Internetowe Forum Archiwalne

Mam pytanie z gatunku banalnych: co się robi z kopertami doręczonych do urzędu pism???Wiem, że nie wszystkie się przechowuje, ale wiele z nich musi być dołączonych do akt sprawy. Dziś właśnie wynikła z tego powodu dyskusja i wreszcie zgłupiałam, więc postanowiłam spytać osób mądrzejszych od siebie. Nasza instrukcja nie zawiera dokładnych informacji na ten temat, a i wujek Google zawiódł. Proszę o pomoc w wyjaśnieniu tej kwestii. Z góry dziękuję :)

Nasze AP twierdzi, że koperty mają "ważność" pół roku, ale jak jest pieczątka wpływu na piśmie, to nie trzymamy kopert tyle czasu :-)

Dzięki ;D

Cytat: marcia w Wrzesień 10, 2010,
Nasze AP twierdzi, że koperty mają "ważność" pół roku, ale jak jest pieczątka wpływu na piśmie, to nie trzymamy kopert tyle czasu :-)

Pół roku? A czemu nie np. 8 miesięcy?  :-\
Pieczątka wpływu też ma tu niewiele do rzeczy.

Nie wiem o jakiej instrukcji piszesz Ewelino, ale zachęcam do zaglądnięcia do instrukcji kancelaryjnej. Tam najpeweniej będzie stało tak:
"Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
  1)   wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
  2)   dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
  3)   w których brak nadawcy lub daty pisma,
  4)   mylnie skierowanych,
  5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
  6)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością."

To "tylko" oznacza oznacza w praktyce, że kopertę zostawia się prawie zawsze. Zwyczajnie też prościej jest zostawiać wszystkie koperty niż bawić się w ich selekcjonowanie. A skoro się już kopertę zostawia, to przechowuje się ją tyle, ile całe akta.
pozdrawiam

Bardzo ciekawy problem.
Sama koperta jest dowodem skutecznego doręczenia.
Z punktu widzenia art 62 Ustawy "Prawo pocztowe" z 2003 (można wygooglować albo skorzystać z tekstu na stronach Poczty Polskiej czy Rządowego Centrum Legislacji) rzecz przedstawia się jak następuje:
"pkt 3. Roszczenia dochodzone na podstawie ustawy przedawniają się z upływem 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki lub przekazu pocztowego.
pkt 4. Bieg przedawnienia roszczeń zawiesza się na okres od dnia wniesienia reklamacji do dnia wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego."

Moim zdaniem trzymać dłużej niż te 12 miesięcy nie ma powodu - bo do czego ma nam ta koperta posłużyć ? Oczywiście w administracji są terminy zawite wykonania spraw. Dowody nadania pism i zwrotki z otrzymania mają znaczenie przy odwołaniach do sądów cywilnych i administracyjnych - tu teoretycznie koperta może być pomocna przy przesyłce zwykłej właśnie, bo polecona ma dowód nadania.  Jeżeli sąd nie zechce zawierzyć datom pism w urzędzie i urzędnikom . Ale to jest trochę stawianie sprawy ad absurdum...

Bardzo dobry zwyczaj opisany w Instrukcjach mówiący o przekazywaniu dokumentacji spraw załatwionych po rocznym okresie przechowywania w komórce organizacyjnej wskazuje na to , że koperty powinny być tej sytuacji traktowane jako dokumentacja BC i usuwane przed przekazaniem do az.
W wzorcowym wykazie akt z  Rozporządzenia z 2002 roku klasa 0163 "Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych"  jest właśnie BC.

Następnym razem zapytam pana z AP, dlaczego wg nich trzeba trzymać pół roku :) a tymczasem traktuję to jako Bc :)

CytatMoim zdaniem trzymać dłużej niż te 12 miesięcy nie ma powodu - bo do czego ma nam ta koperta posłużyć ? Oczywiście w administracji są terminy zawite wykonania spraw. Dowody nadania pism i zwrotki z otrzymania mają znaczenie przy odwołaniach do sądów cywilnych i administracyjnych - tu teoretycznie koperta może być pomocna przy przesyłce zwykłej właśnie, bo polecona ma dowód nadania.  Jeżeli sąd nie zechce zawierzyć datom pism w urzędzie i urzędnikom . Ale to jest trochę stawianie sprawy ad absurdum...

Bardzo dobry zwyczaj opisany w Instrukcjach mówiący o przekazywaniu dokumentacji spraw załatwionych po rocznym okresie przechowywania w komórce organizacyjnej wskazuje na to , że koperty powinny być tej sytuacji traktowane jako dokumentacja BC i usuwane przed przekazaniem do az.
W wzorcowym wykazie akt z  Rozporządzenia z 2002 roku klasa 0163 "Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych"  jest właśnie BC.

