Witam serdecznie.
Załóżmy, że urząd używa elektronicznego obiegu dokumentów.
Załóżmy też, że mamy tu na myśli obieg dokumentów skanowanych, plików binarnych, a nie dokumentów elektronicznych zgodnych nadesłanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
Czy archiwizując takie dokumenty powinienem stworzyć Paczkę Archiwalną zgodną z systemem:
http://www.nac.gov.pl/cms/main.php?did=10
http://ade.ap.gov.pl/
?
---
Aby rozjaśnić nieco - napisze inaczej.
W urzędzie pracuje elektroniczny obieg dokumentów.
Panują dwa rodzaje dokumentów.
1. Tradycyjne dokumenty papierowe, które są skanowane do systemu. Dokumenty papierowe, które powstają podczas pracy urzędników.
2. Dokumenty elektroniczne, które wpływają za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej zgodne z wzorem opublikowanym w Centrlanym Repozytorium Dokumentów.
Jakie, które dokumenty powinny trafić do Paczki Archiwalnej?
Kiedy przeglądałem system demonstracyjny (ade.ap.gov.pl) znalazłem tam skany zwykłych dokumentów.
To sugeruje mi, że do Paczki Archiwalnej, a co za tym idzie do "Narodowego Archiwum Cyfrowego", powinniśmy przekazywać wszystko co mamy w postaci cyfrowej w naszym systemie obiegu dokumentów - a nie tylko stricte dokumenty elektroniczne w formacie XML.
Proszę o opinię w tej sprawie.
Pozdrawiam serdecznie,
Tomasz Rakoczy
Witam,
Cytat: Tomasz Rakoczy
Panują dwa rodzaje dokumentów.
1. Tradycyjne dokumenty papierowe, które są skanowane do systemu. Dokumenty papierowe, które powstają podczas pracy urzędników.
W efekcie skanowania dokumentów papierowych do systemu otrzymamy elektroniczne kopie dokumentów, które nie są równoważne papierowym oryginałom. To owe papierowe dokumenty posiadają określoną kwalifikację archiwalną i one muszą (o ile mają kat. A) trafić do archiwum państwowego. Ich elektroniczne kopie mogą ułatwić bieżącą pracę, ale nie są jako takie materiałami archiwalnymi. O ich ewentualnej przydatności próbujemy rozmawiać tu. (http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=619.0)
Cytat: Tomasz Rakoczy2. Dokumenty elektroniczne, które wpływają za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej zgodne z wzorem opublikowanym w Centrlanym Repozytorium Dokumentów.
Niewątpliwie tego rodzaju dokumenty podlegać będą przekazaniu do archiwum, bo one jako digital-born istnieją tylko w formie elektronicznej, a nie są tylko kopiami elektronicznymi papierowych oryginałów.
Cytat: Tomasz RakoczyKiedy przeglądałem system demonstracyjny (ade.ap.gov.pl) znalazłem tam skany zwykłych dokumentów.
To sugeruje mi, że do Paczki Archiwalnej, a co za tym idzie do "Narodowego Archiwum Cyfrowego", powinniśmy przekazywać wszystko co mamy w postaci cyfrowej w naszym systemie obiegu dokumentów - a nie tylko stricte dokumenty elektroniczne w formacie XML.
Z tego co wiem dane w ADE są tylko danymi testowymi. Gdyby sytuacja prawa w Polsce pozwalała po zeskanowaniu dokumentu papierowego zniszczyć oryginał i uznać jego elektroniczną kopię za oryginalny dokument, wówczas takie skany trafiałyby do archiwum na równi z dokumentami digital-born. Na razie jednak - to tylko kopie elektroniczne.
Tylko że teraz mamy taką "zabawną" sytuację - wszczęcie sprawy na podstawie cyfrowego wniosku, przebieg jego załatwiania jest dokumentowany również np. cyfrowo, ale ostateczne załatwienie będzie miało formę papierowego dokumentu. Wszystko to czyni z wszelkich seodów, epuapów i cyfrowych urzędów wyłącznie taką sobie wprawkę - de lege cały przebieg sprawy i tak winien być udokumentowany na papierze, choćby w postaci opieczątkowanych wydruków.
Witam
Cytat: Jarek w Sierpień 05, 2008,
Wszystko to czyni z wszelkich seodów, epuapów i cyfrowych urzędów wyłącznie taką sobie wprawkę - de lege cały przebieg sprawy i tak winien być udokumentowany na papierze, choćby w postaci opieczątkowanych wydruków.
