Czy jest dopuszczalne spisanie teczek już przyjętych do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, na nowym spisie zdawczo-obdiorczym łącząc ze sobą niektóre z teczek? Dotąd na spisie było 47 poszytów, bez spisu spraw (!). Chciałbym to wszystko uporządkować, zrobić spis spraw i wszystko pogrupować w kilku teczkach. ???
Przyznam Marcin, że nie wiem o co Ci chodzi :)
Jeśli już zostały przyjęte do archiwum, jak to mówisz niekompletne, bo bez spisów spraw, ale na podstawie jakiegoś spisu zdawczo--odbiorczego, to czy nie lepiej tak to zostawić?
Zostały przyjęte poszyty, które teraz będę pakować w teczki bezkwasowe. Ponieważ każda teczka ma mniej niż 0.5 cm, wolałbym to wszystko zapakować w kilka teczek bezkwasowych rozbijając na tomy i odpowiednio opisując okładki. Zamiast 47 poszytów będę mieć 7 teczek ze spisem spraw w pierwszym tomie. Poza tym widzę, że niektórych spraw - o zgrozo! - brakuje :-[
Przenoszenie przejętych do az akt na nowe spisy z-o połączone ze scaleniem/rozbiciem jednostek aktowych jest w pewnych sytuacjach dopuszczalne (czasem nawet wskazane). Konieczność takich działań pojawia się najczęściej wówczas gdy do az przyjęte zostaną nieprawidłowo sklasyfikowane akta (kat A rozpoznana jako B i vice versa), bądź połączone w ramach jednej j.a. akta kat. A i B.
Na starym spisie z-o umieszczamy przy poszczególnych pozycjach informację o przeniesieniu na nowy spis. oraz o pozycji akt na nowym spisie. Np: "Przeniesiono na spis nr 156, poz. 7" (a w przypadku scalenia/rozbicia j.a. również inf. na jakie pozycje została dana j.a. rozbita/do jakich scalona)
Dzięki Rovan za pomoc :D Dostosuję się do Twoich wskazówek :)
A jak taka procedura wygląda, to zostało bardzo klarownie opisane w Informacji nr 11 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie sposobu praktycznej realizacji w środkach ewidencyjnych archiwum zakładowego zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji. Instrukcja powstała na okoliczność przekwalifikowywania dokumentacji w związku z rozporządzeniem z 18.01.2011, ale schemat postępowania można śmiało brać za wzór również w innych przypadkach.
Znam tę informację, ale nie dotyczy ona łączenia dokumentacji z teczek.
Owszem, o łączeniu j.a. tam nie wspomniano, niemniej zasada jest ta sama.
To, czy zachodzi potrzeba zmian, to jedna sprawa, natomiast to jak taką zmianę przeprowadzić, to druga.
Wskazałem na Informację nr 11, ponieważ abstrahując od zasadności dokonywania zmian, ten sposób ich uwidocznienia w spisach jest bardzo przejrzysty.