Jak postępujecie z dokumentacją przesyłaną do urzędu tylko "do wiadomości"? Co robić z taką dokumentacją? ???
Zarejestrować sprawę w odpowiedniej klasie rzeczowej i oznaczyć pismo aa. jako nie wymagające podejmowania żadnych czynności. Prawdziwym kłopotem jest korespondencja, na którą za diabła nie zarejestrujemy, bo nie mamy odpowiedniej klasy rzeczowej - pismo zostało błędnie skierowane itp., nawet chcąc tylko przesłać je właściwemu podmiotowi mamy problem z dobraniem klasy rzeczowej.
Zastanawiałem się, czy nie kwalifikować takich pism jako kat. Bc. Trochę dziwnie będzie, gdy np. w teczkę kat. A włożę pismo "do wiadomości", którego związek z resztą materiałów archiwalnych w tej teczce będzie bardzo luźny albo nawet żaden.
W przypadku pism błędnie skierowanych zazwyczaj staramy się dobrać klasę wg treści pisma. Jeśli się nie da, to wtedy dajemy jakąś "współpracę" - np. współpraca z ośrodkami pomocy społecznej itp.
Ja ustaliłem u siebie w Starostwie ,że w sytuacjach o których piszecie - błędnie skierowane pismo, czy otrzymane do wiadomości rejestrujemy w klasie - 0124 ''Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od powiatu '' BE5 [dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi ],a jak są też pisma z jednostek podległych ,to tworzy się podteczkę.
Pozdrawiam
To zdanie interpretujące po haśle w nawiasie: [dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi ] dodał Pan sobie sam, czy to wynika to z jakichś przepisów?
Już sprawdziłem :) Dziwne, że wcześniej tego hasła nie znalazłem. Dziękuję za pomoc ;)
Jak to jest z pismami, które po dekretacji prezesa zostają skierowane do wiadomości konkretnej komórki organizacyjnej. Jaka będzie kategoria?
To zależy czego dotyczą te pisma
Pismo skierowane do wiadomości lub do służbowego wykorzystania klasyfikuje się do właściwego symbolu rzeczowego, po czym dalsze kroki wyglądają następująco: jeśli nie wchodzi ono w skład akt sprawy otrzymuje kategorię BC i do wywałki (u nas jest taki zapis w przedmowie do naszego rzeczowego wykazu akt), jeśli takie pismo wchodzi do akt sprawy, to trafia z tą sprawą do teczki. Wszystko, oczywiście, zależy od kontekstu.
Cytat: GAP1 w Lipiec 04, 2014,
Pismo skierowane do wiadomości lub do służbowego wykorzystania klasyfikuje się do właściwego symbolu rzeczowego, po czym dalsze kroki wyglądają następująco: jeśli nie wchodzi ono w skład akt sprawy otrzymuje kategorię BC i do wywałki (u nas jest taki zapis w przedmowie do naszego rzeczowego wykazu akt), jeśli takie pismo wchodzi do akt sprawy, to trafia z tą sprawą do teczki. Wszystko, oczywiście, zależy od kontekstu.
Kat. Bc?! o zgrozo! I dla tego nie lubię archiwów wyodrębionych, gdzie wolna amerykanka kwitnie. Sami wydajecie sobie zgody na brakowanie, oraz macie dziwne zapisy w jrwa.
U nas, czyli w jednostkach podlegających pod rozporz. prezesa rady ministrów z 18.01.2011 r. jest taki zapis
"sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postepowania administracyjnego,
wymagajace rozpatrzenia i podjecia czynnosci słubowych
lub przyjecia do wiadomosci"
Jeśli pismo do wiadomości trafiło do teczki kat. A to ma kat. A, jak do B-5 to B-5.
No właśnie. Jest jasność, że pismo powinno trafić do właściwej teczki zgodnie z RWA.
Tak właściwie moje pytanie i wątpliwość wzięło się z faktu, iż ostatnio pewna pani z wydziału powiedziała, że chce przekazać dokumentację do archiwum, te ważne,bo takie pisma do wiadomości to wkłada do niszczarki.
Ale w czym jest problem? Mnie też wkurza wolna amerykanka w archiwach wyodrębnionych, ale akurat to, co napisałem, jest logicznym rozwiązaniem.
Przykład: wpływa do komórki organizacyjnej pismo dotyczące godzin pracy ambulatorium zakładowego albo informujące o przerwach w pracy poczty elektronicznej. Typowe pisma do wiadomości. Otrzymują one właściwy symbol klasyfikacyjny, po czym co? BC. Przecież chyba nie do teczki.
Cytat: GAP1 w Lipiec 05, 2014,
Ale w czym jest problem?
[...]
Przykład: wpływa do komórki organizacyjnej pismo dotyczące godzin pracy ambulatorium zakładowego albo informujące o przerwach w pracy poczty elektronicznej. Typowe pisma do wiadomości. Otrzymują one właściwy symbol klasyfikacyjny, po czym co? BC. Przecież chyba nie do teczki.
No chyba raczej do teczki. A jak my jako urząd miasta otrzymujemy od starostwa pozwolenia na budowę, też do wiadomości, to co mamy je niszczyć? Absurd jakiś. My jako miasto wolimy wiedzieć co się buduje na "naszym" terenie.