Nie mogę się z tym zgodzić. Instrukcja kancelaryjna ani wykaz akt nie uzasadniają wydzielania kopert i traktowania ich jako Bc. Owszem, kancelaria w momencie wpływu pisma może zadecydować o usunięciu koperty zgodnie z przytoczonymi przeze mnie wyżej kryteriami, ale archiwiście już od tego wara. Skoro kopertę pozostawiono to należy ją traktować jak pozostałe dokumenty w aktach sprawy. Nawet jeśli wydaje się to dziś nadmiarem ostrożności, to za parę lat może okazać się ważne i potrzebne.

Ależ proszę bardzo - można się nie godzić. Widać, że to jest bardzo ciekawy problem (a nie mówiłem ?). No i - wiadomo jest dyskusja - jest zabawa :)

Napisałem (bo tak uważam), że to powinien zrobić pracownik merytoryczny przy zdawaniu akt spraw do AZ po ich definitywnym załatwieniu i po rocznym okresie przechowywania w komórce organizacyjnej a nie archiwista (może pracownik merytoryczny  potraktować koperty tak jak materiały robocze, wtórniki i projekty pism na przykład - Czy nie ? wg Instrukcji literalnie niby nie - ale... po roku koperty są po nic jeżeli minęły terminy odwoławcze. Wiem ,że w masowych sprawach nikt kopert wydzielać  nie będzie (tzn. przeleżą się do wybrakowania) ale jeżeli objętość przechowywanej dokumentacji można zmniejszyć - to czemu nie ? Wszytko kosztuje.

A że instrukcje, wykaz i prawo pocztowe nie są spójne bądź niespójnie stosowane - cóż... (Pytania kontrolne: po co ma być przechowywana koperta z pisma "za doręczeniem odbioru" skoro mamy to pismo doręczone z pieczęcią wpływu ? Żeby było widać żółte paski po zwrotce ? Kto widział "przesyłkę wartościową" w ostatnich 10 latach w urzędzie ? Kto widział list "expressowy" w ostatnich 5-10 latach ? Obecnie jest to "priorytet" listu zwykłego. Kto widział listy nie - polecone masowo wysyłane do urzędów w ostatnich 10 latach ? Nikt nie ufa PP i nie wysyła niczego ważnego inaczej do urzędu jak poleconym itd. )

Oczywiście koperty mogą za parę lat okazać się ważne i potrzebne - zwłaszcza gdy AAN nie otrzyma wszystkich przepisów Poczty Polskiej określających sposób adresowania frankowania itd a także umrze w rezerwacie ostatni filatelista ;)

PS Słowo "wara" nie brzmi dobrze. Może "przekroczyłby swoje uprawnienia" brzmiało by lepiej. 

Archiwiści lubią gmerać przy aktach - a to coś poprzekładać, a to coś wybrakować, a to coś rozdzielić, a potem znowu połączyć. Niektórzy (nie piję do Ciebie Stary fartuchu) sądzą nawet że archiwistyka na tym właśnie polega. I, jakkolwiek rozumienie archiwistyki jako sztuki przekładania papierów z jednej kupy na drugą nie jest mi obce  ;), to jednak sądzę, że powinno być ono zredukowane do minimum.  Jeśli już się za nie jednak bierzemy, to powinno to służyć czemuś pożytecznemu. Praca archiwisty też kosztuje.
Czy koperta jest istotnym dokumentem? Świadczy o sposobie i czasie dostarczenia pisma. I informacja ta nie ma li tylko "krótkotrwałego znaczenia praktycznego", jest przywiązana do akt sprawy jak pies do budy. I jestem w stanie sobie wyobrazić, że taka koperta może mieć znaczenie dowodowe dla sądu, natomiast nie jestem w stanie wyobrazić sobie siebie samego składnie tłumaczącego się przed takim sądem czemuż to jednak zniszczyłem kopertę, skoro instrukcja kancelaryjna nakazywała ją pozostawić ...

pozdrawiam

Dziękuję - takiej odpowiedzi się spodziewałem od Moderatora  ;D

Z tym że sądy są jakie są oraz:

Cytatinstrukcje, wykaz i prawo pocztowe nie są spójne bądź niespójnie stosowane - cóż...

to rzeczywiście lepiej natrzaskać mb na półce  bo kto ma więcej mb ten jest ważniejszy. ;)

I ja pozdrawiam

PS(odpowiedź ad personam i tzw refleksja ogólna) Ja sam nie lubię gmerać w sensie łączyć, dzielić itd  więc słusznie nie do mnie jest pite - ja lubię jak pracownicy merytoryczni rozumieją co robią i rozumieją czemu służy przechowywanie dokumentów w AZ a potem w AP. (Czyli kieruję się zasadą "jak zdali tak to ma wyglądać na wieki wieków" żeby potomność wiedziała za jakich "szpecjalistów" przodkowie płacili. I biorę to na swoje sumienie.) . A jak słyszę mamy w kraju w ciągu ostatnich pięciu lat 130 tys. nowych urzędników - na ogół ludzi młodych i chodzi też o to aby nie nabywali niektórych niemądrych i kosztownych nawyków rodem z XIX wieku.

