witam
Co sadzicie Panstwo na temat sznurowania akt kat. A w obrebie teczki? Czy jest to obowiazkowe, tj. czy wskazuja na to jakies przepisy ministerialne, zalecenia? Bo moje przepisy milcza na ten temat.
pozdrawiam
A.
Witam,
§ 16 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002, nr 167, poz. 1375) zabiera głos w tej sprawie :)
pozdrawiam
Jestem po szkoleniu i AP pod nadzorem którego jest instytucja w której pracuję nie pozwala sznurować a przepisy mówią o usunięciu części matalowych przesznurowaniu i spaginowaniu, więc u mnie nie pozwalam sznurować.
Witam,
czy w takim razie AP zaleca tzw. klipsy archiwalne, czy w ogóle brak sznurowania czy klipsowania?
Dodam tylko, że powinno się zabronić stosowania wspomnianych klipsów. Jedna z instytucji, którą nadzorujemy wszystkie akta kat. A spinała za pomocą tych klipsów ( w 2000 roku). Podczas ostatniej kontroli okazało się, że w większości teczek (ponad 70 %) klipsy rozpadły się. Sądzę więc, że jak na 9 lat to nie jest to powalający wynik, stąd moim zdaniem nie powinniśmy pozwalać na klipsowanie. Wiem, że AP różnie podchodzą do tego tematu. Może jakaś opinia konserwatorska by się przydała ?
Ja też jestem cekaw tej odpowiedzi, bo sam "klipsuje" kat. A...
Pozdrawiam serdecznie!
Sebastian G.
Klipsy mogę stosować. Taką odpowiedź uzyskałam na szkoleniu. Ja klipsy stosuje wtedy gdy teczka ma około 5cm grubości w cieńszych nie.
W odniesieniu do jednostek nadzorowanych przez AP Płock nie zgadzamy się na klipsy. Poza problemami, o których pisze wyżej luke (rozpadanie się klipsów) jest to niezgodne z ww. Rozporządzeniem.
Jest jednak problem przejmowania akt przez ap "przywiązane" do sznurowania kat z jednostek nadzorowanych przez inne ap, tzn. te, które dopuszczają stosowanie klipsów.
Rozumiem, że informacja, którą otrzymała betinka na szkoleniu opatrzona była komentarzem "w przypadku naszego archiwum (tutaj nazwa tegoż ap) dopuszczamy stosowanie klipsów, choć w Rozporządzeniu jest mowa o sznurowaniu".
Myślę, że Rozporządzenie jest jednoznaczne w tej kwestii i zezwalanie na stosowanie klipsów jest chyba lekką jego nadinterpretacją.
Klipsy plastikowe przy kategorii A !!!! Przecież z akt kat. A należy usuwać wszystkie cześci metalowe i plastikowe!!!!
A sznurowanie z cytowanego przepisu ministerialnego zdaje się dotyczy akt, które chce się przekazać do Archiwum Pańswowego (bo załóżmy nie ma warunków do ich przechoywania ), a nie tych, które przechowuje się w "swoim" archiwum
Dużo teczek jest zbindowanych całe dokumentacje techniczne i one również maja plastykowe okładki takie mogą zostać chodzi o "koszulki" które trzeba usunąć aby papier lepiej "oddychał"
Reasumując nie sznuruje się i już.
Jesli sznurować, to czym? Jak powinien nazywac się ten sznurek i jak wyglądać?
Ja sznuruję nicią lnianą, pierwszy obrazek :)
https://www.google.pl/search?hl=pl&pq=sznurek+jutowy&cp=6&gs_id=1e&xhr=t&q=nici+lniane&client=firefox-a&hs=0d4&rls=org.mozilla:pl:official&channel=fflb&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.r_qf.&biw=864&bih=638&um=1&ie=UTF-8&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi&ei=NOFNUNu3FMWIhQeBuoG4Cg
Nie sznurujemy, bo nie ma nakazu sznurowania, ja nie sznuruje i AP tego nie wymaga.
Ja sznuruję, bo tak się przyjęło, ale wiem, że ileś tam lat temu ap przejmowało nieposznurowane i też było dobrze :)
Czy ja dobrze zrozumiałem? Mam rozumieć, że AP przyjmowało od was akta "luzem"?
Rozporządzenie z 2002 r. wyraźnie nakazuje sznurować akta kat. A. O ile można dyskutować nad kwestią jak ma to wyglądać od strony technicznej (sznurek, klips), o tyle nie ulega wątpliwości, że intencją umieszczenia takiego zapisu w rozporządzeniu było uniknięcie przekazywania dokumentacji "luzem".
