Witam,
oto przepisy z najnowszej instrukcji kancelaryjnej Najwyższej Izby Kontroli:
CytatJeżeli sprawę wszczyna się na podstawie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, to należy go wydrukować i uwierzytelnić. Postępowanie z tym dokumentem jest tożsame, jak z innymi dokumentami.
Jest to chyba jakaś próba wyjścia z konieczności prowadzenia kancelarii dla dokumentacji papierowej i elektronicznej jednocześnie, ale czy rzeczywiście udana? Co zrobić z oryginalnym dokumentem elektronicznym po wydrukowaniu jego treści? Skasować? Ale to przecież oryginał... Zachować? Ale po co w takim razie drukować...
Co sądzicie o takim podejściu do dokumentów elektronicznych?
Hmmm...
Jeżeli jest to instrukcja NIK, to musiała być zatwierdzona przez archiwum państwowe...
Hmmm...
Archiwum państwowe pewnie zatwierdziło,
ale instrukcja była opiniowana także przez NDAP...
Odpowiadając Wojtkowi
CytatJest to chyba jakaś próba wyjścia z konieczności prowadzenia kancelarii dla dokumentacji papierowej i elektronicznej jednocześnie, ale czy rzeczywiście udana? Co zrobić z oryginalnym dokumentem elektronicznym po wydrukowaniu jego treści? Skasować? Ale to przecież oryginał... Zachować? Ale po co w takim razie drukować...
po wydrukowaniu treści skasować?
a za chwilę będziemy chcieli digitalizować te druki, piękna perspektywa, nie ma co :o
chyba nie w tę stronę ;D
i jeszcze jedno, zastanawia mnie czy uda się zachować kompletność sprawy, jeśli część będzie w postaci papierowej a część w postaci elektronicznej ???
Witam!
Myślę że mając takie dylematy warto sięgnąć po obowiązujące akty prawne w tym zakresie:
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664). Poniżej cytat z paragrafu 7:
"§ 7. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporządza się i udostępnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie.
2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogą być także udostępniane w postaci elektronicznej kopii dokumentu oryginalnego, o ile zostały podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres ważności kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego weryfikację przez odbiorcę.
3. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego.
4. Do sporządzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.
5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogą być udostępnione za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych."
Cóż ma bowiem zrobić jednostka organizacyjna z dokumentami elektronicznymi, gdy nie ma systemu teleinformatycznego do zarządzania nimi? ???
Pozdrawiam
Nie dziwię się NIK-owi (wpisał do IK to, co i tak prawie wszyscy robią). Bo co mają zrobić jeśli inaczej nie są w stanie powiązać dokumentu ze sprawą? M in. po to właśnie jest zostawiona furtka w rozporządzeniu o którym powyżej pisze Ewa33.
Rozporządzenie to dotyczy jak wiadomo pism (czyli dokumentów elektronicznych będących tekstami złożonymi z liter połączonych w słowa i zdania). Takie coś z pewnością daje się wydrukować i uwierzytelnić (choćby liczyło sobie 5 tysięcy stron...) . Złośliwcy mogliby przesłać na ESP NIK-u takie właśnie pismo. Ale pewnie tego nie zrobią.
Co jednak będzie jeśli wpłynie dokument będący nagraniem dźwiękowym?
Oczywiście na podstawie czegoś takiego nie będzie można wszcząć sprawy bo tego wydrukować się nie da. Sprawy będzie się wszynać jedynie na podstawie pism i tyle.
Co jednak zrobić gdy tego typu dowody (nagrania dźwiękowe i wideo znajdą się w sprawie?).
Nośniki do teczek?
--
Ka
Witam
fakt, że z dokumentu elektronicznego wykonywana jest kopia w sposób zgodny z prawem mnie nie dziwi. Zaskakuje mnie, że ta kopia staje się ekwiwalentem oryginalnego dokumentu i jako taki zaczyna funkcjonować w kancelarii. Ani słowa natomiast w instrukcji NIK o tym co dziej się z oryginałem... Sprawa będzie kompletna - no tak, z tym, że oryginał jednego czy drugiego pisma i tak będzie gdzie indziej. Czy nie najwyższy już czas podjąć męską decyzję i zezwolić na skanowanie, uwierzytelnianie i niszczenie papierowych oryginałów? Po to żeby nie dochodziło do konieczności stosowania tego rodzaju zabiegów jak w instrukcji NIK i po to by informatyzacja administracji stała się trochę bardziej realna.
pozdrawiam
Wojtek
Panie Wojciechu!
Czy zdecydowałby się Pan zeskanować, uwierzytelnić, a następnie zniszczyć papierowy oryginał listu otrzymanego od dajmy na to np. niejakiego Benedykta XVI?