A z grzebaniem za ciekawostkami to tak - to o mnie: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1661.0

Cytat: Jarek w Wrzesień 10, 2010,

Nie wiem o jakiej instrukcji piszesz Ewelino, ale zachęcam do zaglądnięcia do instrukcji kancelaryjnej. Tam najpeweniej będzie stało tak:
"Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
  1)   wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
  2)   dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
  3)   w których brak nadawcy lub daty pisma,
  4)   mylnie skierowanych,
  5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
  6)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością."

Szczerze mówiąc, to nie mam wytłumaczenia dla swojej ignorancji. Nie wiem, jak mogłam przeoczyć ten zapis. Chyba za bardzo chciałam go znaleźć i tyle... Przynajmniej nie robiłabym tu problemu. Chociaż może to i dobrze, bo wynikła ciekawa dyskusja.
Osobiście uważam, że jeśli już kopertę dołącza się do akt, to nie powinno się jej później odłaczać i wyrzucać, bo stanowi integralną część danej teczki.
A już zupełnie na marginesie, w kontekście zapisu z instrukcji kancelaryjnej o nienaruszalności znaczków, bardzo często spotykałam się do tej pory z sytuacją, kiedy z koperty owe znaczki zniknęły -zostały oderwane lub wycięte. Sytuacje takie miały miejsce zarówno w AP, jak i w urzędach, w których pracowałam i pracuję. Widać filateliści czają się wszędzie.  ;D
Serdecznie dziękuję za wszystkie odpowiedzi. Następnym razem poszukam informacji bardziej sumiennie  :)

W urzędach to nie filateliści - raczej recyklerzy znaczków - sam spotkałem się ze dwa razy z racjonalizatorami co sprawdzali czy pieczęć pocztowa jest wyraźna i trafiona w znaczek i przyklejali go potem drugi raz obniżając koszta portoryjne. A w AP to filateliści.
Cytowana instrukcja nie zmieniła się od lat 70-tych - stąd dyskusja :)  Jak będzie e-urząd problem kopert zniknie więc może i nie trzeba tej instrukcji zmieniać.Sama stanie się pomnikiem dziejów ;D
Ewelino ! Nie tłumacz się ! gdzie sobie możemy podywagować na takie tematy jak nie tu ?

Pozdrowienia  :)

A czy zwrotki (tj. dowody doręczeń, potwierdzenia odbioru pisma) pozostawia się w teczkach kat. A?

Skonkretyzuję, że chodzi m.in. o zwrotki dotyczące postępowania sądowego sprzed sześciu lat.  :)

Oczywiście, że zostawiać, zwrotki są dużo istotniejsze niż koperty.

Dziękuję za potwierdzenie moich przypuszczeń :)

Ale kwestią sporną pozostaje, czy zwrotki mają wartość historyczną... Zastanawiam się...

 Myślę, że, mimo wszystko, kwestie kopert i zwrotek, w odniesieniu do kat. A, najlepiej omówić w AP i stosować się do ich wskazówek.
W moim archiwum, w którym zwrotek i kopert mamy w aktach kat. A całą masę, ustaliliśmy z AP, ze zwrotki pozostają w teczkach kat. A, ale nie paginujemy ich. Przed przekazaniem teczek do AP, czyli za kilka- kilkanaście lat, wyłączymy zwrotki z teczek.
  W przypadku kopert doszliśmy do wniosku, że w teczkach należy pozostawić wszystkie koperty, ale ostateczną decyzję podejmuje pracownik prowadzący sprawę. W przypadku, gdy stemple i dane z koperty są istotne dla sprawy, pozostawiamy je  w teczkach i paginujemy. Jeżeli koperta nie ma znaczenia w sprawie- pozostaje w teczce, ale nie paginujemy jej.
W teczkach kat. B, poza B25, pozostawiamy wszystkie koperty.

CytatW moim archiwum, w którym zwrotek i kopert mamy w aktach kat. A całą masę, ustaliliśmy z AP, ze zwrotki pozostają w teczkach kat. A, ale nie paginujemy ich. Przed przekazaniem teczek do AP, czyli za kilka- kilkanaście lat, wyłączymy zwrotki z teczek.

