Chciałam Was podpytać, czy może ktoś już działa w EZD? Jeśli tak, to jakie macie odczucia lub uwagi? U nas jest to na chwilę obecną system wspomagający, który od następnego roku będzie podstawowym. Na razie jest trochę do ogarnięcia :D
Może komuś się w przyszłości przyda:
http://martatuminska.blox.pl/2012/02/EZD-bledy-przy-prowadzeniu-spraw-w-Elektronicznym.html
U nas, mimo posiadania od 2009 r. systemu elektronicznego, nie zapowiada się na wdrożenie EZD, o co, jako archiwista zabiegam niesamowicie :)
Chętnie poczytam Twojego bloga :)
Mam nadzieję, że uda mi się na nim zamieścić z czasem więcej informacji na temat EZD :)
Wprawdzie instytucja, w której pracuję nie podpada pod przepisy rozporządzenia z 18.01.2011, niemniej planujemy przejśc na system EZD opierając się o dotyczące go zapisy nowej IK wprowadzonej w/w rozporządzeniem. W związku z tymi planami mam kilka wątpliwości:
Dokumenty nadesłane w formie papierowej są w kancelarii digitalizowane i rejestrowane w systemie. Przy czym odwzorowania cyfrowe trafiają do EZD, a papierowe oryginały (bezpośrednio z kancelarii) do składu chronologicznego, gdzie przechowywane są w układzie w jakim zostały zarejestrowane (a więc wg numerów kancelaryjnych) bez podziału na poszczególne sprawy, klasy rzeczowe i kategorie archiwalne. Analogicznie postępuje się z dokumentacja nadesłaną na nośnikach informatycznych. --> jak dotąd wszystko jasne i przejrzyste :)
Materiały ze składu chronologicznego są po 2 latach od zakończenia sprawy, której część stanowią przekazywane do AZ, a materiały ze składu informatycznych nośników danych - brakowane (za wyjątkiem tych, których nie skopiowano do EZD - one również trafiają do AZ).
Przy przekazywaniu dokumentacji ze składu chronologicznego układ tej dokumentacji musi pozostać niezmieniony --> wciąż jasne :)
Teraz (wreszcie ;D) czas na moje wątpliwości:
- W składzie chronologicznym materiały uporządkowane są tylko wg numeru kancelaryjnego (bez podziału na poszczególne sprawy), natomiast przejmowana do AZ jest dokumentacja konkretnych spraw. Jak to w praktyce pogodzić z zapisem mówiącym o pozostawieniu dokumentacji przejmowanej ze skł. chronol. w układzie niezmienionym?
Jeśli przejmuję ze składu chronol. pisma dot. konkretnych spraw, będę musiał oddzielić je od pism dot. tych spraw, które jeszcze nie kwalifikują się do AZ. Nierzadko burząc przy tym układ wg numerów kancelaryjnych.
Przkładowo: w składzie chronologicznym mam pisma z nr kancelaryjnymi od 1 do 100 dotyczące 10 różnych spraw. Od zakończenia 3 spraw minęło 2 lata, w związku z czym pisma ich dot. (przykładowo o nr kanc 1, 7, 23, 31, 45, 52, 57, 78, 83, 99) powinny trafić do AZ. Widzę tu 2 problemy:
1 - Jeśli wyłączę ze składu chronol. te konkretne pisma, to czy nie dojdzie do rozbicia w/w układu (który miał pozostać niezmieniony).
2 - Czy przejmując w/w pisma do AZ powinienem rozdzielić je na poszczególne sprawy, czy przejąć jako jeden zbiór (w kolejności nr kanc)?
Zależy mi przede wszystkim na opiniach tych z Was, u których wprowadzony został system EZD.
Wiem, że jeszcze nie dokonywaliście przejęcia do AZ materiałów gromadzonych zgodnie z nowymi przepisami, ale zapewne zastanawialiście się jak ma to w praktyce wyglądać. Może ktoś z Was konsultował się w tej sprawie z AP? Proszę podzielcie się swoimi opiniami/przemysleniami itp.
No i chcąc nie chcąc wracamy do naszej dyskusji nt. tego od czego obliczamy czas przekazania dokumentacji do az/składnicy :)
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2109.15.html
W tym wypadku IK mówi wyraźnie (par. 38 ust. 1) że zbiór ze składu przekazuje się rocznikami, niczego nie wyłączamy.
Tak, tylko jak to się w praktyce ma do zapisów z par. 37, wg którego do AZ przejmujemy akta spraw zakończonych po 2 latach od ich zakończenia.
W składzie chronologicznym dokumenty są uporządkowane w kolejności rejestracji w EZD, bez podziału na sprawy. Jeśli zatem część dokumentów zarejestrowanych w systemie i umieszczonych w składzie np. w roku 2012 należy do spraw zakończonych w tym samym roku to trafią one do AZ w 2015. Natomiast dokumenty zarejestrowane również w 2012, ale przynależące do spraw ciągnących się kilka lat trafią do AZ odpowiednio później.
Siłą rzeczy zbiór powstały w przykładowym 2012 r. zostanie rozbity ???
