Witam. Nie znalazłam informacji na forum odnośnie mojego problemu. Więc musiałam założyć nowy. Mam nadzieję, że ktoś mi pomoże bo jestem początkująca.
Sprawa ma się tak: pracuje w GOPS-ie. Dawniej nasze dokumenty trafiały do archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta ponieważ tam była księgowość więc Burmistrz brał nasze dokumenty. Od roku odłączyliśmy się całkiem od UM. mamy swoją instrukcję kancelaryjną, jrwa. Jednak nie mamy pieniędzy na utworzenie swojej składnicy akt. Czy jest możliwość alby np zawrzeć z Burmistrzem jakąś umowę, by nasze dokumenty mogły być przechowywane w archiwum UM? czy w ogóle są gdzieś takie przepisy które pozwalają na taką czynność. bo ja szukałam i nic nie znalazłam. Może ktoś z Was ma podobną sytuację. Jak to teraz rozwiązać? bo AP wymaga od nas Az a jeżeli brak funduszy na stworzenie takiego az? Pomóżcie:)
Nie rozumiem bo raz piszesz,o składnicy akt, a później o tym, że AP wymaga od Was AZ...więc w końcu co?
I o co chodzi, nie macie pomieszczenia czy nie macie funduszy by takie wyposażyć?
jesteśmy jednostką która nie tworzy dokumentów archiwalnych wiec nie musimy mieć archiwum zakładowego tylko składnicę akt. Jednak ani nie mamy pomieszenia aby utworzyc taką składnicę ani funduszy. I czy możemy zawrzeć umowę z Urzędem Miejskim by u nich składać nasze dokumenty. Bo u nas też nie ma ani archiwisty. jest tylko osoba która powinna odebrac dokumenty i dostarczyć do składnicy. ale takiej owej nie posiadamy.
Nie macie u siebie jakiegoś pomieszczenia, które można byłoby przystosować na archiwum? Na początek nie musicie tam mieć niewiadomo jakiego wyposażenia (od znajomych wiem, że w ich zakładach pracy dokumenty leżą po prostu na podłodze "na kupie'').
ups, chyba moja odpowiedź jest już nieaktualna wobec tego, co wyżej napisano :)
:) no dobrze. ale w takim razie co z instrukcją archiwalną, w której trzeba podać wszystkie wymagania odnośnie warunków pomieszczenia. przyjedzie na kontrolę a archiwum nie istnieje.
Moim zdaniem, najbliższa kontrola jaką będziecie mieć będzie za 4 lata- do tego czasu powinniście coś wymyślić.
Dużo macie tej dokumentacji? Jeśli nie to może proponuję szafę pancerną na początek....
no własnie jest duzo dokumentów. wszytskie do tej pory były w szafach pracowników ale wszystkim zaczyna brakować miejsca. i są już dokumenty do brakowania.
Ja jako archiwsta urzedu Miejskiego nie przyjęłabym od mojego MGOPS-u zadnej dokumentacji, bo po pierwsze brak miejsca, a po drugie AP przyczepiłoby się mi do tego w czasie kontroli, ze przechowuję nie swoją dokumentację, jak to miałam w sierpniu zeszłego roku- by powiedziano mi ze nie powinnam mieć w zasobie dokumentacji płacowej szkoł....
A Twój Urząd się na to zgodzi?
Bo już myśleliśmy o tym, żeby zawrzeć umowę z burnistrzem, i dawać do nich nasze dokumenty. a archwistka UM zajmowała by sie naszymi dokumentami i pilnowała wszystkiego. ale czy to jest w ogole możliwe?
własnie chciałam sie dowiedzieć czy takie czynności są w ogole możliwe. bo jeżeli tak by było to w instrukcji zaznaczyli byśmy warunki które panują w archiuwm w UM.
No do mnie się doczepili że nie powinnam mieć w siebie dokumentacji dot. szkół, więc nie wiem jak podeszliby do Twojej sprawy.
Czy są jakieś przepisy nie umiem Ci powiedzieć....skończyłam archiwistykę, ale o tym nie było nawet mowy...;/
Nie macie jakiejś piwnicy, strychu- cokolwiek....?
Wiesz co myślę, że powinnaś ustalić to z odpowiednim dla was AP- jak się na ten fakt zaopatrują, czy nie mają przeciwskazań- zadzwoń a na pewno Ci odpowiedzą ;)
to w takim razie proszę mi jeszcze powiedzieć taką sprawę. Powiedzmy znajduje pomieszczenie i składamy tam nasze dokumenty.(czyli tworzymy składnicę akt). i co dalej? mamy dokumenty już 5 lat, i nadają się ode do brakowania. Pracownik nie ma uprawnień archiwisty, zajmuje się tylko dodatkowo nadzorem nad dokumentacją. Czy jednostka chcąc brakować dokumenty musi pisać do AP o zgode? Czy mamy też je przekazac firmie która usuwa dokumnety, na podstawie zawartej umowy np z naszym UM. Czy my sami musimy zawrzec z nimi taką umowę?