Jeśli ktoś z ap sugeruje takie postępowanie ze zwrotkami, to powinien mocno zastanowić się nad sobą. Bo jeśli nie, to nad jego działaniami pochyli się w końcu prokurator. Zwrotki stanowią integralną część akt spraw, to określa Kpa. Zwrotki powinny być paginowane i nie powinny być wyłączane z akt spraw. Mają taką samą wartość historyczną jak całe akta spraw. Dobrze by było, żeby w archiwach zapomniano wreszcie o materialiźmie historycznym, który uzasadniał wycinanie w pień całych rodzajów jednostkowej dokumentacji i zostawianie co najwyżej "przykładowych" spraw.
Zapomina się też wciąż o tym, że dokumentacja ma również wartość prawną, nawet jesli wydaje się nam bezwartościowa dla badań historycznych.  :-\

 Najprostszym rozwiązaniem jest oczywiście pozostawienie kopert i zwrotek, w końcu zawartość fizyczna i merytoryczna teczki archiwisty interesować specjalnie nie powinna. Oczywiście jest to czysta teoria, ponieważ archiwiści mają wpływ na to, w jaki sposób pracownicy porządkują teczki i co w nich umieszczają i powinni swoje możliwości wykorzystywać. Moim zdaniem wartość historyczna, czy prawna kopert i zwrotek, szczególnie po 25 latach od ich wytworzenia, nie jest zbyt duża, jeśli jakaś w ogóle jest- chociaż jest to temat do dyskusji.
  Odwoływanie się na możliwości prokuratora, jak sądzę, nie jest potrzebne. Nikt nie niszczy materiałów archiwalnych i nie łamie prawa. Chodzi o możliwie najrozsądniejsze podejście do dokumentacji, której ilość w dobie informatyzacji zwiększa się a nie zmniejsza. Regały archiwów zakładowych i ap nie są niestety z gumy.
  Poważniejszym problemem, skoro już został poruszony problem materializmu historycznego, jest umieszczanie w aktach kilku egzemplarzy jednego dokumentu, który wpłynął do firmy w postaci listu, faxu, maila, a dodatkowo został skopiowany na xero. Wtedy akta sprawy rozrastają się w dramatyczny sposób. 

CytatMoim zdaniem wartość historyczna, czy prawna kopert i zwrotek, szczególnie po 25 latach od ich wytworzenia, nie jest zbyt duża, jeśli jakaś w ogóle jest

Oczywiście że jest. W zeszłym roku właśnie zwrotne potwierdzenia odbioru z lat 80-82 ubiegłego stulecia pomogły stronie w sprawie sądowej.

Przykład jest jednostkowy, dlatego nie wiem, czy możemy mówić o oczywistości. Zresztą, czy dotyczyło to kategorii A ?
Zdarzało mi się widzieć teczki kat. A, złożone z kilku pism, do których dołączonych było po kilkadziesiąt zwrotek, gdyż pisma kierowane były do stron postępowania. Ale, czy to jest materiał archiwalny ?
Nie chodzi mi o zaperzanie się i sztywne trzymanie przy swoich poglądach. Ponieważ jest to forum uważam, że dzielimy się poglądami i doświadczeniami. Może inni archiwiści dodadzą parę zdań na ten temat ?   

CytatPrzykład jest jednostkowy, dlatego nie wiem, czy możemy mówić o oczywistości.

To jest oczywiste, bo wynika z przepisów innych niż archiwalne i dotyczy z pewnością akt postępowań administracyjnych, jak sądzę również skarbowych i sądowych.

CytatZresztą, czy dotyczyło to kategorii A ?

To nie ma znaczenia, zwrotki przechowuje się tak długo jak całe akta postępowania, są ich integralną i istotną cześcią, tak samo jak decyzje, postanowienia, protokoły etc. etc.

CytatZdarzało mi się widzieć teczki kat. A, złożone z kilku pism, do których dołączonych było po kilkadziesiąt zwrotek, gdyż pisma kierowane były do stron postępowania. Ale, czy to jest materiał archiwalny ?

Zdarzało mi się widzieć akta postępowań gdzie było po kilkadziesiąt decyzji. Coś nie przestaje być materiałem archiwalnym tylko dlatego że jest tego dużo. I nie decyduje o tym archiwista, tylko wykaz akt. Archiwistyka kreatywna, czy jak kto woli problematyczna, to druga po materialiźmie historycznym zmora archiwów. Niektórym archiwistom wydaje się że ich praca polega na gmeraniu w aktach, decydowaniu o wartości dokumentacji, a nie na prostym przestrzeganiu przepisów.  :-[

Cytatw końcu zawartość fizyczna i merytoryczna teczki archiwisty interesować specjalnie nie powinna. Oczywiście jest to czysta teoria, ponieważ archiwiści mają wpływ na to, w jaki sposób pracownicy porządkują teczki i co w nich umieszczają i powinni swoje możliwości wykorzystywać.

No właśnie, otóż nie powinni, a njlepiej gdyby się trzymali z daleka od akt. Powtórzę swoją przewrotną koncepcję - archiwum idealne to archiwum bez archiwistów.  ;)

CytatMoim zdaniem wartość historyczna, czy prawna kopert i zwrotek, szczególnie po 25 latach od ich wytworzenia, nie jest zbyt duża, jeśli jakaś w ogóle jest- chociaż jest to temat do dyskusji.

