Musze zrobić aneks do Instrukcji Archiwizacyjnej dotyczący archiwizacji dokumentacji unijnej - projekty, wnioski o dofinansowanie, i inna dokumentacja - nie mam pojęcia ja sie za to zabrać i potrzebuje pomocy.
Czy taki aneks do samej instrukcji jest rzeczywiście konieczny? Dokumentacja jak każda inna w gruncie rzeczy. Czy może chodzi raczej o rozbudowę wykazu akt?
Dzień dobry!
Chciałbym zabrać głos w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Ja to zrobiłem na podstawie Zarądzenia Dyrektora na podstawie Instrukcji kancelaryjnej, Archiwalnej i Rzeccowego Wykazu Akt. Ponieważ jest nieco opisywania całej informacji zainteresowani mogą zgłosić sie do mnie telefonicznie lub e-mailem.
Andrzej, ps. internetowy lorarch
rchiwumloro@wp.pl
tel. (068)4750680 lub 604772143
Postępowanie z każdą dokumentacją zawsze w zasadzie opiera się na instrukcji kancelaryjnej, wykazie akt i instrukcji archiwalnej ...
Andrzeju, myślę, że łatwiej Ci będzie raz podzielić się swoimi doświadczeniami na forum, do czego Cię zachęcam, niż odpisywać na wszystkie maile :)
pozdrawiam!
Witam,
Jarek w pewnym zakresie masz rację. Plan mój był taki, że nie wszyscy są zainteresowani tym tematem. Wydawało mi się, że droga e-meilową bedzie łatwiej niż opisywać pełne zarządzenie. Zresztą publikacja zarządzenia dyrektora na forum wymaga jego zgody.
Reasumując:
W paragrafie 1 umieściłem w oparciu o jakie przepisy będzie przechowywana dokumentacja związana z realiacją projektów współfinansowanych ze środków wspólnotowych. Tutaj wymieniłem 3 instrukcje.
W paragrafie 2 opisałem symbol klasyfikacyjny w Rzeczowym Wykazie Akt dla dokumentacji ze środków UE jest cyfra w naszym przypadku 3110, natomiast hasłem klasyfikacyjnym - "Umowy i rozliczenia dotacji", kat. -B5.
W paragrafie 3 informacja: Po upływie zakończenia procedury kontroli realizacji projektu, dokumentacja bedzie przekazana do Archiwum Zakładowego na okres 5 lat. Okres przechowywania bedzie liczony w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego.
Oto w naszym przypadku jak sobie poradziliśmy z tematem sposobu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów ze środków wspólnotowych. Zarządzenie nasze zostało pozytywnie przyjęte w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi.
Andrzej
------------
archiwumloro@wp.pl
lorarch:
Obieg dokumentacji w instytucji regulują normatywy kancelaryjne. Dokładnie tak, jak to napisał Jarek.
Zarządzenie Dyrektora może jedynie wprowadzać zmiany w normatywach, w Twoim przypadku w Wykazie Akt i Instrukcji Kancelaryjnej.
W przypadku Zarządzenia, które opisałeś paragraf 1 powinien wylądować w Instrukcji Kancelaryjnej, natomiast paragrafy 2 i 3 w Wykazie Akt.
Większość instytucji załatwia zresztą sprawę tylko i wyłącznie poprzez zmianę w Wykazie Akt.
Pozdrawiam
Jakkolwiek sprowadza się to do przestrzegania normatywów kancelaryjnych, to przypuszczam że jest trochę inaczej co do roli tego zarządzenia :) - przywołano w nim już istniejące przepisy - te trzy instrukcje to pewnie kancelaryjna, archiwalna i obiegu dok. księgowej (?), następnie wskazano (już istniejący) symbol z wykazu pod którym sprawy z tego zakresu mają być rejestrowane, wreszcie określono czas przechowywania (i tak zgodny z wykazem akt i instrukcją kanc.). Może to tylko przywoływanie i cytowanie w zarządzeniu innych, od dawna obowiązujących przepisów, ale myślę że nigdy dość powtarzania pracownikom jak mają postępować z dokumentacją ;)
Witam
Sprawa archiwizacji dokumentacji unijnej (dot. projektów i wniosków o dofinansowanie) nie jest tak typowa jak mogłoby sie wydawać.
