Otrzymałem informację, iż AP nadzorujące archiwum zakładowe, w którym pracuję, wymaga, aby w ciągu roku przekwalifikować cały zasób na kategorie wyższe zgodnie z obecnym JRWA lub poprzednim, jeśli w tym poprzednim kategoria była wyższa. Wynika to rzekomo z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 I 2011: § 6.3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.! Punktu trzeciego tego paragrafu - moim zdaniem - nie można traktować tak wybiórczo, gdyż odnosi się on bezpośrednio do punktu pierwszego: § 6. 1., który stanowi, iż zmianę kategorii archiwalnej na wyższą dokonujemy tylko odnośnie dokumentacji spraw NIEZAKOŃCZONYCH, czyli tej dokumentacji, która została wytworzona i "zgromadzona w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia"!
Ponadto: § 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.
Jaka jest Państwa opinia w tej sprawie?
Pozdrawiam!
Cały paragraf mówi o dokumentacji spraw niezakończonych, więc ja to rozmumiem tak, że jeśli do końca 2010 r. w danej teczce nie zakończono wszystkich spraw, to cała teczka otrzymuje kategorię wyższą, jeżeli tak stanowi nowy jrwa. Jeżeli natomiast wszystkie sprawy w teczce zostały zakończone do 31.12.2010, to nie ma potrzeby zmiany kategorii. Ale oczywiście to właściwe miejscowo AP ustala zasady...
Rzeczywiście, początek tego paragrafu może sugerować, że chodzi w ustępach od 1 do 9 o dokumentację spraw niezakończonych, jednak informacja NDAP rozwiewa te wątpliwości:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/08_informacja%20nr%208.pdf
Dziękuję za rozwiązanie sprawy :)
Niestety muszę przekwalifikować cały zasób :( Ponad 330 mb :(
To ja czegoś jednak chyba nie rozumiem ??? Mamy teraz przejrzeć cały zasób i sprawdzić, czy nie zmieniła się czasem kategoria archiwalna którejś z teczek? A jeśli tak, to ją przekwalifikować, w przypadku gdy nowa jest wyższa? Nie mogli chyba tego powiedzieć w bardziej zawoalowany sposób :)
Myślę, że nie ma się czym przejmować - będą jakieś zmiany w jrwa, więc może lepiej nie robić nic, żeby za kilka miesięcy nie robić tej samej roboty drugi raz :)
Moje AP daje rok czasu na przekwalifikowanie całego zasobu - oczywiście istnieje możliwość negocjacji tego terminu. Z punktu widzenia archiwisty przekwalifikowanie teczek na kategorię wyższą wydaje się jak najbardziej słuszne. Z prawnego punktu widzenia taka interpretacja szóstego paragrafu IK wydaje się... naciągana. Ale nie będzie mi do śmiechu, gdy za dziesięć lat znowu JRWA wraz z instrukcją kancelaryjną ulegną zmianie i będę musiał całość ponownie przekwalifikowywać na inne jeszcze wyższe kategorie... ;)
witam
powtarzam swoje pytanie z innego wątku ale nie otrzymałem wtedy odpowiedzi jak wygląda ta procedura przekwalifikowania dokumentów (czy wykonuje to jakaś komisja czy tylko skreślam stare kategorie i nadaje nowe). Podzielcie się swoimi doświadczeniami
Porównujesz kategorię nowego JRWA z poprzednim. Jeśli w poprzednim JRWA była wyższa, to ją zostawiasz. Jeśli w nowym jest wyższa, to przekreślasz starą i piszesz nową. W spisach też to oczywiście trzeba zaznaczyć - najlepiej ołówkiem, gdyż za kilka lat ktoś może wpaść na pomysł ponownego przekwalifikowania dokumentacji...
A co w przypadku zmiany kategorii z B na A? Wtedy chyba trzeba "przenieść" taką teczkę na nowy spis, a w starym zrobić adnotację o przeniesieniu. Taka teczka otrzymuje też nową sygnaturę. Tak przynajmniej wywnioskowałam ze słów Pani z NDAP na szkoleniu.
