Witam,
Właśnie rozpoczynam z grupą programistów projekt archiwum elektronicznego dla urzędów. Mam kilka problemów na które się napotkaliśmy w trakcie projektowania systemu.
1. W których akcjach systemu ma tworzyć się spis zdawczo-odbiorczy? Z 1518 wynika, że jedynie przy przekazaniu do AP. Jednak otrzymałem wytyczne ,że także przy odbieraniu paczek archiwalnych i eksportowaniu do innych systemów. O tym w 1518 nie ma wzmianki, czy takie dokumenty są w tych miejscach potrzebne? Oraz czy takie dokumenty powinny być elektronicznie podpisywane i trzymane w systemie czy wysyłane wraz z paczką? A jeśli trzymane to powinny być traktowane jako paczka archiwalna?
2. Jakie procedury system powinien wykonywać przy udostępnieniu akt, czy powinien generować jakiś dokument czy tylko osoba ,której sprawa została udostępniona powinna być zapisywana w systemie?
3. Co dzieje się z dokumentami tworzonymi w systemie czyli ze spisem dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia oraz protokołem oceny dokumentacji? Z 1518 wynika ,że muszą zostać w systemie i otrzymują kategorie archiwalną( jaką? ). Czy mamy tworzyć dla takiego dokumentu oddzielną sprawę i wkładać do systemu jako paczkę archiwalną?
4.Od czego zależy brakowanie lub poddanie ekspertyzie kategorii B?
5. Które dokumenty powinny w systemie być podpisywane cyfrowo?
6. Czy w paczkach archiwalnych mogą być dodatkowe metadane? I co z tymi metadanymi powinien robić system?
7. Kiedy archiwista może zmienić kategorie archiwalną sprawy? Jakie są wytwarzane przez system dokumenty przy takiej zmianie?
8.Jak można zaimplementować działanie komisji przy brakowaniu dokumentów?
Bardzo proszę o pomoc, ponieważ nie możemy z grupą tego rozgryźć. :(
Witam,
Wydaje mi się, że z tylko pomocą forum nie ruszycie - trzeba poprosić o pomoc bezpośrednio archiwistę/archiwistów jacy na co dzień pracują w danym (tym?) urzędzie. To archiwiści powinni przygotować specyfikację co ma system robić - programiści znaleźć rozwiązanie technologiczne.
Pozdrawiam
P.S. Przekopanie forum pomoże Wam zresztą odpowiedzieć sobie na kilka pytań jakie zostały zadane.
Trochę to nie fair, że tworząc komercyjny produkt, który później będziecie sprzedawać urzędom, chcecie posłużyć się archiwistami piszącymi na IFAR. Pomoc owszem tak, ale nie przygotowywanie gotowego produktu. Słusznie bowiem zauważa ...echo..., że warto chociaż przejrzeć to forum, a później zadawać pytania.
Co nie jest fair to ,że tworzę archiwum elektroniczne - to że komercyjne? Takie zachowanie w stylu - nie pomogę sam sobie szukaj nie pomaga wdrożeniu archiwów elektronicznych. Jesteście archiwistami liczę na waszą fachową pomoc a pytania które zadałem są konkretnymi pytaniami a nie pytaniami -" napiszcie mi jak zrobić taki system". Ja wiem jak zrobić ten system ale w rozporządzeniach nie jest wszystko jasno napisane powiedziałbym ,że wiele spraw nie jest w ogóle poruszonych. Jeszcze raz proszę o pomoc. Nie proszę o pomoc techniczną, informatyczną ale o pomoc archiwistów.
Witam,
Nikt nie mówi, że robienie programów komercyjnych jest złe. Nikt - szczególnie na tym forum nie chce opóźniać wdrożenia archiwów elektronicznych - sami pomagamy budować choćby system ZoSIA - ale rada ..echo.. jest dobra - warto mieć w zespole archiwistów którzy najpierw zaprojektują taki system od strony funkcjonalnej a potem Twój zespół go napisze. Nie neguję, że potrafisz pisać taki system - mówię, że przyda Ci support większy niż to forum, a archiwów jest sporo w większości w każdym większym mieście jest jakiś oddział archiwum państwowego (np. w Chełmie).
