Mam u siebie dokumentacje niearchiwalną B10 z lat 1991-1999 przyjętą spisem zdawczo - odbiorczym do archiwum zakładowego. Dzisiaj wytwarzane takie dokumentacje to materiały archiwalne. Co mam zrobić przepisać to na nowe spisy o kat A jak również powyjmować metalowe części spaginować. Chcę przenieść to do nowego wyremontowanego archiwum. A problem w tym gdzie je umieścić na regałach dla dokumentacji kat B czy materiałów A . Wiem, że Komisja może przekwalifikować w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym dokumentację niearchiwalną kategorii ?B? do kategorii ?A? oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej kategorii ?B?.
Na czym to polega czy mam przedłożyć te spisy z lat dziewięćdziesiątych do AP czy tylko pismo o przekwalifikowaniu ( i tu chyba podać wszystko pozycja za pozycją). Na tych wszystkich szkolenia za mało jest zajęć praktycznych.
CytatMam u siebie dokumentacje niearchiwalną B10 z lat 1991-1999 przyjętą spisem zdawczo - odbiorczym do archiwum zakładowego. Dzisiaj wytwarzane takie dokumentacje to materiały archiwalne
Jeżeli w latach 1991-1999 obowiązywały przepisy, które nakazywały kwalifikowanie dokumentacji do kategorii B-10, to w czym problem? Akta kwalifikuje się zgodnie z przepisami, które obowiązywały w czasie wytwarzania akt. No chyba że nowe przepisy wyraźnie nakazują przekwalifikowanie dokumentacji wytworzonej przed wejściem w życie tych nowych przepisów (bo takie cuda też się zdarzają).
CytatJeżeli w latach 1991-1999 obowiązywały przepisy, które nakazywały kwalifikowanie dokumentacji do kategorii B-10, to w czym problem? Akta kwalifikuje się zgodnie z przepisami, które obowiązywały w czasie wytwarzania akt.
Nic podobnego, proszę nie upowszechniać takich poglądów. Mało jest tak wadliwych i bezmyślnych starych przepisów, jak te, które określają okresy przechowywania akt. Uczyniły one dużo zła, zarówno jeśli chodzi o wartość historyczną dokumentacji, jak i użytkową.
Betinko, napisz do ap pismo i załącz do niego spisy.
CytatMało jest tak wadliwych i bezmyślnych starych przepisów, jak te, które określają okresy przechowywania akt
Proszę nie upowszechniać takich poglądów.
Nie mam co prawda czarodziejskiej kuli, jak Jarek, i nie wiem o jaką dokumentację betince biega, ale nie odważyłbym się twierdzić, że przepisy sprzed 10 z górą lat są "wadliwe i bezmyślne". Zakładam, że władze archiwalne zatwierdzając wówczas wykaz akt nie miały "pomroczności jasnej". Być może dokumentacja z lat 1991-1999 nie jest jednak "tą samą" dokumentacją, co akta wytwarzane w 2009 roku (z informacji betinki niewiele jednak można w tym względzie wnosić). Jeżeli jednak faktycznie zaniżono onegdaj kategorię archiwalną tej dokumentacji, to należało, odstępując od zasady nieretroakcyjności przepisów (w takim przypadku odstępstwo jak najbardziej dopuszczalne), wyraźnie wskazać w nowych przepisach, że dotyczą one również akt wytworzonych przed datą wejścia nowych przepisów w życie.
Natomiast zgadzam się, że najlepszym wyjściem w tej sytuacji jest, jak radzi Jarek, skierowanie pisma do właściwego ap wraz ze spisami "niepewnej" dokumentacji. Nie radziłbym zaś na własną rękę majstrować przy zmianie kwalifikacji akt - bo może rączka zaboleć ;)
Głupia sprawa Nikodemie, ale jako moderator tego działu mam trochę więcej do powiedzenia na temat tego jakie poglądy można tu upowszechniać a jakie nie ;)
A już bardziej na poważnie: jeśli czas przechowywania konkretnej dokumentacji określa ustawa, czy rozporządzenie, to czas określony w jrwa ustalonym dla danej jednostki można co najwyżej dostosować do tych przepisów, a nie ślepo go przestrzegać - i przypuszczam że tak się mogło stać w tym przypadku. Jestem archiwistą, więc nie muszę się zastanawiać nad zawiłościami nieretroakcyjności i nad niedoskonałością przepisów pisanych przez prawników nie mających pojęcia o archiwach. Zapominasz też chyba o takiej okoliczności że, po upływie minimalnego okresu przechowywania określonego w jrwa, brakowanie jest MOŻLIWOŚCIĄ a nie koniecznością. I dopiero tę możliwość bierze pod uwagę komisja oceniająca dokumentację niearchiwalną. Podwyższenie kategorii archiwalnej w nowym jrwa jest wystarczającą przesłanką do powstrzymania się od brakowania i do podwyższenia kategorii dla takich samych rzeczowo staroci.
