Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[paniarchiwistka91]

Dzień dobry, chciałabym żeby ktoś mi wytłumaczył raz na zawsze jak prowadzić ewidencję w archiwum zakładowym sądu. Ile jakich spisów dla kat. A i B, ile przekazujemy do AP, ile do brakowania, ile egzemplarzy wymagać od oddziału i wydziału, czy wykaz spisów oddzielnie dla A i B, czy oddzielnie dla wydziałów itd. itd. Jeśli ktoś by miał chwilę czasu bardzo proszę o pomoc, pozdrawiam

[metricisRegninotarii]

Prowadzi się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, stosujemy w nim numeracją ciągłą bez podziału na kat.A i B i na lata kalendarzowe - czyli wykaz jest tylko jeden. Chyba, że jest to archiwum zakładowe prowadzone wspólnie dla kilku sądów, wtedy każdy sąd ma własny wykaz spisów.

Kat. A - 4 egzemplarze - 1 do teczki, gdzie gromadzisz spisy akt dla danej komórki organizacyjnej, 1 do teczki gdzie gromadzisz wszystkie spisy, 1 egzemplarz zwracasz komórce organizacyjnej, która akt przekazywała, 1 wysyłasz do AP
kat. B - 3 egzemplarze - tak jak powyżej poza ostatnim punktem - spisów kat. B nie wysyła się do AP

Niezależnie od tego czy akta przekazuje wydział, oddział, sekcja czy samodzielne stanowisko pracy - zasada zawsze ta sama.

Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP

[trąbka]

Witajcie, czy przed przedłożeniem nowego JRWA do akceptacji przez AP mogę, jako archiwista, wprowadzić w nim jeszcze jakieś poprawki czy musi on do sądu zostać wprowadzony tak jak stworzyło go Ministerstwo?

[metricisRegninotarii]

Nie ma, póki co, jednego wspólnego wykazu akt dla wszystkich Sądów wprowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości więc nie bardzo rozumiem czego dotyczy pytanie? Co prawda planują w MS wprowadzić jeden wspólny wykaz akt dla wszystkich Sadów (tylko wykaz - bez instrukcji) i było nawet pismo z proponowanym wykazem do konsultacji ale jeszcze tego nie wprowadzili, chyba że jakoś na dniach?

Obecnie ustalanie wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej leży w gestii każdego Sądu, konkretnie Prezesa który może takowe wprowadzić zarządzeniem, po konsultacji z AP.

[paniarchiwistka91]

Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP

w ile egzemplarzach spisy wysyłamy do AP i ile zostawiamy w archiwum zakładowym ?

[trąbka]

Nie ma, póki co, jednego wspólnego wykazu akt dla wszystkich Sądów wprowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości więc nie bardzo rozumiem czego dotyczy pytanie? Co prawda planują w MS wprowadzić jeden wspólny wykaz akt dla wszystkich Sadów (tylko wykaz - bez instrukcji) i było nawet pismo z proponowanym wykazem do konsultacji ale jeszcze tego nie wprowadzili, chyba że jakoś na dniach?

Obecnie ustalanie wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej leży w gestii każdego Sądu, konkretnie Prezesa który może takowe wprowadzić zarządzeniem, po konsultacji z AP.

Pytanie dotyczy właśnie tego tego wykazu z MS. O ile się nie mylę to wchodzi on w styczniu i jest dla SA, SR i SO.

[muniekdm]

To jest ciekawe zagadnienie, czy będzie można go rozbudowywać według własnych potrzeb. Trzeba poczekać na przepisy wprowadzające. Jestem ciekawy jak ostatecznie będzie wyglądał.

[trąbka]

To jest ciekawe zagadnienie, czy będzie można go rozbudowywać według własnych potrzeb. Trzeba poczekać na przepisy wprowadzające. Jestem ciekawy jak ostatecznie będzie wyglądał.

Musi się dać, w wersji roboczej były braki. Sam zauważyłem przynajmniej dwa.

[paniarchiwistka91]

Jak wytłumaczyć nadzorowi, że w sądzie numeruje się kary, a nie strony? Mam do przekazania stare akta i nakazują je przenumerować (tj. rozporządzenie z 2015r.),ale przecież czasami się nie da, gdyż w protokołach czasami cytowane lub okazywane są dane karty...

[Rovan]

Wspomniane rozporządzenie MKiDN z 2015 r. w uzasadnionych przypadkach dopuszcza zastąpienie paginacji foliacją (numeracją kart).

ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych przez naniesienie kolejnego numeru w górnym, prawym rogu strony (w uzasadnionych przypadkach zamiast numeracji stron stosuje się numerację kart); ostateczną liczbę stron/kart podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania

[metricisRegninotarii]

Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP

w ile egzemplarzach spisy wysyłamy do AP i ile zostawiamy w archiwum zakładowym ?

wszystkiego po jednej sztuce

co do numeracji kart - ktoś tutaj jest niepoważny - raz że dokumentacja w registraturze miała tylko numerację kart, więc dodajemy w tym momencie coś czego nie ma w pierwotnym układzie dokumentacji, dwa, iż po naniesieniu numerów stron i przekreśleniu numerów kart będzie to wyglądało mało estetycznie i po trzecie, najważniejsze moim zdaniem - w protokołach rozpraw często znajdują się informacje typu "ujawniono dowody jak na kartach 2-5, 13-18" i w momencie kiedy wprowadzamy numerację stron, którą będzie się przecież różnić od numeracji kart, powodujemy zamieszanie utrudniające korzystanie z akt użytkownikom

[metricisRegninotarii]

Uwaga, uwaga
stała się rzecz niebywała.

Wszystkim sądowym archiwistom dobrze znane rozporządzenie z 1985 roku zostało zniesione. Obecnie obowiązuje Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych dostępne w Dz.U. MS pod adresem https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/ - pozycja 348.

Mogło to ujść uwadze wielu osób zważając na to, iż rozporządzenie zostało opublikowane z datą 28.12.2018, a obowiązuje od 01.01.2019.

[arch*]

Pojawił się też nowy projekt dotyczący przekazywania dokumentacji do az, który ma być uzupełnieniem powyższego zarządzenia. Nowością jest rozbudowanie spisów zd-od o 2 dodatkowe pozycje. Zaleca się stosowanie zapisów w projekcie jako dobrej praktyki.

[metricisRegninotarii]

ehe, z obowiązkową pozycją "dokumentacja w innej postaci niż papierowa", która w przypadku akt spraw sądowych spisywanych w SAWA (powszechna nazwa "currenda") wymaga modyfikacji na poziomie programu, której zapewne nikt nie zrobi dopóki nie ukaże się odpowiednie zarządzenie.

[arch*]

No właśnie. Zaleca się stasować nowe przepisy, które nie mają nic wspólnego z rzeczywistością. Program już ma rozbieżności obecnie na spisach cywilnych jest 10 pozycji. Po co więc wprowadzać ogólne wytyczne skoro nikt nie będzie ich stosował z przyczyn właśnie technicznych.