Pytania są konkretne ale w wielu wypadkach mają 'if' jeśli wiesz o co mi chodzi.
Ostatnio miałem zapytanie z pewnej instytucji która pytała mnie rozmaite sprawy związane z digitalizacją - wolałem się z nimi umówić i obgadać to face to face niż wymieniać się stertą maili. Okazało się, że miałem rację -ich pytania były wierzchołkiem góry lodowej dopiero spotkanie doprecyzowało i odpowiedziało na pytania oraz rozwiązało jeszcze wiele kwestii pobocznych.
Szkoda spodziewałem się przynajmniej częściowych odpowiedzi albo nawet podpowiedzi :(
Ale tu nawet dobra i szczera chęć podpowiedzenia niewiele pomoże, coś co dla Was jest tylko szczegółem systemu, dla archiwisty jest sporą częścią pracy. Na żadne z tych pytań nie da się chyba odpowiedzieć krótko, konkretnie i jednoznacznie (za wyjątkiem pkt. 4 - brakowanie zależy właśnie od kategorii archiwalnej), prawie każde wymagałoby szerszego omówienia. Nie wiemy nawet czy Wasz projekt ma służyć postępowaniu w archiwum tylko z dokumentacją elektroniczną czy również z papierową? I co to właściwie jest to 1518 ...
Tylko elektroniczna nie papierową. 1518 to rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. (pozycja 1518) w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Jednym z ważniejszych pytań z przedstawionych przeze mnie jest pytanie o spisy zdawczo-odbiorcze. Z diagramu sekwencji z prezentacji pana Kazimierza Schmidta wynika ,że spis zdawczo-odbiorczy wykonuje instytucja przekazująca czyli urząd dla archiwum urzędu a archiwum urzędu dla archiwum państwowego. Ale jak napisałem mam wytyczne ( nie koniecznie muszą być mądre - nie pisane przez archiwistę), że system tworzy takie spisy przy odebraniu i wysłaniu do innej instytucji. A jeśli tworzy to jak mam te dokumenty traktować ? Podpisywać? Przetrzymywać? Uznać za dokumentacje archiwalną? Inne pytania są też ważne.
Ale co to za wytyczne? I do czego wg Ciebie służy spis zdawczo-odbiorczy skoro zastanawiasz się czy ma być podpisywany i przechowywany? ... Sam widzisz że każde pytanie i uszczegółowienie rodzi tylko kolejne pytania i potrzebę następnych uszczegółowień. Rozporządzenie nie reguluje sposobu prowadzenia takiego elektronicznego systemu, zawiera tylko "produkt" wejściowy i wyjściowy - zasady przyjmowanie i przekazywania dokumentów - w efekcie to tak jakbyście chcieli zbudować samochód wiedząc tylko że się wlewa doń benzynę i produkuje ono spaliny.
Rada Rafała naprawdę jest najlepsza.
Skoro zostałem wywołany po nazwisku to napisze parę zdań. Pierwsze jest takie, że bardzo się cieszę iż rozporządzenie 1518 (czyli o szczegółowym sposobie postępowania z dokumentami elektronicznymi) jest ... dostrzegane. W swoim życiu zawodowym niestety bardzo często spotykałem się z tym, że ustawa archiwalna i rozporządzenia z niej wynikające są traktowane jako "mniej ważne".
Mają rację przedmówcy że warto pytać odbiorcę oprogramowania co chce on uzyskać. Zapewne jednak napisał że chce "zgodności z rozporządzeniem" i już. I tu pojawia się miejsce na interpretację. A wykonawca niekoniecznie musi wiedzieć co prawodawca miał na myśli. I dobrze, że pyta bo lepiej niech powstaje oprogramowanie oparte na dobrych założeniach. Musze też w części zgodzić się z poglądem że nie powinno być też tak, że trzeba wyjaśniać twórcy oprogramowania wszystko w szczegółach. Bo przecież i za produkowanie samochodów nie zabierają się ci którzy w ogóle nie mają w tym doświadczenia...
Swoją drogą przydałby się solidny komentarz do tego rozporządzenia i może kiedyś powstanie. W końcu jest to rzecz ciągle jeszcze zupełnie nowa z którą mają kłopoty i archiwiści i informatycy. Ale takie czasy przyszły, że dokumenty elektroniczne trzeba "łapać" w środowisku w którym powstały a nie drukować i do teczek...