Nie wszystkie dokumenty, które macie nadają się do wybrakowania po 5 latach, bo zapewne macie rózne kategorei nie tylko B5, a na pewno B10 itd...
Wy jako jednostka tworząca tą dokumentację sporządzacie protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i załączacie go do wniosku do AP z prośbą o wybrakowanie danej dokumentacji. Pożniej po otrzymaniu pozwolenia mozecie przekazać je firmie ktora zbiera makulaturę ( bo o taką ci chodzi, tak?).
Ja nie zawierałam z tą firmą zadnje umowy, zadzwoniłam i przyjechali odebrali- podpisali mi protokół tylko ze zobowiązują się zniszczyć i nie wykorzystac jej do celów nie powolanych wraz z adnotacją ile j.a przejeli.
wiem ze to nie ten temat ale w takim razie czym sie różni składnica akt od archiwum zakładowego oprócz tych dokumentów archiwalnych?
Właśnie tym, ze składnica akt nie tworzy dokumentacji wartej wieczystego przechowywania. Składnicy nie musi ustanawiać AP, natomiast AZ już tak...
fajnie dziękuje bardzo za informację. Rorozmawiam jeszcze z Kierowniczką i zobaczymy co ona na to. :)
Powodzenia :)
iwoneczka89, odsyłam Cię do lektury tego postu:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1564.0.html
I podobnie jak w przypadku innych tego typu pytań polecam Twojej uwadze ten fragment:
CytatNie oczekuj porad które pomogą usprawiedliwić Ci łamanie obowiązujących przepisów lub nieznajomość podstawowych zasad prowadzenia archiwum.
Ustawa archiwalna (art. 36) mówi kiedy tworzy się składnice akt i z mocy tego zapisu jesteście instytucją która ma taką składnicę mieć. Skoro wprowadziliście instrukcję archiwalną, to w niej określono że MACIE składnicę akt. Art. 6 ustawy archiwalnej nakłada na Twojego szefa OBOWIĄZEK odpowiedniego przechowywania, ewidencji i ochrony dokumentacji.
Zwyczajnie nie wierzę że nie macie możliwości zorganizowania składnicy, badacie po prostu jak ominąć przepisy.
Pracownika który ma opiekować się składnicą wyślijcie na kurs archiwalny.
Za niszczenie akt bez zgody AP jest prokurator.
<Jarek> nie przesadzaj, chyba nie wiesz jakie są realia. Wiadomo, że budynki MGOPS czy innych jednostek mają bardzo ograniczoną liczbę miejsc, i na pewno nikt tu nie próbuje się wymigać od przepisów. Archiwum czy składnica musi być i tyle....
Nie dość że przesadzam, nie wiem jakie są realia, to jeszcze nie wiem co czytam ;D
Iwoneczka89 opisała następującą sytuację: kierownictwu jednostki która oddzieliła się od jednostki nadrzędnej wydawało się, że wystarczy wprowadzić instrukcję archiwalną i jrwa by mieć już spokój z tymi całymi archiwami i starymi dokumentami. Niestety, AP domaga się jednak nie tylko wprowadzenia takich przepisów, ale też zorganizowania w jednostce składnicy akt. Ba, mało tego tę składnicę jeszcze musi ktoś prowadzić, a stare dokumenty trzeba brakować za zgodą AP. Tymczasem stanem pożądanym byłoby załatwienie tego wszystkiego przy pomocy umów - albo umowy z jednostką nadrzędną na przechowywanie, albo przynajmniej z firmą niszczącą na pozbycie się staroci. Oczywiście na te umowy środki już się znajdą.
"Na pewno nikt tu nie próbuje się wymigać od przepisów ..." :-\
Jarek, nikt nie chce łamać prawa. Pytaliśmy po kilku innych instytucjach ale nikt nie wie jak tą sytuację rozwiązać. a naprawde nie mamy zadnego wolnego pomieszczenia. a sam na pewno wiesz ze koszt zrobienia archiwum z prawdziwego zdarzenia jest ogromny. a jeżeli chodzi o brakowanie dokumentów to nikt nie chce niszczyć dokumentów na własną rekę bez zgody archiwum. ale zapytac innych zawsze można.
jeżeli można zabrać głos w tej sprawie
wiem że realia lokalowe, etatowe w jednostkach podległych takich jak GOPS, MOPR czy inne są ciężkie, kierownicy często nie mają gdzie posadzić ludzi, nie mniej jednak ustawa archiwalna jasno wskazuje na obowiązki kierownika jednostki. Ponadto mam spore wątpliwości co do umowy między np. GOPSem czy innymi jednostkami podległymi a Urzędem Gminy pod względem legalności. Moim zdaniem umowa jest niezgodna ustawą archiwalną i archiwa państwowe będą ją podważać przy każdej kontroli. Prędzej męczyłbym wójta powołując się na ustawę o przydział jakiegoś lokalu na składnicę.