Ostatnio naszył mnie pewne wątpliwości odnośnie tego, co należy wpisać w rubryce "znak pisma" na formularzu spisu spraw. Początkowo byłem przekonany, że w przypadku gdy sprawę wszczyna pismo przychodzące należy tam wpisać znak jakim opatrzył to pismo nadawca. Natomiast w przypadku gdy sprawę wszczyna pismo wytworzone "u nas" rubryki tej w ogóle się nie wypełnia.
Spotkałem się jednak niedawno z opinia, że w polu "znak pisma" należy wpisywać znak sprawy nadany jej w "naszej" jednostce.
Czy ktoś jest w stanie rozwiać moje wątpliwości?
Jeśli zaś w rubryce "znak pisma" wpisujemy znak pisma przychodzącego, to gdzie (jeśli w ogóle) wpisujemy na spisie spraw znak sprawy?
W rubryce znak pisma:
1. wpisuje się znak pismo zewnętrznego przychodzącego (nadanego w innej jednostce);
2. wpisuje się słowo "Własne", jeśli jest to pismo własne wychodzące na zewnątrz - rubryka nie może być pusta.
Nie wolno wpisywać znaku sprawy (pisma) własnego, gdy jest to nielogiczne - znak sprawy (pisma) wynika musi ze spisu spraw! Jeśli w rubrykach spisu spraw mamy kolejno: rok (np. 2011), symbol komórki (np. OR), symbol z JRWA (np. 1425) i poniżej kolejno ponumerowane w kolumnach sprawy, to znak sprawy właśnie wynika z tego układu spisu spraw, tj. sprawa pod numerem 6 ma więc znak: OR.1425.6.2011
Mam nadzieję, że w miarę jasno to skleciłem ;)
Dzięki. Już się zaczynałem bać, że przez kilka lat źle doradzałem k.o. :)
Witam,
a jak postąpić z co miesięcznym sprawozdaniem merytorycznym, które wychodzi na zewnątrz do organizatora instytucji.
Czy co miesiąc mamy nową sprawę, czy jedna sprawa to dwanaście sprawozdań z całego roku ?
z góry bardzo dziękuję za odpowiedź
To juz chyba zależy od Ciebie, jak wygodniej. Ja zrobiłabym 12 spraw.
Uważam ,że powinno być 12 spraw ,bo każde sprawozdanie miesięczne to inna sprawa w tej teczce.
Pozdrawiam
Każde sprawozdanie jest odrębną sprawą. Traktowanie wszystkich sprawozdań jako jednej sprawy jest błędne.
To taki błąd i nie błąd. Nie ma jednoznacznych kryteriów pozwalających przełożyć definicję sprawy na to co jest nią w praktyce. A praktyka czasem dąży do minimalizowania ilości zakładanych spraw.
CytatCytat: Jarek w Luty 12, 2012,
To taki błąd i nie błąd. Nie ma jednoznacznych kryteriów pozwalających przełożyć definicję sprawy na to co jest nią w praktyce. A praktyka czasem dąży do minimalizowania ilości zakładanych spraw.
To znaczyłoby, że w spisie sprawy jako wszczęcie sprawy będzie w lutym - /sprawozdanie za styczeń/ , a zakończenie w styczniu następnego roku za grudzień. Tak u mnie w urzędzie się nie robi i chyba nikt tak nie postępuje.
Pozdrawiam
A jeśli nadawcą jest osoba fizyczna, która nie nadaje numeru pisma, to co należy wpisać w rubryce znak pisma?
U mnie w takiej sytuacji wpisuje się znak "-". Niektóre komórki wpisują też "brak znaku" i myslę, że to też nie jest błąd.
U mnie z kolei w tej rubryce wpisujemy drukowanymi literami imię i nazwisko klienta.
Cytat: marcia w Czerwiec 18, 2013,
U mnie z kolei w tej rubryce wpisujemy drukowanymi literami imię i nazwisko klienta.
A co wpisujecie w rubryce "Od kogo wpłynęła"?
A to tak wpisujemy imię i nazwisko, że w sumie zajmuje to dwie rubryki :) ale data pisma się jeszcze zmieści ;)
Witam. Jaką datę należy wpisać w rubryce "z dnia" dla pisma przychodzącego które wszczyna sprawę, czy datę w pieczęci wpływu nadanej w sekretariacie czy datę wytworzenia pisma?
Datę wytworzenia pisma (datę z pisma zamieszczoną przez nadawcę). Oprócz tego spis powinien zawierać rubrykę: data wpływu.
A co wpisujemy w rubryce "od kogo" jeśli to sprawa własna?
Wpisujemy: "własne".