Cytatnie odważyłbym się twierdzić, że przepisy sprzed 10 z górą lat są "wadliwe i bezmyślne". Zakładam, że władze archiwalne zatwierdzając wówczas wykaz akt nie miały "pomroczności jasnej". Być może dokumentacja z lat 1991-1999 nie jest jednak "tą samą" dokumentacją, co akta wytwarzane w 2009 roku
Z postu Betinki wynika że chodzi o taką samą (rzeczowo) dokumentację.
Brakowanie to zło, ktoś to kiedyś wymyślił i ktoś to potem tępo i metodycznie realizował. Wciąż muszę tłumaczyć ludziom dlaczego dokumenty teraz im potrzebne uznano kiedyś za warte przechowywania jedynie przez 10 czy 12 lat. Wciąż też dziwię się ile ciekawej dokumentacji uznano za historycznie bezwartościową. To że wykazy akt się zmieniają świadczy tylko że archiwa lepiej rozumieją wartość dokumentacji, i tą praktyczną, i tą historyczną.
Warto się zastanowić nad pismem do ap z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy; po zapoznaniu się z dokumentacją zawsze łątwiej wydaje się decyzję niż na podstawie tytułów ze spisów zdawczo- odbiorczych. Chyba, że nie masz ochoty na kolejną wizytę archiwistów z ap ;D
Halo, betinko! Może najprościej będzie, jak zdradzisz o jaką to dokumentację chodzi, bo tu niektórym na forum zaraz żyłka pęknie... ;)
Ja również chciałabym przyłączyć się do tych porad odnośnie ekspertyzy ap. Jakiś czas temu w pracy mieliśmy akta, które wg starego spisu miały kategorię B-10, ale archiwista z ap zalecił przekwalifikować je na kategorię A, zgodnie z obowiązującym wykazem.
Przepraszam że teraz się odzywam, ale nie wiedziałam że tak może poruszyć Was ten wątek. Chodzi mi o symbol klasyfikacyjny 7351 - Pozwolenia na budowę B10. jrwaz 22 grudnia 1990r. I w roku 1994 zgodnie z literą prawa poszło trochę do zniszczenia.
Staramy się zachować spokój ;D
Jeśli jrwa z 1990 r. określało kategorię B-10 dla jakiejś dokumentacji to nie można jej było zniszczyć w 1994 "zgodnie z literą prawa" ... :o
Ależ tak w 1994 poszły do zniszczenia z lat 1983 i wszystkie wcześniejsze. Ale wracając do pytania to takie dokumenty mogę sama przekwalifikować na A czy pisać o pozwolenie do AP
Dokumenty wytworzone w 1983 r. nie mogły być klasyfikowane i kwalifikowane na podstawie wykazu z 1990 r. ;D Jeśli już to na podstawie tego z 1975 r. gdzie miały zdaje się kat. B-5 (klasa 8381).
Zauważ betinko, że wszyscy jednym głosem radzimy Ci napisać do AP, więc porzuć już wszelkie wątpliwości :)
pozdrawiam
CytatChodzi mi o symbol klasyfikacyjny 7351 - Pozwolenia na budowę B10. jrwaz 22 grudnia 1990r. I w roku 1994 zgodnie z literą prawa poszło trochę do zniszczenia
Święty Hieronimie!!! :o :o :o
Czy na pewno akta związane z pozwoleniami na budowę można było zniszczyć? Czy wszystkie obiekty sprzed 1983 r., których dotyczyły pozwolenia, w 1994 zrównano już z ziemią?! A co z przepisami prawa budowlanego?!!
Obecne prawo budowlane obowiązuje właśnie od 1994 r. Tak mi się wydawa, że w tym wcześniej obowiązującym nie wskazano obowiązku liczenia okresu przechowywania od daty rozbiórki obiektu :-\
A tak w ogóle to nie wydaje mi się żeby pozwolenia na budowę miały teraz kat. A, jeśli już to BE ...