Powtórzę - zwrotki mają identyczną wartośći historyczną i dowodową jak akta w których się znajdują - i to nie podlega dyskusji.

CytatOdwoływanie się na możliwości prokuratora, jak sądzę, nie jest potrzebne. Nikt nie niszczy materiałów archiwalnych i nie łamie prawa.

Skoro ktoś na poważnie roztrząsa możliwość zniszczenia zwrotek, to przypomnienie o możliwościach prokuratury niestety jest potrzebne. Wszystko jest zgodne z prawem dokąd nikt nie zniszczy albo nie usunie z akt zwrotek.

CytatRegały archiwów zakładowych i ap nie są niestety z gumy.

To trzecia przypadłość archiwów - niby z jednej strony mamy metodykę archiwalną i ponoć naukowe kryteria wartościowania dokumentacji - z drugiej, gdy przychodzi co do czego, to jedne akta niszczy się, bo jest ich dużo, a nie mamy miejsca, a drugie akta zostawia się, bo są stare.  ::)

CytatPoważniejszym problemem, skoro już został poruszony problem materializmu historycznego, jest umieszczanie w aktach kilku egzemplarzy jednego dokumentu, który wpłynął do firmy w postaci listu, faxu, maila, a dodatkowo został skopiowany na xero.

Nie bardzo rozumiem co to ma wspólnego z materializmem historycznym  :-\ To skutek takiego a nie innego postępowania z dokumentacją w podmiocie i instrukcji kancelaryjnej.

CytatNie chodzi mi o zaperzanie się i sztywne trzymanie przy swoich poglądach.

A ja się zaperzam i trzymam sztywno swoich poglądów  :) Nie szukajmy problemów tam gdzie ich nie ma.

pozdrawiam

A niech tam, swoje 3 gr. dorzucę...
Ma rację J.Orszulak, ale czy to tak ładnie, by archiwista archiwistów prokuratorem straszył? :'( Swoją drogą, bardzom ciekaw, czy prokuratury zachowują wszystkie "zwrotki" w swojej dokumentacji ::)
Nie odbierałbym też tak lekką rączką "archiwistom państwowym" ich prerogatyw wynikających z przepisów unza, mówiących o kształtowaniu państwowego zasobu archiwalnego.
Moim skromnym zdaniem: "zwrotki" jako materiał dowodowy o czasowej wartości praktycznej - TAK, jako materiał archiwalny - NIE (szczególnie w sytuacji, o której wyżej napisał waleryczek). Jeżeli z akt usuniemy owe "zwrotki" (cóż za obrazoburstwo!) po określonym czasie, czy pozostała dokumentacja utraci coś ze swej wartości jako "źródła informacji o wartości historycznej"? W aktach nadal pozostanie dokument kończący sprawę wraz z informacją, do kogo został skierowany, pozbędziemy się za to sporego "archiwalnego śmietnika". Sugestia pewnego archiwum państwowego wydaje się zatem całkiem racjonalna.
Tyle w temacie.
Pozdrawiam
NIKodem

Chcecie dyskusji, no to ją będziecie mieli  8)

CytatSwoją drogą, bardzom ciekaw, czy prokuratury zachowują wszystkie "zwrotki" w swojej dokumentacji Z politowaniem

To że ktoś nie przestrzega prawa, nie oznacza że my też możemy.

CytatNie odbierałbym też tak lekką rączką "archiwistom państwowym" ich prerogatyw wynikających z przepisów unza, mówiących o kształtowaniu państwowego zasobu archiwalnego.

Brzmi to bardzo szumnie, ale tak konkretnie to jest to raptem jedno krótkie zdanie w unza, mówiące tylko tyle właśnie, że do zakresu działania archiwów państwowych należy kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego (art. 28 pkt. 1). Ani w ustawie archiwalnej, ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej nie znajdziesz żadnego rozwinięcia tego terminu pozwalającego na niszczenie akt przed terminem przewidzianym albo w jrwa albo w akcie powszechnie obowiązującego prawa.

CytatMoim skromnym zdaniem: "zwrotki" jako materiał dowodowy o czasowej wartości praktycznej - TAK, jako materiał archiwalny - NIE

To niczym nie uzasadniony wniosek. Jako że mowa o aktach sądowych - jeśli chodzi o podstawę do tego że w aktach spraw sądowych w ogóle znajdują się zwrotki, mamy po kolei:
1. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi: Art. 77. § 1. Odbierający pismo potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli tego nie może lub nie chce uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu.
§ 2. Doręczający stwierdza na potwierdzeniu odbioru sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem.

2. Kodeks postępowania karnego: Art. 130. Pisma doręcza się za pokwitowaniem odbioru. Odbierający potwierdza odbiór swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na zwrotnym pokwitowaniu, na którym doręczający potwierdza swym podpisem sposób doręczenia.

3. Kodeks postępowania cywilnego: Art. 142. § 1. Odbierający pismo potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli tego nie może lub nie chce uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu.
§ 2. Doręczający stwierdza na potwierdzeniu odbioru sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem.

