Witam serdecznie,
W instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego pisze, że "w przypadku przyjmowania do archiwum materiałów archiwalnych kat A należy założyć odrębną teczkę zawierającą ewidencję wszystkich materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum zakładowym.". Mamy już teczkę gdzie są spisy z podziałem na poszczególne komórki ale są tam jak dotychczas tylko spisy zawierające kat B. Czy w związku z tym zakładamy analogiczną teczkę dla spisów z podziałem na komórki tyle ze zawierającą same spisy z kat A czy ewidencja taka powinna być prowadzona w jakiś inny sposób?
Powinnaś mieć:
1. Zbiór wszystkich spisów zd.-odb., ułożony wg kolejności numerów spisów.
2. Zbiór wszystkich spisów podzielony wg komórek organizacyjnych które wytworzyły akta.
3. Zbiór spisów kat. A.
Nie słyszałem by ktokolwiek prowadził ten trzeci zbiór jeszcze z dodatkowym podziałem na komórki organizacyjne. Układamy je wg kolejności numerów spisów.
Czy dobrze rozumuje, że spisy kat. A są zarówno tam gdzie spisy wg komórek i w odrębnej teczce gdzie są tylko spisy kat.A?
Dokładnie tak.
W tym właśnie celu sporządza się spisy kat. A w 4 egzemplarzach.
Nie do końca. 4 egzemplarz przesyła się do właściwego AP. Generalnie w AZ powinnaś mieć 2 zbiory spisów. Jeden zbiór w podziale na poszczególne komórki organizacyjne i drugi wg Lp. zarejestrowanej w wykazie spisów zdawczo-odbiorczym. I tutaj są dwie szkoły. Jedni prowadzą 2 wykazy spisów: osobno dla kategorii A (np. cyfrą rzymską) i osobno dla kategorii B (np. cyfrą arabską). Druga opcja to rejestrowanie spisów zdawczo-odbiorczych w jednym wykazie wspólnym dla kategorii A i B i tym samym trzymanie spisów w jednym segregatorze.
Nie do końca :)
Nie o kolejność egzemplarzy spisu tu chodzi ale przyjmijmy, że do ap trafia trzeci egzemplarz spisu. Czwarty egzemplarz trafia do zbioru spisów materiałów archiwalnych w az.
Wykaz spisów wspólny dla kat. A i B to jedyne sensowne rozwiązanie, wyklucza dublowanie sygnatur archiwalnych.
Osoba przekazująca akta do AZ powinna sporządzić spis zdawczo-odbiorczy w 3 egzemplarzach dla akt kat. B i w 4 egzemplarzach dla kat. A. Dwa egzemplarze po potwierdzeniu zostają w ewidencji AZ (odkładane do każdego ze zbiorów), 3 zostawia sobie osoba przekazująca akta (potwierdzenie, że akta zdała do archiwum) no i 4 (dot. kat A) jest przesyłany do AP.
Zacząłem myśleć o przekazywaniu materiałów archiwalnych do ap, no i troszkę namieszałem.
W przypadku przekazywania akt kat. A do az jeden egzemplarz spisu dla przekazującego dokumentację do az, dwa egzemplarze do ewidencji archiwum zakładowego. Co do ostatniego egzemplarza to już teraz może być różnie. Dotąd zostawialiśmy go zawsze w osobnej teczce ze wszystkimi spisami materiałów archiwalnych przechowywanych w az, natomiast ap dostawało kopię spisu. Z tego co piszesz Bolku jest też praktyka odsyłania tego egzemplarza spisu do ap. Teraz w nowej instrukcji archiwalnej mamy, że postępowanie z czwartym egzemplarzem ustala się w porozumieniu z dyrektorem ap.
Tak. Masz rację. W nowej instrukcji tak jest napisane. Przypuszczam, że Dyrektor właściwego AP karze sobie spisy corocznie odsyłać, albo np. przekazywać w momencie kontroli AZ (aby jednostka nie ponosiła dodatkowych kosztów).
Witam mam pytanie z jakiego numeru a rzeczowego wykazu akt powinno się wysyłać spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
Czy powinno być z numeru ewidencja zasobu archiwum? Czy przekazywanie materiałów archiwalnych do AP?
Moim zdanie jak najbardziej z nr ewidencja archiwum zakładowego. Jest to tylko przekazanie informacji o przyjęciu materiałów archiwalnych na stan archiwum zakładowego. Chyba, że spisy dotyczą przyszłego przekazywania materiałów archiwalnych do AP to jak najbardziej druga możliwość.
Hym Kolega Bolek dzięki za info ale nie rozwiałeś moich wątpliwości. Są to kopie spisów zdawczo-odbiorczych Kat. A (4 egzemplarze). Czy spisy dotyczą przyszłego przekazywania materiałów do AP tak po upływie 25l przechowywania w moim archiwum zakładowym zostaną przekazane do AP. Więc z którego numeru wysyłać spisy?
Moim zdaniem ewidencja archiwum zakładowego.
Jw. ;D