Art. 276 Kodeksu karnego:
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać,
podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Przepisy ustawy o narodowym zasobie za niszczenie materiałów archiwalnych przewidują karę do 3 lat pozbawienia wolności.
Nawet jeśli dokument jego zaliczany do kat. Bc, to powinien być objęty procedurą brakowania (chyba, że jest generalna zgoda AP lub przepisy zatwierdzone przez NDAP przewidują inaczej).
No właśnie MarcinieP. W ogóle mam takie wrażenie, że pracownikom się wydaje, że niektóre dokumenty są ich i mogą sobie z nimi robić co im się podoba. Przecież to tylko jakieś informacje, które ktoś przysłał. Nie wymagają podjęcia żadnych czynności, więc to nic ważnego. Zapoznałem się, przyjąłem do wiadomości, można zniszczyć. Smutne to, ale prawdziwe.
Panowie, Wasze posty poszły w jakimś dziwacznym kierunku. I jeszcze to straszenie więzieniem. Pozwólcie więc, że postaram się wyjaśnić kilka kwestii. Po pierwsze, istnieją 2 sytuacje: pismo do wiadomości wpływa z zewnątrz lub pismo do wiadomości jest wytwarzane przez daną komórkę organizacyjną wewnątrz urzędu i wpływa do innych komórek. Po drugie, oczywistym jest, że nie wszystkie pisma do wiadomości będą kwalifikowane na BC. Zwłaszcza pisma z zewnątrz. Ale też nie każde tego typu pisma będą szły do teczki. Przecież pisma tego typu mają różną treść - czasami ważną, czasami kompletnie trywialną. Po trzecie, nigdzie nie napisałem, że pisma BC nie przechodzą procedury brakowania zgodnie z przepisami. Oczywiście, przechodzą. Akurat w naszej instytucji dokumentacja kancelaryjno-manipulacyjna jest traktowana bardzo poważnie (moim zdaniem, nawet za bardzo, ale to prywatna opinia).
Reasumując, pismo dotyczące pozwoleń na budowę w oczywisty sposób nie będzie szło na zniszczenie. Ale pisma dotyczące problemów z Internetem lub pocztą elektroniczną, wytwarzane przez komórkę informatyczną (czyli wewnątrz danego urzędu), ważne tylko tego dnia, kiedy zachodzą niniejsze problemy, idą na BC. Moim zdaniem, zbieranie tego typu informacji w teczkach - jest bezsensem. Archiwum wtedy spuchnie tak ...
Od kiedy przy przejmowaniu korespondencji pisma dzieli się na te ważne,które trafią do teczki aktowej i te trywialne, które do niej nie trafią? ??? Uważam, że każde pismo powinno być klasyfikowane zgodnie z RWA. Te mniej ważne, których nie można podciągnąć pod jajiś konkretny symbol z wykazu mogą trafić do teczki jako np. Inna korespondencja i tyle.
Jeśli wszystkie pisma nie będą szły do teczki, to w takim razie gdzie?
Jedyna sytuacja, w której dokument otrzymany do wiadomości mógłby zostać zakwalifikowanyy do kat. BC to ta gdy dane pismo zostało zadekretowane na kilka komorek org. Komórka wiodąca otrzymała oryginał (który kwalifikuje zgodnie z JRWA), zaś pozostałe komórki dostały kserokopie (BC).
No cóż, w naszej "resortowej" instytucji obowiązują widocznie inne zasady. Klasyfikacja następuje wg rzeczowego wykazu akt, ale - jak już napisałem - istnieje też podział pism wg treści.
Z drugiej strony, fakt, że wymaga to doświadczonego personelu archiwalnego. Przyznaję, że mniej doświadczony archiwista mógłby w taki sposób pismo ważne przepuścić na protokole brakowania BC.
OK, może i u Was są bardziej rozsądne zasady. W każdym razie nie staram się dogmatycznie trzymać tylko jednego rozwiązania.
Generalnie chodzi o to, aby dokument był traktowany zgodnie z obowiązującymi zasadami. Trafił do teczki, miał jakąś kategorię, nawet może być BC. Tylko, aby archiwista miał nad tym kontrolę. Nie może decydować pracownik jakiejś komórki. Uznaje, że to pismo nie jest ważne i sobie niszczy po zapoznaniu się z nim, bo to było tylko do wiadomości.
Ale przecież obowiązuje procedura brakowania dokumentacji BC. Jeśli w danej instytucji jest ona stosowana (a faktycznie jest z tym różnie), to przecież archiwum musi dokonać sprawdzenia takich pism. I jeśli coś nie powinno trafić na kategorię BC, to jest wycofywane z protokołu. Taka sytuacja panuje w naszej instytucji, i muszę przyznać, że sporo pism wycofujemy z BC na teczki. Nawet zdarza się czasami kategoria A.
Ja się boję, że u mnie pracownicy sami sobie niszczą niektóre pisma. Poza procedurą. To mnie martwi. :(
Wcześniej pracowałem w archiwum pewnej instytucji, gdzie procedura brakowania BC znajdowała się jedynie na papierze. Faktycznie nikt jej nie stosował, nawet archiwum się tym nie przejmowało. I to dopiero był dramat.