Natomiast, jeśli chodzi generalnie o postępowanie z aktami spraw sądowych:

4. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych: § 2. Akta spraw sądowych, zwane dalej "aktami", dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B.
§ 3. Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§ 4. Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
(...)
§ 24. Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

Jest tych przepisów więcej, natomiast w żadnym z nich nie ma mowy o czymś takim jak ocenianie wartości archiwalnej poszczególnych dokumentów w ramach akt spraw. Zwrotki w aktach spraw sądowych o kat. B odejdą w niebyt wraz z tymi aktami, zwrotki w aktach spraw sądowych kat. A winny być przechowywane na wieki wieków.

CytatJeżeli z akt usuniemy owe "zwrotki" (cóż za obrazoburstwo!) po określonym czasie, czy pozostała dokumentacja utraci coś ze swej wartości jako "źródła informacji o wartości historycznej"? W aktach nadal pozostanie dokument kończący sprawę wraz z informacją, do kogo został skierowany, pozbędziemy się za to sporego "archiwalnego śmietnika".

Idąc tym tropem myślenia można zredukować akta spraw sądowych do samych postanowień/orzeczeń/wyroków, bo po co reszta?   :-[

To samo tyczy się akt postępowań administracyjnych i podatkowych. W moim archiwum zakładowym mamy tysiące akt postępowań administracyjnych, w tym takie z lat 50. i 60., często udostępniane sądom, urzędom i zainteresowanym osobom.
Jeśli ktoś kwestionuje potrzebę przestrzegania konkretnego przepisu prawa w imię wydumanego "kształtowania państwowego zasobu archiwalnego", to przywołanie groźby zainteresowania się przez prokuraturę taką działalnością, jest w gruncie rzeczy wyjątkowo łagodnym i wyrozumiałym działaniem.

pozdrawiam

Czyli podsumowując: zwrotki i koperty zostawiamy zawsze i wszędzie. Nie podlegają one wyłączeniu z akt sprawy.
Swoją drogą, lepiej przechowywać więcej niż mniej. Bo to co jest, zawsze można wyłączyć, a czego nie ma, to już się nie odzyska. Taki banał, a jak się okazuje, całkiem poważna sprawa.

CytatChcecie dyskusji, no to ją będziecie mieli 

Chcemy, chcemy!!! Nim EwelinaP się wypowiedziała myślałem, że jest nas tylko dwóch (ja i mój brzuch) :D

CytatAni w ustawie archiwalnej, ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej nie znajdziesz żadnego rozwinięcia tego terminu

No cóż, "rozwinięcia" może i nie ma, ale są konkretne działania archiwów państwowych, które jako żywo pozostają w łączności z owym "kształtowaniem", mało z tem -  opierają się na obowiązujących przepisach, np.:
ust. 2 pkt 3 i ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375),
§ 1 ust. 3 instrukcji archiwalnej (zał. nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67)

CytatJako że mowa o aktach sądowych

Piękny przegląd przepisów, tylko, że mi o żadne akta sądowe nie biegało! Chciałem tylko zwrócić uprzejmie uwagę, że wartość praktyczna dokumentacji (tych właśnie konkretnych "zwrotek" i tylko ich) nijak się ma do ich wartości historycznej, w rozumieniu art. 1 unza. A usunięcie (nie wybrakowanie!) samych tylko zwrotek z akt ani nie umniejszy historycznej wartości dokumentacji, ani nie pozbawi użytkownika możliwości prześledzenia biegu załatwiania spraw, natomiast pozbawi dokumentację niepotrzebnego "balastu".

CytatIdąc tym tropem myślenia można zredukować akta spraw sądowych do samych postanowień/orzeczeń/wyroków, bo po co reszta?   

Otóż idąc tym tropem myślenia, nie można! Napisałem wszak tylko o usunięciu samych "zwrotek". Trudno porównywać tutaj usunięcie z akt sprawy sądowej wszystkich dokumentów poza orzeczeniem (wyrokiem) do usunięcia "zwrotek".

CytatJeśli ktoś kwestionuje potrzebę przestrzegania konkretnego przepisu prawa w imię wydumanego "kształtowania państwowego zasobu archiwalnego", to przywołanie groźby zainteresowania się przez prokuraturę taką działalnością, jest w gruncie rzeczy wyjątkowo łagodnym i wyrozumiałym działaniem

Może i wiele zapisów  unza jest "wydumanych", ale jednak jest to także "konkretny przepis prawa", którego, mam nadzieję, potrzeby przestrzegania nawet J. Orszulak nie kwestionuje. Swoją drogą ciekawe, czy postępowanie prokuratorskie zmierzające do ustalenia sprawców usunięcia z akt "zwrotek" miałoby szansę zakończyć się aktem oskarżenia, czy może jednak zostałoby umorzone. Jakaś mała sonda? ;D
Z pozdrowieniami

Do zwrotek dotyczących postępowania sądowego ja nawiązywałem. Od tego zresztą zaczęła się cała dyskusja...
Za tydzień będę mieć wizytę w AP. Zobaczymy, co tam mi powiedzą odnośnie owych zwrotek  ;)

Cytatmało z tem -  opierają się na obowiązujących przepisach, np.:
ust. 2 pkt 3 i ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375),

Przyznam że nie bardzo rozumiem. To przywołanie kolejnych przepisów z których nic dla tego tematu nie wynika. W tym wypadku to możliwość przekwalifikowania akt. kat. B na materiały archiwalne ...

