witam,
Poszukuję przykładowego planu pracy archiwum zakładowego.
Do tej pory nie funkcjonowała w moim zakładzie praktyka zdawania etapami przez poszczególne komórki organizacyjne akt do archiwum zakładowego. Dowiedziałam się,że taki plan pracy byłby świetnym sposobem na wprowadzenie porządku i ukrócenie chaosu w zdawaniu akt do archiwum zakładowego.
Problem w tym, że nigdy nie widziałam takiego planu, a chciałabym napisać go mądrze i praktycznie. Ma ktoś może zarys takiego harmonogramu prac archiwum? Z góry bardzo dziękuję.
Bardzo skrótowo, bez zgłębiania się w niezapowiedziane niespodzianki, u mnie to mniej więcej wygląda tak:
1. od stycznia do maja - przyjmowanie akt (wg harmonogramu ustalonego przez nas wcześniej) i wszystko z tym związane. Mamy tyle wydziałów, że potrzeba tyle czasu na to;
2. czerwiec - wrzesień - wszystko dot. brakowania i ekspertyz
3.październik - grudzień - przygotowanie do przekazania AP i przekazanie
O ile pamiętam, to przykładowy harmonogram jest w książce "Kancelaria i archiwum zakładowe" pod red. Z. Pustuły.
Dzięki za pomoc. Pozdrawiam
Harmonogram harmonogramem. Korzystając z takiego wątku czy wolno mi tu zapytać czy w związku z takim planem pracy ktoś ma sposoby na wyegzekwowanie od komórek/działów żeby stosowały się do tego? Niestety u mnie funkcjonuje przykra praktyka, że jeśli ustalę coś na dany dzień lub przesunę na inny ze względu na przygotowanie miejsca, wystarczy że któryś z pracowników pójdzie do swojego kierownika z pretensją: czemu? a ten kierownik idzie do mojego i ten do mnie z poleceniem że trzeba natychmiast wziąć wszystko co czasem jest fizycznie uciążliwe. Poza tym robi się błędne koło i brak porządku. Pomysłów na dyscyplinę przy przyjmowaniu akt mam coraz mniej...
Jako archiwista/archiwistka masz prawo odmówić przyjęcia dokumentacji, jeśli jest nieprawidłowo uporządkowana i nieprzygotowana. O fakcie odmowy należy powiadomić sekretarza.
To proste ja na początku roku ustalam z kierownikami referatów dogodny im termin przekazania akt do archiwum- robię zbiorowy harmonogram na cały urząd i daję go do podpisania przez Burmistrza. Taką kopię podpisanego już harmonogramu przekazuję pracownikom do wiadomości i nie ma żadnej mowy o zmianie terminu przekazania akt.
Możesz zamieścić taką kopie, albo jej wzór. Przyznam się że nie wiem jak się do tego zabrać.
Czy u Was też tak jest że pracownicy sobie dzwonią i zanosicie in akta z archiwum sami robiąc zastawniki, albo przysyłają zainteresowane strony z numerem sprawy. Jak macie to zorganizowane ? Proszę o pomoc
Kinga podaj e-mail to Ci wyślę nasz harmonogram. Ja nic pracownikom nie zanoszę, nauczeni są że mają sami przychodzić bo znalezione teczki, bo to przecież jest w ich interesie by je otrzymać.
kingasr1984@interia.pl - bardzo proszę o przesłanie
ja też poproszę :) ewalew90@wp.pl
marcia Ciebie też proszę o przesłanie jeżeli to możliwe.
Kinga chętnie Ci prześlę to, co miałam do tej pory. Jednak widzę, że ma to te wady, że jest za bardzo ogólne, bo (w skrócie) większość czeka na ostatnią chwilę ze zdaniem. Pracuję nad czymś dokładniejszym, więc też po nowym roku mogę Ci to podesłać :)
Dobrze, jeżeli możesz przesłać to co do tej pory opracowałaś, to bardzo chętnie to zobaczę. Da mi to jakieś wyobrażenie o przygotowaniu takiego planu.
pozrawaiam
Kinga i ewalew - podesłałam Wam na podane maile :) Pozdrawiam :)
Dzięki Marcia. :)
Odświeżam temat. :) Zostałem właśnie zobligowany do przygotowania planu pracy archiwum, który uwzgledniałby liczbę dokumentacji przeznaczonej do przyjęcia, uporządkowania, wybrakowania oraz przekazania AP. Czy kiedykolwiek robiliście taki plan pracy?
Pragnę zaznaczyć, iż co roku składam sprawozdanie, które zawiera informację o tym co zostało zrobione i co będzie zrobione w roku następnym. Teraz jeszcze będę sporządzić sprawozdanie z wykonania tego planu.
Ja sporządzam całościowy harmonogram wg . własnego rozeznania i przekazuję szefom k.o. , oczywiście dopuszczam czasami do przesunięcia terminu , ale ostatecznie w przypadku niewywiązywania się, to informuje nieposłusznych o tym, że pisemnie poinformuje Starostę i sprawa się zamyka.