Dzień dobry,
jako zielona, chętnie skorzystam z Państwa doświadczenia:
mamy składnicę akt, mnie przypadła opieka nad nią:-D,
1.w komórkach zalega dokumentacja sprzed lat - rozumiem, że mam dokumentację przyjąć rocznikami. Ale czy jednym spisem mogę przyjąć np. dokumentację z księgowości za lata 2004-2010? (w spisie ułożone chronologicznie, a później wg symboli kwalifikacyjnych -a dla B50 i B25 osobne spisy?) ? (nie łudzę się, że spisy zrobią pracownicy komórek..)
2. w składnicy są spisy i akta przejęte przez wcześniejszego pracownika - ale odbyło się to bez zaakceptowanych przez AP instrukcji z JRWA; po prostu wszystko funkcjonowało tylko na podstawie zarządzenia dyrektora. Po konsultacjach i paru miesiącach mam zatwierdzone instrukcje. Co zrobić z tą wcześniejszą dokumentacją? Gdy ją przeglądam widzę, że hasła klasyfikacyjne nie odpowiadają temu co jest w środku, albo nie ma tytułu wg haseł tylko nazwy własne wymyślone przez pracowników:/ Spisać od nowa wszystko co stoi na półkach?
3. i czy ktoś z Państwa ma doświadczenie z dokumentacją projektów unijnych:/
Dziękuję za cierpliwość, pozdrawiam
Jakiś czas temu miałem przyjemność organizować od podstaw AZ w instytucji, która przez kilkadziesiąt lat nie była objęta nadzorem archiwalnym, do czasu aż AP sobie o niej przypomniało.
1. Przejmując zaległą dokumentację z k.o. nie ma potrzeby tworzenia odrębnych spisów z-o dla każdego rocznika. Wystarczy ułożyć ją chronologicznie w ramach klas JRWA.
Oczywiście dla każdej k.o. osobny spis. Nie widzę przy tym potrzeby sporządzania odrębnych spisów dla B25 i B50.
Przed przystąpieniem do tworzenia spisów z-o należy wydzielić dokumentację przeterminowaną. Proponuję sporządzić dla niej osobne spisy z-o, a następnie wrzucić na spis do brakowania (teoretycznie przy tej dokumentacji spisy z-o mozna by sobie darować a spis do brakowania sporządzić z natury, ale z doświadczenia wiem, że niektórzy archiwiści z AP krzywo patrzą na takie praktyki).
2. Sprawdzić, co z tego kwalifikuje się już do wybrakowania (i wybrakować). Postępowanie z resztą tej dokumentacji zależeć będzie od jak dobrze (albo jak źle ;D) jest opracowana. Jeśli problem polega tylko na uzupełnieniu opisów teczek to nie ma potrzeby tworzenia nowych spisów. Jeśli jednak mamy do czynienia z wymieszaniem dokumentacji należącej do różnych klas rzeczowych (nie mówię tutaj o przypadkach sporadycznych), wówczas rozważyłbym ponowne jej uporządkowanie i przeniesienie na nowe spisy.
3. Z dokumentają projektów unijnych postępujemy tak samo jak z każdą inną. Jedyne, czym może się różnić, to okres kategoria (B10, czasem BE10). Zresztą przy projektach finansowanych ze środków krajowych umowy również przechowuje się przez 10 lat.
Co do dokumentacji, która już zalega na półkach w archiwum, to proponuję zrobić skontrum, spisać co jest i ile, czy zgadza się przede wszystkim okres przechowywania. A co do tych błędnie zakwalifikowanch akt, to radziałabym poradzić się AP. W końcu nadzór jest nie tylko od kontroli, ale też od pomocy.
Jeszcze jedna kwestia, bo czegoś nie rozumiem. Jak to w komórkach nie zrobią spisów? Przecież to ich obowiązek... Czy może źle coś zinterpretowałam?
Pozdrawiam i życzę powodzenia!
Obowiązek obowiązkiem... U mnie w Urzędzie chcą archiwistę - "prawdziwego", bo pracownicy nie mają czasu porządkować akt i zdawać ich do archiwum... Tak, tak. Pracownicy myślą, że archiwista powinien przejmować teczki "robocze" i sam je porządkować, tworzyć spisy itp. :)
Każdy prawdziwy :) archiwista odeśle ich do odpowiedniego paragrafu w instrukcji, gdzie powinno byc wyraźnie powiedziane, że to pracownicy komórek porządkują akta przed przekazaniem ich do składnicy i przygotowuja spisy z-o.