Tymczasem jestem w trakcie robienia zestawienia w excelu starych i nowych (wybranych) haseł wraz z numerami i kategoriami. Przyda się pracownikom przy archiwizacji, co by im się nic nie pomyliło ;D No dobra, w najgorszym razie robię to w celu zaspokojenia mojej własnej potrzeby analizowania i zestawiania wszystkiego w tabelki...
A co z klasami których nie ma a były i odwrotnie.
Z klasami, których nie było, a są, to raczej problemu nie ma. Jeśli natomiast kiedyś jakieś hasła były, a teraz ich nie ma, to trzeba poszukać jakiejś podobnej grupy rzeczowej i porównać, albo po prostu zostawić tak, jak jest i tyle. Z pewnością przyda się tu jednak konsultacja z ap odnośnie konkretnych haseł.
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/11_informacja%20nr%2011.PDF
Widać, że w archiwum nie pracują prawnicy bo chyba czytać tekstu pranego ze zrozumieniem nie umieją czytać. Jeśli zdaniem AP dokumentację już kiedyś przyjętą do archiwum według wówczas obowiązującego rozporządzenia zaklasyfikowaną teraz należy przekwalifikować bo tak wynika z par. 6 ust 3 to wynika to gratuluję fantazji urzędniczej.
Jako prawnik stwierdzam, że tak tam nie jest napisane, no ale wiadomo polski urzędnik ma fantazje :D
I całe szczęście, że Ci prawnicy, którzy pracują w archiwach wiedzą, co jest głównym zadaniem archiwów. Gdyby tak było jak napisał "wkurzony", że raz dokonana kwalifikacja (a nie - jak pisze - klasyfikacja, to są dwa różne zagadnienia) pozostaje niezmieniona, to w sumie po co procedura brakowania dokumentacji, po co archiwiści??? Wtedy rzeczywiście wystarczyłby przysłowiowy (bo nie jest prawdą już od dawna że bezmyślny) urzędnik.
Mam nadzieję, że "wkurzony" oprócz "litery" przejmuje się też "duchem" prawa a zwłaszcza celem istnienia archiwów.
Nie mówię o kwalifikowaniu dokumentacji ale o wykładni prawa a dokładnie wspomnionego rozporządzenia. Owszem jeśli będziemy się posługiwać jedynie wykładnią językową przepisu par. 6 ust 3 to można dojść do wniosku takiego jak AP (choć też to jest kontrowersyjne). Wykładnia prawa jednak nie kończy się na wykładni językowej (czyli dosłownym, literalnym czytaniu przepisu). To z reguły jest za mało. Trzeba uwzględniać inne rodzaje wykładni, najczęściej wykładnie systemową, ewentualnie celowościową. Jeśli chodzi o wykładnie systemową, którą to należałoby zastosować to chodzi (upraszczając) o miejsce normy prawnej (a nie samego przepisu, norma - pojęcie szersze niż przepis) w systemie prawa (w tekście prawnym). Normę należy argumentować biorąc po uwagę ich miejsce w wewnętrznym lub zewnętrznym systemie prawa aktu normatywnego. Czytaj: nie można wyrywać przepisu prawa z kontekstu, należy czytać przepis w powiązani z innymi, czytaj: par 6 ust 3 nie można oderwać od par 6 ust 1, gdyż tworzą [b[ jedną normę prawną [/b]
Z rozporządzenia faktycznie nie wynika to, że należy zmienić kategorię archiwalną dokumentacji pozostającej już w archiwum zakłądowym. Myślę jednak, że nie ma sensu spierać się o terminologię, kiedy NDAP zafundowała nam tak ładną interpretację. A Panu "wkurzonemu" przypominam, że jeśli pracuje on w sądzie, to jego chyba akurat kwestia poruszona w rozporządzeniu z 18 stycznia nie dotyczy, więc nie ma się co "wkurzać" ;)