Ale się uparłeś na te sprawy zakończone :)
W tym wypadku nie ma znaczenia czy sprawy będą zakończone czy nie - chodzi o pisma (przesyłki) zarejestrowane w danym roku. Nie ma mowy o żadnym rozbijaniu tego zbioru na etapie przekazywania do az, pojawi się tu jedynie rozdział na przesyłki w pełni i nie w pełni odwzorowane.
Albo pomiędzy par. 37 i 38 IK zachodzi (w pewnych okolicznościach) wewnętrzna sprzeczność, albo ja czegoś nie rozumiem :'(
Ok, zatem wszystkie przesyłki (ze składu chronologicznego i informat. nośników danych) zarejestrowane w danym roku są po 2 latach w komplecie przekazywane do AZ. Nawet jeśli sprawy, których dotyczą są wciąż w toku?
I co z przesyłkami, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego? Zgodnie z par. 21, ust. 7 IK mają one trafić do składu do składu dopiero po zakończeniu sprawy. A jeśli będzie się ona ciągnęła dłużej niż przewidziane 2 lata?
Słuszna uwaga. Założenie jest jednak takie że skład ma swoją ewidencję, w której zawsze można odnotować ruch dokumentacji, tak jak w dotychczasowej ewidencji az. Elektroniczne akta spraw i przesyłki ze składów będą po prostu traktowane odrębnie, mimo że zawierają dane ze sobą powiązane.
Też w kwestii EZD ale z innej beczki. Czy ktoś ma doświadczenia (dobre, złe) z modułem archiwum zakładowego w ramach ezd? Tak wiem, to niekoniecznie musi być moduł wiem ale tak się jakoś dzieje, że często jest to osobny moduł i najczęściej nie jest jeszcze skończony... ;) Tak jest w większości systemów, które miałem okazję zobaczyć.
Konkretnie chciałem zapytać o sprawę potwierdzania zmianę statusu spraw prowadzonych wyłącznie w postaci elektronicznej z OZ na archiwalny. Wg. instrukcji archiwalnej (tej dla jst - innych przepisów nie ma w tym zakresie) jest mowa, że to ma się dziać automatycznie i czynność nie wymaga spisu zdawczo-odbiorczego. Dlatego moja wątpliwość jak ma to "widzieć" archiwista zakładowy? Jeśli automatycznie i bez spisu to nie potwierdza przejęcia tej części dokumentacji pod swoją opiekę?
Będę wdzięczny za podzielenie się posiadanymi doświadczeniami w tym zakresie.
Akurat u mnie - jak już pisałam - mamy obieg, nie mamy EZD, nie ma odrębnego modułu, tylko "archiwum" jest jedną z funkcjonalności. Ostatnio na wersji testowej próbowałam stworzyć paczkę archiwalną z przykładowej sprawy, ale okazało się, że to nie działa. Informatyk jest w trakcie sprawdzania i wołania od firmy dostarczającej oprogramowanie do naprawienia funkcjonalności, ale jak powiedzieli: mają czas, w sumie żadne urzędy nie korzystają z tego jeszcze.
trochę nie rozumiem co to znaczy: "mamy obieg, nie mamy EZD" ale to mniejsza.... Moje pytanie podyktowane było inna wątpliwością. Zanim z systemu sprawy w postaci paczki archiwalnej przekaże się do ADE muszą pojawić się sprawy zarchiwizowane. Kłopot jednak taki, że albo system nieskończony bo jest jeszcze czas... albo nie spełnia wymagań stawianych przepisami (zwłaszcza w zakresie AZ). Dlatego trudno tutaj usłyszeć coś konstruktywnego...
My mamy EZD ale nie mamy jeszcze modułu archiwalnego, mamy mieć dopiero w przyszłym roku;) ale!! w tym tygodniu ma być u nas firma z jakimś programem do obiegu dokumentacji i mają też przywieźć moduł archiwalny. Jeśli macie jakieś pytania odnośnie modułu, które was nurtują to piszcie, postaram się ich o wszystkiego wypytać, no chyba, że nie zostanę zaproszony na prezentacię:P
A nie, to ja firm, które "mówiły", że mają funkcję AZ widziałam kilka ale w praktyce zawsze czegoś brakowało i zawsze bardzo podobne odpowiedzi słyszałem: no to nie działa jeszcze ale z tym się nie pieszy bo to od razu nie musi działać :) ale jak nie działa to jak to przetestować?
A pytanie powtórzę raz jeszcze: w jaki sposób archiwista zakładowy jest "powiadamiany" o tym, że że dana komórka "przekazuje mu" sprawy OZ? W systemie tradycyjnym mamy spisy z-o i fizyczne przekazanie... w systemie elektronicznym spisy nie są wymagane, a jedynie sprawy zmieniają status z OZ na archiwalne i już. Kłopot zaczyna się gdy mamy sprawy prowadzone wyłącznie w systemie i nie ma żadnego "papieru"....