Po 1 Sprawy zazwyczaj nie zamykają się w ciagu roku, a w większości ciągna się przez cały okres programowania programu (ZPORR, RPO, POKL), a niektóre projekty nawet jeszcze dłużej.
Po 2 Sprawa wszczeta w Wydziale Naboru Wniosków - WNW (gdzie wniosek dostaje swój nr czyli znak sprawy) przechodzi później (całość oryginalnej dokumentacji) jeszcze przez kolejne wydziały instytucji więc choć WNW wszczął sprawe to nie ma co archiwizować. Podobnie kolejne wydziały. Dopiero wydział który ostatecznie zakończy sprawę może zarchiwizowac taki wniosek i przekazac go do archiwum jako całoś.
Po 3 jak rozpoznać pisma wytworzone przez kolejne wydziały skoro znak sprawy, który wg Instrukcji kanc. jest niezmienny, został nadany przez WNW a dany wniosek traktujemy jako jedną sprawę.
Po 4 sprawa kategorii archiwalnej też nie jest taka typowa, ponieważ przy nadawaniu kategorii trzeba uwzględnić jeszcze czas w którym Unia Europejska może kontrolować projekty finansowane z Funduszy Unijnych.
Wiec aneks do instr. arch. miałby swoje uzasadnienie.
Pozdrawiam
Ale co miałby zawierać taki aneks? Jakieś specjalne zasady traktowania takiej dokumentacji? Mowy nie ma! I nie ma takiej potrzeby, bo mimo swojej specyfiki spokojnie da się tę dokumentację traktować standardowo.
ad. 1 nic nietypowego, archiwizuje się takie sprawy dopiero po ich zakończeniu
ad. 2 i 3 również nic takiego niespotykanego - wiele spraw jest załatwianych przy współudziale innych komórek org., zawsze jest jednak coś takiego jak komórka macierzysta/wydział wiodący; każda inna komórka uczestnicząca w załatwieniu wniosku założy sobie odpowiednio własne sprawy
ad. 4 taka sytuacja wręcz ułatwia określanie kategorii - nie może być ona niższa niż ten czas.
Porządkowe zarządzenie dot. organizacji załatwiania takich spraw - tak, ale specjalne zasady traktowania dokumentacji - zdecydowanie nie.
Jarku przyznam ci rację nie możemy tworzyć specjalnych zasad traktowania tzw. "dokumentacji unijnej" ponieważ jest to w większości zwykła dokumentacja.
Troszkę inaczej przedstawia sie sprawa archiwizacji wniosków o dofinansowanie. Wiem ponieważ mam doczynienia z dokumentacją programu ZPORR, która została zarchiwizowana właśnie w taki typowy sposób i teraz próbując scalić taki wniosek w jedną całość muszę łączyć dokumentację wytworzoną przez różne wydziały i choć dotyczą tej samej sprawy mają różne numery (każdy wydział nadawał swoje). W większości przypadków nie jest to trudne ponieważ dany wniosek po zakończeniu sprawy w danym wydziale był przekazywany (w całości) protokolarnie do kolejnego wydziału - jeśli weryfikacja wniosku była pozytywna. Problem pojawia się wtedy gdy z jakiś powodów droga ta nie została zachowana i każdy wydział archiwizował osobno swoją część danego wniosku, a do kolejnych wydziałów przesyłał kopię wytworzonych przez siebie dokunentów. Dodając do tego niewielką wiedzę nt. inst. Kanc. nowo zatrudnianych pracowników i różne przyzwyczajenia starych pracowników (najczęściej do systemu dziennikowego) sytuacja wygląda jeszcze gorzej. Są przypadki gdzie scalenie wniosku jest zupełnie niemożliwe. Scalenie jest takie ważne , ponieważ kontrole żądają pełnej dokumentacji nt wniosku np.: Pana Jana Kowalskiego, a nie szczątków z danych wydziałów.
I tą kwestię mogłoby unormować jak to trafnie zauważyłeś nie aneks a zarządzenie.