Cytat: EwelinaP w Lipiec 19, 2011,
Z rozporządzenia faktycznie nie wynika to, że należy zmienić kategorię archiwalną dokumentacji pozostającej już w archiwum zakłądowym. Myślę jednak, że nie ma sensu spierać się o terminologię, kiedy NDAP zafundowała nam tak ładną interpretację. A Panu "wkurzonemu" przypominam, że jeśli pracuje on w sądzie, to jego chyba akurat kwestia poruszona w rozporządzeniu z 18 stycznia nie dotyczy, więc nie ma się co "wkurzać" ;)
Tak, mnie to nie dotyczy, ale jakby miał "przepakowywać" kilkaset(???) mb akt tylko z tego powodu, że NDAP stoi na takim stanowisku wątpliwym prawnie bo bym się na pewno poważnie ....wkurzył ;D A przypominam, że w naszym systemie prawa wiążące są jedynie interpretacje Ministra Finansów co do kwestii podatkowych :P
Ojtam, ojtam! ;D
CytatMam nadzieję, że "wkurzony" oprócz "litery" przejmuje się też "duchem" prawa a zwłaszcza celem istnienia archiwów.
Być może wkurzony nie zdaje sobie jeszcze sprawy z tego jak generalnie ułomne i niezborne są przepisy archiwalne a my musimy mimo to jakoś na nich pracować. :-\ Fajnie że przedstawił nam jak ten zapis rozporządzenia wygląda z prawniczego punktu widzenia. I trudno się nie martwić tym rozziewem między literą i duchem tego konkretnego przepisu. Bo jako urzędnicy jesteśmy zobligowani przede wszystkim do przestrzegania obowiązującego prawa i z tego się nas rozlicza. Mnie martwi to, że zbyt często odsyła się nas do uzasadnienia bądź interpretacji rozporządzenia zamiast do jego tekstu.
Odnoszę wrażenie (może się mylę?) że konieczność przekwalifikowania zasobu i sposób w jaki miałoby się to odbyć jest problemem, który sobie uświadomiono dopiero po wejściu rozporządzenia w życie. Czy rzeczywiście tak ma to wyglądać, że mamy przejrzeć cały zasób, przesygnować akta i przerobić ewidencję? Rozporządzenie będzie zmieniane w ciągu najbliższego półrocza, zapewne więc ten nieszczęsny paragraf 6 ust. 3 zostanie jakoś zmieniony. Problem jest jednak też z ust. 8 tego samego paragrafu - informacja NDAP nr 11 stoi już niestety z nim w jawnej sprzeczności - bo albo dotychczasowa ewidencja zachowuje ważność albo tę ewidencję zmieniamy :-\ Tu nie chodzi o kłócenie się o paragrafy, tylko o przemyślenie problemu przy nowelizacji rozporządzenia.
Cytat: Jarek w Lipiec 21, 2011,
Być może wkurzony nie zdaje sobie jeszcze sprawy z tego jak generalnie ułomne i niezborne są przepisy archiwalne a my musimy mimo to jakoś na nich pracować. :-\
Od samego początku zdaję sobie z tego sprawę, w szczególności z ułomności jrwa, która nie jest wstanie przewidzieć wszystkich tworzonych doc przez komórki.
Cytat: Jarek w Lipiec 21, 2011,Fajnie że przedstawił nam jak ten zapis rozporządzenia wygląda z prawniczego punktu widzenia. I trudno się nie martwić tym rozziewem między literą i duchem tego konkretnego przepisu. Bo jako urzędnicy jesteśmy zobligowani przede wszystkim do przestrzegania obowiązującego prawa i z tego się nas rozlicza. Mnie martwi to, że zbyt często odsyła się nas do uzasadnienia bądź interpretacji rozporządzenia zamiast do jego tekstu.