Niezupełnie - ów wniosek cyfrowy nie musi (nie może nawet) być drukowany, jest bytem tylko elektronicznym, nawet więc jeśli reszta sprawy będzie załatwiana papierowo to pismo ją wszczynające będzie cyfrowe. Że to niezbyt wygodne to jasne dla każdego, więc może taka konstatacja spowoduje przyspieszenie informatyzacji administracji...
Wojtku - taki wniosek często (zawsze?) jednak może i musi być drukowany - bo narzucają to przepisy - ja mam np. w swojej instrukcji kancelaryjnej (ustalonej rozporządzeniem): "Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych." Czyli muszę mieć całe akta sprawy w postaci papierowej.
Jarku,
a czy nie powinno być (nie jest) tak, że akt późniejszy uchyla akt wcześniejszy?
W tym momencie przecież i tak nie jesteś w stanie uzyskać dokumentu równoważnego z oryginałem z przesłanego elektronicznie wniosku. Musiałbyś prosić autora o podpis na takim wydruku. A jeśli drukujesz i stemplujesz (zatwierdzasz) takie wnioski to w aktach sprawy przechowujesz tylko kopie części pism, a to raczej mija się z duchem przepisu, który przywołujesz.
Nie w tym przypadku. "Moja" instrukcja kancelaryjna jest ustalona rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o zespolonej administracji rządowej w województwie - i dopiero wobec zmiany tej ustawy mogłoby być inaczej. Inna rzecz że jest już projekt zmian, i jeśli dojdzie on do skutku, to również będziemy mieć (za rok, półtorej) nową instrukcję kancelaryjną i wykaz akt.
Póki co jednak jestem w stanie potwierdzić pieczątką i podpisem zgodność z oryginałem każdej kopii dokumentu, który otrzymam "do załatwienia" i jest to wystarczające, bo swoim podpisem biorę na siebie odpowiedzialność za zgodność kopii z oryginałem przedłożonego dokumentu - i robię to na podstawie imiennego i urzędowego upoważnienia.
Nie jestem pewien czy mówiąc o duchu przepisu mamy na myśli to samo - w innym miejscu tej samej instrukcji kancelaryjnej jest też mowa o przekazywaniu kompletnych akt - czyli w konsekwencji muszą to być akta i papierowe, i kompletne. To czy dokumenty będą przechowywane w "oryginale", czy w "kopii" nie jest aż tak istotne - ważna jest ich wiarygodność (za którą przy potwierdzaniu kopii biorę odpowiedzialność) i kompletność (możliwa obecnie tylko wtedy gdy całość przechowuję w wersji papierzanej). Zresztą wkrótce możemy mieć do czynienia z odwrotną sytuacją - papierowy dokument zeskanowany i potwierdzony np. elektronicznym podpisem, jako elektroniczna "kopia", będzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów równie wiarygodny i stanowiący część kompletu dokumentacji danej sprawy.
Dzięki Jarku za wyjaśnienia - nie doceniałem stopnia złożoności problemu. Rozumiem, że do rangi największej przeszkody w informatyzacji administracji publicznej awansuje instrukcja kancelaryjna...
Ale czy jednocześnie nie popadamy tu w sprzeczność, skoro:
Cytat: Jarek... w innym miejscu tej samej instrukcji kancelaryjnej jest też mowa o przekazywaniu kompletnych akt - czyli w konsekwencji muszą to być akta i papierowe, i kompletne.
To czy akta bez oryginału elektronicznego będą kompletne? Moim zdaniem - nie. A więc wymóg papierzności przeczy wymogowi kompletności. Efekt jest taki, że do archiwum zakładowego trafia papierowa kopia. A co z elektronicznym oryginałem?
Cytat: JarekZresztą wkrótce możemy mieć do czynienia z odwrotną sytuacją - papierowy dokument zeskanowany i potwierdzony np. elektronicznym podpisem, jako elektroniczna "kopia", będzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów równie wiarygodny i stanowiący część kompletu dokumentacji danej sprawy.
Słuszna uwaga. Pamiętajmy jednak, że tam gdzie wdraża się takie procedury (UK) oryginał papierowy jest niszczony, żeby nie doprowadzać nie tylko do istnienia dwóch egzemplarzy, ale na dodatek dwóch egzemplarzy w różnych postaciach (elektronicznej i papierowej).
Ale Wojtku, wciąż chyba inaczej rozumiemy kompletność - w przypadku całkowicie elektronicznego obiegu spraw - ale załatwianych na podstawie papierowego wniosku - wymóg kompletności w sensie zachowywania oryginału też nie byłby spełniony, bo wpływający "oryginał" zeskanujemy i zniszczymy, posługując się potem już wyłącznie elektroniczną "kopią" - czyli zamiast papierowego oryginału do archiwum trafia tylko elektroniczna kopia. Nota bene jeśli zrobiłbym coś takiego teraz, to ryzykuję 2 do 3 lat więzienia. To nie jest wyimaginowana przeszkoda, tylko obowiązujące prawo.