A więc do rzeczy:
Napisał mms1986 że "z diagramu sekwencji z prezentacji pana Kazimierza Schmidta wynika, że spis zdawczo-odbiorczy wykonuje instytucja przekazująca czyli urząd dla archiwum urzędu a archiwum urzędu dla archiwum państwowego".
Szanowny mms-ie na tym diagramie nie ma archiwum urzędu! Chyba że, nie chodzi o ten znajdujący się np. w prezentacji umieszczonej na stronie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (http://www.bialystok.uw.gov.pl/NR/rdonlyres/6FFACC44-159F-4B97-8073-D32B083CEB24/0/KazimierzSchmidt.ppt) na str.33
Na tym diagramie znajduje się tylko archiwum państwowe! Nie ma tam archiwum zakładowego. Także niczego takiego nie mówiłem ani nie pisałem, że spis zdawczo-odbiorczy o którym mowa na diagramie przekazuje się do archiwum (zakładowego) urzędu. W przypadku gdy do zarządzania dokumentami elektronicznymi w danym podmiocie służy system teleinformatyczny spełniający określone wymagania (opisane w §6 rozporządzenia 1518) to w ogóle nie ma potrzeby przekazywania dokumentów elektronicznych do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis zdawczo-odbiorczy o którym mowa w rozporządzeniu dotyczy przekazywania materiałów do archiwum państwowego (czyli historycznego).
Tak więc jednym z wymagań dla systemu informatycznego do zarządzania dokumentacją urzędu (w skrócie EZD), jest umiejętność tworzenia spisów zdawczo-odbiorczych (zawierających elementy określone w rozporządzeniu 1518) a także paczek archiwalnych których zawartość i struktura danych została określona w rozporządzeniu 1519. XSD spisu jest dostępne tutaj (https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/downloadmeta.do).
Tamże walidator dla paczek archiwalnych jakie mają odpowiadać tym spisom (zgodnych z kolei z rozporządzeniem 1519). Więcej informacji o tym projekcie na stronie http://ade.ap.gov.pl (zresztą o tym jest też informacja na naszym forum).
Przestańmy myśleć kategoriami, że jak dotąd było przekazywanie akt za pomocą spisu do archiwum zakładowego (dla papierów jak najbardziej uzasadnione!) to i dla dokumentów elektronicznych ma być tak samo. Jeżeli nawet jakiś podmiot życzy sobie stworzenie modułu archiwum w systemie teleinformatycznym do zarządzania dokumentami (EZD) to rozporządzenie 1518 się w to nie wtrąca czy w ten sposób zostanie to zrobione (jako oddzielny moduł czy nawet oddzielny produkt). Jak ktoś lubi...
W XXI wieku nie musi być bowiem tak, że każda komórka organizacyjna jest wyjątkowa i ma "własny" - dedykowany system informatyczny. Takim wyjątkiem nie jest też archiwum zakładowe. Jeśli bowiem można będzie w systemie EZD zapewnić integralność danych, możliwość ich wyszukiwania wg elementów określonych w rozporządzeniu ... 1517 (cały czas ten sam Dz.U) , możliwość nadawania znaków sprawom zgodnie z wykazem akt, możliwość tworzenia spisów do brakowania i do przekazywania do archiwum państwowego itp, itd, to ...po co jeszcze jeden system?
Czy nie szkoda na to środków publicznych?
Domyślam się też, że u podstaw takiego prawa (konkretnie chodzi o §7 rozp. 1518 "System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt") leżała także dbałość o archiwa. Otóż ten przepis oznacza, że tworząc system EZD należy od razu zapewnić mu także ważne "funkcje archiwalne". A nie potem. Znamy nasze polskie "potem"... to czasem prawie jak maňana :)
Szanowny mms-ie
Zawsze jest możliwość skierowania w tej sprawie oficjalnego zapytania o interpretację do odpowiednich podmiotów. Nie wątpię że odpowiedzą.