Nie A tylko BE, nie 7351 a 8381, wykaz z 1975 r. a nie z 1990, ale poza tym wszystko się zgadza ;D
Tu chyba, tak jak napisał luke, nie obejdzie się bez ekspertyzy.
Ot, szutnik z tego naszego Jarka! ::)
CytatPodwyższenie kategorii archiwalnej w nowym jrwa jest wystarczającą przesłanką do powstrzymania się od brakowania i do podwyższenia kategorii dla takich samych rzeczowo staroci
a jednocześnie...
CytatObecne prawo budowlane obowiązuje właśnie od 1994 r. Tak mi się wydawa, że w tym wcześniej obowiązującym nie wskazano obowiązku liczenia okresu przechowywania od daty rozbiórki obiektu
Tak więc, mimo iż w 1994 roku było wiadomo, że wchodzi nowe prawo budowlane nakazujące przechowywać dokumentację pozwoleń na budowę przez cały okres istnienia obiektu - a zatem zaistniały przesłanki, by nie brakować /patrz cytat 1/, akta jednak wybrakowano (nasuwa się wręcz myśl o postępowaniu w tym względzie z premedytacją), co Jarek najwyraźniej usprawiedliwia /patrz cytat 2/. Czyli, niech żyje konsekwencja!! :-\
Mnie również zadziwia pomysł zakwalifikowania pozwoleń na budowę do kategorii A. Ale być może komuś w instytucji, w której pracuje betinka, zapaliła się nagle lampka ostrzegawcza: pozwolenia na budowę trzeba trzymać dłuuuuuuugooo, a owo znaczy, że może lepiej zakwalifikować je do kat.A ;D
Już wszystko wiem. Zostawiam jako B10 i niech sobie leży.
Tylko przepakuje w czyste teczki i pudła bezkwasowe (mimo że jest to B10) A tak między wierszami to ja jestem przeciwna brakowaniu wszelkich dokumentów jeżeli tylko warunki lokalowe na to pozwalają niech sobie leżą bo już nieraz ludzie mi dziękowali za pomoc że odnalazły sie dokumenty a ich czas przechowywania już dawno dawno się skończył. Wszystkim dziękuję za zabranie głosu w tej sprawie. Pozdrawiam
Cytattak więc, mimo iż w 1994 roku było wiadomo, że wchodzi nowe prawo budowlane nakazujące przechowywać dokumentację pozwoleń na budowę przez cały okres istnienia obiektu - a zatem zaistniały przesłanki, by nie brakować /patrz cytat 1/, akta jednak wybrakowano (nasuwa się wręcz myśl o postępowaniu w tym względzie z premedytacją), co Jarek najwyraźniej usprawiedliwia /patrz cytat 2/.
Powinieneś jeszcze dodać: "i on to napisał" :-\ . Bardzo nie lubię przypisywania mi czegoś czego ani nie powiedziałem, ani nie napisałem >:( Stwierdzanie faktów nie oznacza ich usprawiedliwiania. Odbiegliśmy już jednak od tematu.
Cytat: betinka w Grudzień 17, 2009,
Już wszystko wiem. Zostawiam jako B10 i niech sobie leży.
I to też jest jakieś wyjście :)
pozdrawiam
CytatJuż wszystko wiem. Zostawiam jako B10 i niech sobie leży
No, proszę! I tak zatoczyliśmy kółeczko...A wystarczyło tylko posłuchać starego Nikodema, który już na początku "stwierdził fakt bez jego usprawiedliwienia" :D
Pozdrawiam.
No, prawie kółeczko, a "prawie" robi czasem dużą różnicę. Te Twoje "fakty bez usprawiedliwień" :D sugerowały nieuchronność rychłego brakowania. Betinka oszczędza sobie tymczasem zbędnej roboty której skutek byłby taki sam, jak w przypadku pozostawienia tej dokumentacji w spokoju - bo zgody na brakowanie i tak by nie było.
Jest sprzeczność w tym, że z jednej strony względy praktyczne i nowe przepisy czynią brakowanie wielu grup dokumentacji coraz mniej sensownym, z drugiej jako archiwiści zakładowi mamy przecież wciąż obowiązek regularnego brakowania dokumentacji której okres już upłynął. Z tej drugiej okoliczności wynika konieczność uzasadniania dalszego przechowywania dokumentacji niearchiwalnej - czy tak jednak być musi? Czy niezbędna jest do tego ekspertyza ap?