Pozdrawiam :)
Witam
Jestem po kontroli urzędasów unijnych, w rezultacie muszę przekwalifikować dokumentację związaną z projektami unijnymi na BE20, Dokumentacja związana (finansowana z unijnej kasy) z projektami (zadaniami) unijnymi podlega ponoć kontroli ichniejszych urzedasów przez okres 20 lat, stąd B20, "E" natomiast zawdzięczam archiwum państwowemu, które zatwierdzając projekt zmian w JRWZA stwierdziło, że być może część z projektów będą chcieli kiedyś przekwalifikować do kat "A"
Nie cieszy mnie to bo mam tej dokumentacji sporo i będzie mi to kupę lat zalegać na półkach i się kurzyć ;) Przy kolejnym projekcie zarzyczę sobie kasę unijną na dodatkowe regały - no skoro mam to trzymać 20 lat to niech się dołożą :D
Witam!
Mam pytanie odnośnie zasad postępowania z dokumentacją tzw "unijną", wnioski, umowy, projekty, wszelkiego typu sprawozdania, wszystko co dotyczy umowy między Instytucją Zarządzająca a Beneficjentem, wiadomym jest, ze dokumentacja ta powinna byc w przypadku kontroli latwo dostepna i przejrzysta , jak tego dokonac, jesli sprawy z nią zwiazane są wszczynane w wielu kom.org. funkcjonujacym systemem kancelaryjnym jest system mieszany (w prakyce dziennikowy mimo iz jest jrwa).
Moje pytanie jest nastepujace: czy pomysl wydzielenia pomieszczenia do tymczasowego przechowywania takiej dokumentacji (oczywiscie wylacznie oryginaly a kopie byly by w komorkach macierzystych spraw wszczynanych) na okres mozliwej kontroli (czyli 10 lat) jest zasadny? Po tym czasie nastapiloby przekazanie do az, tylko w jakiej formie jesli dokumentacja jest prowadzona bez swiadomosci istnienia instrukcji kanc. i jrwa... Jaka dodatkowa ewidencja w obrebie tej dokumentacji jest skuteczna ? Moją wizją jest przechowywanie takiej dokumentacji w tymczasowym przejściowym magazynie wedlug projektow w ramach projekow wedlug struktury organizacyjnej, a w ramach struktury wedlug spraw z jrwa(co watpie bybylo mozliwe) by nie zgubic sie na etapie przekazania dokumentacji do az, czy takie rozwiazanie jest poprawne, czy wystarczy napisac aneks do instrukcji kanc, czy dodatkowa instrukcje okreslajaca te zasady? Z podobnej dyskusji ktora byla na forum uwazam ze temat nie zostal do konca wyjasniony. Zapraszam do dzielenia sie swoimi pogladami w tej sprawie.
Pozdrawiam,
młodszy przyszły archiwista
Jak rozumiem chodzi o tę dyskusję:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1105.0
Tu nie ma nic więcej do wyjasniania, to dokumentacja jak każda inna, i jak każdą inną da się ją prowadzić zgodnie z instrukcją kancelaryjną i przekazywać do archiwum. Pracownicy prowadzący tę dokumentację pewnie nawet nie wiedzą że jest coś takiego jak instrukcja kancelaryjna.
Niestety masz racje, jak zostalem poproszony o konsultacje to zastalem zdziwienie ze istnieje instrukcja kancelaryjna i jrwa, teraz problem jest z gromadzeniem tej dokumentacji w taki sposob i ewidencjonowaniem by po 1 miec wszystko w jednym miejscu i miec nad tym kontrole, po 2 po biezacym wykorzystaniu zgodnie z intrukcja kanc. i jrwa przeniesc do az, chce by w koncu zaczela ona faktycznie funkcjonowac, istnieje problem porzadkowania na etapie jeszcze biezacego wykorzystywania i ewidencji tej dokumentacji, a jak widzi Pan moja propozycje wstepnego porzadkowania i wydzielenia tej dokumentacjii i gromadzenia w jednym miejscu jeszcze przed przejeciem do az?
A po co mieć to w jednym miejscu? Jrwa służy właśnie m.in. do tego by wyszukiwać konkretne akta wg kryterium rzeczowego także wtedy gdy są w różnych komórkach org. Dokumentację trzeba przyporządkować teczkom rzeczowym, tworzenie spraw po fakcie nie wchodzi w grę ale trzeba to jakoś zewidencjonować. I jak przyjdzie pora zgodnie z instr. kanc. przekazać do az. Najważniejsze jednak to wymusić na pracownikach stosowanie instrukcji w przypadku nowych spraw.
