Dobór hasła jrwa

[Agatka1986]

Witam i ponownie proszę o pomoc  gdzie ewentualnie wkladac  wpływające oferty firm zewnętrznych- z reguły tytuł to zaproszenie do współpracy (w rzeczywistości to prezentacja oferenta i składana oferta, np. w pomocy opracowywaniu dokumentów strategicznych, raportów, audytów, wzmocnienie rozwoju biznesowego). Nasza jednostka nie zamawiała takich ofert, instytucje same się zgłaszają, kancelaria zarejestrowała wpływ- nie będziemy z niczego korzystać i pytanie czy może komórka to wrzucić do klasy 230 zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe? Czy wrzucacie to w zupełnie inna klase.  Oczywiście nie rejestrujemy tego w spisie spraw zgodnie z ik jest to dokumentacja nie tworząca akt sprawy
Będę wdzięczna za pomoc 

[Agatka1986]

Jeszcze mam pytanie jak skutecznie i właściwie dobierać hasła z jrwa. Generalnie swoje sprawy w az klasyfikuje bez problemu ale trudności pojawiają się w komórkach merytorycznych  jak przychodza dziwne pisma i oczywiscie pracownik merytoryczny stwierdza- gdzie to mam dac. Z tego co wiem koordynator ma pomoc a nie robic za ko, ktora oczekuje rozwiązania. Macie jakieś skuteczne sposoby, porady? Dodam tylko, że szkolenia pod nazwą koordynator czynności kancelaryjnych nie wskazuje i nie uczą jak właściwie dobierać hasła z jrwa.

[liteona]

My takie oferty pakujemy pod 2600 - źródła zaopatrzenia, B5.

Szukanie hasła w jrwa to przeglądanie i myślenie do czego najbardziej pasuje ta nietypowa treść pisma, nic tu się nie wymyśli innego...

[TomaszArchiwum]

I tu jest problem. Bo oddział archiwum państwowego może mieć zupełnie inną interpretację i musisz np. zmienić i wezwać ich do brakowania jeszcze raz, żeby sprawdzili, czy ok. A u nas trzeba czekać na wizytę 1 rok.
I tu jest pytanie, a nawet kilka:
1. Obecne JRWA ma już 14 lat (czy nic się nie zmieniło w tym czasie? mówię o dokumentach)
2. Dlaczego, tak jak jest w poprzednim JRWA, nie ma w tym z 2011 podziału w zależności od źródła wiadomości (np.jakiś dokument przychodzący ze starostwa tam ma kategorię A, a w gminie B10
3. Chyba możemy się zgodzić, że jest ograniczona tematyka i źródła pism/dokumentów przychodzących. A ciągle są problemy co i gdzie zakwalifikować. Ten powie tak, ta inaczej. Czemu tego nie napisać? Mamy narzędzia do tego żeby to w części zautomatyzować i nie będzie sytuacji typu przyjeżdża pracownik AP, i coś tam każe poprawić i dopiero po roku zobaczy czy jest dobrze. Oczywiści to może być niewygodne z punktu widzenia oddz. AP, bo już nie będzie kolejek i pewnie zdarzą się redukcje zatrudnienia...
Tak to widzę.
A Wy co o tym myślicie??

[gtrafalski]

I tu jest problem. Bo oddział archiwum państwowego może mieć zupełnie inną interpretację i musisz np. zmienić i wezwać ich do brakowania jeszcze raz, żeby sprawdzili, czy ok. A u nas trzeba czekać na wizytę 1 rok.

Według mnie warto rozmawiać... A jak rozmowa nie pomoże zawsze można podeprzeć się przepisami. Na przykład wskazać, że klasyfikacja to zadanie referenta, a za kontrolę odpowiada Wasz koordynator. Dopóki dobór jest merytorycznie poprawny AP nie ma wiele miejsca na interpretacje. Tyle tylko, że wtedy kolejka się wydłuży

2. Dlaczego, tak jak jest w poprzednim JRWA, nie ma w tym z 2011 podziału w zależności od źródła wiadomości (np.jakiś dokument przychodzący ze starostwa tam ma kategorię A, a w gminie B10

W JRWA z 2011 r. trochę czasem tak jest jak mówisz. Zamiast robić kolejne kolumny zdecydowano się na zrobienie kolejnych wykazów. I moim zdaniem bardzo dobrze, bo każdy poziom JST ma swoje nieco odrębne zadania.