Dokąd się tego nie nauczą radzę po prostu odmawiać przyjmowania dokumentacji (w instrukcji powinien być odpowiedni zapis stwierdzający, że archiwista ma prawo odmówić przyjęcia nieprawidłowo opracowanych akt).
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się wedle symboli, a następnie chronologicznie (nie odwrotnie).
A właściwie to niby dlaczego właśnie tak? Skoro kompletnymi rocznikami, to najpierw latami a w ich obrębie dopiero wg kolejności symboli. Pomijając wszystko inne taki układ jest też po prostu najbardziej czytelny.
Mi np. jest wygodniej w taki sposób, jak napisał MarcnP. Bardzo często pracownicy przychodzą bez żadnego numeru spisu, więc im pomagam szukać, najczęściej po symbolach, tak jest mi wygodniej "wizualnie" :)
MarcinP - Toż napisałem "chronologicznie, w ramach klas JRWA" :)
Jarek - Z mojego doświadczenia wynika, że AP za podstawowe kryterium układu akt na spisie uznaje klasy rzeczowe. Wynika to jak sądzę z zapisów Rozporządzenia Ministra Kultury z 2002 r. (par. 14, ust.4), chociaż przepis ten odnosi się do spisów z-o materiałów przekazywanych do AP. O ile się orientuję, nie istnieją odrębne przepisy regulujące układ akt na spisach z-o dokumentacji przekazywanej do AZ.
Teczki przekazuje się kompletnymi rocznikami w obrębie symbolu z wykazu akt.
Układ oparty na wykazie akt jest najbardziej czytelny, np.
L.p. symbol rok
1 271 2005
2 272 2009
3 272 2010 TOM I
4 272 2010 TOM II
5 278 2000
6 278 2002
7 299 2000
Układ oparty na chronologii wyglądałby tak:
1 278 2000
2 299 2000
3 278 2002
4 271 2005
5 272 2009
6 272 2010 TOM I
7 272 2010 TOM II
Mam bezdziennikowy system kancelaryjny, który oparty jest o rzeczowy wykaz akt, dlatego stosuję układ według JRWA. Takie też zalecenie znajduje się w starym podręczniku Pustuły (str. 105, ostatnie zdanie drugiego akapitu od dołu), a także w instrukcji kancelaryjnej z 1998 r. dla organów powiatu (par. 36 ust. 1 pkt. 3 "mówi" o ułożeniu "teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt").
Dziękuję bardzo za odpowiedzi i zaangażowanie:-)
widzę, że archiwistyka to praca twórcza:-)teoria z kursu jakoś mi nie wpasowała się w życie codzienne:-) szkoda, że AP nie ma HelpDesk'u..na konsultacje umówiłam się dopiero za 17 dni:/
co do moich wątpliwości:
1. skłaniam się do sugestii Jarka : dokumenty zalegające w komórce z kilku lat przyjąć spisem dla danego, poszczególnego roku i spisane w kolejności symboli klasyfikacyjnych - tak chyba łatwiej będzie wydzielać z całości do brakowania; a porządnie spisane będą łatwe do odnalezienia po sygnaturze (układ w składnicy strukturalny wg komórek - i później spisami)
2. niestety im bardziej wchodzę w temat tym gorzej - np. w dowodach księgowych odnajduję umowy zlecenia, jest też dokumentacja kat. A - a przecież powinna być B-25:/..to chyba niedobrze, w perspektywie kilka metrów do przegrzebania, tylko jak to później spisać? przecież mam te spisy zarejestrowane w wykazie..jakiś aneks do nich:/?
3. dokumentacja unijna - projekt zakończony, część dokumentów źle przyporządkowana:/ bo przed projektem nie pomyślano o wykazie ..i nie ma tam nic gdzie podczepić można projekty finansowane ze środków zewnętrznych czy coś w tym stylu (np. dokumenty aplikacyjne, realizowanie projektu czy jego ewaluację)..robić to wstecz? gdy projekt był jednorazowym wybrykiem ?
cieszę się, że znalazłam tak interesującą pracę..prawie detektywa:-))
chętnie przyjmę wsparcie jakiegoś doświadczonego archiwalnego anioła stróża:-)
przepraszam za post pod postem..ale minęłam się z postem MarcinaP..
dziękuję za dokładną odpowiedź
Cytat: ewalew90 w Marzec 13, 2012,
Obowiązek obowiązkiem... U mnie w Urzędzie chcą archiwistę - "prawdziwego", bo pracownicy nie mają czasu porządkować akt i zdawać ich do archiwum... Tak, tak. Pracownicy myślą, że archiwista powinien przejmować teczki "robocze" i sam je porządkować, tworzyć spisy itp. :)
Borykam się z podobnym problemami co zielona:-) . Próbuję to zmienić, ale ciemność, widzę ciemność.
