Witam, mam problem i prosiłabym o poradę:
Niedawno rozpoczęłam prace w archiwum zakładowym obecnie zaczęłam przejmować dokumentacje z poszczególnych działów i mam problem z nadawaniem numeracji spisom zdawczo odbiorczym. Opierając się na instrukcji kancelaryjnej i własnych wiadomościach wiem, że upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany w numeracji spisu i jeśli w tamtym roku zakończono numerację na numerze 9 to teraz powinno teoretycznie być 10. Piszę teoretycznie, bo przeglądając dotychczasowe spisy widze, że co roku nadawano nową numerację : 1/2003, 1/2004 itd.
W związku z tym nie wiem co dalej robić, czy postępować wg instrukcji, czy tak jak czyniono do tej pory.
No cóż, na pewno nie możesz kontynuować dotychczasowej praktyki. Obawiam się że najrozsądniejsze wyjście jest też najbardziej pracochłonne - przerejstrowanie wszystkich dotychczasowych spisów i w konsekwencji przesygnowanie akt, i dopiero rejestrowanie kolejnych spisów.
pozdrawiam
A to mnie pocieszyłeś, no nic jak trzeba to trzeba, dziękuje za poradę :)
Witam!
W tym miejscu niestety nie mogę się zgodzić z Jarkiem.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (z 23 marca 2009 roku) określa, że na sygnaturę archiwalna składa się:
oznaczenie literowe Arch, numer spisu zdawczo-odbiorczego/pozycja na spisie zdawczo-odbiorczym/dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego właściwego dla danego wykazu spisu zdawczo-odbiorczych.
W tym miejscu dodatkowo dodam,że podobna sytuacja miała miejsce do roku 2007 (wrzesień) kiedy udało się wprowadzić sygnaturę składającą się tylko z numeru spisu/pozycję na spisie. Nie wiedząc czemu w tym roku wrócono do starych zapisów.
Dodatkowo nie uważam za zasadne potrzebę przejerejestrowania wszystkich dotychczasowych spisów, a co za tym idzie przesygnowania wszystkich akt.
W przytoczonym przykładzie prokuratury (np. rejonowej) możemy mieć do czynienia z kilkoma oddziałami sekretariatu, a w każdym z tych oddziałów corocznie powstaje kilka tysięcy spraw. Praca nie do wykonania.
Według mnie można bez problemu pozostawić starą numerację, a tylko przyjąć jakąś datę graniczną od której już nie będziemy łamali numeru przez rok tylko kontynuowali numerację dalej narastająco. Sygnatura archiwalna: 1/1/2003 nie koliduje z sygnaturą 1/1/2004. Tak naprawdę są to dwie różne sygnatury.
Pozdrawiam
Izabela napisała tylko o instrukcji kancelaryjnej i własnej wiedzy jako podstawie oceny jaki sposób postepowania jest właściwy a jaki nie, nie wiemy co jest w instrukcji archiwalnej i czy w jej instytucji jest w ogóle taka instrukcja. Zakładam jednak że nie jest to instytucja wymiaru sprawiedliwości, w której obowiązywałyby takie, nieco specyficzne, zasady rejestrowania spisów.
Ewentualne pozostawienie starej numeracji dla tych spisów akt które już w archiwum są i nadawanie narastających numerów dla tych nowoprzyjmowanych to też jest jakieś wyjście, byle tylko te starocie były sygnowane rzeczywiście 1/1/2003 a nie tylko 1/1. Tradycyjnie również proponuję zapytać w archiwum państwowym co oni na to.
Jestem poczatkującą (a nawet raczkującą) archiwistką. W zeszłym roku przyjmowałam do AZ dokumenty na podstawie spisów kolejno numerowanych. Przejmując je w tym roku numeruję od 1 czy zachowuję ubiegłoroczną ciagłość numeracji ?
Pytanie przeniesione do odpowiedniego wątku.
Wypada mi zachęcić Cię również do lektury tego tematu: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1564.0
pozdrawiam
Czy w 2011 roku zmieniło sie numerowanie spisów zdawczo-odbiorczych czyli trzeba zacząc od nr 1 czy można kontynuować numerację z poprzednich lat? Np. spis nr 98/2011?
Numerację ciągniemy dalej :)