No dobrze, a jesli w praktyce nikt nie stosuje instrukcji kanc i jrwa, a ewidencje prowadzi wylacznie w dziennikach lub innych rejestrach, znakowanie pism jest na zasadzie "oni pisza wiec i my cos napiszemu" z reguly nr z dziennika korespondencyjnego komórki, jeżeli komórka odpowiedzialna za nadzorowanie obiegu dokumenacji i kompetentna do udostepniania jej kontroli nie wie jakie i ile dokumentacji jest wytworzonej przez inne komórki bo nie ma ani przeplywu oryginalow ani nawet informacji o tym czy i co powstalo? Co powiedziec kontrolerom? Niech Pan sobie pojdzie do komórki a,b,c,d tam może coś będzie? No niezły nadzór... Niestety tak to funkcjonuje, nie wiem jak zmienic ten stan rzeczy by to wygladalo przejrzyscie, by pisma byly przez referentow łączone w sprawy, ale to jest jak nauka sluchania głuchoniemego...
dzieki za rady
pozdrawiam
Mam więc nadzieję, że tzw. unijne kontrole prowadzonej bałaganiarsko dokumentacji zmuszą owe tajemnicze instytucje, co nie znają r.w.a. (czy na pewno chodzi o urzędy państwowe i samorządowe? objęte nadzorem archiwalnym??), do zapoznania się z tym normatywem, jak i z pozostałymi.
Pytania o sposób postępowania z "dokumentacją unijną" zdarzają się od jakiegoś czasu - niestety, nie da się doradzić niczego mądrzejszego w tej kwestii, niż postępowanie zgodne z normatywami kancelaryjno-archiwalnymi. Ale cóż...Chyba to zbyt proste i oczywiste...
Jest to instytucja pod nadzorem archiwalnym.
Jezeli dokumentacj a wytwarzana nie jest laczonaw sprawy i w obiegu dokumentow nie uwzglednia sie az jaki komorki gdzie powinna ona ostatecznie trafic, jest stosowany w praktyce system dziennikowy to czy np twarde wprowadzenie i egzekwowanie od pewnego momentu instrukcji kanc i jrwa nie spowoduje ze zapanuje jeszcze wiekszy balagan? Ze bedzie jeszcze trudniej odszukiwac potrzebne pisma, ? (z takimi zarzutami sie spotkalem) dosłownie "jest to niepraktyczne"
Prosze o jakies praktyczne rady w tej sprawie i pozdrawiam.
Bałagan to jest właśnie to co macie teraz. Zacznij od rozmowy z szefem jednostki. Rzecz sprowadza się do egzekwowania obowiązujących przepisów i to trzeba mu uzmysłowić, jak również to że to on sam jest za to egzekwowanie w świetle przepisów archiwalnych odpowiedzialny. Przygotujcie projekt zarządzenia wewnętrznego (jeśli nie masz w tym doświadczenia pogadaj z waszym prawnikiem), ustalcie w nim że dla spraw wszczynanych od dnia takiego i takiego przy prowadzeniu dokumentacji unijnej bezwzględnie stosuje się zapisy instrukcji kancelaryjnej, warto nawet wymienić że taka komórka prowadzi teczki o takich znakach, a inna o takich. Numerację spraw zaczyna się od 1, a po roku całość ma trafić do az. Druga ważna rzecz do określenia w tym zarządzeniu - uporządkowanie wcześniejszej dokumentacji - że przy archiwizacji ma być dołączona do ww. teczek tak jak jest, ale z odpowiednią ewidencją umożliwiającą odszukanie poszczególnych dokumentów. No i że zobowiązuje się kierowników takiej i takiej komórki do wykonania zarządzenia.
Można zresztą takim zarządzeniem całościowo określić sposób obiegu tej dokumentacji, ale nie wiem czy warto, zwłaszcza że trzebaby wtedy zaangażować do pomocy tych kancelaryjnych ignorantów, a przy porządkowym zarządzeniu nie będą mieć wiele do gadania.
I nie wdawaj się w dyskusje na temat praktyczności, tylko uświadom krytykantów, że przestrzeganie przepisów kancelaryjnych to psi obowiązek każdego urzędasa, a nie fanaberie archiwisty. Przechodzenie przez jezdnię na pasach też bywa niepraktyczne, a jakoś nikt tego nie krytykuje.
Witam!