Cytat: Rovan w Marzec 13, 2012,
Każdy prawdziwy :) archiwista odeśle ich do odpowiedniego paragrafu w instrukcji, gdzie powinno byc wyraźnie powiedziane, że to pracownicy komórek porządkują akta przed przekazaniem ich do składnicy i przygotowuja spisy z-o.
Dokąd się tego nie nauczą radzę po prostu odmawiać przyjmowania dokumentacji (w instrukcji powinien być odpowiedni zapis stwierdzający, że archiwista ma prawo odmówić przyjęcia nieprawidłowo opracowanych akt).
Niestety w mojej instrukcji archiwalnej nie ma takiego zapisu (jest bardzo ogólnie napisana). Puki co przełożeni przychylają się do zdania "zapracowanej reszty urzędu", bo przecież dokumentacja i tak "zgnije w archiwum", a archiwista "jest od tego". Gdzie w takim razie szukać ratunku, mieli Państwo podobne przeżycia?
Wracając jeszcze do tego przejmowania rocznikami czy symbolami - życzę powodzenia w ustalaniu kompletności roczników na spisach ułożonych najpierw wg kolejności symboli. Zakres lat akt na takim spisie jest kompletnie przypadkowy i nie ma nic wspólnego z przekazywaniem materiałów archiwalnych do ap. I jeszcze jedna rzecz - na starym formularzu spisu sd.-odb. były tylko daty skrajne.
Spis mógł zatem wyglądać tak:
271 2005-2006
271 2006-2007
271 2006-2008
przy czym ta pierwsza teczka to rocznik 2006, druga 2007, trzecia 2008 - tyle że ze spisu to nie wynika. Pytanie: jak na takim spisie znaleźć sprawę 271/22/2006? ;D Teraz będzie już łatwiej, bo spis zawiera już kolumnę z określeniem rocznika (tak na marginesie - w instrukcji nie ma za to wymogu umieszczania tej informacji na teczce, to dość istotny brak), ale przypadkowość tego jakie lata (roczniki) obejmuje spis, pozostaje.
Racja, ale miałem na myśli spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, a nie z archiwum zakładowego do państwowego...
Chodziło mi o wypowiedź Rovana kt. przywołał rozporządzenie z 2002 r. Instrukcje kancelaryjne mówią dość jednogłośnie o przekazywaniu akt kompletnymi ROCZNIKAMI, co w mojej ocenie jednoznacznie wskazuje, że akta powinny być szeregowane wg jrwa w obrębie rocznika.
Wygląda na to, że każdy z omawianych układów ma swoje zalety i wady (i stosowanie każdego możemy uzasadnić powołując się na przepisy :D)
W tej sytuacji cofam moją pierwsza wypowiedź w tym temacie. Prawdopodobnie najlepszym wyjściem byłoby przygotowanie osobnych spisów z-o dla każdego rocznika. I wilk będzie syty i owca cała ;D
Kto robi za wilka? ;D
No jak to kto? Archiwista :D Taki niedobry jest, bo wymaga i nie chce przyjąć nieopracowanych teczek :D A oni przecież do tych teczek nigdy już nie zajrzą a muszą je robić wg przepisów :D A mają tyle pracy a archiwista tylko wydaje czasami dokumenty :D
Cytat: Rovan w Marzec 13, 2012,
Dokąd się tego nie nauczą radzę po prostu odmawiać przyjmowania dokumentacji (w instrukcji powinien być odpowiedni zapis stwierdzający, że archiwista ma prawo odmówić przyjęcia nieprawidłowo opracowanych akt).
W mojej jest (czyli z 18 stycznia) - Par. 16.1 . Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana w określony sposób
2) spisy z-o zawierają błędy lub braki
3) dokumentacja nie odpowiada spisom z-o.
Marcia - jakbym słyszała pracowników mojego urzędu :D
W tym roku mam przygotowane specjalne protokoły, które będę wypełniać przy nieprawidłowym przekazywaniu akt :D Na początek, przed przyjęciem akt, gdy mówię o protokole, to jest lekkie poruszenie i obawa wśród przekazujących i wolą jeszcze u siebie potrzymać dokumenty i je dokladniej opracować :D
Spisy z-o z k.o. do AZ sporządzamy za jeden rok wg. RWA,chyba ze jest teczka dwu ,czy kilku letnia ,chodzi o to żeby spis z każdego roku był oddzielny,a do AP wg.RWA w danym roku tj. 230-2010
231-2010
230-2011
231-2011
CytatW tym roku mam przygotowane specjalne protokoły, które będę wypełniać przy nieprawidłowym przekazywaniu akt Chichot Na początek, przed przyjęciem akt, gdy mówię o protokole, to jest lekkie poruszenie i obawa wśród przekazujących i wolą jeszcze u siebie potrzymać dokumenty i je dokladniej opracować Chichot
A cóż to za protokoły? Rozumiem, że w razie nieprawidłowego przekazania akt sporządzi się taki protokół, a czy same akta zostaną przyjęte do AZ? Kto otrzyma taki protokół - kierownik AZ?
