Internetowe Forum Archiwalne

Witam serdecznie
Nie mogę znaleźć podstawy, na jakiej należy opiniować przepisy archiwalne. Czy na tych samych dla których się zatwierdza i uzgadnia nadzorowane. czy traktować je jako grzecznościową usługę (jak np. kwerenda do celów prywatnych, po prostu piszemy, że opiniujemy i już). Ktoś podnosił nawet kwestię opłaty dla banku (stać je...)

Wątpliwości budzi rozbieżność odnośnie opiniowania przepisów w instrukcjach do sprawozdań rocznych: opisowych i statystycznych:

W instrukcji do sprawozdania opisowego (3.5.2) wydajemy opinie dla jedn. organizacyjnych nienadzorowanych,
Wg tabelki nr 14 do sprawozdania opisowego - mniej wiecej tak samo - są  to nienadzorowane jedn. organizacyjne państwowe i samorządowe.

W instrukcji do sprawozdania statystycznego (cz. B, wiersz 17) opiniujemy - na rzecz podmiotów niepaństwowych i niesamorządowych

Zakładając, że w obu rodzajach sprawozdania (instrukcjach) chodziło o przedstawienie tych samych danych, należało by postawić znak równości:


Jeśli tak - to nienadzorowanymi mogą być wyłącznie podmioty niepaństwowe i niesamorządowe ? czyli wszystkie jednostki org. państwowe i samorządowe obligatoryjnie musiały by być wyłącznie pod nadzorem.
Oczywiście wszystkie nie mogą być (przy gminie funkcjpnuje po kilkadziesiąt jednostek organizacyjnych ? szkoły, biblioteki itp). Mnożąc liczba szła by w w wiele tysięcy...

Nawet te czterysta nadzorowanych jednostek czasami na trzy osoby - to circa 40 kontroli rocznie, a nadzór to dużo więcej jeszcze. Tendencja jest taka, by coraz więcej nadzorować, chociaż, już np. nie jeden przykładowy urząd pracy. Słusznie zresztą bo o terenie działaności jednego wiadomo wszystko, o pozostałych biała plama. A wystarczyło by zbierać z pozostałych najważniejsze akta (bo to o nie w końcu chodzi), niż zaprzegać je bez tej całej nadzorczej, absorbujacej machiny.

Ale dość dygresji. Proszę podpowiedzieć: opiniujemy (i na jakiej podstawie) w końcu nienadzorowane, czy niepaństwowe i niesamorządowe. W moim małym rozumku, coś mi się nie zgadza...
A może to gdzieś można przeczytać, tylko nie wiem gdzie...

Cieszę, się że choć "Niedouczony" nie ma podstawowej wiedzy to choć ma świadomość swej niewiedzy  ;D Z postu niestety wynika, że pracuje w archiwum państwowym, a to już jest bardziej niż smutne, bo świadczy że nie zna podstawowego aktu prawnego dla archiwistów, jakim jest ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Ale dość posypywania popiołem...
Nie ma znaku równości między jednostkami "nienadzorowanymi" a "niepaństwowymi i niesamorządowymi". Pojęcie nadzorowania i nienadzorowania wzięło się z potocznego rozumienia przepisów art. 33 i 36 ustawy archiwalnej. Oba te przepisy w randze aktu prawa powszechnie obowiązującego (bo są w ustawie) usankcjonowały od strony prawnej jeden z etapów selekcji dokumentacji, jakim jest selekcja wytwórców dokumentacji. Dotyczy to jednak tylko i wyłącznie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych. Dlatego też archiwa państwowe kiedy wybierają jednostki organizacyjne, które mogą zgodnie z prawem "nadzorować" to przede wszystkim sprawdzają, czy mają one status państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej oraz czy wytwarzają materiały archiwalne.
Kwestia selekcji wytwórców dokumentacji nie dotyczy niepaństwowych i niesamorządowych jednostek organizacyjnych, przynajmniej jeżeli chodzi o regulację w randze przepisu ustawowego (por. rozdział 4 ustawy archiwalnej).
Archiwa państwowe są jednostkami administracji rządowej i w związku z tym nie mogą działać jak chcą i jakbyśmy wszyscy sobie marzyli (w zależności od aktualnych potrzeb i oczekiwań). Muszą działać tylko na podstawie i w ramach istniejącego prawa. Inaczej ich działania będą po prostu bezprawne.
Co do podstawy prawnej zatwierdzania (uzgadniania) przepisów, to zależy o jakie przepisy chodzi. Sądząc z postu chodzi o tzw. przepisy kancelaryjne i archiwalne, czyli instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną. Podstawa prawna zawarta jest w art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej oraz w par. 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
Zatwierdzanie (uzgadnianie) przepisów obowiązuje wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i wcale nie musi to skutkować natychmiastowym nadzorem. Nie ma co do tego wątpliwości, jeżeli chodzi o jednolite rzeczowe wykazy akt (proszę się dobrze wczytać w par. 3 rozporządzenia MK). Interpretacje są różne jeżeli chodzi o instrukcje, ale z tego co wiem stanowisko NDAP jest takie, że się je zatwierdza bez względu na to czy chodzi o nadzorowaną czy nienadzorowaną państwową lub samorządową jednostkę organizacyjną. Po prostu oparcie mamy w naszej metodyce w tym zakresie ? jaki ma bowiem sens wykaz akt bez instrukcji?
W świetle tego co napisałam wyżej myślę, że jasnym już jest że opiniować można tylko przepisy dla niepaństwowych i niesamorządowych jednostek organizacyjnych, przy czym co ważne  moim zdaniem nie trzeba im narzucać systemu bezdziennikowego. Wprowadzanie im też kategorii B25 jest nadużyciem.
Pozostawiam bez komentarza chęć odpłatności za opiniowanie przepisów, zwłaszcza w kontekście wiedzy zaprezentowanej przez ?Niedouczonego? ;)
Pozdrawiam

Dziekuję za ciepłe słowa, zwłaszcza komplementy co do mojej wiedzy.
A mogłem po prostu skończyć na pierwszym zdaniu i nie "wymandrzać się".

Jeszcze raz - najkrócej:

Zgłosiła sią np. duża hurtownia handlowa "Saturn" s.c, która chce mieć przepisy archiwalne. No i dobrze. Przegladamy - mogą być i piszemy:
"AP opiniuje pozytywnie przedstawioną instrukcję archiwalną....",
czy
"AP na podstawie (jakaś podstawa prawna, ustawa?) opiniuje pozytywnie przedstawioną instrukcję archiwalną....".

Nawet za cenę kolejnych uszczypliwości, kolejnej "posypki" popiołem chciałbym być "douczony" w tej kwestii.