Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[muniekdm]

Zgadza się. W sądach z przekazaniem kompletnego rocznika jest czasami ciężko. U mnie w praktyce wygląda to tak, że wydziały przekazują kolejny rocznik, sprawy od 1 do ostatniej w roczniku. Te sprawy, które są zakończone. Później jak się te brakujące sprawy kończą są dopisywane do właściwego spisu i przekazywane do AZ. Wiadomo, że nigdy nie zostaną przekazane wszystkie sprawy zarejestrowane w repertorium.
Chodziło mi bardziej, czy autor tego paragrafu miał na myśli, że np. w styczniu będą przekazane sprawy od 1-do 500  z rocznika, a za pół roku od 501-do końca.
Mam wrażenie, że chodziło tutaj o rozwiązanie problemu miejsca w wydziałach. Co myślicie?

[metricisRegninotarii]

a ja tym myślę sobie, iż autor tego zarządzenia poprostu, mówiąc kolokwialnie, "olał sobie" jakieś tam zarządzenie dotyczące spraw archiwalnych (kto by to czytał przeca?  ) a jakby go zapytać to by pewnie powiedział - co za problem, raz na pół roku ale kompletnymi rocznikami i tak to sobie wisi od momentu uchwalenia zarządzenia, jak mnie LEX poucza.

Co do samego zapisu - przekazywanie spraw pełnymi rocznikami jest awykonalne i ktoś kto to pisał musiał bezrefleksyjnie przepisać ten zapis z jakiegoś innego normatywu.

[muniekdm]

Jaką kategorię mają w Wydziałach Cywilnych sprawy Cps - przesłuchania skierowane z innych sądów?

[metricisRegninotarii]

U mnie jest to B10

[muniekdm]

Z czego wynika ta kategoria, z rozporządzenia w sprawie archiwizowania czy może z RWAKiedys każda sprawa Cps miała swoją teczkę jak normalne akta spraw, a od pewnego czasu wydział całą korespondencję wpina do jednej teczki. Zastanawiam się, czy nie kwalifikować tego wszystkiego w/g RWA (pomoc prawna, obrót prawny z zagranicą etc.), w zależności czego dany Cps będzie dotyczył.

[metricisRegninotarii]

Hmm
Z tego co mi wiadomo większość Cpsów jest nadal dołączana do akt (przynajmniej była jeszcze w 2012 roku), do mnie trafia co roku dosłownie kilka jednostek Cps, zawierajacych jakieś pojedyncze wnioski o pomoc prawną, z tego co kojarzę to zawsze były wnioski o przesłuchanie pochodzące z sądów zagranicznych - przy czym są to wnioski kierowane do nas. Podobnie zresztą z aktami RCps, których kilka sztuk rok rocznie trafia do archiwum.
Czemu jednak akurat te trafiają a inne nie? Nie wiem szczerze mówiąc.

Wydziały kwalifikują je obecnie, jak mi sie zdaje, na podstawie paragrafu 14.3 rozporządzenia z 2004 w sprawie archiwizowanie akt spraw sądowych, aczkolwiek zasiałeś teraz we mnie uzasadnione wątpliwości co do tej praktyki.

Jeśli sekretariaty wydziałów traktują to jak korespodencję i wpinają do zbiorczej teczki to zastosowanie powinien mieć raczej jrwa wraz z odpowiednią klasą, która u mnie uzależnia okres przechowywania od okresu przechowywania akt sprawy, której korespondencja dotyczy.

Reasumując - będzie trzeba jednak powęszyć ocb

[muniekdm]

Ostatnio u mnie wydziały zaczęły tworzyć spisy z-o używając do tego systemu SAWA. Generalnie jest to spore ułatwienie, bo dane do spisu są zaczytywane automatycznie bezpośrednio z systemu-repertorium. Pewne problemy są z datami skrajnymi, bo system generuje daty dzienne i zdarzyło się też, że tytuły spraw różniły się od tych na teczkach. Czy macie jakieś doświadczenia z tworzenia spisów w taki sposób?

[metricisRegninotarii]

doświadczenia na razie niewielkie nie mniej to wygląda tak, iż pracownik wybiera repertorium, wpisuje sygnaturę i resztę danych wczytywane jest z bazy danych, poza sygnaturą archiwalną - którą pracownik sam musi określić, gdyż tych danych najwidoczniej nie ma w systemie.