A może warto zadać sobie pytanie czy takie potwierdzenie jest jeszcze potrzebne? W takim archiwum jakim jest EZD tradycyjna ewidencja traci trochę rację bytu ...
ps. u nas też to wszystko na razie w sferze planów ale zapraszamy :)
Pytasz co to znaczy "mamy obieg nie mamy EZD"? Już tłumaczę :) W 2009 wdrożono u nas sytem elektronicznego obiegu dokumentów. I od tego momentu prowadzimy wszystko podwójnie. Wszystkie sprawy prowadzimy w obiegu, każde pismo ma swoje odwzorowanie, skanujemy każde pismo przychodzące, wychodzące musi przejść przez dekretację elektroniczną (też w obiegu). Mimo tego wszystkiego nadal mamy system tradycyjny "wspierany" mówiąc w skrócie. Dokumentację archiwizujemy tradycyjnie, póki co w systemie to po prostu jest. I tak wygląda szara rzeczywistość. Obecnie pracownicy wykonują wszystko podwójnie - tradycyjnie i elektronicznie. Ot i tyle.
Co do modułu archiwum. Jak pisałam - u nas też póki co nie działa, "bo nie musi jeszcze".
Co do statusu sprawy. Myślę, że archiwista powinien być powiadamiany, może dana sprawa powinna przechodzić do "zasobu archiwum" w EZD? Jakiś dodatkowy pogląd na sprawy zakończone?
Gdzieś musi być napisane, że dana sprawa przeszła już do archiwum.
Właśnie, a co z sygnaturami spraw w archiwum EZD?
My na chwilę obecną mamy podobnie. Z tym że dokumentacja nie jest skanowana, a jedynie rejestrowana w systemie. (stosujemy system SignUM - stworzony w UM w Warszawie i wprowadzony w wielu jednostkach podległych). Teoretycznie można wykonać i dołączyć skan dokumentu, ale nie mamy do tego ani sprzętu ani ustalonej procedury.
Od przyszłego roku (jak dobrze pójdzie ;D) planujemy przejście na pełny EZD.
Ech. My mamy rewelacyjny skaner - kilkadziesiąt zeskanowanych pism w minutę nawet potrafi zrobić. Więc skanuję każde jedno pisemko. A EZD jak nie było, tak nie ma. Codziennie ponad 100 kopert wysyłanych, w tym do instytucji. Pytam - czemu nie wysyłacie elektronicznie tego? Przez ESP? Najczęściej pada odpowiedź, że "muszą mieć zwrotkę". I na nic tłumaczenie, że UPO to też zwrotka. Niepotrzebne drukowanie pism, które wychodzą do interesantów, skoro wszystko i tak mamy w systemie. System już umożliwia zrobienie pięknej, pełnej paczki archiwalnej ;) Ale co z tego?
Ty (archiwistka) skanujesz bieżącą korespondencję? Czy to przypadkiem nie powinno byc robione w kancelarii?
Archiwistą jestem z wykształcenia. A pracuję w kancelarii. Archiwistą jest u nas w zakładzie osoba po kursie archiwalnym :)
Witam
u mnie w jednostce dopiero powstaje SIWZP dot. EZD. Co dla mnie jako archiwisty powinno być ujęte w takiej specyfikacji aby po wdrożeniu nie było problemów?
Bardzo dobre pytanie, w sumie to nie ma żadnego dokumentu ani publikacji, określających, co powinien zawierać EZD z punktu widzenia archiwisty zakładowego. Najłatwiej, to chyba będzie przejrzeć, co w innych SIWZ podawano, albo przebrnąć przez całe prawodawstwo dot. e-dokumentu i e-systemów a także zapoznać się z modelowaniem procesów.
Cytat: marcia w Luty 12, 2012,
Może komuś się w przyszłości przyda:
http://martatuminska.blox.pl/2012/02/EZD-bledy-przy-prowadzeniu-spraw-w-Elektronicznym.html
Link nie działa. Czy blog został może przeniesiony pod inny adres?
Blog usunięty, ale na maila mogę wysłać prezentację :-)
Przede wszystkim opcja generowania paczek archiwalnych i możliwosć przekazania spraw zakończonych po określonym czasie do archiwum. :)
Cytat: marcia w Kwiecień 02, 2013,
Blog usunięty, ale na maila mogę wysłać prezentację :-)
To w takim razie prosiłabym o przesłanie prezentacji na maila/PW.
Poza ww. opcja udostępniania spraw archiwalnych, sortowania wg kategorii, tworzenia wykazów/spisów i in. oraz brakowania.
Dodałabym jeszcze możliwość przeglądania spraw bieżących pod kątem poprawności sporządzanych metadanych, żeby nie było, że dopiero po przekazaniu archiwista zakładowy zauważa, że były przygotowywane nie do końca, tak jak powinny i on teraz musi coś poprawiać.
Pewnie też przydałby się profil/konto, które pozwalałoby archiwiście państwowemu na dokonanie kontroli e-archiwum zakładowego, oczywiście z rejestracją takiej czynności.
proszę o przesłanie prezentacji kingasr1984@interia.pl
Pozdrawiam
Tak postrzegano EZD kilka lat temu.