Odnoszę wrażenie (może się mylę?) że konieczność przekwalifikowania zasobu i sposób w jaki miałoby się to odbyć jest problemem, który sobie uświadomiono dopiero po wejściu rozporządzenia w życie. Czy rzeczywiście tak ma to wyglądać, że mamy przejrzeć cały zasób, przesygnować akta i przerobić ewidencję? Rozporządzenie będzie zmieniane w ciągu najbliższego półrocza, zapewne więc ten nieszczęsny paragraf 6 ust. 3 zostanie jakoś zmieniony. Problem jest jednak też z ust. 8 tego samego paragrafu - informacja NDAP nr 11 stoi już niestety z nim w jawnej sprzeczności - bo albo dotychczasowa ewidencja zachowuje ważność albo tę ewidencję zmieniamy :-\ Tu nie chodzi o kłócenie się o paragrafy, tylko o przemyślenie problemu przy nowelizacji rozporządzenia.
Ja natomiast odnoszę wrażenie, że rozporządzenie to w NDAP nie przeczytał dobry prawnik. Wykładnia prawa nie jest łatwa, nawet sędziowie sprowadzają ją najczęściej do wykładni językowej w połączeni z wykładnią a contrario, co krytykuje nawet była sędzia TK prof. Ewa Łętowska (patrz: "Redukcjonizm interpretacyjny jako skutek nieprawidłowego posługiwania się wykładnią językową [w] Europejski Przegląd Sądowy nr 5/2011 str. 41 i n.; czy "Interpretacja a subsumcja zwrotów niedookreślonych i nieostrych [w] Państwo i Prawo nr 7-8/2001 str. 17 i n.).
Pomocna przy wykładni (w szczególności celowościowej - czyt. co autor rozp. chciał osiągnąć) rozporządzenia może okazać się lektura jego uzasadnienia dostępnego na stronach MSWiA http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/218/19281/
Uzasadnienie milczy co do par 6 ust 3 i 4 (patrz str. 2-3 uzasadnienia).
Warto natomiast zwrócić uwagę na str. 20 uzasadnienie, gdzie wyjaśniano kwestię krótkiego terminu vacatio legis, a szczególnie na fragment:
"Wyjaśniono, że ilość spraw które trzeba będzie uregulować nie jest duża. Są to:
a) wybór podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw
i ewentualnie wskazanie wyjątków od niego przez określenie klas z wykazu akt,
których będą one dotyczyć,
b) wyznaczenie imienne koordynatora czynności kancelaryjnych,
c) ustalenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez
punkt kancelaryjny
oraz (w przypadku systemu EZD):
d) ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań
cyfrowych,
e) określenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym
nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD.".
Nie ma tam ani słowa o czynnościach przekwalifikowywania doc. już dawno przekazanej do Archiwum Zakładowego co
pośrednio może oznaczać, że prawodawca nie przewidywał (nie chciał) aby to było konieczne.
Podsumowując:
W zestawieniu wykładni językowej, system i celowościowej (mam nadzieje, że dostatecznie uargumentowanej w tym i poprzednich postach) stanowisko NDAP w sprawie interpretacji par 6 ust 3 zaprezentowane w informacji nr 8.
moim skromnym zdaniem jest błędne.
Nie jestem prawnikiem. Często bywam wkurzony, choć jeszcze częściej wkurzający... ;D
Wmontowanie przepisu dotyczącego przekwalifikowania akt spraw zakończonych do paragrafu rozpoczynającego się inwokacją: "Z dokumentacją spraw niezakończonych..." może co najmniej dziwić. Zręczniejsze byłoby pewnie umieszczenie tego zapisu w osobnym paragrafie. No, ale od takich "drobiazgów" są w końcu legislatorzy (choć jak widać sito RCL ma duże oczka). Nie byłbym też takim optymistą, jak nasz Moderator, co do istotnej zmiany owych przepisów ? maszyna archiwalna ruszyła i teraz trudno byłoby już ją chyba zatrzymać.
