Witam wszystkich!
Chciałbym zapytać jak długo powinno się przechowywać spisy spraw w komórkach organizacyjnych sądów powszechnych?
Zarzadzenie Min. Sprawiedliwości nr 81/03/DO z 12 grudnia 2003 (paragraf 559) mówi o okresie 15 lat, natomiast instrukcja kancelaryjna mówi tylko o 5 latach. Jak nalezy to rozumieć?
Archiwista z Sądu
Jak sie domyślam instrukcja kancelaryjna jest starsza niż zarządzenie a jeśli tak to należałoby założyć, iż Zarządzenie Ministra implikuje zmianę dotychczasowej instrukcji. Jeśli zapomniano o tym nadmienić w zarządzeniu to pewnie przez pomyłkę.
Przeciez wszystkie spisy spraw sa kat. B-5. Skad te 15 lat?
Niestety pytający o sprawę ma rację... sięgnałem do wspomnianego Zarządzenia:
Cytat§ 559. “Spisy spraw” przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 15 lat, a następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego.
Cytowane Zarządzenie spełnia rolę wytycznych do tworzenia instrukcji kancelaryjnej. A wykaz akt:
Cytat§ 545.1. Obowiązującym systemem kancelaryjnym stosowanym w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru jest system bezdziennikowy – rejestrowy oparty na rzeczowym wykazie akt, ustalonym przez prezesa sądu w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.
Cytat§ 564.1. Szczegółowe zasady wewnętrznego obiegu pism i akt oraz podziału czynności kancelaryjnych, a w szczególności określenia komórek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w przepisach działu I, ustala prezes sądu w instrukcji kancelaryjnej.
2. Instrukcja kancelaryjna prezesa sądu zawiera również przepisy wyjaśniające zasady korzystania z rzeczowego wykazu akt, stanowiąc tym samym jego uzupełnienie.
Należałoby się zastanowić czy ustanie mocy prawnej poprzedniego zarzadzenia (bodajże z 1988 roku) nie zmusza prezesów sądów do zmiany instrukcji kancelaryjnej i wykazów akt - przynajmniej jeden - § 559 wymusza takie postępowanie, jednak zmiany moga być nie tylko kosmetyczne...
Pozdrawiam
P.S. Wszystkie instrukcje jakie dotąd widziałem były wprowadzane zarzadzeniem a wykazy akt stanowiły doń załącznik... to apropos § 564 punkt 2. Byc może ja mało jeszcze widziałem albo sformułowanie w Zarządzeniu jest... zastanawiające?
Moje zapytanie dotyczy spisu spraw w sądzie, więc pozwoliłem sobie na odświeżenie tego wątku :)
Spis spraw jest określonym formularzem, w którym rejestrowane są sprawy i jest umieszczany na początku teczki aktowej. Dzisiaj jednak zostałem zaskoczony przez panią, która prowadzi sprawy socjalne, która pokazała mi spisy spraw, które są w formie oprawionej księgi. Podobno zrezygnowała z tych luźnych formularzy dołączanych do teczek, bo to niepraktyczne było. ??? Co z tym począć?