Sprawy niezakończone

[Świeżynka2]

Dzień dobry 😊
Może się powtarzam ale nie znalazłam wątku że sprawami niezakończonym i 😞
Mam pytanie odnośnie spraw niezakończonych a mianowicie jest w teczce jedna -dwie niezakończone sprawy. Czy mogę je wyjąć z tej teczki a resztę zakończonych zarchiwizować? Czy zostawić całą teczkę aż zakończą się te sprawy i dopiero oddać do archiwum? 🤔 I czy gdzieś znajdę przepis na to? Już się pogubiłam przyznaje 😞
Z góry serdecznie dziękuję za wszystkie odpowiedzi 😊

[gtrafalski]

Podstawy prawnej trzeba chwilę poszukać w Instrukcji kancelaryjnej.
U mnie (mam IK w zasadzie odpowiadającą wzorom z NDAP) np. par. 29 ust. 1 "spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywana w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt". Bliźniacze zapisy w IK z 2011 (par. 53 ust. 2).
Nie znając szczegółów ja bym raczej tego nie robił (poza wyjątkami jak teczki spraw długotrwałych, zarządzenia, umowy etc.). Jeżeli są to typowe sprawy to kiedyś się skończą. Wtedy kompletne akta będziesz mogła przejąć do Archiwum.

[Barsa]

W sumie ciekawa kwestia, bo u mnie może w teczce nie ma czegoś podobnego ale na spisie spraw no już jak najbardziej. Departament Prawny jest w dużej mierze zależny od sądów, a tam jednak różne postepowania mogą trwać różny czas. Raczej spotykałem się z tym, że archiwiści albo przyjmują cały symbol z danego roku, czyli cały spis spraw, albo nie przyjmują aż wszystkie sprawy się zakończą, Lecz tu pojawia się problem praktyczno-techniczny, może być tak, że 99% spraw jest zakończone, a nawet 80% jest zakończone a czekamy na 1/kilka i to może potrwać kilka lat... a miejsca w szafie brak. Czy odpuszczenie w takim przypadku i przyjmujecie te 80%? Dodam, że raczej sprawa=teczka, lub kilka teczek.
Inna rzecz, że zgodziłbym się nawet na przyjęcie z tego konsekwencjami dla mnie (dużo spisów może powstać finalnie, więc trochę problemu z wyszukiwaniem, wypożyczaniem itd.), ale nadal jednak domagam się, żeby kilku pracowników, de facto cały Departament oddało na raz te dokumenty, a nie, że teraz jeden swoje kilkanaście spraw z danego symbolu z 2023 roku, a potem za 2 miesiące kolejny następne kilkanaście spraw.

[Świeżynka2]

Ja do tej pory tak archiwizowałam właśnie, że teczka zakończona w całości trafia do archiwum. Moja przełożona stwierdziła, że jest za dużo tych tomów teczek zostawionych, sprawy są 3 niezakończone można by to wyjąć a resztę zarchiwizować, a ja się uparłam, żeby zostawiać w oddziałach w całości. Starałam się to wytłumaczyć, że nie poprawne jest takie archiwizowanie. Archiwizacja jest na chwile obecną papierowa ze wspomagającym EZD.Mam porównać archiwizację papierową i EZD żeby nie wprowadzać zamieszania.

Z początkiem roku tworze pismo przewodnie jaki rok archiwizujemy w danym roku kalendarzowym i do tego pisma w tym roku powstał pomysł, aby pisać pismo i przekazywać je wraz ze spisami zdawczo - odbiorczymi jakie teczki z jakimi niezakończonymi sprawami zostają w oddziale do dalszej realizacji.

[gtrafalski]

To naprawdę bardzo zależy. Dobrze przemyślcie te ruchy, bo będą miały konsekwencje. Co ja bym brał pod uwagę:
1. Kategoria: jeżeli to jest B (i to najlepiej jakieś krótkie B) to może rzeczywiście warto pójść na rękę kolegom z urzędu i wziąć te niekompletne akta. Będzie więcej pracy z ewidencją, bo o czym pisał Barsa trzeba będzie to dobrze zewidencjonować. Jeżeli to jest A, wzięcie niekompletnych teczek nałoży na Was obowiązek ponownego ich przeporządkowania, w tym przepaginowania w AZ.
2. Czy to są teczki zakładane na klasę z JRWA, czy teczki spraw. Bywa, że 1 sprawa = 1/kilka teczek. Jeżeli rozmawiamy o teczkach spraw to ja bym nie widział większych problemów w zostawieniu kilku spraw w wydziale i zabraniu reszty do archiwum. W przypadku "typowych" teczek trzeba będzie założyć i opisać nowe teczki.
3. Wypożyczalność - Czy te akta w perspektywie będą wypożyczane czy raczej nie.
4. Współpraca z danym wydziałem - Czy to są ludzie z którymi idzie się dogadać, czy współpracujemy ściśle w oparciu o przepisy.
5. Przełożony - jakie są nasze relacje, kto formalnie jest kierownikiem archiwum (tu pomocne mogą być protokoły kontroli (kogoś musieliście wskazać)).
6. Koordynator czynności kancelaryjnych - piszesz, że macie EZD więc pewnie macie też jakiegoś koordynatora. Pytanie o jego opinię.
7. "Zawsze tak było" - jak raz się na coś takiego zgodzisz to będziesz tak miała do końca pracy w danej jednostce, a i Twój następca będzie miał problem żeby to odkręcić

To trochę przede mną... Mogłabyś rozwinąć co oznacza czy jest archiwizacja papierowa wspomagana EZD i na czym polega porównywanie archiwizacji papierowej i EZD?
Także ja bym się dwa razy zastanowił zanim podjąłbym decyzję.