Wg mnie bardziej szkodliwe byłoby przechowywanie osobno części dokumentów tej samej sprawy w wersji papierowej, a części w wersji elektronicznej - bardziej niż dublowanie dokumentów poprzez przechowywanie części z nich i w takiej, i w takiej wersji.
To jest swego rodzaju poligon Wojtku, eksperymentujemy, popełniamy błędy, uczymy się na nich, inaczej chyba nie da rady, nie przejdziemy z dnia na dzień z kancelarii całkowicie papierowej na całkowicie elektroniczną.
Cytat: Jarek w Sierpień 06, 2008,
Ale Wojtku, wciąż chyba inaczej rozumiemy kompletność - w przypadku całkowicie elektronicznego obiegu spraw - ale załatwianych na podstawie papierowego wniosku - wymóg kompletności w sensie zachowywania oryginału też nie byłby spełniony, bo wpływający "oryginał" zeskanujemy i zniszczymy, posługując się potem już wyłącznie elektroniczną "kopią" - czyli zamiast papierowego oryginału do archiwum trafia tylko elektroniczna kopia.
Tak, ale jest to jednak inna sytuacja, niż ta, w której ów oryginał istniałby nadal i posiadał stan bliżej nieokreślony. Dlatego właśnie - moim zdaniem - Anglicy niszczą papierowe oryginały.
Cytat: Jarek w Sierpień 06, 2008,Nota bene jeśli zrobiłbym coś takiego teraz, to ryzykuję 2 do 3 lat więzienia. To nie jest wyimaginowana przeszkoda, tylko obowiązujące prawo.
To też jest jasne, co nie oznacza, że nie należałoby podjąć tematu i nie zastanowić się, czy nie iść w tę stronę (to znaczy nie do więzienia, ale w kierunku zmian w prawie umożliwiających digitalizację papierowych dokumentów i niszczenie oryginałów).
Cytat: Jarek w Sierpień 06, 2008,Wg mnie bardziej szkodliwe byłoby przechowywanie osobno części dokumentów tej samej sprawy w wersji papierowej, a części w wersji elektronicznej - bardziej niż dublowanie dokumentów poprzez przechowywanie części z nich i w takiej, i w takiej wersji.
A ja chyba skłaniałbym się do opinii, że mniej szkodliwe jest przechowywanie sprawy częściowo w postaci papierowej a częściowo elektronicznej, niż dublowanie części pism.
Zdaję sobie sprawę, że informatyzacja to długi marsz, ale nie powinniśmy w nim robić jednego kroku do przodu (dokumenty elektroniczne) i dwóch wstecz (drukowanie ich i praca z kopiami papierowymi)!
Tak mi się jakoś zdawa, że właśnie zastanawiamy się i podejmujemy :)
O zmiany w prawie przy tym przede wszystkim chodzi.
Jeśli coś może być mniej albo bardziej szkodliwe, to musimy najpierw ustalić na czym miałaby polegać szkoda. Moim zdaniem powstać może ona wtedy jeśli zagrożona jest integralność i kompletność dokumentacji, a nie jej unikalność. Elektroniczna forma przechowywania dokumentacji nie jest zaś celem, a jedynie narzędziem służącym do łatwiejszego wytwarzania, przechowywania ( w sensie kosztowym) i wyszukiwania.
Dobrze, może nie ma sensu kontynuować teoretycznych rozważań na wysokim poziomie ogólności. ;D Są narzędzia zapewniające wiarygodność dokumentacji czy jest ona w takiej, czy innej formie. Ścisłe trzymanie się obecnych przepisów kancelaryjnych doprowadzi nas przy kserowaniu wszystkiego do zwiększenia ilości papieru, a nie do zmniejszenia.