Rozpisałem się więc teraz krótko:
ad.2. A czy w rozporządzeniu jest gdzieś mowa o "generowaniu jakichś dokumentów" zob. §6 pkt 7 rozporządzenia
ad.3. zob. §14 rozporządzenia. Aha: tu jeszcze raz należy podkreślić że spisy zdawczo-odbiorcze i paczki archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego - zresztą za pomocą systemu ADE o którym było powyżej ...a nie "wkłada do systemu"
ad.4. zob. §5 rozporządzenia
ad 5. to w ogóle nie jest przedmiot tego rozporządzenia tylko innych przepisów które określają tego typu wymagania. Po prostu te które ... zostały podpisane (np. wnioski przesyłane na ESP i wystawione do nich UPO). Warto zauważyć że paczka archiwalna może, ale nie musi być podpisana (zob. rozp. 1519 zał. pkt 4).
ad.6. proszę o zapoznanie się z treścią rozporządzenia 1519 a zwłaszcza z załącznikiem to tego rozporządzenia. W tym miejscu znów "wychodzi" niezrozumienie roli archiwum historycznego przyjmującego paczki archiwalne i instytucji publicznej która ma je umieć wyprodukować a nie przyjmować w archiwum zakładowym
ad.7 zob. §6 pkt 1 rozporządzenia. Wymagane w takim przypadku "udokumentowane procedury" nie zostały określone w rozporządzeniu ustalono tylko, że mają być. I nie ma się co dziwić bo będą one różne w zależności od wielkości i zadań realizowanych przez dany podmiot a co za tym idzie zastosowanego systemu teleinformatycznego.
ad.8 Różnie :) - aby zgodnie z rozporządzeniem :)
Bardzo dziękuje za "wyprowadzenie z lasu". Rozumiem ,że dużo łatwiej by było dostosować system obiegu dokumentów niż tworzyć oddzielne archiwum. Jednak obecnie zajmuję się właśnie systemem archiwum ,który ma
za zadanie współprace z systemami obiegu dokumentów a jak wiadomo co system to inna metoda tworzenia tych dokumentów, inne metadane itd. Do czego zmierzam - przyjąłem za interfejs wejściowy paczkę archiwalną zdefiniowaną w Rozporządzeniu 1519.W poprzednim poście( bardzo obszernym za który dziękuje ) Pan Kazimierz Schmidt uświadomił mi ,że taka paczka powinna wędrować do AP a nie do systemu zakładowego. Super ale nie jest wykonalny system, który współpracuje z różnymi typami zapisu dokumentów elektronicznych, różnymi metadanymi itp. Jest to niewykonalne, aby z takiego "bajzlu" otrzymać później paczkę archiwalną (zd. w poz. 1519).
Taki system musi mieć ustalona strukturę wejściową. Ja wybrałem paczkę archiwalna jako taką strukturę, przeczytałem także ,że proponowane struktury koperty elektronicznej przypominają paczkę archiwalną więc chyba mój wybór nie jest taki chybiony. A i bardzo dziękuje za wyprowadzenie z błędu na temat spisów zdawczo-odbiorczych.
Miło mi, że mogłem pomóc. Przy okazji warto zwrócić uwagę na to co mms1986 zauważył w ostatnim poście:
"Super ale nie jest wykonalny system, który współpracuje z różnymi typami zapisu dokumentów elektronicznych, różnymi metadanymi itp. Jest to niewykonalne, aby z takiego "bajzlu" otrzymać później paczkę archiwalną (zd. w poz. 1519)"
Cieszę się że Pan to napisał. Tu bym jednak sprostował: jest to bardzo trudne do wykonania i niestety kosztowne. Kosztowne z tego powodu, że jest narzucony standard przekazywania dokumentacji (nie pojedynczych dokumentów tylko całych paczek materiałów archiwalnych) do archiwum państwowego, a nie ma ciągle standardu przekazywania pomiędzy innymi podmiotami. I nie ma standardu zapisu niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (NES). Poruszane to było i u nas na IFAR: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=619.msg5250#msg5250
Nie tak dawno pisałem na ten temat do e-A http://www.e-administracja.org.pl/dwumiesiecznik/artykul.php?art=149
A że paczkę archiwalną da się zrobić świadczą o tym testowe materiały w ADE o którym pisałem w poście powyżej. Mam nadzieję że pojawią się tam niedługo pierwsze "prawdziwe" materiały archiwalne. Producenci oprogramowania EZD zapowiadają, albo nawet ogłaszają pełną gotowość systemów do produkowania "paczek archiwalnych". Znam co najmniej 5 systemów które faktycznie "umieją" produkować paczki archiwalne. Może i one są ubogie informacyjnie, ale i tak jest tam o niebo więcej danych niż w przypadku materiałów w postaci tradycyjnej (papierów w teczkach).