Z tego, co mi mówiono, to były to pojedyncze teczki w bardzo złym stanie, w których pierwotnie nie było wiązań, może stąd tak wyszło. W każdym razie za mojej kadencji wszystko jest sznurowane i jest ok :)
Przekazywałem w 2000 r. do AP za U.Rejonowy i nie sznurowałem.Przeprowadzane są kontrole przez AP i nie ma zastrzeżeń.
Dokumentacja sznurowana ulega większemu niszczeniu- np dziurawienie kartek itd.
Moje AP jest "prawomyślne" i stanowczo nakazuje sznurować.
Co do zaś trzymania luzem - w trakcie porządkowania trafiam od czasu do czas na teczki, gdzie wszystko lata luzem - kartki są powyginane na wszystkie strony i niektóre wyglądają "jak z gardła wyjęte", ułożone nie chronologicznie, bo się ciągle mieszają, a drobne kartki, typu potwierdzenie przelewu/odbioru albo karta rejestracyjna z KRK, ciągle wypadają i leżakują pod aktami, za aktami albo spadają jakimiś szparami pod regał - akta zszyte takich problemów nie mają;
mam jednostkę z okresu międzywojennego (ot, tak się znalazła :o ), zszytą - żadnych uszkodzeń oprócz okładki, która jest tutaj i ówdzie podarta, wszystkie pisma ładnie ułożone w kolejności, żadna nie obluzowana - szczerze wątpie czy po takim okresie czasu teczki nie zszyte zachowałyby się w takim stanie.
Sznurowane kartki też mogą być powyginane. Akta niesznurowane są w teczce wiązanej i małe kartki nie mają prawa wypaść , są ponumerowane , ułożone chronologicznie i coś takiego się nie zdarza w moim archiwum jak opisuje ,,metricisRegninotarii". Potwierdzenia przelewu , lub tym podobne to nie kat. A. Dokumentacja księgowości k.B -drobiazgi są zszywane niekoniecznie sznurkiem -/ wg.uznania przekazującego /. Jeżeli kartki są luzem , jest łatwiej i szybciej wyjąć np. do skserowania przy wypożyczaniu. Teczki znajdują się na pólkach nie przerzuca się ich codziennie z regału na regał i nie ma prawa coś wypaść z teczki w i ą z a n e j - to nie koszyk. Sięgam po nie tylko ,w celu udostępnienia i nie wysypuję kartek na podłogę.
Opisałem sytuacje jaka panuje w archiwum sądowych, a w takowym nie można sobie używać przy sprawach sądowych teczek dowolnego rodzaju i kroju wedle uznania, są stosowne szablony i ich trzeba się trzymać (pomijając szereg zapisów w różnych normatywach nakazujących sznurowanie albo chociaż łączenie akt w sposób trwały). Tak więc jak coś nie jest przytwierdzone, w ten czy inny sposób, to wypada, zwłaszcza jeśli jednostka aktowa jest często wypożyczana.
Nadto specyficzną cechą akta spraw sądowych jest prowadzenie ich w systemie dziennikowym, tak więc potwierdzenie przelewu jak najbadziej ma szanse być kat. A, wystaczy że będzie to np. potwierdzenie wpłaty za badanie DNA w sprawie o uznanie ojcostwa, które trzeba dołączyć do akt sprawy, a cała sprawa kat. A właśnie ma.
Z moich obserwacji wynika (kilka teczek "luźnych" w aktach administracyjnych niestety także napotkałem), iż poruszenie teczki wiązanej powoduje, iż akta w środku teczki się przemieszczają chyba, że wewnątrz są tylko karty formatu A4.
Polemizowałbym równiez z tym, iż przy kserowaniu jest wygodniej - teczkę szytą przewracasz na okreśłoną stronę, kserujesz, lecisz następną, zamykasz i z głowy. Owszem, nie złapiesz marginesów na ksero tyle, że na marginesach prawie nigdy nic nie jest zapisane. W lużnych musisz sobie przekładać akta z kupki na kupkę a potem patrzeć jeszcze czy nie pomieszałeś numeracji w teczce. Niektórym może być tak wygodniej, innym nie ;)
Kolejnym argumentem jest fakt, iż bardziej prawdopodbnym jest, iż ktoś, gdzies, kiedyś w celu jak najbardziej szczytnym wyjmie luźną kartkę i zwyczajnie, po ludzku, zapomni jej odłożyć na miejsce niż to, że ktoś wyrwie kartkę wszytą w akta i nie zauważy, iż to uczynił.
