witam
Prosze mi powiedziec na czym tak dokladnie polega "wspolpraca archiwisty z komorkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacja i wlasciwym nia zarzadzaniem" w danej instytucji? o wspolpracy w zwiazku z przygotowaniem dokumentacji do przekazania archiwum- wiem, natomiast ta opieka i zarzadzanie....nie do konca sa dla mnie czytelne :(
Prosze o odpowiedz doswiadczonych archiwistow.
Albinka
Skoro tak jest w Twojej instrukcji archiwalnej (?), a Ty sama nie wiesz co ten zapis miałby oznaczać, to myślę że to właściwie nic nie znaczy :) Wpisano to, bo wpisano, to zresztą dość standardowy zapis - i standardowo tak ogólny, że w praktyce bezwartościowy. Mogłoby/powinno to oznaczać np. kontrole wewnętrzne, szkolenia bądź instruktaże dla pracowników komórek dot. zasad prowadzenia dokumentacji (zakładanie teczek itp.), pomoc w posługiwaniu się wykazem akt itd. W praktyce jednak albo archiwista sam ma tej wiedzy zbyt mało by szkolić innych, albo szefowie komórek nie widzą potrzeby szkolenia pracowników w tym względzie. To pięta achillesowa bezdziennikowego systemu kancelaryjnego.
U mnie ten zwrot oznacza, że sprawdzamy ( a raczej dopiero mamy sprawdzać), jak funkcjonuje i czy jest dobrze zorganizowane archiwum jednego wydziału.
Wiadomo, że archiwista powinien współpracować z ko i nadzorować postępowanie z aktami spraw. Przymierzam się do przeprowadzenia kontroli prawidłowego postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych. Tylko czy jest jakaś podstawa prawna, która mówi o uprawnieniu archiwisty do przeprowadzenia takiej kontroli? Moje zapytanie wiąże się z tym, iż ktoś może stwierdzić, że archiwista nie powinien ingerować w postępowanie z dokumentacją w wydziałach. Już miałem taką sytuację, więc chciałbym się zabezpieczyć przepisami.
Jeżeli nie obowiązuje w Twojej jednostce rozporządzenie z 18 I 2011 r., to wydaje się, że należałoby dopisać do obowiązującej u Ciebie instrukcji kancelaryjnej przepis, który upoważniałby archiwistę do nadzorowania komórek organizacyjnych w zakresie zakładania i prowadzenia spraw. Nadzór taki mógłby odbywać się właśnie poprzez kontrole planowane i doraźne.
Jeśli chodzi o sądownictwo to według przepisów, archiwum i archiwista podlega bezpośrednio pod kierownika administracyjnego sądu a ten z kolei ma w obowiązku wynikającym z paragrafu 532 "Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej", czuwać nad prawidłowym znakowaniem i stosowaniem obowiązującego systemu kancelaryjnego. Musisz się tylko porozumieć z przełożonym i otrzymać takie zezwolenie bądź nawet przykaz do przeprowadzenia takiej kontroli (u nas to się nazywa korygowanie uchybień lub uwagi)
Pozdrawiam!
Dzięki Paweł za wyjaśnienia. Byłem przekonany, że kierownik administracyjny sprawuje wyłącznie nadzór nad archiwum zakładowym, a nad prawidłowością stosowania obowiązującego systemu kancelaryjnego i prawidłowym znakowaniem spraw czuwa archiwista.