Niestety ciągle nie dorobiliśmy się interoperacyjności o której się ciągle mówi, ale jakoś nie wychodzi to w praktyce. Pisaliśmy i o tym do e-Administracji (http://www.publiczni.pl/artykul/196/) i dodam, że nawet coś "drgnęło" a mianowicie pomalutku zaczyna ruszać Portal Interoperacyjności na ePUAP zob. http://epuap.gov.pl/wps/portal/epuap/pi . Mam nadzieję że po pewnych poprawkach interfejsu może to być bardzo dobre miejsce do skupienia ludzi, którzy widzą "bajzel" o którym pisze mms1986. Niestety ciągle jeszcze "paczka archiwalna" z rozp. 1519 jest jedynym ustalonym elementem przekazywania od podmiotu do podmiotu zupełnie różnej dokumentacji ale mającej wspólny mianownik. Aby najkrócej wyjaśnić dlaczego to takie ważne:
Kodeks postępowania administracyjnego:
Art. 15. Postępowanie administracyjne jest dwuinstancyjne
Art.46 § 3. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w
sposób określony w przepisach niniejszego rozdziału dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.
Art. 133. Organ administracji publicznej, który wydał decyzję, obowiązany jest przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu w terminie siedmiu dni od dnia, w którym otrzymał odwołanie, jeżeli w tym terminie nie wydał nowej decyzji w myśl art. 132.
I teraz pytanie: jak przesłać organowi odwoławczemu akta sprawy, w której znajdują się i pisma w postaci elektronicznej i kopia (minuta) pisma w postaci papierowej wysłana po terminie 7 dni określonym w art. 46?
Oraz szereg innych pytań: jak przesłać akta sprawy prowadzonej w postaci elektronicznej do NIK-u, sądu, prokuratury, CBA itd itp. Wydrukować i pozbawić się w ten sposób istotnej części informacji? Jak długo jeszcze będziemy widzieć w programach informacyjnych standardowy obrazek kilkuset tomów akt zgromadzonych w sprawie?
Ale problem z interoperacyjnością dotyczy nie tylko RP. Zob. tu:
http://www.semic.eu/semic/view/snav/Infopool/Workshop.xhtml
a zwłaszcza to, na co zwraca uwagę Holger Wache.
Witam ponownie.
Mam pytanie odnośnie paczki archiwalnej z rozporządzenia 1519. Mianowicie jak już wcześniej napisałem używam tej paczki jako formy przesyłu spraw. Problem jest w tym ,że w strukturze xsd nie ma żadnego pola określającego symbol RWA. Jest tylko znak sprawy w którym jest symbol, ale jak mnie powiadomiono różnie z tym znakiem bywa i nie mogę na nim polegać jako źródle wydobycia symbolu RWA, jest także opis czyli hasło klasyfikacyjne, jednak jako takiego symbolu nie ma. Jest to duży problem ze względu na przypisywanie spraw do konkretnego RWA. Mam pytanie więc jak z tym radzi sobie AP??
Drugie pytanie dotyczy kategorii archiwalnej. Dlaczego metadana kategoria jest zawsze pusta w paczkach w ADE?? Metadana ta nie jest jedną z ważniejszych? Bez niej kategoria archiwalna sprawy pozostaje nieznana jedyną możliwością jest pobranie tej kategorii z RWA a jak wcześniej wspomniałem bez symbolu nie można połączyć RWA - Sprawa. Czy może Hasło Klasyfikacyjne w metadanej opis jest jednoznaczne i można go używać jako klucza głównego?
Jeszcze ostatnie pytanie czy AP restrykcyjnie trzyma się XSD z rozp. 1519 czy przyjmuje paczki z dodatkowymi metadanymi?
Z góry dziękuję za pomoc.
