Witam mam kolejne już pytanie co ze spisami spraw?
W każdej teczce mam zrobione spisy spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną al;e i do każdej sprawy mam spisy. Co z nimi zrobić w momencie brakowania dokumentów?
I jeszcze jedno jeżeli niektóre sprawy ie mają zrobionych spisów spraw a ich termin przechowywania już minął, to czy muszę wymagać uzupełnienia ich od pracownika czy mogą wybrakować te sprawy bez spisów?
Bezdziennikowy system kancelaryjny nie przewiduje czegoś takiego jak spisy do każdej sprawy. Co to właściwie za spisy? Spisy dokumentów w obrębie sprawy?
Tak waśnie. Do każdej sprawy są założone spisy spraw czyli pracownik merytoryczny uzupełnia je wpisując kolejno dokumenty, które w trakcie realizacji sprawy są tworzone i zbierane aż do zakończenie sprawy. Każda taka sprawa jest zbierana w teczkę i na końcu teczki jest też robiony spis spraw (wykza wszystkich spraw w obrębie tej teczki chronologicznie).
Nie wiem czy taka procedura jest właściwa ale u nas funkcjonuje wię mam problem z tymi spisami. Może one są po prostu makulaturą ale zanim cokolwiek z nimi zrobię chcę mieć jakąś pewność czy robię dobrze. Pozdrawiam
Jeśli to akta do brakowania, to - o ile jakieś przepisy nie nakazują pozostawienia takiej ewidencji - to spisy spraw brakuje się razem z aktami, siłą rzeczy taką pomocniczą ewidencję także.
ps. pytanie madzi-n wydzielam do osobnego wątku