Pozdrawiam
NIKodem
Panie Nikodemie!
Czy zdecydowałby się Pan wydrukować, uwierzytelnić, a następnie skasować oryginalny mail otrzymany od Benedykta XVI?
pozdrawiam
Wojtek
Piękna polemika.
Ale schodząc na ziemię zastanówmy się najpierw PO CO istnieje współczesna instytucja publiczna (każda) na działalność której łożą obywatele, którzy zorganizowali państwo? Czyż nie po to żeby realizować zadania dla których została powołana? Jeśli sprawniej (szybciej, taniej, skuteczniej) będzie to realizować skanując WSPÓŁCZESNE pisma doń przychodzące i wyrzucając papier (do recyklingu oczywiście), to nie widzę powodu dlaczego miałaby tego nie robić. Czy tylko dlatego nie należy na to zezwalać bo za 300 lat ktoś może chcieć np. zapoznać się z raportem NIK dotyczącym działalności instytucji X, ale koniecznie na papierze?
I tu trochę z innej beczki ale "bardzo apropo", jak się okaże dalej.
Aby pokazać jak nam idzie informatyzacja dorzucę jeszcze cytat z postanowienia NSA I OZ 673/08, z 10 września 2008 (na postawie LEXa - zob. LEX nr 460225)
Cytat1. W postępowaniu sądowoadministracyjnym Sąd nie jest zobowiązany do posługiwania się w korespondencji elektronicznej certyfikatami, o których mowa w ustawie o podpisie elektronicznym.
2. Dla skuteczności pisma wnoszonego przez stronę drogą elektroniczną konieczne jest późniejsze opatrzenie go własnoręcznym podpisem, bowiem tylko taki podpis spełnia wymagania wynikające z art. 46 § 1 pkt 4 p.p.s.a."
Warto zobaczyć sentencję tego postanowienia NSA, w której sąd udowadnia że "podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika" (taki dokładnie wymóg jest w art. 46 46 § 1 pkt 4 p.p.s.a.) oznacza podpis własnoręczny na papierze.
Oczywiście po jego pełną treść odsyłam do LEXa - bo prawo autorskie do bazy danych, albo do NSA - do którego oczywiście należy zwrócić się na papierze.
Nie ma co komentować postanowień sądu - więc należy przyjąć, że
Roma locuta - causa finita .
A jeśli tak, to nasuwa się jednak bardzo poważne pytanie: to po co w ogóle ustawa o podpisie elektronicznym gdzie zrównano podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem z podpisem własnoręcznym (w "drodze" jest nowa ustawa o podpisach elektronicznych), po co poważne środki wydawane na informatyzację państwa itd. jeśli potem i tak trzeba będzie podpisać papier wydrukowany w celu "uzupełnienie braków formalnych"? Rozsądnie patrząc nikt nie będzie więc w ten sposób z sądem się komunikował. Wysłanie listu poleconego będzie bowiem wymagało mniej zachodu niż przekazanie wniosku na elektroniczną skrzynkę podawczą, a potem "uzupełnienie braków" czyli albo udanie się do sądu, albo ... wysłanie poleconego.
Dlaczego w ogóle o tym piszę wątku o NIK-u drukującym elektroniczne wnioski?
Proszę zwrócić uwagę, że NIK jest i tak dużo nowocześniejszy bo ma w swojej IK choć procedurę obsługi złożonego doń elektronicznego wniosku (czyli sporządzenia kopii papierowej) i włączenia tego do akt. Zwyczajnie dostrzega tę drogę, choć nie ma jeszcze środków na pełną obsługę elektroniczną. Ale nie każe ganiać składającemu podpisywać papier w celu uzupełnienia braków.
Miast "pięknej polemiki" Pan Wojciech uraczył mnie pokrętną dialektyką... No cóż...
"Schodząc na ziemię", uśmiecham się wobec kolejnego przykładu legislacyjnej "gibkości" naszego państwa, dzięki której opary absurdu tym razem gęstnieją nad elektroniczną postacią dokumentu w Polsce (co pięknie zobrazował Pan Schmidt). Może jednak trzeba przejść spokojnie kolejną pustynię, by w końcu dojść do obiecanej el-ziemi na czele z Panem Kazimierzem, jako nowym el-Mojżeszem ;D
O rany, odebrałem właśnie maila...dziwny podpis..."B-16" :o :o :o
Pozdrawiam
NIKodem
Kontynuując pokrętną dialektykę stwierdzam, że jak od B-16, to trzeba koniecznie wydrukować :)
Na razie bym się wstrzymał z el-mojżeszowaniem i wyprowadzaniem do el-ziemi obiecanej. Z powyższego wątku widać bowiem, że nie nie można być pewnym czy lud jest gotów cierpieć na pustyni, no i czy będzie można po drodze liczyć na jakąś mannę...