Ale nie o tem, droga Młodzieży...
Ewa33 słusznie zwróciła uwagę na "ducha" "przepisów archiwalnych". Pytanie o owego "ducha" to w istocie zawsze pytanie o cel i funkcję określonej regulacji prawnej. Myślę, że dobry prawnik, nawet ten najbardziej wkurzony, powinien czasami się nad owym "duchem" zastanowić. Rodząca się podówczas w jego wybitnym umyśle refleksja (czy może przybrać postać interpretacji ? tego nie wiem) sprawi, że za "literą" (czytaj: urzędasy znów piwnicznym archiwistom zgotowały niezły pasztet) dostrzeże on i "ducha" (czytaj: dzięki takim przepisom zachowamy dla przyszłych pokoleń najcenniejszą część zasobu archiwalnego). W tym sensie, przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzone rozporządzeniem Premiera ujrzymy jako środek do wyższego, że tak się wyrażę, celu, nie zaś jako cel sam w sobie.
Tak czytając owo "wydumane", "enigmatyczne", "ułomne" i "niezborne" (jak naucza Moderator) "prawo archiwalne" wkroczymy prawdziwie do archiwalnego Edenu.
Czego sobie i Wam życzę.
NIKodem
Ps.
A wszystkim prawnikom, niezmiennie: 2Kor 3.6
chciałabym wznowić wątek i zapytać jak technicznie rozwiązujecie problem przekwalifikowania zasobu. Czy stosujecie zasadę, iż teczki z jednego spisu zd-od kat. B, które nalezy zakwalifikowac do A, przepisujecie odpowiednio na jeden spis kat. A, czy np. przeglądając wszystkie spisy zd-od jednej komórki przekwalifikowujecie teczki kat. B na A tworząc jeden spis?
I drugie pytanie, jeśli teczki kat. B mają kilka tomów pod jedna pozycją, to zmieniając kategorię archiwalną na A rozbijacie tę pozycję na kilka tomów czy zostawiacie tak jak jest?
Ad.1 - stosuję zasadę 1:1. Dzieki temu soisy zachowuja większą przejrzystość, szczególnie jesli oryginalne spisy były przekazywane rocznikami.
Ad. 2 - Zostawiam tak, jak jest. Dopiero na spisie do AP rozbijam wielotomowe na pojedyncze.
dzięki za odp :) też tak zrobię
Ja wielotomowe B rozbijam na pojedyncze A :)
Jak nadać wyższą kategorię akt jeśli w nowym wykazie akt nie ma takich haseł klasyfikacyjnych jak w starym? Więc co z czym porównać i na jakiej podstawie to zrobić?
Dla dokumentacji spraw zgromadzonych w archiwum trzeba znaleźć hasło w nowym wykazie. Proszę podać, dla jakich spraw nie może Pani ustalić kategorii archiwalnej?
Przed zmianą jrwa w 2011 roku moja jednostka korzystała z własnego wykazu akt, który był bardzo szczegółowy. I po zmianie nie można znaleźć wszystkich pozycji w nowym.
A jaką to jednostką Państwo są?
Jesteśmy jednostką organizacyjną wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej w województwie
Cytat: Bożena1808 w Wrzesień 22, 2016,
Jak nadać wyższą kategorię akt jeśli w nowym wykazie akt nie ma takich haseł klasyfikacyjnych jak w starym? Więc co z czym porównać i na jakiej podstawie to zrobić?
Pytanie dotyczy akt już wytworzonych, czy tworzonej obecnie dokumentacji? Dlaczego chcecie podwyższać kategorię archiwalną?
Chodzi o akta już wytworzone przed 2011 rokiem. Ktoś chce oddać do archiwum lata 2005,2006, 2007 i zgodnie z nowym rozporządzeniem trzeba nadać wyższą kategorię tylko jak to zrobić jeśli w nowym wykazie nie ma takich symboli klasyfikacyjnych
Kategorię archiwalną o wartości wyższej stosujemy w przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt (§ 6. 3).
