Ja mam problem znowu innego typu. Spisy spraw i ich ułożenie w teczce. Dotyczy to zarówno akt kat. A jak i B.
W jaki sposób zszywamy je w teczce. Od sprawy numer 1 do np. 10 i sprawa pierwsza - ta ze stycznia - jest na samym poczatku zszytej teczki czy na samym dnie?
A jesli chodzi o pojedyncza sprawe... To na samym poczatku - jako na wierzchu jest decyzja pod spodem uzgodnienia, pisma, wszczecie postepowania i wniosek - czy odwrotnie zachowujac chronologie jak przy czytaniu ksiazki - na samym wierzchu wniosek??
Może troche namieszałam, ale mam nadzieję ze da się zrozumieć ;)
Powinno być tak jak w książce :)
Sprawa pierwsza jest zaraz za spisem spraw. Wg naszej instrukcji kancelaryjnej pisma w obrębie sprawy układamy chronologiczne, zaczynając od pisma wszczynającego sprawę. Często jest jednak tak, że pierwsza w obrębie sprawy jest decyzja ostateczna, a dopiero pod nią jest reszta dokumentacji (podobno dla szybszego wyszukania informacji).
Cytat: marcia w Marzec 09, 2010,
Sprawa pierwsza jest zaraz za spisem spraw. Wg naszej instrukcji kancelaryjnej pisma w obrębie sprawy układamy chronologiczne, zaczynając od pisma wszczynającego sprawę. Często jest jednak tak, że pierwsza w obrębie sprawy jest decyzja ostateczna, a dopiero pod nią jest reszta dokumentacji (podobno dla szybszego wyszukania informacji).
i u nas właśnie tak się praktykuje...
Szanowni Państwo,
zwracam się z zapytaniem i prośbą o sugestię:
czy "Sprawozdania roczne- kat. A", które zalegają w komórce od 1990 r. do 2011, (jeden rodzaj sprawozdań) można przekazać do Archiwum zakładowego w jednej teczce z wszystkich lat łącznie, tak jak gromadzono w komórce org., czy dla każdego sprawozdania rocznego (z każdego roku) powinno się zakładać odrębne teczki?
Wobec powyższego kiedy dokumentacja ta powinna zostać przekazana w następstwie do AP - czy 25 lat po przyjęciu do Archiwum Zakładowego, czy od momentu wytworzenia każdego dokumentu, czy od momentu wytworzenia ostatniego dokumentu w teczce, o ile łącznie zostaną tak przejęte przez Archiwum zakładowe ?
Analogiczna sytuacja jest z dokumentacją, która już jest przekazana naście lat temu do Archiwum zakładowego- czy należy ją porządkować na nowo, w sposób dla każdego roku oddzielnie?
Z wyrazami wdzięczności za wszelką podpowiedź
Krzysztof
Teczkę tworzymy co rok nową, wiec każdy rok w oddzielnej teczce, analogicznie z aktami w archiwum, przecież to nie jest jedna sprawa ciągnąca się 20 lat, chyba że AP zaleci inaczej, ale nie sądzę.
OK
wielkie dzięki, ale czy jest sens, aby niepotrzebnie dokładać mb. przez dodatkowe przysłowiowe 20 teczek.
No, ale z drugiej strony zgadzam się, że jeden rok = jedna teczka, bo gdyby sukcesywnie przekazywano dokumentację do AZ nie byłoby tego problemu :)
Pozdrawiam
Oczywiście, że można prowadzić teczki "wieloletnie". W przypadku małej ilości spraw gromadzimy je w tej samej teczce przez x lat. Nie zakładamy teczki na każdy nowy rok a jedynie nowy spis spraw.
Nie wiem z jakiej instrukcji kancelaryjnej korzystasz ale w tej z 2011 dla administracji publicznej zerknij na par. 53 ust. 4.
Co do sprawozdań o których piszesz to pytanie, czy przez te 25 lat nie było takich zmian instytucji, że możemy mówić o sprawozdaniach tej samej jednostki?
Witam i wielkie dzięki,
faktycznie jest jest taki zapis :)
Pozdrawiam
Zgadzam się z Pawłem. Należy sprawdzić, czy urząd nie przechodził reorganizacji, czy innych zmian. U mnie np. 1990-1998 to urząd rejonowy, a 1999-do teraz do starostwo. Nazwy niektórych wydziałów nie uległy zmianie, ba! nawet kompetencje zostały takie same, ale to dwa różne urzędy i dokumentację przez nie wytworzoną należy przechowywać osobno. Jeśli nic takiego nie miało miejsca, to i tak rozdzieliłabym to na dwie teczki ze względów estetycznych ;)
Dziękuję bardzo,
Nie było zmian reorganizacyjnych, ale właśnie podzieliłem na okresy 5 letnie.
Krzysztof
Niby prosta kwesta a jednak wątpliwości się pojawiają.