A może tak odwiedzić Wrocław?
http://www.sap.waw.pl/konferencje-sympozja
- mam nadzieję, że nie uznacie tego za kryptoreklamę :)
NIKodem
dzieki za informacje, postaram sie skorzystac z tej oferty :)
Nie uznamy tego za kryptoreklamę :) Dzięki za linka.
PS. Dla celów porządkowych łączę ten wątek z poprzednim, nic nowego tu nie ustaliliśmy, w mojej ocenie smoli szuka uzasadnienia dla swoich pomysłów, a nie porady co do ich zasadności.
Nie do konca moge sie z Toba Jarku zgodzic, nie szukam uzasadnienia, praktycznie stoje pod sciana, bo kierownicy ktorzy sa odpowiedzialni za obieg dokumentacji "unijnej" sa przekonani o tym, by ja wyodrebnic w miejscu gdzie znajduje sie komorka "wiodąca", chca na sile miec ją możliwie "pod ręką" i możliwie w "całości". Zgadzam sie w zupelnosci ze nalezy stosowac intrukcje kancelaryjna i jrwa, bo w swietle ustawodawstwa te wewnetrzne normatywy są prawomocne i w zasadzie kazde inne rozwiazanie byloby co najmniej bezprawne a na pewno nierozsadne. Skoro chca wydac troche pieniedzy na taki magazyn to dlaczego by nie stworzyc po prostu kolejnego magazynu archiwum zakładowego z oczywistym pelnym nadzorem archiwisty :D ? To by byla dobra okazja by doinwestowac nasza komórke org.a takze mielibysmy wiecej do powiedzenia :D.
Pozdrawiam :)
Zdaje się że się jednak ze mną zgadzasz :)
Wiesz, bardzo ciężko jest ocenić sytuację "na odległość", ale jednej rzeczy zawsze się bezwzględnie trzymam - jedną z podstawowych zasad bezdziennikowego systemu kanc. jest to że ma on obejmować CAŁOŚĆ dokumentacji jednostki. Powiem brzydko - srać na ich przekonanie, liczą się tylko przepisy, za niewłaściwe postępowanie z dokumentacją są sankcje karne.
Więc może inaczej - 1. bezwzględnie stosowanie jrwa i instr. kanc. dla nowych spraw 2. uporządkowanie dotychczasowej dokumentacji 3. Pamiętaj że do az przekazuje się akta spraw ZAŁATWIONYCH kompletnymi rocznikami. 4. Pamiętaj że akta spraw załatwionych i przekazanych do AZ można wypożyczyć na tak długo, jak długo będą potrzebne. A to co niezałatwione i wypożyczone mogą sobie trzymać gdzie chcą.
pozdrawiam
witam
Uczelnia zaczęła starać sie o dofinansowanie z funduszów UE na działalność naukowo-badawczą. Jak długo należy przechowywać takie wnioski?. Czy istnieje rozporządzenie dotyczące tego typu dokumentacji?.
pozdrawiam
Pytanie dołączam do starego wątku.
Przy okazji polecam zaglądniecie do materiałów zamieszczonych tu:
http://www.sap.waw.pl/node/112
Bardzo proszę o jakąś radę, jak postępować z dokumentacją projektów unijnych. Nie jestem super w temacie, bo dokumentacja jest jeszcze w poszczególnych komórkach organizacyjnych, ale jutro jest jakaś kontrola i kolega przyszedł się mnie poradzić (eh, ta nieszczęsna funkcja koordynatora czynności kancelarynych). Otóż jest tak, że poszczególne komórki trzymają u siebie dokumentację finansową, przetargi, czy korespondencję odnośnie tego samego projektu. Tymczasem całość tej dokumentacji ma być przechowywana min. do 2020 r., co ma być uregulowane zarządzeniem. Moje pytanie: czy dokumentację trzymać w jednym miejscu pod jednym numerem (np. 042 - realizacja projektów...), czy też po zakoczeniu realizacji zebrać to razem i przechowywać jako całość? Jak to ugryźć w zarządzeniu? Czy wyszczególnić po prostu numery spraw, których zarządzenie, a tym samym okres przechowywania, będzie dotyczył? Wiem, że może zawile to opisałam, ale może ktoś z Was boryka się z podobnym problemem? Prosze o pilną odpowiedź :-\
Pytanie dołączone do odpowiedniego wątku.
Dzięki wielkie! ;D