Panie Kazimierzu - proszę się tak nie zarzekać - bo kto, jeśli nie pan, kiedy, jeśli nie teraz, itd. ;).
Uważam, że i tak należy jakąś pustynię zaliczyć - może być np. Błędowska (i nazwa dobra, i w końcu nie tak znów daleko od Warszawy), no i chyba nie będzie to 40 lat dreptania w kółko...
Pozdrawiam
NIKodem
A ja mam pytanie ??? , jak w sytuacji otrzymania dokumentu elektronicznego, niech będzie choćby maila, radzi sobie między innymi Narodowe Archiwum Cyfrowe czy inne archiwa państwowe? Oczywiście e-mail dotyczy jakiejś sprawy i ma charakter oficjalny, np. zapytanie dotyczące tego co jest w zasobie danego archiwum. Archiwa są przecież urzędami administracji rządowej i powinny gromadzić dokumentację otrzymywaną i wytwarzaną w toku swej działalności w obrębie spraw, tak jak i inne urzędy.
Bardzo ciekawa jestem odpowiedzi w tej kwestii.
Witam,
w przypadku otrzymania e-maila oficjalnego drukujemy go i rejestrujemy ów wydruk :)
O! A to ciekawe! Bardzo się cieszę, że są archiwa państwowe, które wychodzą frontem do petentów i odpowiadają na pytania przesyłane drogą elektroniczną. Czy tą samą drogą można też np. zlecić wykonanie kwerendy lub zamówić kserokopie dokumentów? I jak się to wszystko ma do przepisów art. 63 paragraf 3a kpa? Poza tym, czy to co Państwo napisaliście oznacza, że archiwa dzielą e-maile na oficjalne i nieoficjalne? ??? Chętnie poznam kryterium tego podziału.
NIKodem
Art.63 §3 kpa nie należy wyrywać z kontekstu. W §1 tego artykułu czytamy:
Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.
Ale NIKodem dotknął przy okazji innego, bardzo ważnego problemu.
"Pisemność" o której mowa w §1 i dalej w §3 jest rozumiana w kpa (niestety) jako "papierowość". Proszę zwrócić uwagę że "pisemne" wniesienie podania jest wymienione oddzielnie od reszty sposobów wniesienia podania. Takie rozumienie "pisemności" czy "formy pisemnej" jest rozumiane powszechnie także w innych przepisach prawa. Dochodzi do tego że przeciwstawia się "formę pisemną" "formie elektronicznej" a co za tym idzie złożenie podania (wniosku) za pomocą "pisma w formie elektronicznej" nie jest w powszechnym rozumieniu wniesieniem podania "na piśmie". Mimo że prowadzi to do paradoksu polegającego na tym że skoro mamy "pisma w formie elektronicznej" (i one nie są "pisemne") to znaczy że mamy także ... pisma w formie pisemnej.
W pracach nad zmianami w ustawie o informatyzacji zauważono ten problem, który przejawia się zwłaszcza wyraźnie w art.14 kpa (§1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej). Prace zmierzają w kierunku wyraźnego zrównania sposobów załatwiania spraw (aby było można w postaci papierowej i można w postaci elektronicznej). Warto jednak odnotować że w projekcie zmian (zob. w BIP MSWiA (http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/178/18150/)) nadal przeciwstawia się formę pisemną formie elektronicznej.
Podsumowując: wniesienie podania za pomocą poczty elektronicznej (albo za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej) nijak się ma do art. 63 §3 kpa, gdyż tam użyte sformułowanie "pisemnie", znaczy "na papierze".
Myślę, że kwestia problemów z definicją pisemności (i innymi definicjami) zasługuje na osobny wątek na naszym forum. Takowy "słownikowy" wątek założę niebawem.
Cytat: nikodem.b w Wrzesień 01, 2009,
Bardzo się cieszę, że są archiwa państwowe, które wychodzą frontem do petentów.
Miło przeczytać, że ktoś cieszy się z działań archiwów. Nie chce mi się jednak wierzyć, że Nikodem do niedawna był przekonany, że dzieje się inaczej. Czyżby nie próbował dotrzeć do archiwów drogą poczty elektronicznej? Od kilku lat coraz więcej zapytań otrzymujemy w ten sposób i tą drogą udzielamy odpowiedzi (w NDAP). W ten sposób kontaktujemy się też z archiwami, które przeprowadzają kwerendy w zasobie - i ich wyniki przedstawiają klientom. Pełną odpowiedź na pytanie, czy tą drogą można zlecić kwerendę lub zamówić kopie we wszystkich archiwach, można uzyskać zapewne po rozesłaniu do nich ankiety lub dokładnym przeanalizowaniu zawartości ich serwisów internetowych. Na pytanie Ewy33 odpowiedź na Forum była wszak tylko jedna. A wiele archiwów proponuje kontakt za pośrednictwem mediów elektronicznych. Przy okazji, do części kwerend i kopii nie stosuje się kpa - są one usługami świadczonymi, czasem odpłatnie, przez archiwa.
