Koordynator czynności kancelaryjnych

[Agatka1986]

Witam,
Pytanie do koordynatorów czynności kancelaryjnych: czy w jednostkach, w których pracujecie "musicie" wskazywać jakie dokumenty prowadzący sprawę ma włączyć do teczki aktowej? Pracownik merytoryczny oczekuje, że powiem mu czy płytę z nagraniem video ma również dolaczyc do akt sprawy - bo była wysyłana jako załącznik do odpowiedzi. W  planie mam wskazać art. 6.1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnych oraz zapis z ik co prowadzący sprawę w szczególności dołącza do akt sprawy. Czy to jest w gestii koordynatora żeby wskazywać czy pracownik merytoryczny ma dana dokumentację dołączyć? 
Jak to u Was wygląda?

[Barsa]

W mojej ocenie masz doradzić, co pracownik zrobi to jego sprawa, ale na koniec to i tak Ty masz to skontrolować czy zrobił dobrze Rzadko to rzadko, ale czasem AP wczytuje się w korespondencje, gdy teczka ma być/jest przekazywana do nich, bo stanowi materiał archiwalny i gdy byłoby takich przypadków sporo, że jest jako załącznik płyta a fizycznie jej nie ma to to mogłaby być lipa

[Agatka1986]

Dlatego doradzam na podstawie przepisów prawa, natomiast komórka oczekuje wskazania czy to faktycznie dołączyć. Natomiast chyba doradzenie nie polega na decydowaniu za pracownika merytorycznego. Niestety z tą komórka nie zbyt dobrze się współpracuje i chce mieć na wszystko tzw. podkładki 

[łucja]

Nie wiem czy podlegacie pod Rozporządzenie z 2011 r., ale być może macie też w instrukcji kancelaryjnej podobny zapis , jak w Rozporządzeniu:

§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
   1)   akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

[Agatka1986]

Nie podlegamy, ale mamy taki zapis. Odwołałam do wskazanych podstaw prawnych i poinformowałam, że w mojej ocenie powinno być dołączone z tym, że inf nośnik powinien zostać właściwie zarejestrowany w składzie informatycznych nośników danych. 

[liteona]

Witam,
Pytanie do koordynatorów czynności kancelaryjnych: czy w jednostkach, w których pracujecie "musicie" wskazywać jakie dokumenty prowadzący sprawę ma włączyć do teczki aktowej? Pracownik merytoryczny oczekuje, że powiem mu czy płytę z nagraniem video ma również dolaczyc do akt sprawy - bo była wysyłana jako załącznik do odpowiedzi. W  planie mam wskazać art. 6.1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnych oraz zapis z ik co prowadzący sprawę w szczególności dołącza do akt sprawy. Czy to jest w gestii koordynatora żeby wskazywać czy pracownik merytoryczny ma dana dokumentację dołączyć? 
Jak to u Was wygląda?

Uważam, że jako koordynator podpowiadasz pracownikom, którzy zwracają się do Ciebie z pytaniami co i jak zrobić, żeby było prawidłowo. Też u nas w instytucji pełnię te funkcję i jak ktoś przychodzi z pytaniem, nawet błachym, to podpowiadam. Pracownicy bardzo często nie mają pojęcia o nadawaniu numerów spraw czy o prawidłowej archiwizacji, bo nikt im tego nie tłumaczył. "Walczę" z takimi osobnikami ale też czasami czekam, aż pójdą na emeryturę, nowy dostaje zalecenia i już przeważnie robi tak jak trzeba

[Agatka1986]

Również staram się podpowiedzieć ale jestem w ogromnym szoku skala problemów jeśli chodzi o prowadzenie spraw i obiegi dokumentów. Koordynatorem czynności kancelaryjnych zostałam pod przymusem radcy prawnej. Wcześniej nikt u mnie w jednostce nie pełnił tej funkcji. Niestety pojawiają się takie pytania, na które absolutnie niekiedy nie znam odpowiedzi. Do tego przeraża mnie, że pracownik merytoryczny oczekuje, że znam jego przepisy prawne na stanowisku i wymyślę rozwiązanie. Często zdarza się, że komórka ma problem z klasyfikacja i jak dobiorę hasło to radca prawną podwaza moje zdanie. Niejednokrotnie kończy się to telefonem do AP, które potwierdza mój wybór ale pracuje się ciężko 

[łucja]

Chyba trzeba nastawić się psychicznie, że w pewnych instytucjach będzie się mało popularnym pracownikiem...

[Barsa]

Tak szczerze to nie mając przyzwolenia od swojej dyrekcji i prezesa na to, żeby mocniej cisnąć pracowników o postepowanie zgodnie z instrukcjami zadowalam się "małymi sukcesami" typu coś tam znajdę coś tam w raporcie w EZD i proszę ładnie o poprawienie. Robię szkolenia cykliczne itd. Jak to w urzędzie "trzeba mieć podkładki". Przyjdzie kontrola z archiwum to wtedy zacznie się zabawa, bo zalecenia z zewnątrz niestety lepiej działają i wtedy jakoś się da. Tylko co z tego skoro problemy się tworzy już na starcie a potem trzeba poprawiać a na to nie ma czasu.

Inna sprawa, że jak wreszcie zaczną oddawać akta do archiwum (elektronicznie czy tradycyjnie) to wtedy już nie będzie zmiłuj. Bo ew. poprawki w archiwum to już po stronie archiwisty, a nie zamierzam za kogoś odwalać roboty. Chyba, że dostanę to na piśmie od przełożonych, wtedy mogę sobie siedzieć i "dłubać".

[Agatka1986]

Tak szczerze to nie mając przyzwolenia od swojej dyrekcji i prezesa na to, żeby mocniej cisnąć pracowników o postepowanie zgodnie z instrukcjami zadowalam się "małymi sukcesami" typu coś tam znajdę coś tam w raporcie w EZD i proszę ładnie o poprawienie. Robię szkolenia cykliczne itd. Jak to w urzędzie "trzeba mieć podkładki". Przyjdzie kontrola z archiwum to wtedy zacznie się zabawa, bo zalecenia z zewnątrz niestety lepiej działają i wtedy jakoś się da. Tylko co z tego skoro problemy się tworzy już na starcie a potem trzeba poprawiać a na to nie ma czasu.

Inna sprawa, że jak wreszcie zaczną oddawać akta do archiwum (elektronicznie czy tradycyjnie) to wtedy już nie będzie zmiłuj. Bo ew. poprawki w archiwum to już po stronie archiwisty, a nie zamierzam za kogoś odwalać roboty. Chyba, że dostanę to na piśmie od przełożonych, wtedy mogę sobie siedzieć i "dłubać".

Niestety tak to wygląda. A z jakich raportów w EZD korzystać najlepiej. Mam w jednostce EZD PUW od 2024 roku jako system wspomagający i większość spraw prowadzonych w sposób tradycyjny. Jest kilka wyjatkow I chciałabym podejrzeć czy jest w porządku tylko nie do końca wiem jaki raport pasuje- poza tym dla nich potrzeba specjalnych uprawnień od administratora?