Jako stan docelowy traktujemy posługiwanie się wyłącznie dokumentacją elektroniczną, mamy póki co stan przejściowy i pozostaje mieć nadzieję że nie będzie on trwać wiecznie. Co do kompletności/integralności dokumentacji prowadzonej częścią papierowo, a częścią elektronicznie, chodziłoby zatem tylko o ustalenie poziomu (w strukturze dokumentacji wytwarzanej w jednostce wg zasad systemu kancelaryjnego) powyżej którego dokumentacja nie powinna się dublować. Dobrze byłoby chyba by owa kompletność/integralność była przynajmniej na poziomie akt sprawy, przy czym o formie dokumentacji mógłby decydować sposób rozstrzygnięcia/załatwienia sprawy - jeśli wydana decyzja czy odpowiedź na wniosek będzie papierowa, to integralne i kompletne :) powinny być papierowe akta sprawy. Hmm, ale to jednak też mało idealne rozwiązanie. Więc może tak - integralność i kompletność z założenia wyłącznie w wersji elektronicznej. W sumie cóż to za różnica czy kopię ad acta decyzji, wydanej zainteresowanym w wersji papierowej, będę przechowywać papierową czy też elektroniczną, skoro elektroniczna (z podpisem elektronicznym) i tak będzie wiarygodna? Problemy też tu będą, ale chyba jednak wtórne i bardziej wymagające zmiany sposobu myślenia o dokumentach w sensie urzędowym czy kancelaryjnym.
Podbijam temat. Teraz troszkę się zmieniły zasady prawda?
No więc.
EZD.
Zakładam, że robię odwzorowanie cyfrowe danego dokumentu. Oryginał wciagam do składu chronologicznego. Odwzorowanie cyfrowe jest wówczas dokumentem, bo to ono zostanie zarchiwizowane, prawda?
Tak, wiem, AP będą początkowo przejmować całość dokumentacji. Ale teraz tworzę paczki archiwalne już tylko z dokumentów odwzorowanych?
Gubię się już w tym wszystkim
Cytat: archiwistka90 w Luty 09, 2012,
Podbijam temat. Teraz troszkę się zmieniły zasady prawda?
No więc. EZD.
Zakładam, że robię odwzorowanie cyfrowe danego dokumentu. Oryginał wciagam do składu chronologicznego. Odwzorowanie cyfrowe jest wówczas dokumentem, bo to ono zostanie zarchiwizowane, prawda?
Tak, wiem, AP będą początkowo przejmować całość dokumentacji. Ale teraz tworzę paczki archiwalne już tylko z dokumentów odwzorowanych?
Gubię się już w tym wszystkim
Odwzorowanie cyfrowe zgodnie z obowiązującymi przepisami jest jedynie zapisem informacji i nie posiada rangi dokumentu. W przypadku spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie akceptacje i podpisywanie dokumentu powinny odbywać się elektronicznie. Jeśli przypadku spraw prowadzonych w systemie EZD w formie elektronicznej dokument nie został podpisany podpisem cyfrowym to w systemie brak jest oryginału podlegającego archiwizacji cyfrowej. Jeżeli pomimo, że sprawa powinna być prowadzona w formie elektronicznej został wytworzony dokument papierowy to wtedy należy go zarejestrować i odnieść do składu chronologicznego pism wewnętrznych lub pism wychodzących. Dokument w składzie chronologicznym zostanie po 2 latach przekazany do archiwum zakładowego, a następnie po 10 latach od wytworzenia do państwowego.
W przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie przy wsparciu systemu EZD zachodzi konieczność zarówno przekazania opisów spraw w systemie, jak i dokumentacji papierowej. Domyślnie system EZD PUW daje możliwość umieszczenia maksymalnie 10 spraw w jednej paczce archiwalnej, a fizycznie akta jednej sprawy mogą obejmować wiele tomów teczek aktowych, lub akta kilkudziesięciu, lub nawet kilkuset spraw mogą być zgromadzone w jednej teczce.
Cytat: Kajka w Maj 12, 2016,
Dokument w składzie chronologicznym zostanie po 2 latach przekazany do archiwum zakładowego, a następnie po 10 latach od wytworzenia do państwowego.
Mam jeszcze nikłą nadzieję, że taka głupota się nie ziści. Czy państwo ma na tyle środków, żeby przechowywać tą samą informację w dwóch postaciach papierowej i elektronicznej? Chyba zależy nam i naszym następcom przede wszystkim na przechowaniu informacji a nie nośnika tej informacji.
CytatOdwzorowanie cyfrowe zgodnie z obowiązującymi przepisami jest jedynie zapisem informacji i nie posiada rangi dokumentu.
A w rozporządzeniu z 2011 wyraźnie wskazano, ze odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny :)
Cytatprzypadku spraw prowadzonych tradycyjnie przy wsparciu systemu EZD zachodzi konieczność zarówno przekazania opisów spraw w systemie, jak i dokumentacji papierowej.
Jeżeli przez konieczność rozumieć obowiązek prawny to nie spotkałem się z takim przepisem. Choć myślę, że ap powinny te dane z systemów wspomagających przejmować.