Czyżby moje pytanie pozostało bez odpowiedzi :'(
Witam,
w przypadku gdy przekazywane dokumenty uporządkowane są w sprawy, a dzieje się tak zawsze gdy instytucja używa jrwa, podstawowym elementem metadanej grupowanie jest znak sprawy nadany w momencie wprowadzania dokumentu do systemu. Nie bardzo rozumiem co znaczy, że różnie bywa ze znakiem...? Radzić ze znakiem musi sobie przede wszystkim kancelaria aktotwórcy a nie AP...
Co do kategorii - nie wiem jak jest w ADE (proszę pamiętać, że to baza testowa!), ale na pewno kategoria jako metadana musi być obowiązkowo przypisana do dokumentu, jeśli została nadana (1517), a zawsze jest nadana jeśli podmiot działa w oparciu o jrwa.
Co do hasła klasyfikacyjnego jako klucza - trzeba sprawdzić w danym wykazie czy jest unikatowe. Jednak ciąg znaków, czasem dość długi jako klucz główny może chyba stwarzać problemy dla systemu? Zresztą skoro są hasła to czemu nie ma symboli klas - nie rozumiem?
Co do trzymania się rozporządzenia - to po to ono jest żeby go przestrzegać :). Dodatkowe metadane: 1517 § 5.
pozdrawiam
Wojciech Woźniak
CytatCo do hasła klasyfikacyjnego jako klucza - trzeba sprawdzić w danym wykazie czy jest unikatowe. Jednak ciąg znaków, czasem dość długi jako klucz główny może chyba stwarzać problemy dla systemu? Zresztą skoro są hasła to czemu nie ma symboli klas - nie rozumiem?
Właśnie hasło jest za długie na klucz, a nie ma oddzielnie symbolu RWA, jedynym jego miejscem w strukturze jest znak sprawy. Ale nie mam gwarancji czy w znaku sprawy w miejscu gdzie powinien być symbol nie będzie coś innego :'(. Brak symbolu jako oddzielnej metadanej jest dużym utrudnieniem i powoduje problemy z klasyfikowanie spraw do RWA.
CytatNie bardzo rozumiem co znaczy, że różnie bywa ze znakiem...?
Z instrukcji kancelaryjnej wynika, że znak sprawy jest zaraz po literach oznaczających jednostkę. Gdyby tak było zawsze to wydobycie go nie robi żadnego problemu. Otrzymałem jednak informacje ,że nie mogę ufać znakowi sprawy, ponieważ znak może mieć inną strukturę.
Cytat: mms1986 w Luty 27, 2009,
nie ma oddzielnie symbolu RWA, jedynym jego miejscem w strukturze jest znak sprawy. Ale nie mam gwarancji czy w znaku sprawy w miejscu gdzie powinien być symbol nie będzie coś innego :'(. Brak symbolu jako oddzielnej metadanej jest dużym utrudnieniem i powoduje problemy z klasyfikowanie spraw do RWA.
(..)
Z instrukcji kancelaryjnej wynika, że znak sprawy jest zaraz po literach oznaczających jednostkę. Gdyby tak było zawsze to wydobycie go nie robi żadnego problemu. Otrzymałem jednak informacje ,że nie mogę ufać znakowi sprawy, ponieważ znak może mieć inną strukturę.
Z instrukcji kancelaryjnej wynika że "znak sprawy" to cały ciąg znaków np. AB.I.0717-123/09. Czasem może zawierać dodatkowo oznaczenie literowe pracownika, mogłoby to wtedy wyglądać tak: AB.I.TN.0717-124/09. Może - ale nie musi i jest to zależne od zasad określonych w danej jednostce. W elektronicznej kancelarii to jednak zbędne, bo informacja o pracowniku prowadzącym sprawę będzie gdzie indziej. Co więcej, zdaje się że elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją nie tolerują tych dodatkowych oznaczeń, bo utrudniają one ich funkcjonowanie.
Witam,
w świetle tego co pisze Jarek oraz stwierdzenia
mms1986:
CytatZ instrukcji kancelaryjnej wynika, że znak sprawy jest zaraz po literach oznaczających jednostkę. Gdyby tak było zawsze to wydobycie go nie robi żadnego problemu. Otrzymałem jednak informacje ,że nie mogę ufać znakowi sprawy, ponieważ znak może mieć inną strukturę.
