Tak jest Urząd Gminy

CytatZnaku sprawy nie mogę zmienić

Kto tak powiedział? Teraz na serio. Można zmienić znak sprawy w określonych sytuacjach. Co do tematu tu poruszonego to jak pracowałem w firmie, gdzie archiwizowaliśmy dokumentację w różnych instytucjach to niezbyt się przejmowaliśmy symbolami z JRWA/znakami spraw (spisu spraw to częściej nie było niż był) jak widzieliśmy, że pracownicy tam średnio ogarniali. Czasem tylko w uwagach pisało się, że znak sprawy był błędnie nadany, ale wstawiało się właściwy symbol już w tworzonych spisach z-o.

Tutaj jak bardzo chcesz to możesz jako archiwista zmienić w spisie symbol i w uwagach napisać coś w stylu "wcześniej błędnie nadany symbol 8130", czy coś takiego. Ostatnio brakowałem dokumentację, gdzie jedno z ministerstw 3 razy z różnych powodów zmieniało znaki spraw, trochę przesadzili, ale cóż ważne żeby był "ślad" w uwagach. Swoją drogą ja też swój dodałem, bo dokumentacja została przekwalifikowana xD i miałem niezłą zagwozdkę, który znak teczki wstawić w spisie, bo ostatni to średnio pasował.

Dopytam, koleżanka z jakiejś jednostki samorządowej? Bo tam tak nabożnie traktujecie spisy spraw, znaki spraw itd. Oczywiście nie żeby to było coś złego tylko ja zawsze miałem takie poczucie pracując gdzieś dla samorządu, że tam się tak starają a w centralnych instytutach to jednak na większym luzaku do tego podchodzą i przez to też większy, nie bójmy się tego słowa, syf w papierach.

Hej, ja mam pytania do tego tematu, ale w innej kwestii. Brakowaniem odpowiedników w składzie bym sie nie martwiła, bo składy i tak prędzej czy później pójdą pod młotek. a co z odpowiedziami na te pytania?:
1. Czy dane osobowe oraz wszelkie dokumenty elektroniczne ze sprawy powinny zostać trwale usunięte z systemu? czy powinny pozostać tylko niewidoczne w podglądzie pod danym znakiem?
2. Jeżeli to drugie - to jakież to usunięcie? a jeżeli to pierwsze, czyli trwałe usunięcie, to co z dokumentem w systemie, który został podpięty do kilku innych spraw? Podobnie z danymi podmiotu? jeżeli usuniemy trwale w związku z brakowaniem jednej sprawy, to podmiot zniknie w ogóle z systemu, a co za tym idzie z innych spraw, w których występuje..
3. Czy po danej sprawie powinien w systemie pozostać jakikolwiek ślad? Mam na myśli znak sprawy, ewentualnie daty załatwienia/zamknięcia/wybrakowania

A co w przypadku jeśli na aktach jest błędnie nadany znak sprawy np. 8130 -wywiady środowiskowe powinno być 8170-zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi.
Na spisie zdo jest podany znak sprawy 8130 a tytuł hasła zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi. Oczywiście na dole spisu jest adnotacja ze błędnie został nadany
Jak powinnam prawidłowo uwzględnić w spisie do brakowania. Znaku sprawy nie mogę zmienić ale czy tytuł powinnam podac zgodnie z nr 8130 czy zostawić ten który prawidłowo powinien być Czyli zwalczanie...

Na Twoim miejscu bliżej przyjrzałbym się wydzieleniu grupy spraw zwanym także podteczkami (par. 5 ust. 6 Instrukcji kancelaryjnej). Ja bym wydzielił te sprawy, choćby po to, żeby mieć je oddzielnie od pozostałych umów.

Cytat: Anna Sobczak w Lipiec 15, 2025,A ja dodaję webinar: Archives and AI planowany: July 29, 2025, 14:00 UTC: https://lnkd.in/gppm8rMK

link nic nie pokazuje

Robie tak samo jak GminaJasienicaRos też lata 70-90 dodatkowo jeszcze musiałam zrobić badania mikrobiologiczne czy akta nie mają grzyba. Archiwum Państwowego jest w nowym budynku więc teraz tak łatwo nie przyjmuja

Dziękuję

Trochę nie rozumiem co mają numery umów do numerów spraw... Znaczy rozumiem, że przyjęliście taką zasadę, że jedno równa się drugiemu ale no tak nie musi być. Możesz śmiało wciągnąć na spis spraw te umowy zlecenia z ich numerami i tyle. Jeżeli to zaburzy Wam numeracje Waszych umów to możecie "przeskoczyć" te kilka numerów. Chyba, że to jest gdzieś uregulowane, że tak nie można.

Witam,
W naszym powiecie właśnie zlikwidowała się jedna z jednostek organizacyjnych. W trakcie likwidacji zostały podpisane umowy zlecenia, które w międzyczasie przejął powiat na podstawie porozumienia.Numery umów zostały już nadane w jednostce likwidowanej. Nasze numery umów mają znak sprawy z JRWA 2151. Nie mamy pojęcia jak te umowy zarejestrować u nas w starostwie. Póki co są zarejestrowane pod tym nr. 2151 jako następny numer sprawy z pozostawionym numerem umowy. Czy ktoś ma jakiś rozsądny pomysł, bądź jest w stanie powiedzieć czy dobrze postąpiłyśmy z tymi umowami??
Pozdrawiam