A po co takie protokoły? Przecież archiwista nie może przyjmować do archiwum zakładowego nieprawidłowo opracowanej dokumentacji. Jeśli materiały są niewłaściwie przygotowane, wówczas należy po prostu odmówić ich przyjęcia. Myślę, że dodatkowa papierologia nie jest wskazana...
Te protokoły są po to, żeby w jakiś sposób trochę przymusić zdających do wysiłku. Tłumaczenia, prośby, szkolenia do niektórych nie docierają. Ale jak się powie, że się odmawia przyjęcia dokumentacji i sporządza się z tego protokół i odmowę przyjęcia dokumentacji zgłasza władzy wyższej, to jakoś ludzi nagle oświeca i umieją prawidłowo opracować teczkę :D Ten protokół to nic innego jak powiedzmy notatka służbowa z odmowy przyjęcia dokumentacji, ale "protokół" poważniej brzmi :D
Po pierwsze przepraszam, że pytam - wydaje mi się, że taki wątek już był ale nie mogłam go znaleźć ;)
Mam spis zdawczo-odbiorczy, sprawdzam jego poprawność. Mam wątpliwości co do układu haseł na spisie. Co jest ważniejsze? Układ chronologiczny czy układ rzeczowy wg haseł?
Np. - Mam pięć teczek - który układ jest ok?
3023 - rok 1998 3020 - rok 1999
3140 - rok 1998 3023 - rok 1998
3020 - rok 1999 3023 - rok 1999
3023 - rok 1999 3140 - rok 1998
3140 - rok 1999 3140 - rok 1999
Proszę o uwagi :)
A i jeszcze jedno :)
kat. B - 15 teczek.
Większość pracowników pisze mi tak.:
Lp. 1-15 liczba teczek 15
Wg mnie powinno być Lp. 1 liczba teczek 15 i każdą oznaczyć nr tomu, prawda?
Czy taką samą zasadę stosuję w przypadku kat. A?
Czy jak mam 3 teczki z tego samego roku, z tego samego symbolu wpisuję je jako 3 pozycje??
Prawidłowy jest układ w prawej kolumnie - jednostki układamy wg klas rzeczowych, a w ramach danej klasy chronologicznie.
Zapewne odezwą się również archiwiści, którzy stosują układ przedstawiony w lewej kolumnie - cóż, jeśli ich AP się nie czepia ja również nie będę, ale
Jeśli w danym roku masz w danej komórce kilka teczek akt w ramach jednej klasy rzeczowej (po prostu dlatego, że dokumentacja nie zmieściła się w jednej teczce) możesz wpisać je jako jedną pozycję na spisie z-o wpisując ilość teczek w kolumnie 6 spisu. W tym przypadku każda teczka będzie kolejnym tomem w ramach danej jednostki archiwalnej. Możesz je również rozpisać jako osobne pozycje. Ta druga metoda jest konieczna gdy jedna komórka zdaje np. zarejestrowaną w ramach tej samej klasy rzeczowej dokumentacje kilku projektów, lub kilku umów.
Przykład zastosowania obydwu sposobów w praktyce znajdziesz w załączniku
Serdecznie dziękuję za odpowiedź. Dokładnie tak myślałam. Jednak - odziedziczyłam archiwum po bardzo niekompetentnej osobie, która wpajała pracownikom złe zasady, złe metody. Teraz trudno mi ich "naprostować" bo ciągle słyszę - od zawsze tak robiliśmy i nikt się nie czepiał (czyt. archiwista zakładowy). Długa przeprawa przede mną... Prawda jest taka, że w efekcie zaczyna się wątpić w swoje umiejętności i znajomość przepisów ;)
Z czego to wynika , że kolumna prawa jest prawidłowa ,a lewa nieprawidłowa ?
Ne jest tak, że lewa jest nieprawidłowa, jednak z tego co pamiętam na zajęciach "Archiwum zakładowe" też uczono nas takiego sporządzania spisów z.-o.
Wydaje mi się, że w tej formie jest po prostu czytelniejszy.
