Przekazywanie dokumentów do AP

ArchiwumX · Listopad 04, 2025,

Dzień dobry, przejęłam AZ, w którym jest sporo dokumentacji archiwalnej, która mogłaby już zostać oddana do AP. Jestem w trakcie porządkowania, paginacji i opisywania teczek. Czy wasze Archiwum przyjmuje teczki jako całość (wszystkie dokumenty archiwalne na raz) czy możecie przygotować część dokumentacji np. jeden rok z lat 90 i go oddać? nie ukrywam że poza archiwum zajmuje sie też innymi sprawami i nie mam fizycznie czasu aby zająć się tylko dokumentacją archiwalną. Chciałam oddawać dokumenty do archiwum sukcesywnie ale mój "nadzór" stwierdził że nie mogę tak robić tylko mam od razu oddać całość. Mówimy tu o latach 80, 90... Jest to dla mnie póki co fizycznie niemożliwe. Czy u was też są takie wytyczne? czy to wynika z jakichś przepisów o których nie wiem czy to tylko zdanie mojego "nadzoru"? Możecie przekazywać dokumenty w częściach?

liteona · Listopad 04, 2025,

W moim przypadku przekazywanie akt do AP następuje na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które wysyłam przy okazji rocznego sprawozdania z działania archiwum zakładowego. Wtedy AP wysyła pismo, które pozycje chce ewentualnie przejąć. Umawiamy się na przekazanie i dostaję decyzję, że są przyjęte (trwa to dużo miesięcy...)
Porządkować staram się całościowo, tzn jeden spis to wszystkie teczki z danego hasła z wykazu albo tematycznie te same z wydziału. Wszystko zależy od ilości.
Nie robię jednej teczki i potem nie skaczę do kolejnej w innym haśle.

ArchiwumX · Listopad 04, 2025,

Dziękuję za odpowiedź

Przekazujcie spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji A i oni wybierają co chcą dostać? mówimy o dawnych latach czy takich bieżących którym upłynęło 25 lat przechowywania?
niewiele teczek zostało oddanych z mojego AZ do AP jak dotychczas dlatego jest tego bardzo dużo... chciałabym powoli to zacząć robić. Po ile teczek oddajcie za jednym razem?

liteona · Listopad 04, 2025,

Przesyłam w sprawozdaniu wszystkie spisy jakie trafiły przez rok na ewidencję archiwum zakładowego. Są tam i A i B z różnych wydziałów.
Oddaję tyle ile wnioskuje AP, póki co raz to nastąpiło i kolejne zewidencjonowane w zeszłym roku czekają w kolejce. Wykazałam gotowość do przekazania i czekam na odpowiedź - od maja

Barsa · Listopad 04, 2025,

Człowiek całe życie będzie się uczył, nie słyszałem o takich przypadkach z tym przekazywaniem. Pewnie wszystko zależy od danego AP, ale jednak ja bym z tym przekazywaniem nie był taki hop siup, bo potem wypożyczać z AP dokumentacje, która akurat jest potrzebna do pracy urzędnikowi....

gtrafalski · Listopad 05, 2025,

To raczej nie jest powód by wypożyczać

W takim wypadku urzędnik ma wycieczkę do AAN. No i jeszcze zakupy na Banacha może zrobić! Na pewno Twoi koledzy marzą o takich wyjściach służbowych.
A co do oddawania to na pewno zależy od tego ile i z jakich lat się wypożycza w AZ. U mnie w zasadzie tylko Kadry o coś proszą i najczęściej jest to B.

liteona · Listopad 05, 2025,

Cytat: Barsa w Listopad 04, 2025,Człowiek całe życie będzie się uczył, nie słyszałem o takich przypadkach z tym przekazywaniem. Pewnie wszystko zależy od danego AP, ale jednak ja bym z tym przekazywaniem nie był taki hop siup, bo potem wypożyczać z AP dokumentacje, która akurat jest potrzebna do pracy urzędnikowi....

Moi urzędnicy nie oddają takich akt, które są im potrzebne do bieżących prac, co więcej mają w swoich szafach akta z lat 80 (geodezja) i twierdzą że wciąż ich używają ale nic z tym nie zrobię

Przekazane akta były już w lokalu archiwum zakładowego ale nieuporządkowane i niezewidencjonowane więc niech AP zabiera, robi mi miejsce na półkach

ArchiwumX · Listopad 05, 2025,

Właśnie o to też mi chodzi...o miejsce w archiwum. A czy mogłabym zapytać jak opisujecie teczki? bo ja mam np stare teczki z lat 90 i wtedy była inna kategoria archiwalna a nawet opis, teraz jest inna. Jak to ujednolicić? Oddawaliście coś poza tym co wskazało wam AP ze spisów?

liteona · Listopad 05, 2025,

Opisuję tak jak było wtedy, ewentualnie pod spodem w nawiasie piszę obecne hasło, ale opis teczki to najmniejszy problem w tym całym bałaganie.
AP nie weźmie nic poza tym co wskazuje na wniosku.

