Witam serdecznie,
Mam pytanie odnośnie zakładania nowych teczek i dalej prawidłowego ich opisywania.
W zeszłym roku nasza jednostka wprowadziła Instrukcję Kancelaryjną i JRWA. W komórkach zalega dokumentacja sprzed 5-10 lat, która teraz oddawana jest do archiwum zakładowego. Problem pojawia się przy zakładaniu teczek a konkretniej przy prawidłowym ich opisywaniu.Przeważanie opisuje się teczki wg haseł z nowego wykazu akt ( na ile jest to możliwe ) ale czy poprawne jest nadawanie symbolu teczce w której są dokumenty np. z 2003 roku i nie zawsze symbol na teczce ma odzwierciedlenie ze znakami spraw wewnątrz (wcześniej obowiązywał system dziennikowy i dziwny sposób znakowania pism, którego nijak nie umiem wyjaśnić). Uważam, że tylko teczki wytworzone po dacie wprowadzenia JRWA powinny mieć symbol i hasło oczywiście wg jrzwa. Nie mam jednak pewności. Czy w niektórych przypadkach może to wyglądać tak, że na spisie teczki do daty wprowadzenia JRWA (tj. 2010) są nazwane tak, jak takie same w 2010 tyle , że nie mają symbolu klasyfikacyjnego ?
Wiem, że trochę zagmatwałam ale proszę o pomoc w wyjaśnieniu moich wątpliwości przez bardziej doświadczonych archiwistów.
Pozdrawiam
Nie wolno nadawać symboli z nowego jrwa starym teczkom! Wspomaganie się samymi nowymi hasłami klasyfikacyjnymi przy opisywaniu starych teczek wydaje się rozsądne - pod warunkiem że hasła te odpowiadają faktycznej zawartości tych teczek. Spis takiej dokumentacji powinien bowiem przede wszystkim informować o tej zawartości.
Tak tez myślałam. Część pracowników przygotowała dokumentację do archiwum i na spisach oraz na teczkach powpisywano symbole wg nowego jrwa. W związku z tym, że wcześniej żaden jrwa nie obowiązywał u nas w jednostce a nowy został utworzony pod dokumentację istniejącą nie było i nie ma większych problemów z "dopasowaniem" starych teczek do obowiązującego od roku jrwa. Jak wybrnąć z takiej sytuacji?
witam
czy zatem jeżeli teczka była prowadzona przez kilka lat np. 2000 - 2008 a RWA zaczął obowiązywać od 2006 r. to czy można nadać jej symbol z RWA (zawartość odpowiada temy symbolowi)?
Nie wiem czy dobrze rozumiem - mówimy o jednej fizycznej teczce prowadzonej przez szereg lat, czy o kilku fizycznych teczkach prowadzonych osobno dla roku 2000, potem 2001, potem 2002 itd. ?
Nowy JRWA (z 18 I 2011 r.) dotyczy spraw założonych i przekazanych do archiwum zakładowego organu samorządowego po 1 stycznia 2011 r (&7 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów - Dz. U. Nr 14 - poz. 67)! Należy więc przyjmować teczki spraw wcześniejszych opisane zgodnie z poprzednim RWA.
Pozdrawiam!