Wypada chyba zachęcić ową jednostkę, dla której powstaje system do trzymania się ściśle instrukcji kancelaryjnej (sic!), oraz jednoznacznego ustalenia innych procedur (jak dodawanie inicjałów, o którym wspomina Jarek).
Witam,
Cytat: mms1986 w Luty 27, 2009,
Właśnie hasło jest za długie na klucz, a nie ma oddzielnie symbolu RWA, jedynym jego miejscem w strukturze jest znak sprawy. Ale nie mam gwarancji czy w znaku sprawy w miejscu gdzie powinien być symbol nie będzie coś innego :'(. Brak symbolu jako oddzielnej metadanej jest dużym utrudnieniem i powoduje problemy z klasyfikowanie spraw do RWA.
Zastanawiam się czy nie brniemy w ślepą uliczkę utożsamiając konieczne elementy metadanych z elementami systemu informatycznego. W końcu nikt nie zabrania, aby w systemie obsługującym jednostkę istniała dana "symbol z jrwa" w roli np. klucza. Jeśli nie będzie zakłócała struktury metadanych to chyba nic nie stoi na przeszkodzie je funkcjonowania?
Cytat: mms1986 w Luty 23, 2009,
(...) czy AP restrykcyjnie trzyma się XSD z rozp. 1519 czy przyjmuje paczki z dodatkowymi metadanymi?
Prototyp systemu którym dysponujemy działa zgodnie z XSD, które są ogłoszone tu:
https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/downloadmeta.do
Różnica pomiędzy Metadane-1.6.xsd i Metadane-1.7.xsd polega na wprowadzeniu drobnych poprawek pozwalających na przekazanie więcej niż jednego identyfikatora instytucji i więcej niż jednego kontaktu do instytucji (a także więcej niż jednego kontaktu do jednostki wewnątrz instytucji). Inaczej to ujmując Metadane-1.6.xsd nie pozwala np na podanie jednocześnie adresu e-mail i elektronicznej skrzynki podawczej (bo element "kontakt" jest niepowtarzalny). Dlatego przygotowano propozycję 1.7 i wg. tego schematu system też przyjmuje paczki.
Wprowadzenie innych elementów do paczki archiwalnej np. elementu "symbol_RWA" i przekazanie paczki z takim dodatkowym elementem spowoduje odrzucenie paczki ze względów technicznych.
Dlaczego tak jest? Po pierwsze chodziło o to żeby nie przesyłać jednocześnie nadmiarowej informacji bowiem skoro identyfikator sprawy (albo innej grupy dokumentów) być musi i dla pewnych grup musi zawierać symbol klasyfikacyjny wykazu akt to dodatkowe wyodrębnianie tego symbolu uznano za niepotrzebne. Po drugie nie zawsze wykaz akt będzie klasyfikatorem dokumentacji (bo istnieje nie tylko dokumentacja aktowa). Po trzecie wydawało się, że lepszym rozwiązaniem będzie określenie tzw. najlepszej praktyki przez MSWiA (z rozp. NES) gdzie możnaby rekomendować np. używanie wyłącznie kropek (albo myślników idt... - aby zawsze takich samych) jako separatorów poszczególnych elementów znaku sprawy. W końcu pomysły ludzkie są nieograniczone i faktycznie w praktyce kancelaryjnej zdarzają się znaki jednocześnie z ukośnikami, kropkami i myślnikami. Skoro można było ustalić jak wygląda kod pocztowy to dlaczego nie można ustalić jak wygląda znak sprawy?
Nie załamywałbym rąk ponieważ w praktyce taki symbol daje się w archiwum wykorzystać. Wbrew pozorom daje się napisać algorytm wyszukujący wg pozycji wykazu. Proszę spróbować na stronie ade.ap.gov.pl wybrać z menu "wykazy" i wejśc do wykazu akt NDAP. Następnie wybrać np. 0030 (Centralna Komisja Metodyczna).
I bardzo ważne: nie mylmy zakresów przedmiotowych rozporządzeń 1517 i 1519. To pierwsze ustala niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych (nazywając je ale niestety nie definiując ich... struktury), to drugie ustala sposób przekazania dokumentacji do archiwów państwowych (w praktyce dokumentacji elektronicznej uporządkowanej w akta spraw por. z kolei §20 rozp. 1518 (tego o postępowaniu).
