W urzędzie, w którym pracuję, został wskazany tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Niedługo zostaną wskazane wyjątki od podstawowego systemu przebiegu załatwiania i rozstrzygania i załatwiania spraw w następujący sposób:
kopie decyzji ustalających zobowiązanie podatkowe w podatku od nieruchomości, rolnym, leśnym od osób fizycznych generowanych i drukowanych masowo na początku roku przechowywane są w formie elektronicznej w systemie informatycznym.
W urzędzie stosujemy już od kilku lat elektroniczny obieg dokumentacji z równoczesnym tradycyjnym obiegiem w formie papierowej. Jednakże program nie posiada aplikacji do archiwum cyfrowego. Czy możemy po zamieszczeniu metadanych dla poszczególnych decyzji przechowywać je po tym, jak dany wydział przekaże je po 1 czy 2 latach, na odrębnym dysku przez okres 10 lat? Jakie są wymogi w odniesieniu do sprzętu komputerowego?
Jarek
Cześć.
W sumie mamy podobną sytuację, decyzje dot. podatku rolnego wystawiane są w tzw. systemie dziedzinowym - specjalnym programie, który zlicza podatek i wystawia decyzje.
W instrukcji jest przepis mówiący o wydzieleniu spraw z prowadzenia w EZD (aczkolwiek - podobnie jak my wy macie system wspomagany). Nie wiem, szczerze mówiąc, jak rozwiązać sprawę w tym orzypadku.
U nas pojawiają sie też sytuacje, gdzie wpływają do nas pisma elektronicznie, z podpisem. Nadawca żąda odpowiedzi również elektronicznie. Pismo takie dostaje znak sprawy, jednak w "teczce" prowadzone są też sprawy papierowe. Jak wówczas po upływie okresu przechowywania zdac taką teczkę do archiwum?