Cytat§ 1 ust. 3 instrukcji archiwalnej (zał. nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - Dz.U. Nr 14, poz. 67)

... a w tym wypadku (jak sądzę chodzi jednak o § 2 ust. 3) to enigmatyczna możliwość zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez dyrektora archiwum państwowego. Tak enigmatyczna że nikt przy zdrowych zmysłach nie zaryzykuje wykorzystania tego zapisu inaczej niż poprzez podniesienie kategorii archiwalnej.

CytatPiękny przegląd przepisów, tylko, że mi o żadne akta sądowe nie biegało!

Rozważamy konkretny problem podniesiony przez MarcinaP. Ale proszę bardzo, oto reszta przepisów:

Ordynacja podatkowa
Art. 144. (207) Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.
Art. 152. § 1. Odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia.
§ 2. Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

Kodeks postępowania administracyjnego
Art. 39. Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Art. 46. § 1. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia.
§ 2. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
Art. 47. § 1. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy.
§ 2. W przypadkach, o których mowa w § 1, uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

CytatChciałem tylko zwrócić uprzejmie uwagę, że wartość praktyczna dokumentacji (tych właśnie konkretnych "zwrotek" i tylko ich) nijak się ma do ich wartości historycznej, w rozumieniu art. 1 unza. A usunięcie (nie wybrakowanie!) samych tylko zwrotek z akt ani nie umniejszy historycznej wartości dokumentacji, ani nie pozbawi użytkownika możliwości prześledzenia biegu załatwiania spraw, natomiast pozbawi dokumentację niepotrzebnego "balastu".

Zgadza się, wartość praktyczna zwrotek nie ma się nijak do ich wartości historycznej - bo ich wartość historyczna jest zależna od wartości historycznej całych akt sprawy/postępowania.
Usunąć (nie wybrakować) jakikolwiek dokument mógłby prowadzący postępowanie/sprawę. Pod warunkiem że usuwany dokument nie należy do  akt sprawy - czyli nie stanowi dokumentacji zawierającej informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającej przebieg jej załatwiania i rozstrzygania (§ 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.). Tak się jednak składa że zgodnie z przytoczonymi wyżej zapisami z Kpa zwrotki i stanowią, i odzwierciedlają. Zgodnie z instrukcją archiwalną stanowiącą załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., jedynym co można usunąć z akt spraw przed przekazaniem do az są zbędne identyczne kopie tych samych przesyłek i pism.
Usuwanie dokumentacji z zasobu az odbywa się w drodze brakowania, które musi mieć na uwadze obowiązujące przepisy dotyczące tworzenia i przechowywania danej dokumentacji, a nie tylko wydumane uprawnienia archiwów wywodzone z ogólnych i niejasnych przepisów archiwalnych. To samo dotyczy brakowania w ap.

CytatMoże i wiele zapisów  unza jest "wydumanych", ale jednak jest to także "konkretny przepis prawa", którego, mam nadzieję, potrzeby przestrzegania nawet J. Orszulak nie kwestionuje.

Czyli jak rozumiem mam się czuć zobowiązany do brakowania zwrotek?   ;D

Cytat: MarcinP w Czerwiec 22, 2011,
Za tydzień będę mieć wizytę w AP. Zobaczymy, co tam mi powiedzą odnośnie owych zwrotek  ;)

Daj znać jak poszło  :)

pozdrawiam

Pax vobiscum!
Jako że poprzez dysputę ową jawnym się teraz stało, iż wszelakie "zwrotki" wielkie znaczenie i moc posiadają, przeto umiłowani Siostry i Bracia "archiwiści zakładowi i składnicowi" nie ulegajcie podszeptom niecnym, w aktach pozostawiając wszystko, choćby poślednim papierkiem Wam się zdało, albowiem: co referent w sprawę włączył, tego niech archiwista nie waży się wydzielać! Wam zaś umiłowani "archiwiści państwowi" powiadam: sursum corda! Mimo iż działacie na podstawie wydumanych i enigmatycznych przepisów, niech Was nie trwoży prokurator żaden, albowiem do Was należy kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego!
Cum debita reverentia
Nicodemus

A ja polecam:
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresów działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS. nr 5, poz.22)
§ 37. 1. Pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt według kolejności wpływu. Pisma złożone na rozprawie lub posiedzeniu sądu oraz dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem rozprawy lub posiedzenia, którego dotyczą.
2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysłanego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód jego doręczenia.
3. Dowody doręczenia wezwań świadkom, biegłym i tłumaczom, którzy stawili się na rozprawę lub posiedzenie, podlegają zniszczeniu, jeżeli przewodniczący rozprawy lub posiedzenia nie zarządzi inaczej. Zniszczeniu podlegają również koperty w przypadku gdy data stempla pocztowego nie stanowi podstawy ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się skutki procesowe.