A ja uważam , że ten z lewej jest czytelniejszy i od ... nastu lat tak robię, czyli wg. RWA , ale w danym roku, dodam ,że spis brakowania akt sporządzam w ten sam sposób i wiadomo przechodzi przez AP i nie ma zastrzeżeń.
Dokumentację z komórek przyjmujemy kpl. rocznikami i układamy na spisie wg. RWA , jeżeli są do przyjęcia akta np. z kilku lat , to układam też wg. RWA , ale w każdym roku oddzielnie, bo inaczej to by był groch z kapustą.
3023 - rok 1998
3140 - rok 1998
.........................
3020 - rok 1999
3023 - rok 1999
3140 - rok 1999
.........................
3023 - rok 2000
3140 - rok 2000
No może tak, ale jak się zagłębiam i szukam dokumentacji, to najpierw wg klasy, potem rocznik. Często jest tak, że nie pamiętają, w którym roku to było, a w takim układzie wszystkie teczki z poszczególnych lat stoją obok siebie...
Ostatnia odpowiedz dotyczy chyba układu teczek w archiwum na regałach, a nie układu w spisach z-o , czy dobrze zrozumiałem ? , jezeli tak - to inny temat.
Dołączam tę dyskusję do starego wątku w którym dyskutowaliśmy już o tych dwóch metodach szeregowania akt na spisie zdawczo-odbiorczym do az. Moim zdaniem żeby móc mówić że któraś z tych metod jest prawidłowa musielibyśmy miec oparcie w konkretnym przepisie. Ten wymóg spełnia tylko grupowanie akt najpierw latami a dopiero w ich obrębie wg jrwa - o ile instrukcja kancelaryjna określa wymóg przekazywania akt do az kompletnymi rocznikami (np. rozporządzenie z 18.01.2011 nie zawiera już takiego wymogu). Upieram się też przy zdaniu że ta metoda jest bardziej sensowna w przypadku prowadzenia ewidencji zasobu az w postaci papierowej. W elektronicznej ewidencji az całe te układanki tracą trochę sens.
Można jak sądzę przyjąć, że wobec braku ścisłych uregulowań obydwie metody są uprawnione, a na ich stosowanie mogą mieć wpływ najwyżej preferencje lokalnego AP.
Wydaje się, że jedyny sposób na uniknięcie tych wątpliwości to przekazywanie każdego rocznika na osobnym spisie :)
Cytat
Ostatnia odpowiedz dotyczy chyba układu teczek w archiwum na regałach, a nie układu w spisach z-o , czy dobrze zrozumiałem ? , jezeli tak - to inny temat.
Niby tak, ale układ teczek na regałach wynika bezpośrednio z ich układu na spisie z-o.
Otóż dokładnie stany - to, jak mam ułożone j.a. na półce w archiwum zalezy od tego jak mam je ułożone w spise z.o., czyż nie?
Ja przyjmuję dokumentację aktową do archiwum zakładowego tylko w układzie zaprezentowanym w prawej kolumnie, a więc zgodnie z kolejnością symboli w wykazie akt. Tylko taki układ jest zgodny z rozporządzeniem PRM z 18 I 2011 r.
Co do ułożenia w spisie z-o poniżej cytat Jarka:
CytatChodziło mi o wypowiedź Rovana kt. przywołał rozporządzenie z 2002 r. Instrukcje kancelaryjne mówią dość jednogłośnie o przekazywaniu akt kompletnymi ROCZNIKAMI, co w mojej ocenie jednoznacznie wskazuje, że akta powinny być szeregowane wg jrwa w obrębie rocznika.
Dodam ,że łatwiej jest też wydzielić do brakowania teczki ze spisu sporządzanego wg. kolumny lewej, bo roczniki nie są wymieszane jest przejrzyściej i z tego powodu.
W archiwum układam teczki wg. RWA, tak też zaleca AP , a nie wg. wpływu , czyli wg. sygnatur , a to też i ze względu na łatwiejsze i szybsze wyszukiwanie potrzebnych akt.
Cytat: MarcinP w Październik 12, 2012,
Ja przyjmuję dokumentację aktową do archiwum zakładowego tylko w układzie zaprezentowanym w prawej kolumnie, a więc zgodnie z kolejnością symboli w wykazie akt. Tylko taki układ jest zgodny z rozporządzeniem PRM z 18 I 2011 r.
Kiedy tak się jeszcze nad tym zastanawiam, to trudno się z tym nie zgodzić. Mam jednak wrażenie że to czysty przypadek a nie przemyślana przez autorów rozporządzenia zasada. Ja się w każdym razie i tak będę trzymał swego ;)
A więc pozostajemy przy zdaniach odrębnych ;)