witam
kolejny dylemat...
otóż prowadzę spis spraw np. są to projekty. mam 100 projektów czyli 100 spraw grupowanych w jednym spisie spraw.każdy projekt jest prowadzony w osobnej teczce.w pierwszej teczce tej grupy spraw jest spis spraw.projekty sa zakończone i przekazywane od AZ na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. czy w spisach z-o wymieniamy wszystkie projekty?
Jeśli te projekty mają kategorię A, to musisz w spisie z-o każdą fizyczną teczkę opisać pod odrębnym numerem. Jeśli jest to kategoria B, to możesz wziąć wszystkie projekty do kupy i wpisać pod jedną pozycją a w rubryce "ilość teczek" wpisać 100, a w rubryce "daty skrajne" wypisać lata, za jakie te projekty są.
A czy nie chodzi tu przypadkiem o projekty będące dokumentacją techniczą? Dla takich projektów stosować należy spis przewidziany dla dokumentacji technicznej, gdzie każdy projekt musi być wyszczególniony osobno.
nie jest to dokumentacja techniczna.
Jeszcze jedno. Jeżeli w dziale jest np 10 osób prowadzących sprawy, każda z osób ma inna grupę spraw/wszyscy zajmują sie rozliczaniem projektów/. czy spis Z-O tworzymy dla każdej z osób czy dla całego działu(z ten sposób jest będzie tylko 1 spis który składa się z10 poz.)???
Jeżeli spis Z-O założymy dla poszczególnych osób to spisie jest albo jedna pozycja /np składająca sie z 100 tomów-spraw-projektów/ lub ze 100 spraw-pozycji-projektów....
Cytat: marcia w Marzec 03, 2012,
Jeśli te projekty mają kategorię A, to musisz w spisie z-o każdą fizyczną teczkę opisać pod odrębnym numerem. Jeśli jest to kategoria B, to możesz wziąć wszystkie projekty do kupy i wpisać pod jedną pozycją a w rubryce "ilość teczek" wpisać 100, a w rubryce "daty skrajne" wypisać lata, za jakie te projekty są.
w przypadku kat. A będzie identyczny wykaz projektów, zarówno spisie spraw jaki i w spisie Z-D. Czy to ma sens???
Niezależnie od kategorii na każdej teczce trzeba chronologicznie napisać :Tom I. II, III itd. Jeżeli jest to ta sama komórka prowadząca te projekty ,to wtedy sporządzasz jeden spis zd-odb. i umieszczasz wszystkie teczki w spisie z-o w sposób zależny od kategorii.
Pozdrawiam
czyli sporządzam jeden spis Z-D /dla 10 osób czyli dla całego działu/. każda z osób prowadzi po10 spraw (i każda z tych osób prowadzi spis swoich spraw).Czy w związku z tym na spisie Z-D wpisuje 100 poz/projektów (czyli wszystkie projekty z całego działu) czy tylko 10 poz.??
Jeżeli jest to jednej komórce o. , każda z 10 osób powinna w jednym spisie spraw kolejno rejestrować prowadzone przez siebie sprawy aż do 100, a w uwagach zaznaczyć nazwisko kto prowadzi daną sprawę- czyli jeden spis spraw i 100 poz. w spisie spraw i jeden spis z-o , a w nim w jednej poz. 100 teczek dla kat B , a dla kat. A 100 poz .
Pozdrawiam
Na spisach zdawczo-odbiorczych nie umieszczamy poszczególnych spraw tylko całe teczki rzeczowe.
Przy czym w jednej komórce nie można prowadzić kilku teczek rzeczowych dla tej samej klasy JRWA.
Inaczej mówiąc w danej k.o. wszystkie sprawy z tej samej klasy powinny się znaleźć na jednym spisie spraw. Z kolei jeden spis spraw = jedna pozycja na spisie zdawczo-odbiorczym.
ok. dzięki
jeszcze jedno. na spisie spraw wpisujemy nazwisko referenta. jeżeli prowadzimy jeden spis dla całego dzialu to jakie wpisujemy nazwisko?
Kto mówi o umieszczaniu spraw w spisie z-o ? czytaj uważnie napisałem,że 10 osób prowadzi na jednym spisie spraw -100 spraw, w teczce o jednym symbolu, w jednej komórce o. i napisałem jeden spis spraw i 100 poz. w spisie spraw i jeden spis z-o , a w nim w jednej poz. 100 teczek dla kat B , a dla kat. A 100 poz . (bo jest 100 teczek-tomów). Czyli 10 osób prowadzi jedną teczkę o jednym symbolu k. , która ma 100 spraw.
Nie wpisujemy nazwiska referenta,bo należałoby wpisać 10 nazwisk,a gdzie to zmieścisz, wpisuje ( można dla jasności ,żeby z łatwością wiedzieć kto prowadzi daną sprawę tzw. szybki podgląd ) w uwagach swoje nazwisko przy swojej sprawie każda z tych 10 osób które prowadza daną sprawę.
Stany, moja wypowiedź odnosiła się do pytania tomka11:
CytatCzy w związku z tym na spisie Z-D wpisuje 100 poz/projektów (czyli wszystkie projekty z całego działu) czy tylko 10 poz.??
Twój opis postępowania jest oczywiście jak najbardziej prawidłowy.
Cytat: stany w Marzec 05, 2012,
Nie wpisujemy nazwiska referenta,bo należałoby wpisać 10 nazwisk,a gdzie to zmieścisz, wpisuje ( można dla jasności ,żeby z łatwością wiedzieć kto prowadzi daną sprawę tzw. szybki podgląd ) w uwagach swoje nazwisko przy swojej sprawie każda z tych 10 osób które prowadza daną sprawę.
Metryka sprawy na pewno rozstrzygnie ten problem ;D
Przykładowo w kom. organiz. Architektury i Budownictwa 10 osób prowadzi jeden spis spraw dot. pozwoleń na budowę ,a spraw jest w roku ok. 1000 i każda z tych 10 osób rejestruje swoją sprawę przydzieloną do załatwienie ,a w rubryce uwagi wpisuje swoje nazwisko i nie ma problemu , wiadomo kto jest odpowiedzialny za daną sprawę - i do czego tu potrzebna metryka sprawy ?
do stany
w jaki sposób komórka przekazuje potem dok.do AZ? , jest 1 spis spraw i 10 osób. (sprawa=teczka wiązana) przyklad: pierwsza osoba załatwia sprawe(ma teczke) 1, 5,23,55; druga osoba sprawę(ma teczkę) 2,33,44,78 itd. czy potem należy teczki wyciągać od poszczególnych osób i układać je zgodnie ze spisem?? czy jest jakiś inny sensowny sposób
wiec?
Sprawy muszą mieć układ chronologiczny. Nie ma więc innego rozwiazania jak to, o którym piszesz - wyciągamy teczki od poszczególnych osób i układamy po kolei.
Oczywiście jeden spis jak pisałem wyżej. Sprawy-teczki powinien ktoś jeden odpowiedzialny w danej k. o. skompletować wszystkie kolejne sprawy -teczki i kompletne i uporządkowane przekazać spisem z-o do AZ. Obowiązkiem k. o. jest uporządkować ,sporządzić spis z-o i przekazać do AZ.