Nie rozumiem co prawda tego powrotu do ery fascykułów ale jeśli AP na to zezwala to nic mi do tego przeca i w żaden sposób nie zarzucam komukolwiek, iż "wysypuje kartki na podłgę" :P co jak widzę po poście wyżej wymaga wyjaśienia ;) Prezentuje tylko swój punkt widzenia.
Ja pracuję w jednostce samorządu terytorialnego, więc nie ma możliwości, aby u nas dokumentacja nie była sznurowana. Obowiązek sznurowania akt dotyczy zarówno akt kat. B jak i kat. A.
Wpadła mi kiedyś w ręce taka teczka kat. A, jej zawartość, stanowiącą jedną kartkę, a jakże - przesznurowano :-\
To się nazywa skrupulatność ;D
U mnie teraz AP wymaga, aby przekazywana do nich dokumentacja była przeszywana za pomocą bawełnianej tasiemki. Wcześniej dopuszczalne były plastikowe klipsy archiwalne.
Cytat: MarcinP w Wrzesień 14, 2012,
Ja pracuję w jednostce samorządu terytorialnego, więc nie ma możliwości, aby u nas dokumentacja nie była sznurowana. Obowiązek sznurowania akt dotyczy zarówno akt kat. B jak i kat. A.
obowiązek sznurowania kat. B, a gdzie jest tak napisane?? :)
akta które przyjmujesz do swojego archiwum z komórek organizacyjnych Twojej jednostki mają być przygotowane zgodnie z rozporządzeniem i już, później sama będziesz je sznurowała, paginowała itd? nie znam AP które przyjełoby akta kat. A np w segregatorze!
obowiązek sznurowania kat. B, a gdzie jest tak napisane?? :)
[/quote]
Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat porządkuje się tak samo, a więc musi być zachowany układ chronologiczny zgodny z § 63 pkt. 3 IK 2011, a zapisane strony w tych teczkach muszą być spaginowane. W celu zachowania porządku w obrębie akt poszczególnych spraw w obrębie teczki należy je zszywać. Niestety z przepisów nie wynika wprost konieczność zszywania wszystkich akt kat. B. Niemniej praktyka odwrotna prowadzi często do braków dokumentów w teczkach... a przecież na wewnętrznej stronie tylnej okładki teczki (o kat. wyższej niż B10)ktoś wpisuje ile stron znajduje się w teczce i podpisuje się imieniem i nazwiskiem.
Reasumując: mamy obowiązek sznurowania materiałów archiwalnych (kat.A) oraz mamy obowiązek porządkowania dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat w taki sam sposób jak materiały archiwalne. Jeśli nadajemy dokumentacji układ paginując ją i chcemy ten układ zachować, to należy zabezpieczyć tę dokumentację tak, aby układ został zachowany - czyli przesznurować.
Cytat: MarcinP w Październik 12, 2012,
a zapisane strony w tych teczkach muszą być spaginowane.
Gdzie tak jest napisane? :)
Aha, wyczuwam podchwytliwe pytanie ;D
Instrukcja archiwalna dla JST z 2011 r. (par. 15, ust. 4, pkt. 1, lit. f) każe numerować strony w aktach o kat. arch. powyżej B10, ale nie wspomina nic o tym, że numerowane mają być wyłącznie zapisane strony:
Cytat
Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na: w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat: (...) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: ?Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]?
Ta instrukcja wcale nie każe paginować kat. B powyżej B10, a jedynie kat. A.
Wspomniany przez Rovana fragment z instrukcji archiwalnej stanowi o tym, że właśnie należy porządkować dokumentację o kategorii wyższej niż B10 tak, jak materiały archiwalne. Fragment tej instrukcji brzmi następująco:
§ 15 pkt 4. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:
f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: ?Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych, [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]?.
Może lepiej będzie przywołać większy fragment (na kolorowo moje uwagi i podkreślenia):
4. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym
niż 10 lat:
a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 63 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej,
przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami, (dotyczy kat. A i B>10)
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, (dotyczy kat. A i B>10)
c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, (dotyczy kat. A i B>10)
d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek), (dotyczy kat. A i B>10)
e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt
osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby ? w pudłach,
przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to
niemożliwe z przyczyn fizycznych, (dotyczy kat. A i B>10)
f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru
strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej
okładki w formie zapisu: ?Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data,
podpis osoby porządkującej i paginującej akta]?, (dotyczy tylko kat. A)
g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej, (dotyczy kat. A i B>10)
h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt; (dotyczy kat. A i B>10)
Jest to napisane tak jak jest napisane, ale paginowanie wyraźnie ograniczono do kat. A.
Racja. Dopiero teraz to wyłapałem :D