Wydaje się, że Ewa33 napisała o e-mailach oficjalnych w znaczeniu potocznym. Nie wszystko bowiem, co wpływa drogą elektroniczną, jest dokumentem dołączanym do sprawy, podobnie jak nie po każdej rozmowie np. telefonicznej sporządzamy notatkę.
Oczywiście, że się cieszę i wielce cenię pracę "archiwistów państwowych", na których profesjonalizm mogłem liczyć w wielu przypadkach. Docierałem do archiwów państwowych także drogą elektroniczną - w mojej poprzedniej wiadomości była oczywiście szczypta prowokacji. Jednak tym razem, czytając iż
CytatPełną odpowiedź na pytanie, czy tą drogą można zlecić kwerendę lub zamówić kopie we wszystkich archiwach, można uzyskać zapewne po rozesłaniu do nich ankiety lub dokładnym przeanalizowaniu zawartości ich serwisów internetowych.
czuję się nieco skonfundowany. Sądziłem do tej pory, że archiwa państwowe tworzą jedną sieć, w której obowiązują te same przepisy i procedury. :o
Co do e-maili "oficjalnych" i "nieoficjalnych", wyobrażam sobie je mniej więcej tak:
E-mail nieoficjalny:
"Cześć Krycha!
Jaka u was pogoda, bo u nas świetna - leje z samego rana, jak to w Krainie Deszczowców :-) Napisz mi, czy macie akta USC w Zmyślonej i z jakiego okresu...
Buziaki..."
E-mail oficjalny:
"Szanowna Pani Krystyna Iksińska
Bardzo proszę o udzielenie informacji dotyczącej posiadanych w zasobie Archiwum ksiąg USC Zmyślona. W przypadku posiadania takich ksiąg, proszę o podanie zakresu chronologicznego poszczególnych serii (urodzenia, małżeństwa, zgony).
Z poważaniem..."
;) ;) ;) ;) ;)
Pozdrawiam
NIKodem
To jeszcze pociągnę wątek e-maili, ponieważ wydaje się ważny.
Po pierwsze e-mail jest dokumentem elektronicznym i z tym chyba nikt nie dyskutuje. To że nie może być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym nie wyklucza go ze zbioru dokumentów elektronicznych.
NIKodemem, podał ładne przykłady mejli oficjalnych i nieoficjalnych. Rozwinąłbym jeszcze ten problem o to na jaką skrzynkę są mejle przesyłane: na ogólną skrzynkę podaną na stronie internetowej podmiotu (np. urzad@urzad.gov.pl), które mogą być nieoficjalnymi pozdrowieniami a nawet inwektywami, albo być po prostu spamem.
Ktoś powinien odsiewać ziarno od plew. Często wspomagają to automaty i zdarza się że poczta która jest oficjalna - w ogóle nie dociera.
...oraz mejle przesyłane do tej samej Krychy (na jej adres służbowy krycha@urzad.gov.pl), ale o treści np. takiej:
Szanowna Pani Krystyno,
Zapraszam serdecznie na spotkanie organizowane przez pana Ministra ds Bardzo Ważnych mające na celu wypracowanie wspólnego stanowiska w sprawie udzielania informacji mejlowej o zawartości Archiwum ksiąg USC Zmyślona. Spotkanie będzie miało miejsce w ....... w dniu ...... W załączeniu materiały. Uprzejmie proszę o potwierdzenie uczestnictwa e-mailem.
Warto zauważyć, że wstępną decyzję o tym czy mejl przesłany na ogólną skrzynkę podmiotu jest spamem czy wymaga zajęcia się (a więc tak naprawdę wszczęcia sprawy) podejmuje zwykle wyznaczona komórka organizacyjna. Natomiast w przypadku mejla kierowanego na skrzynkę Krychy - sama Krycha. No bo jak inaczej? Z jednej strony bowiem nie można uznać że wszelka korespondencja na mejle służbowe jest nieoficjalna (część z pewnością spełnia wymagania określone w §2.1 rozporządzenia MSWiA dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi) a drugiej strony nie wszystko co przyjdzie na skrzynkę ogólną wymaga ewidencjonowania.