Witam,
Czy nowa instrukcja kancelaryjna dotyczy też szkół wyższych?
Jeśli ktoś mógłby rozjaśnić kwestię, to wdzięczność po grób, mam kilka sprzecznych informacji w tej sprawie.
Witam
nie precyzujesz o jaką nową instrukcję kancelaryjną chodzi - jeśli mas zna myśli te wprowadzoną w życie rozporządzeniem PRM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych to § 1 chyba rozwiewa wątpliwości:
Cytat§ 1. 1. Rozporządzenie okres?la:
1) instrukcję kancelaryjną,
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
3) instrukcje? w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwana? dalej ?instrukcja? archiwalna??,
dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, zwanych dalej ?podmiotami?.
Cytat: Wojciech Woźniak w Styczeń 31, 2011,
Witam
nie precyzujesz o jaką nową instrukcję kancelaryjną chodzi - jeśli mas zna myśli te wprowadzoną w życie rozporządzeniem PRM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych to § 1 chyba rozwiewa wątpliwości:
Cytat§ 1. 1. Rozporządzenie okres?la:
1) instrukcję kancelaryjną,
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
3) instrukcje? w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwana? dalej ?instrukcja? archiwalna??,
dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, zwanych dalej ?podmiotami?.
Dziękuję za tak szybką reakcję.
Dokładnie o tę instrukcję mi chodziło. Rozwiewa. Mnie rozwiewa, gorzej, że nie do wszystkich to trafia. Oczywiście obiecana wdzięczność po grób obowiązuje ;)
Ponieważ dopiero zaczynam moje pytanie może się znależć na forum w nieodpowiednim miejscu. :-\Z góry przepraszam. Czy jako szkoła podlegająca Wydziałowi Oświaty Urzędu Miasta powinnismy czekać na wytyczne z góry czy sami wprowadzać zmiany. Zaznaczam, że wszystkie te dokumenty czyli instr. kanc. jrzw stosujemy ale teraz trudno ustalić czy "wzięły się" z pewnego szkolenia czy faktycznie zostały nam narzucone.Marta
Witam, mam trochę podobny problem. W grudniu za namową Oddziałowi AP wysłałam zmiany w jrwa i instrukcji, nie dostałam jeszcze odpowiedzi, a wprowadzono zmiany. Boję się że będę musiała robić wszystko drugi raz
Polecam Wam lekturę strony MSWiA z informacjami dot. nowych przepisów:
http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/8844/
O podmiotach które te przepisy obowiązują jest mowa w pkt. 17 w tabeli z pytaniami i odpowiedziami.
Witam!
Mam pytanie odnoście jrzwa dla organów powiatów i starostw powiatowych,mianowicie gdzie przyporządkować 'ustalenia mienie gminnego" i "wspólnotę gruntową"?Jak ktoś zmierzy bądź zmierzył się z tą kwestia to proszę o odpowiedź w sprawie...
Ustalanie mienia to nie wiem, szczerze mówiąc, ale na sprawy związane prawem własności gruntów musieliśmy stworzyć nowy numer, bo takowego po prostu nie ma. W ogóle, jeśli chodzi o geodezję, geologię i kartografię, brakuje wielu numerów, które kiedyś były, a teraz nie ma jakichkolwiek odpowiedników. A że instrukcja daje prawo do dodawania numerów, to z tego prawa skorzystaliśmy. Oczywiście wszystko pod kontrolą i po konsultacjach z wydziałem i starostą, żeby uniknąć bezpodstawnego tworzenia nowych numerów tam, gdzie wystarczy np. założyć podteczkę.
Ośmielę się wyrazić odmienne zdanie. Moje doświadczenie jest takie - co prawda odnośnie wdrażania jrwa dla zespolonej adm. rządowej - że w 9 przypadkach na 10 po pierwszych burzliwych i negatywnych reakcjach pracowników jednak da się dopasować odpowiednią pozycję z nowego wykazu akt do załatwianych spraw. Hasła są bardziej ogólne, pojemniejsze i o tym trzeba pamiętać.
Poza tym instrukcja niby daje prawo do rozbudowy, ale nie określa trybu rozbudowy jrwa, czekamy na wyjaśnienia z NDAP i MSWiA. Bardzo wątpliwe natomiast, by była dopuszczalna samodzielna rozbudowa wykazu, takie działania zwykle kończyły się źle.