Z datami skrajnymi to trochę nezsens - co mnie bowiem obchodzi czy sprawa zakończona prawomocnie 15 stycznia czy 15 lipca? I tak okres przechowywania naliczać się będzie od stycznia przyszłego roku, niepotrzebne zużywanie tonera do drukarek. W przypadku np. akt spraw rodzinnych może to być nadto utrudnienie albowiem okres przechowywania nalicza się przecież od momentu zakończenia postępowania wykonawczego, co w przypadku spraw o ograniczenie praw rodzicielskich lub opiekuńczych może oznaczać przesunięcie terminu o nawet kilkanaście lat.

A z tytułami z tego co na razie widzę jest czasami problem - bo czasami pojawiają się kwiatki typu "sprawy inne" albo inne takie badziewie, które potem się okazuje być np. wnioskiem o dokonanie czynności prawnej przekraczającej zwykły zarząd majątkiem małoletniego albo wnioskiem o zgodę na wydanie paszportu dla dziecka.

Nie mniej z tego co udało mi się podpatrzeć to istnieje możliwść edytowania tego, co zostanie zassane z bazy danych, można więc np. zmienić datę krańcową lub uzupełnić tytuł.

Poza tym SAWA, zwana potocznie poporstu "Currendą" znacznie ulatwia pracę pracownikowi zdającemu akta, martwi mnie tylko, iż w ten sposób nie otrzymuje wersji elektornicznej spisu. Z czasem pewnie będzie trzeba powalczyć o jakiś, chociażby ograniczonych, dostęp do tegoż systemu.

[muniekdm]

Ten system posiada pewne błędy, ale faktycznie ułatwia pracę wydziałom przy tworzeniu spisów z-o. Ja mam program w archiwum i nasz informatyk generuje z systemu SAWA plik i potem ten spis jest zaczytywany do mojego programu. To jest bardzo dobre.

[Grzesiek]

A możesz napisać jakiego programu używasz w AZ?

[metricisRegninotarii]

Pewnie można eksportować dane do pliku .csv albo podobnego i zasysać do innej bazy danych ale wtedy ten drugi program musi chyba być w jakimś tam stopniu kompatybilny z SAWA, tak więc info jaki to konkretnie program byłoby przydatne.

[muniekdm]

Ja mam u siebie program Archsys.

[rkb]

Przedłużeniem Currendy vel Sawy w archiwum zakładowym w sądzie jest program przygotowany przez Currendę nazywany Archiwum Akt oraz program służący do przesyłania danych Obce Spisy Archiwalne. W kilku sądach jest on stosowny. Służy do ewidencjonowania zasobu archiwalnego, wypożyczania akt, przygotowywania spisów akt do wybrakowania, oraz spisów akt przekazywanych do AP. O plusach i minusach należałoby napisać cały elaborat.

[Archiwista08]

Witam,

chciałam zapytać czy przychodząc do pracy w archiwum dostaliście JRWA czy musieliście go stworzyć? U mnie dalej działają na JRWA Sadu Wojewódzkiego z 1987r. i nie zapowiada się, żeby ktoś go chciał zaktualizować. A przydałoby się.

Jako archiwista z małym doświadczeniem chciałam też zapytać jak traktujecie sprawozdania, które tworzone są w wydziałach? Czy to kat B10 jako jednostek podległych sądowi? Bo w sumie wszystkie te roczne sprawozdania ma administracja i od nich to schodzi jako kat. "A". Czy dobrze myślę?

Z góry dziękuję za odpowiedź

[muniekdm]

Jak obejmowałem stanowisko archiwisty w moim Sądzie Rejonowym w roku 2006  funkcjonował RWA z początku lat 90-ych. Potem czywiście musiałem RWA kilka razy zaktualizować i teraz posiadamy RWA z ostatnią aktualizacją w roku 2010.
Natomiast jesli chodzi o sprawozdania w wydziałach to chyba sprawa nie jest taka prosta. Zgadza sie, ze sprawozdania w administracji bedą miały kat. A. Gdyby uznać, że wydziały w tym temacie nie sa komórka merytoryczną to byłaby kat. BC. Kiedyś jednak rozmawiałem z pania z NDAP, która stwierdziła, ze w wydziałach sprawozdania to takze kat. A, bo tam są te robocze egzemplarze i wyliczenia. Ja narazie tak to traktuję.