To wiem tylko nie wiem na jakiej podstawie nadać wyższą kategorię jeśli nie ma symbolu w nowym wykazie akt
Proszę o jakiś przykład problemowy, spróbujemy pomóc.
Żeby zmieniać kategorię archiwalną na wyższą musisz mieć punkt odniesienia, którym jest różnica w kategoriach archiwalnych określonych w wykazach akt. Jeżeli różnica nie występuje, wówczas nic się nie zmienia. W przypadku, który opisujesz nie widzę powodów do zmiany kwalifikacji archiwalnej (zakładam, że porównaliście dokładnie oba wykazy akt). Rozporządzenie nie nakazuje automatycznego podwyższania kategorii archiwalnych dla całości dokumentacji wytworzonej przed 2011 r. Jeżeli chcecie mieć pewność skorzystajcie z § 2.2 rozporządzenia MKiDN w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej:
Cytat
Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego...
Np w moim jrwa mam teczkę 3014 Decyzje finansowe, która ma kategorię B-5. Nie ma nic podobnego w nowym jrwa więc zostawiam kategorię B-5
Zmiana jrwa nie oznaczała zmiany kompetencji jednostki, taka dokumentacja dalej zapewne powstaje, ustal jak była klasyfikowana od 2011 r.
Brzmienia haseł w starym i nowym jrwa mogą się różnić, mogą być na różnym poziomie szczegółowości itd., tym niemniej będą dotyczyły takich samych tematycznie spraw czy dokumentacji.
W ostateczności, tak jak radzi Marcin, opinia ap.
Cytat: Bożena1808 w Wrzesień 28, 2016,
Np w moim jrwa mam teczkę 3014 Decyzje finansowe, która ma kategorię B-5. Nie ma nic podobnego w nowym jrwa więc zostawiam kategorię B-5
Nie dziwi mnie, że nie możesz odnaleźć w nowym jrwa analogicznego hasła. Jest ono zbyt szerokie, przecież to mogą być "różne" ;) decyzje finansowe. Trzeba sprawdzić, jakich konkretnych zagadnień dotyczą i dopiero wówczas przejrzeć nowy jrwa. Myślę, że na 90% akta będą miały kategorię B5.
Mam dużo więcej takich szerokich haseł no ale będę sobie jakoś radzić :) dzięki za pomoc
Czyli jeżeli mam taką sytuację w urzędzie:
Dostałam dokumenty z 2010r. z nowym jrwa po 2011r. (3026 i kategorią BE10) - budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany, a w starym był to symbol 3014 i kategoria A to zostawiam z nowym symbolem i starą kategorią?
Bo już się pogubiłam :P
Cytat: Beata93 w Wrzesień 29, 2016,
Czyli jeżeli mam taką sytuację w urzędzie:
Dostałam dokumenty z 2010r. z nowym jrwa po 2011r. (3026 i kategorią BE10) - budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany, a w starym był to symbol 3014 i kategoria A to zostawiam z nowym symbolem i starą kategorią?
Zostawiasz stary symbol, a kategorię wyższą czyli też starą. Z drugiej strony dziwi mnie, że budżet komórek organizacyjnych trzymaliście w teczce Budżet gminy i jego zmiany ;)
Cytat: Beata93 w Wrzesień 29, 2016,
Czyli jeżeli mam taką sytuację w urzędzie:
Dostałam dokumenty z 2010r. z nowym jrwa po 2011r. (3026 i kategorią BE10) - budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany, a w starym był to symbol 3014 i kategoria A to zostawiam z nowym symbolem i starą kategorią?
Bo już się pogubiłam :P
Pogubił się chyba ten kto Ci to przekazywał. Dokumentacja z 2010 r. nie powinna być oznaczona symbolami obowiązującymi od 2011 r. Może się zmienić jedynie kategoria - w tym wypadku jednak tak nie będzie bo w starym jrwa jest wyższa.