
Nie.
Niezależnie od sposobu ujęcia na spisie, te tomy stanowią jedną teczkę rzeczową, zaś daty skrajne dotyczą całej teczki rzeczowej, a nie konkretnego tomu tejże teczki.