W przypadku omawianym przeze mnie powyżej niestety nie dało się znaleźć właściwych haseł. Stworzenie nowych numerów było decyzją przemyślaną i wilokrotnie przedyskutowaną. Wcześniej sprawdziliśmy wszystkie możliwe ewentualności. Skontaktowałam się z AP w celu omówienia procedury dodania nowych numerów. Poinformowano mnie, z podaniem odpowiednich paragrafów itd., że mamy się tym zająć sami. Nie wyobrażam sobie sytuacji, że czekamy na szczegółowe wytyczne, które mogą się pojawić nie do końca wiadomo kiedy (patrząc na perturbacje z wprowadzeniem samego rozporządzenia można mieć wątpliwości, co do szybkości działanie naszych władz w tej materii), a oczekując nie wysyłamy pism, bo nie ma odpowiedniego numeru, wysyłamy je pod niewłaściwym numerem (bo przecież gdzieś to trzeba przyporządkować), lub może w ogóle pod starym, bo był dobry. Też nie jestem za tym, żeby mnożyć numery niepotrzebnie, a tylko z konieczności. A taka konieczność zaistniała w moim miejscu pracy.
Korzystając z poczytności forum zapytam...
Czy zmieniły się u Państwa oznaczenia wydziałów?tzn zniknęły cyfry rzymskie za literowym oznaczeniem poszczególnych wydziałów?
Czy ową sytuację reguluje regulamin organizacyjny danego podmiotu?bo w instrukcji kancelaryjnej nie znalazłem o tym wzmianki.
U nas nic w oznaczeniu wydziałów i oddziałów się nie zmieniło. No może tylko tyle, że teraz mamy kreskę zamiast kropki między symbolem literowym a liczbowym komórki :)
U nas na razie jest po staremu, od 2012 r. zamiast np. BO.IV będzie BO-IV. To określa regulamin organizacyjny.
Jeszcze raz polecam stronę MSWiA z pytaniami i odpowiedziami dot. nowych przepisów
http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/8844/
witam
w tym nowym rozporządzeniu znajduje się zapis mówiacy, że "W przypadku gdy kategoria archiwalna określona
dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii
archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej" Jak to rozumieć? Czy należy zmieniać te kategorie teczek czy tylko je przechowywac po prostu dłużej ?
witam
ostatnio przeprowadzałem brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (nie dotyczyło teczek BE). Okazało się, że niektóre teczki według nowego RWA stały się materiałami archiwalnymi. AP nie dało zgody na jej wybrakowanie. Czy jest to podstawa do ich przekwalifikowania?. Czytałem, że taką czynność można wykonać jedynie w czasie ekspertyzy archiwalnej. Jeżeli macie doświadczenie w tej kwestii to proszę o wskazówki.
Pytanie dołączam do tego wątku, bo obydwa Twoje pytania dotyczą tego samego problemu. Zmianę kategorii archiwalnej określa w tym przypadku samo rozporządzenie. I rzeczywiście, należy to rozumieć jako konieczność przekwalifikowania wielu teczek, ale to zrobią już sami archiwiści zakładowi. Tak to rozumiem.
CytatOkazało się, że niektóre teczki według nowego RWA stały się materiałami archiwalnymi. AP nie dało zgody na jej wybrakowanie.
Moim zdanie AP nie dając zgody na brakowanie powinno również określić dalsze czynności np. czy dla wyłączonej dokumentacji należy sporządzić spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych a potem zarejestrować go w wykazie spisów i np jeden egzemplarz (kopie) przesłać do AP. Lub jakieś inne polecenia.
U mnie zazwyczaj AP mówi, co robić dalej - albo przekwalifikować, albo trzymać, aż podejmą jakieś konkretne decyzje.
Wiem że pytanie może wydać się banalne ale bardzo proszę o pomoc. Czy instytucję kultury, a mianowicie muzeum podlegającą urzędowi marszałkowskiemu, obejmuje nowe rozporządzenie z 18.01. Na szkoleniu pracownik AP stwierdził ,że nie dotyczy ,ale moja dyrekcja kazała zmienić mi instrukcje archiwalną i jrwa zgodnie z nowymi przepisami.
Na stronie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego opublikowano materiały z niedawnej konferencji poświęconej naszym nowym przepisom kancelaryjno-archiwalnym:
http://www.bialystok.uw.gov.pl/PUWMCMS/PUW/Struktura/Schemat+organizacyjny/BIRST/InformacjeBiura/Materialy+konferencyjne+07+kwietnia+2011+r.htm
Mamy tu nie tylko prezentacje towarzyszące wystąpieniom prelegentów ale i pięciogodzinny (!) zapis wideo samych tych wystąpień. Fajna to rzecz, bo mozna sobie z czystym sumieniem odpuścić wydawanie pieniędzy na różnego rodzaju płatne szkolenia i seminaria poświęcone tej tematyce, tutaj mamy konkretne informacje i wyjaśnienia z pierwszej ręki.