Wynika z tego, że jeśli ktoś chce zrobić sobie archiwum zakładowe, które będzie miało dla każdego dokumentu dla którego przyporządkowano znak sprawy, dodatkowo osobno wyodrębniony symbol klasyfikacyjny wykazu akt ... to nie ma problemu.
Pamiętajmy jednak że nie musi tego robić bo jeśli ma system informatyczny który potrafi (m.in. bo jeszcze jest np. ustawa o ODO) to co jest określone w §6 rozp. 1518 to po co ma robić jeszcze system dla archiwum? Przecież takie systemy znakomicie dają sobie radę przy wyszukiwaniu wg wykazów akt (zresztą muszą). Domyślam się, że po to aby odciążyć system "macierzysty" a także dlatego że przecież archiwa państwowe przyjmują tylko dokumenty kat. A a takie B50 też trzeba jakoś przechować. I tu dochodzimy do kategorii archiwalnej. Otóż element "kwalifikacja" nie jest obowiązkowy przy przekazywaniu do AP, bo w praktyce jest on potrzebny właśnie na tzw. przedpolu archiwalnym czyli po to aby wiedzieć jak długo trzymać dokumentację. Po to żeby system "wiedział" czy już trzeba rozpocząć procedurę brakowania czy nie. A jak już jest dokument przekazywany do AP to na pewno ma "A".
Witam ponownie,
odświeżam wątek pytaniem o paczkę archiwalną. Chodzi dokładnie o podpis w paczce archiwalnej. Z tego co się orientuję dokumentem elektronicznym jest dopiero dokument podpisany, a więc w paczce powinny być same dokumenty podpisane. A więc jeśli mamy podpis zewnętrzny to dokument powinien mieć swój folder a w nim plik dokumentu i plik podpisu. Wnioskuje to z :
"Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego
pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego
im dokumentu znajdującego się w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml
(np. dokument o nazwie Dokument_A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.xml);"
Natomiast dokument podpisany wewnętrznie powinien mieć metadane z rozszerzeniem ....sig.xml.
A co z podpisem paczki i metadanych czy takie podpisy także są potrzebne? Ogólnie liczę na pomoc w sprawach podpisu w paczce.
Pozdrawiam.
Dawno mnie tu nie było, więc może trochę późno odpowiadam. Ale lepiej późno niż wcale.
Krótko: podpisywanie elektroniczne paczki archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego nie jest potrzebne.
Dlaczego? Ponieważ wiarygodność danych przy przekazaniu paczki archiwalnej zabezpiecza się za pomocą następującej procedury:
- przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego
- przesłanie sumy kontrolnej paczki
- przesłanie paczki
Wszystkie te trzy elementy muszą do siebie pasować. Jeśli gdzieś "po drodze" do archiwum państwowego paczka archiwalna uległaby modyfikacji to nie zgadzałaby się suma kontrolna. Ale to nie wszystko: przesłana paczka musi pasować do przesłanego wcześniej (i zatwierdzonego) spisu zdawczo-odbiorczego.
Tak więc mamy do czynienia z układanką trzech elementów które muszą do siebie pasować.
Co innego gdybyśmy chcieli przekazać paczkę archiwalną np. do sądu albo prokuratury czy NIK-u, aby w tak uporządkowany sposób przedstawić dokumentację sprawy. Ale zanim do tego dojdzie to jeszcze dużo wody w Wiśle upłynie. Zapewne zostanie wymyślony inny sposób przekazywania dokumentacji elektronicznej. Na pewno jednak jakiś jest potrzebny aby bez potrzeby wypruwania twardych dysków (o czym możemy od czasu do czasu przeczytać w gazetach) jakiś zbiór powiązanych ze sobą dokumentów elektronicznych mógł stanowić dowód postępowania. Tu chyba jednak wybiegam za daleko w przyszłość.
Natomiast nie mam pojęcia dlaczego powielany jest pogląd że:
CytatZ tego co się orientuję dokumentem elektronicznym jest dopiero dokument podpisany, a więc w paczce powinny być same dokumenty podpisane.
Proszę przeczytać dokładnie definicję dokumentu elektronicznego z ustawy o informatyzacji (czy jest tam gdzieś mowa o podpisie?).