Zastanawiam się, czy byłoby dopuszczalne (bez angażowania w to ap) powołanie komisji i dokonanie oceny dok. niearchiwalnej - ale zakończone tylko protokolarnym stwierdzeniem, że w związku z nowym prawem budowlanym okres przechowywania liczy się dopiero od rozbiórki obiektu, a nie od daty pozwolenia - i umieszczenie takiej informacji na spisach zd.-odb. Liczę tu na głos pracowników nadzoru.
Ooo, prawdziwy to dla mnie zaszczyt, że to teraz już moje "fakty bez usprawiedliwień" ;D Dzięki za przekazanie praw autorskich do tej bajeranckiej maksymy ;):
CytatStwierdzanie faktów nie oznacza ich usprawiedliwiania
A teraz ad rem. Cóż takiego, według Szanownego, oznacza "sugerowanie nieuchronności rychłego brakowania?" Jedyną sugestią było stwierdzenie, że jeśli zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie wytwarzania dokumentacji, akta zakwalifikowano do kat. B-10, to powinny one nadal być zakwalifikowane do B-10 i tyle. A o ile mnie moja skleroza nie myli, B-10 oznacza, że minimalnym okresem przechowywania tej dokumentacji jest okres 10-letni liczony od momentu utraty przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. I chyba po to właśnie powołuje się w jednostce organizacyjnej komisję oceny dokumentacji niearchiwalnej, by jej członkowie stwierdzili, czy, biorąc pod uwagę powyższe, akta można zniszczyć, czy też należy wydłużyć okres ich przechowywania. I nie ma się co zastanawiać, czy takie działanie jest dopuszczalne, czy nie - wystarczy tylko raz jeszcze, dokładnie przeczytać instrukcję archiwalną. :-*
Przepraszam bardzo - ale który wykaz akt i którą instrukcję archiwalną masz na myśli? :)
Bardzo proszę:
CytatChodzi mi o symbol klasyfikacyjny 7351 - Pozwolenia na budowę B10. jrwaz 22 grudnia 1990r
A instrukcja archiwalna? Jakakolwiek, byle dobrze napisana... :)
Mam pytanie: gdy Archiwum Państwowe zaleciło przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej z kategorii B10 do kategorii B25 to okres przechowywania wydłużam o 15 lat czy przechowuję dokumentację przez 25 lat? I czy okres przechowywania liczy się od roku odpowiedzi Archiwum Państwowego?
Okres przechowywania liczymy od roku następnego po zakończeniu sprawy.
Tak, wiem, ale mam dokumentację z 2000 roku, która miała kategorię B10 i została przekwalifikowana do kategorii B25 w 2016 roku. Czy to oznacza, że mam ją przechowywać przez 25 lat od roku decyzji AP czy do 2026 roku?
Uważam, że nadal liczymy 25 lat od zakończenia spraw, czyli w tej sytuacji do 2026 r. Zawsze można dopytać w AP.
Dziękuję za odpowiedź :)
Czy jeśli wszystkie pozycje spisu z-o należy przekwalifikować na kat. A, należy sporządzić nowy spis dla kat. A, czy wystarczy adnotacja na starym spisie?
Nie mam siły tego czytać
Jednym słowem!
Informacja nr 11
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z dnia 15 lipca 2011r.
w sprawie sposobu praktycznej realizacji w środkach ewidencyjnych archiwum zakładowego zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji[/i][/i][/b]
https://lublin.ap.gov.pl/wp-content/uploads/2024/07/informacja-nr-11-NDAP-z-dnia-15-lipca-2011-r.-w-sprawie-sposobu-praktycznej-realizacji-w-srodkach-ewidencyjnych-archiwum-zakladowego-zmiany-kwalifikacji-archiwalnej-dokumentacji.pdf
Cytat: Biurowa w Wrzesień 30, 2024,
Czy jeśli wszystkie pozycje spisu z-o należy przekwalifikować na kat. A, należy sporządzić nowy spis dla kat. A, czy wystarczy adnotacja na starym spisie?
Wystarczy adnotacja na starym spisie, i oczywiście dokumentacje zrobić wg ia
Tak AP zaleciło mi.
Bardzo dziękuję, że podzieliłeś się swoją wiedzą. Niestety w informacji NDAP wprost to nie wynika... Pozdrawiam i życzę więcej uśmiechu ;)
No ale przecież wynika z tej informacji, że należy postępować zgodnie z Instrukcją archiwalną
§ 40. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum
państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne,
archiwista zobowiązany jest:
1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD ? do
dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;
2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:
a) do jej uporządkowania,
b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.