informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym

[łucja]

Odświeżam wątek. Czy ktoś mógłby podzielić się doświadczeniami w postępowaniu z IND? Czy lepiej jest mieć jeden SIND dla podmiotu czy kilka SIND-ów do każdej komórki organizacyjnej? Jak to wygląda, gdy podmiot ma system tradycyjny ale EZD wspomaga i wiele klas jest prowadzonych elektronicznie? Co z nośnikami, które się nie otwierają? Czy macie wypracowane jakieś metody postępowania? Czy na spisach macie ilość megabajtów?

[archiwumUM]

Odświeżam wątek. Czy ktoś mógłby podzielić się doświadczeniami w postępowaniu z IND? Czy lepiej jest mieć jeden SIND dla podmiotu czy kilka SIND-ów do każdej komórki organizacyjnej? Jak to wygląda, gdy podmiot ma system tradycyjny ale EZD wspomaga i wiele klas jest prowadzonych elektronicznie? Co z nośnikami, które się nie otwierają? Czy macie wypracowane jakieś metody postępowania? Czy na spisach macie ilość megabajtów?

podpinam się ponownie

[Barsa]

U mnie jest jeden skład, a raczej dwa (pełny i niepełny). Ale mam EZD jako podstawę obiegu.

[łucja]

Czy możesz napisać jak to w przybliżeniu działa? Czy określacie na spisach wielkość w megabajtach? Czy dużo masz tych nośników rocznie?

[Barsa]

Wszystko odbywa się przez EZD, bo te składy nośników funkcjonują obok składów chronologicznych, co jest standardem. Skład oczywiście na kancelarii. Jest jedna niedogodność, gdyż u mnie jeden z departamentów na dziś pracuje w 100% w papierze a drugi w 100% elektronicznie. Większość nośników niby w pierwszej kolejności dla tego "elektronicznego", ale potem mogą być częścią sprawy papierowej, choć to mały problem, gdyż wtedy jest to zarejestrowane w składzie i wszelkie działania (wypożyczenia itd.) tam odnotowywane. Problem jest niby, gdy nośniki są dołączone do listów, a te są do dep. "papierowego", bo tu przekazywane są do nich i trzymają to w teczkach. Ale mam taki zapis w instrukcji, że nośniki:
"3) o których mowa w ust. 5 pkt 2, gromadzi się w akta sprawy oraz przechowuje w teczkach
aktowych, o których mowa w § 30 instrukcji."
W ust. 5 pkt. 2 chodzi o niepełne odwzorowanie.
W roku jest pewnie około 100 nośników, ale spada ta liczba. Jeśli chodzi o wielkości mb to ani w EZD tego nie odnotowujemy, ani potem przy przyjęciu do archiwum nie robię tego na spisach z-o, bo tu mam takie kolumny:
"Lp.   Oznaczenie nośnika   Określenie typu nośnika (cd, pendrive itd.)   Znak sprawy lub znak akt, z którymi powiązany jest nośnik   Tytuł określający zawartość nośnika   Oznaczenie roku   Kategoria archiwalna   Numer seryjny nośnika   Ilość   Miejsce przechowywania nośników w archiwum zakładowym   Data zniszczenia nośników lub przekazania   Uwagi"

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź.Ilość - czy pod jedną pozycją może być kilka nośników, czy nie ma potem kłopotów z indywidualnym oznaczeniem nośnika (czy każdy dostaje jeszcze jeszcze inne oznaczenie jeśli jest np. 5 nośników do jednej sprawy np. a,b,c...A oznaczenie roku - czy chodzi o rok zapisania dokumentu elektronicznego na nośniku?Ciekawa jestem też co się składa na oznaczenie nośnika? Czy RPW czy np. numer z ewidencji SIND?

[Barsa]

Ze składu nie przyjmowałem w tej jednostce jeszcze nic do archiwum. Musiałem natomiast wydzielić nośniki z dokumentacji papierowej, bo poprzedni archiwista tak to przyjął. Przy ozaczeniu roku w takim przypadku brałem pod uwagę kiedy był zapisany dokument na nośniku albo jak w przypadku jednego filmu musiałem wywnioskować z rozmów kiedy to nagrano xD
U mnie oznaczenie nośnika to był numer nadany przeze mnie, ale przy składzie to będzie numer ze składu. Tam jest jeszcze  numer seryjny nośnika, ale tutaj tylko przy pendrive tego szukałem (nie zawsze było), przy CD sobie darowałem, ale też się zdarzają.
Jeśli chodzi o kilka nośników to jeszcze się nie zdarzyło chyba w jednej przesyłce, ale patrząc na praktykę przy papierze zrobiłbym każdy nośnik pod tym samym RPW ale z innymi numerami składu, to pomaga przy wypożyczeniach lub ewentualnym wyrejestrowaniu pojedynczego nośnika.

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź. Opracowuję nowy formularz spisu zdawczo -odbiorczego do archiwum  dlatego tak drążę. Myślę, że przydatne byłoby tez podanie ilości plików i MB na nośnikach w tym formularzu. Te informacje są niezbędne do brakowania ponieważ w rozporządzeniu MKiDN w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w par. 9, ust. 2, pkt 6) wniosek do AP wymaga podania informacji o rozmiarze dokumentacji wyrażonej we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób – w przypadku nośników są to MB i pliki.

[Barsa]

Chyba nie miałem nigdy problemów jak podałem ilości CD i pendrive w szt.

Lecz oczywiście rozumiem tok postępowania, choć nie wiem czy to "nie za daleko", bo teczka teczce też nie równa, a nie podajemy tam tam ilości zapisanych stron, czy ilości wyrazów/znaków.

[łucja]

Dzięki.Ilości stron i wyrazów nie podajemy ale ilość metrów bieżących raczej tak.

[Barsa]

Co do zasady racja. Ja raczej wychodzę z założenia, że im mniej pracy a coś zgodne z przepisami to lepiej Zawsze jest też pole uwagi, że tam to można podać, a tak to musisz a nie masz "opcję"