Oczywiście nie liczę na żadną dyskusję (w końcu nie po to jest to forum :) ), ale jednak mam kilka refleksji odnośnie niektórych wystąpień na tej konferencji.
Pan Mariusz Madejczyk z PUW wiąże cały projekt informatyzacji administracji na Podlasiu z podejściem procesowym, stwierdza przy tym, że "Informatyzacja bałaganu nie uporządkuje administracji". Bardzo ciekawa to refleksja, wynika z niej że stosowany dotąd system kancelaryjny to jeno bałagan i nic więcej, a uporządkować go jest w stanie jedynie "implementacja procesów".
Rozbroił mnie podział korespondencji dokonany przez panią Magdalenę Sawicką - na korespondencję objętą pilotażem, objętą wyłączeniami i ... pozostałą. A już myślałem że teczki o haśle rzeczowym "Sprawy różne" odeszły w przeszłość ;)
Z wystąpienia pana Kazimierza Schmidta najbardziej zaintrygowało mnie stwierdzenie, że archiwista nie musi być pracownikiem archiwum zakładowego. Pan Kazimierz zachęcał do lektury uzasadnienia do rozporządzenia, które jak się okazuje nie zawsze może być czytane wprost - teraz jeszcze okazuje się że nie zawsze może być brane dosłownie, mimo że stoi w paragrafi drugim punkt drugi: archiwista to taki pracownik podmiotu, który realizuje zadania archiwum zakładowego. W instrukcji archiwalnej stoi z kolei że archiwum zakładowe jest samodzielną komórką lub stanowiskiem pracy. Nie ma nigdzie słowa o tym,że zadania archiwum zakładowego mogą być realizowane poza archiwum zakładowym. A tymczasem jednak okazuje się, że archiwista nie musi być pracownikiem archiwum ...
Zastanawiam się nad jedną rzeczą. W związku z wejściem nowych przepisów zmienił się trochę spis zdawczo-odbiorczy. Czy trzeba teraz wprowadzać nowy wzór zarządzeniem czy samemu można stworzyć sobie po nowemu spis?
Cytat: martusia1807 w Kwiecień 07, 2011,
Wiem że pytanie może wydać się banalne ale bardzo proszę o pomoc. Czy instytucję kultury, a mianowicie muzeum podlegającą urzędowi marszałkowskiemu, obejmuje nowe rozporządzenie z 18.01. Na szkoleniu pracownik AP stwierdził ,że nie dotyczy ,ale moja dyrekcja kazała zmienić mi instrukcje archiwalną i jrwa zgodnie z nowymi przepisami.
Jeśli nie macie własnych to musicie opracować swoje własne normatywy kancelaryjno-archiwalne (IK. JRWA, IA) przesłać do właściwego AP do zatwierdzenia wraz z projektem zarządzenia wprowadzającego. W internecie jest sporo dostępnych w tym zatwierdzonych przez AP instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych. Przy tworzeniu własnych należy zwrócić uwagę na to czy wasza jednostka jest pod nadzorem AP. Jeśli nie jest należy usunąć z instrukcji wszelkie zapisy o wytwarzaniu akt kategorii A i BE, czy przekazywaniu akt do AP (choć i z takich jednostek archiwa czasami akta przejmują). Gorzej z rzeczowymi wykazami akt bo dla każdej jednostki może on być inny szczególnie w klasach dotyczących działalności merytorycznej. Podstawą opracowania jest Rozporządzenie Ministra Kultury z 2002 r. Tutaj również należy zwrócić uwagę czy jednostka jest pod nadzorem. Jednostki nie będące pod nadzorem w swoich JRWA nie umieszczają kategorii A i BE.
Np. na stronach AP Kraków są wzorcowe jrwa dla szkół i przedszkoli.
MSWiA rozpoczęło zbieranie propozycji zmian w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 I 2011 r.:
http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/9170/
Projekty zmian można przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną! Jednakże zmiany "uszczegóławiające wykaz akt w taki sposób że każda zmiana szczegółowego przepisu prawa nakładającego określone zadanie będzie wymagała zmiany rozporządzenia mogą nie być w ogóle brane pod uwagę".
Pozdrawiam! ;)