Koordynator czynności kancelaryjnych

[Agatka1986]

Witam,
Pytanie do koordynatorów czynności kancelaryjnych: czy w jednostkach, w których pracujecie "musicie" wskazywać jakie dokumenty prowadzący sprawę ma włączyć do teczki aktowej? Pracownik merytoryczny oczekuje, że powiem mu czy płytę z nagraniem video ma również dolaczyc do akt sprawy - bo była wysyłana jako załącznik do odpowiedzi. W  planie mam wskazać art. 6.1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnych oraz zapis z ik co prowadzący sprawę w szczególności dołącza do akt sprawy. Czy to jest w gestii koordynatora żeby wskazywać czy pracownik merytoryczny ma dana dokumentację dołączyć? 
Jak to u Was wygląda?

[Barsa]

W mojej ocenie masz doradzić, co pracownik zrobi to jego sprawa, ale na koniec to i tak Ty masz to skontrolować czy zrobił dobrze Rzadko to rzadko, ale czasem AP wczytuje się w korespondencje, gdy teczka ma być/jest przekazywana do nich, bo stanowi materiał archiwalny i gdy byłoby takich przypadków sporo, że jest jako załącznik płyta a fizycznie jej nie ma to to mogłaby być lipa

[Agatka1986]

Dlatego doradzam na podstawie przepisów prawa, natomiast komórka oczekuje wskazania czy to faktycznie dołączyć. Natomiast chyba doradzenie nie polega na decydowaniu za pracownika merytorycznego. Niestety z tą komórka nie zbyt dobrze się współpracuje i chce mieć na wszystko tzw. podkładki 

[łucja]

Nie wiem czy podlegacie pod Rozporządzenie z 2011 r., ale być może macie też w instrukcji kancelaryjnej podobny zapis , jak w Rozporządzeniu:

§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
   1)   akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

[Agatka1986]

Nie podlegamy, ale mamy taki zapis. Odwołałam do wskazanych podstaw prawnych i poinformowałam, że w mojej ocenie powinno być dołączone z tym, że inf nośnik powinien zostać właściwie zarejestrowany w składzie informatycznych nośników danych. 

[liteona]

Witam,
Pytanie do koordynatorów czynności kancelaryjnych: czy w jednostkach, w których pracujecie "musicie" wskazywać jakie dokumenty prowadzący sprawę ma włączyć do teczki aktowej? Pracownik merytoryczny oczekuje, że powiem mu czy płytę z nagraniem video ma również dolaczyc do akt sprawy - bo była wysyłana jako załącznik do odpowiedzi. W  planie mam wskazać art. 6.1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnych oraz zapis z ik co prowadzący sprawę w szczególności dołącza do akt sprawy. Czy to jest w gestii koordynatora żeby wskazywać czy pracownik merytoryczny ma dana dokumentację dołączyć? 
Jak to u Was wygląda?

Uważam, że jako koordynator podpowiadasz pracownikom, którzy zwracają się do Ciebie z pytaniami co i jak zrobić, żeby było prawidłowo. Też u nas w instytucji pełnię te funkcję i jak ktoś przychodzi z pytaniem, nawet błachym, to podpowiadam. Pracownicy bardzo często nie mają pojęcia o nadawaniu numerów spraw czy o prawidłowej archiwizacji, bo nikt im tego nie tłumaczył. "Walczę" z takimi osobnikami ale też czasami czekam, aż pójdą na emeryturę, nowy dostaje zalecenia i już przeważnie robi tak jak trzeba