Barsa · Listopad 05, 2025,

Cytat: ArchiwumX w Listopad 05, 2025,Właśnie o to też mi chodzi...o miejsce w archiwum. A czy mogłabym zapytać jak opisujecie teczki? bo ja mam np stare teczki z lat 90 i wtedy była inna kategoria archiwalna a nawet opis, teraz jest inna. Jak to ujednolicić? Oddawaliście coś poza tym co wskazało wam AP ze spisów?

Pytanie do swojego AP....

I w mojej ocenie wyprostujmy temat. Nie jest standardem, że AP coś sobie "wybiera". Oddajemy dokumenty po 25 latach oraz te po zlikwidowanych podmiotach jeżeli takowe posiadamy. Z moich doświadczeń, czyli archiwa centralne, plus te warszawskie to oni za bardzo nie są chętni na przyjmowanie akt. Po prostu brak miejsca, ale podobne opinie słyszałem np. rok temu na spotkaniu w NDAP, gdzie niezgodne z prawem chyba AP w Szczecnie wstrzymało przyjmowanie akt do 2027 roku czy jakoś tak, bo remont archiwów.

Także zaczynasz proces od zawiadomienia AP o chęci przekazania dokumentacji (formularze są na necie). Tam nie musi być szczegółowo, ale mniej więcej trzeba określić kilka spraw. Potem dostaniesz od nich standardy porządkowania dla tej dokumentacji.

ArchiwumX · Listopad 05, 2025,

Cytat: liteona w Listopad 05, 2025,Opisuję tak jak było wtedy, ewentualnie pod spodem w nawiasie piszę obecne hasło, ale opis teczki to najmniejszy problem w tym całym bałaganie.
AP nie weźmie nic poza tym co wskazuje na wniosku.

bardzo dziękuję

Cytat: Barsa w Listopad 05, 2025,Pytanie do swojego AP....

I w mojej ocenie wyprostujmy temat. Nie jest standardem, że AP coś sobie "wybiera". Oddajemy dokumenty po 25 latach oraz te po zlikwidowanych podmiotach jeżeli takowe posiadamy. Z moich doświadczeń, czyli archiwa centralne, plus te warszawskie to oni za bardzo nie są chętni na przyjmowanie akt. Po prostu brak miejsca, ale podobne opinie słyszałem np. rok temu na spotkaniu w NDAP, gdzie niezgodne z prawem chyba AP w Szczecnie wstrzymało przyjmowanie akt do 2027 roku czy jakoś tak, bo remont archiwów.

Także zaczynasz proces od zawiadomienia AP o chęci przekazania dokumentacji (formularze są na necie). Tam nie musi być szczegółowo, ale mniej więcej trzeba określić kilka spraw. Potem dostaniesz od nich standardy porządkowania dla tej dokumentacji.

dziękuję bardzo

Agatka1986 · Listopad 05, 2025,

Wtrace się bo faktycznie co AP to inaczej to sie odbywa. Ja porządkuje materiały archiwalne, zawiadamiam o zakończeniu prac i podsyłam wersję elektroniczna spisu. Fakt jednorodnie oddaje dokumentację medyczna ale jeśli chodzi o administracyjno-techniczna to jest dość podobnie. W przypadku technicznej proszę najpierw kierownika ko o opinie czy można oddać i dopiero potem wysyłam. U mnie AP nie wybuera sobie co chce jedynie przed kontrola chce mieć informacje ile teczek aktowych mamy przechowywanych, dla których upłynął 25-leyni okres przechowywania w az. W przypadku akt osobowych kładli nacisk na przekazanie najstarszych a nie z środka funkcjonowania jednostki. Ilość przekazywana różnie na jednym spisie około 2000 j.a.

ArchiwumX · Listopad 06, 2025,

Dzięki za odpowiedź

A jak to jest z datami skrajnymi? mam teczki w których sa np lata 1990-1993. Dzielicie to wtedy latami na 4 teczki czy zostawiacie w jednej teczce i wpisujecie daty skrajne?

Agatka1986 · Listopad 06, 2025,

Cytat: ArchiwumX w Listopad 06, 2025,Dzięki za odpowiedź

A jak to jest z datami skrajnymi? mam teczki w których sa np lata 1990-1993. Dzielicie to wtedy latami na 4 teczki czy zostawiacie w jednej teczce i wpisujecie daty skrajne?

Jeśli dokukentacje opracowuje od podstaw to łączę pod warunkiem ciągłości w datach. Jeśli mam już na stanie az 4 teczki przejęte na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych to te 4 pozycje kopiuje na spis materiałów archiwalnych

Aktualności:

Przekazywanie dokumentów do AP