CytatDomyślnie system EZD PUW daje możliwość umieszczenia maksymalnie 10 spraw w jednej paczce archiwalnej
??? Radzę zajrzeć do materiałów źródłowych i zweryfikować poprawność tej informacji. ;)
Zgodnie z procedurami postępowania z dokumentacją elektroniczną w Systemie EZD określonymi w ROZPORZĄDZENIUPREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jest tam mowa o konieczności akceptacji i podpisania podpisem elektronicznym wersji elektronicznej dokumentu który będzie podlegał archiwizacji. Jeśli akceptacji i podpisu elektronicznego nie ma, nie ma oryginału dokumentu podlegającego archiwizacji.
Cytat3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do
podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania
pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu
sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub
dołączając je do projektu;
2) ustnie;
3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.
6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną
przez siebie wersję pisma.
§ 33. 1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący
podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
§ 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:
1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;
2) podpisanie odręczne wydruku.
2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc,
dzień).
3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje
się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy
z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że
przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.
5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego
do wysyłki.
6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają
wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz
przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym
w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
Z definicji odwzorowania cyfrowego jasno wynika, że nie ma rangi oryginału, nie posiada ono mocy prawnej a jedynie wartość informacyjną.
Cytatodwzorowanie cyfrowe ? dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
Dokumentacja ze składów chronologicznych po dwóch latach od wytworzenia powinna trafić do archiwów zakładowych.
Cytat§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych
dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał
zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji
archiwalnej.
Idąc dalej można uznać, że jeżeli dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym zostały przyporządkowane do określonego JRWA i do odpowiedniej kategorii archiwalnej to powinny być przechowywane w archiwach zakładowych zgodnie z ustalonym okresem przechowywania a następnie brakowane, a dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym a należące do spraw zakwalifikowanych do kategorii A powinny ostatecznie trafić do archiwów państwowych. Należy jednak zauważyć, że na chwilę obecną zasady brakowania czy archiwizowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych nie zostały jasno określone. Ponadto nie określono też zasad udostępniania dokumentów ze składów chronologicznych na etapie przechowywania ich w archiwach zakładowych.
Cytat: Paweł z ... w Maj 12, 2016,
CytatDomyślnie system EZD PUW daje możliwość umieszczenia maksymalnie 10 spraw w jednej paczce archiwalnej
??? Radzę zajrzeć do materiałów źródłowych i zweryfikować poprawność tej informacji. ;)
Zweryfikowałam sprawdziłam na systemie i nie jestem w stanie przesłać więcej niż 10 spraw w jednej paczce archiwalnej. Być może dysponuje Pan nowszą wersją systemu EZD PUW lub wie o jakimś rozwiązaniu którego ja nie znam. Jeśli jest mi Pan w stanie udzielić pomocy i rady to będę bardzo wdzięczna. ;-)
Rozumiem, że dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, musi mieć ten podpis regularnie konserwowany, żeby dokument miał wartość urzędową?
Cytat: Kajka w Maj 13, 2016,
Zweryfikowałam sprawdziłam na systemie i nie jestem w stanie przesłać więcej niż 10 spraw w jednej paczce archiwalnej. Być może dysponuje Pan nowszą wersją systemu EZD PUW lub wie o jakimś rozwiązaniu którego ja nie znam. Jeśli jest mi Pan w stanie udzielić pomocy i rady to będę bardzo wdzięczna. ;-)
Czy na pewno chodzi Ci o paczkę archiwalną, czy też może raczej o przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego?
CytatCzy na pewno chodzi Ci o paczkę archiwalną, czy też może raczej o przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego?
O przekazywanie spraw do archiwum zakładowego. Faktycznie termin paczka archiwalna jest w mojej instytucji błędnie używany. W instrukcji EZD wyraźnie jest mowa o przekazywaniu "partiami" a nie o tworzeniu paczek archiwalnych. :-[ W EZD wszystko jest nowe instrukcje i procedury nie zawsze oczywiste i precyzyjne i w związku z tym pojawia się wiele pytań. Dziękuję za pomoc.
czy po ponad roku od zakończenia tej dyskusji wiecie coś Państwo o ewentualnych postępach legislacyjnych, które w ostatecznym rozrachunku dawałyby przepisy umożliwiające niszczenie dokumentów pochodzących ze składu chronologicznego? byłam uczestnikiem spotkania uzgodnieniowego w temacie (jeszcze wtedy projektu) rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej i w jego trakcie pojawił się temat składów chronologicznych. wielu archiwistów zgłaszało, że ma spory problem z tymi składami i że dobrze by było umożliwić poprzez zmianę przepisów niszczenie tych dokumentów.