W moim urzędzie (starostwo powiatowe) funkcjonują tzw. archiwa wydziałowe (np. archiwum geodezyjno-kartograficzne, archiwum wydziału komunikacji itd.). Ponieważ urząd mieści się w dwóch odległych od siebie budynkach, stąd wynikła konieczność ustanowienia takich wewnętrznych archiwów. Czy powoływanie tego typu archiwów nie stoi jednak w sprzeczności z obowiązującymi przepisami? Ustawa o archiwach nie przewiduje przecież zakładania archiwów wydziałowych...
???
Niestety obecnie nie pamiętam już szczegółowych uregulowań, ale zapisy o tworzeniu archiwów podręcznych były wprowadzane w instrukcjach archiwalnych dla poszczególnych starostw. W archiwach podręcznych przechowywane były i są akta "czynne",np. akta pojazdów niewyrejestrowanych, akta kierowców, itp., w zależności od wydziału. Po zamknięciu sprawy, czyli np. wyrejestrowaniu pojazdu, akta powinny trafić do zakładowego na standardowych, uporządkowane i na podstawie ewidencji.
Oczywiście do archiwum zakładowego i na podstawie standardowych środków ewidencji archiwalnej (spisów zdawczo- odbiorczych). ;D
"Nowa" instrukcja archiwalna, rozdział 2, punkty 5-8 oraz http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/8844/ (pytanie nr 61). Polecam lekturę :)