Wszystko ładnie, ino że te wytłuszczone zapisy dotyczą wyłącznie 1) dowodów doręczeń wezwań świadków, biegłych i tłumaczy, którzy się stawili, 2) oraz części kopert. W pierwszym przypadku skoro ktoś się stawił, to nie ma potrzeby dokumentowania doręczenia, w drugim jest zastrzeżenie możliwości ustalania terminów (ciekawe czy ktoś się bawi w takie ocenianie).

Posiadam w archiwum decyzje o warunkach zabudowy od 1995 r, jest to kat.A, jednak przekazana została/nie za mnie/, jako kat.niearchiwalna.
wzięłam się za porządkowanie, jednak zwrotek przy każdej decyzji jest po kilka co w sumie na kilka decyzji jest pokażna ilość zwrotek, co z nimi?
Jak układać w teczce, paginować?
Pamietam kiedys zadałam pytanie w AP, otrzymałam odp.
Zwrotki maja byc przy decyzjach do czasu przekazania dokumentacji do AP, czyli po 25latach, lecz przez te lata gdzieś je trzeba ułożyć, trzymac tak aby grubośc teczki była od 4-5cm, moze ktos mi poradzi podpowie jak to się ma u niego?:)
Obecnie jest to 6730
??? ;) ???

Zwrotki należy zachować, zszyć z resztą dokumentacji i spaginować.

A jeśli chodzi o zszycie jak i czym to się robi?

i jeszcze jedno jesli zwrotki się paginuje i zszywa razem, to  w momencie przekazania do AP dokumentacje rozszywamy usuwamy zwrotki i na nowo paginujemy?

AP nie ma podstaw prawnych, aby nakazywać usunięcia zwrotek z teczek. Muszą je przyjąć, gdyż stanowią część akt spraw i dowodzą, że dane pismo, którego dotyczą zostało/nie zostało doręczone, co ma zasadnicze znaczenie przy rozstrzyganiu spraw.
Każdą wypełnioną stronę zwrotki trzeba ponumerować. Zwrotka powinna być oczywiście przy piśmie, którego dotyczy.
Zszycie akt polega na przedziurkowaniu dokumentów dziurkaczem i nawleczeniu tasiemki/sznurka lnianego przez otworki w dokumentach i w teczce za pomocą igły odpowiedniej wielkości.  ;)

Dołączono do wątku, w którym, jak sądzę, wyczerpująco omówiliśmy problem zwrotek.

W takim razie ja zapraszam do siebie i proszę mi dołączyć do sprawy ponad 800 zwrotek, sprawa dotyczy kanalizacji, więc pisma dostaja wszyscy mieszkańcy ??? ??? ??? ???
Jak więc ???zszyć z dokumentacja taka ilość zwrotek?
Jednak temat nie jest wyczerpany ;)

Odpowiedź na to pytanie już padła. Ilość zwrotek nie ma znaczenia.

      Od 1999r trzymam zwrotki w AZ  z akt po Urzędzie Rejonowym Kat. A - z lat 1990-98r. , oczywiście AP nie przyjęło , bo nie jest to dokumentacja o znaczeniu historycznym i  od 23 lat ( od najstarszej dokumentacji ) nikt  z tych zwrotek jeszcze nie korzystał.
Zwrotek nie numeruję ,ale przechowuję w teczkach do momentu przekazania do AP.

Jasne, że zwrotki nie stanowią dokumentacji o znaczeniu historycznym. Każda zwrotka powinna być podłączona pod pismo, którego dotyczy w sprawie i to powinien zrobić pracownik komórki merytorycznej. Jednakże z praktyki wiem, że pracownicy czasami trzymają zwrotki osobno i wtedy może pojawić sie problem.
Kiedyś w swoim az miałem kilka kartonów ze zwrotkami, jednak wspólnie z prezesem została podjęta decyzja o zniszczeniu tego wszystkiego.

Nie mają wartości historycznej, ale stanowią część akt sprawy. I mają niewątpliwą wartość prawną. Z wartościowaniem dokumentacji trzeba postępować ostrożnie, ponieważ idąc tokiem rozumowania w duchu "materializmu historycznego" sprowadzimy dokumentację spraw do pisma wszczynającego i decyzji/postanowienia wyłączając resztę akt drugorzędnych.