3. Chyba możemy się zgodzić, że jest ograniczona tematyka i źródła pism/dokumentów przychodzących. A ciągle są problemy co i gdzie zakwalifikować.

I tu jest moim zdaniem największy problem JRWA z 2011 r. On nigdy nie był nowelizowany. Zmieniający się świat i tematyka pism nie wywołały zmian w wykazie. To jest moim zdaniem najpoważniejszy problem z tym dokumentem.

Oczywiści to może być niewygodne z punktu widzenia oddz. AP, bo już nie będzie kolejek i pewnie zdarzą się redukcje zatrudnienia...

Pracowałem w AP i wiem jedno. Tam  naprawdę jest co robić. Kolejka wynika głównie z braku rąk do pracy, a nie tego, że ktoś w AP sobie wymyśla. Ograniczenie ilości ekspertyz byłoby bardzo dobrym rozwiązaniem zwłaszcza dla archiwów państwowych. Bo wtedy pracownicy mogliby zająć się mnóstwem innych rzeczy zamiast sprawdzaniem czy jednostki dobrze zaklasyfikowały dokumentację. To wymaga wzięcia odpowiedzialności i pracy w archiwach zakładowych.

[TomaszArchiwum]

Według mnie warto rozmawiać... A jak rozmowa nie pomoże zawsze można podeprzeć się przepisami. Na przykład wskazać, że klasyfikacja to zadanie referenta, a za kontrolę odpowiada Wasz koordynator. Dopóki dobór jest merytorycznie poprawny AP nie ma wiele miejsca na interpretacje. Tyle tylko, że wtedy kolejka się wydłuży

W JRWA z 2011 r. trochę czasem tak jest jak mówisz. Zamiast robić kolejne kolumny zdecydowano się na zrobienie kolejnych wykazów. I moim zdaniem bardzo dobrze, bo każdy poziom JST ma swoje nieco odrębne zadania.
I tu jest moim zdaniem największy problem JRWA z 2011 r. On nigdy nie był nowelizowany. Zmieniający się świat i tematyka pism nie wywołały zmian w wykazie. To jest moim zdaniem najpoważniejszy problem z tym dokumentem.

Pracowałem w AP i wiem jedno. Tam  naprawdę jest co robić. Kolejka wynika głównie z braku rąk do pracy, a nie tego, że ktoś w AP sobie wymyśla. Ograniczenie ilości ekspertyz byłoby bardzo dobrym rozwiązaniem zwłaszcza dla archiwów państwowych. Bo wtedy pracownicy mogliby zająć się mnóstwem innych rzeczy zamiast sprawdzaniem czy jednostki dobrze zaklasyfikowały dokumentację. To wymaga wzięcia odpowiedzialności i pracy w archiwach zakładowych.

Nie wątpię w to, że mają dużo pracy oprócz ekspertyz, a to, moim zdaniem, właśnie z powodu że nie ma konkretnej, bezspornej interpretacji co, jak i gdzie archiwizować. W innym wątku opisałem sytuację, gdzie gmina dostaje dokument do wiadomości, generalnie kategoria tematyczna A, ale dokument został wysłany z drugiego końca Polski, prawdopodobnie przez pomyłkę (bo np. odbiorca jest w książce adresowej), i nie ma żadnej wiedzy na ten temat. I co zrobić z takim dokumentem? Spytałem Panią z oddziału AP. Odpowiedziała, że według tematyki to A i żeby to tak archiwizować, spytałem jak to? Takich wiadomości może być kilkadziesiąt, czy nawet kilkaset, w odpowiedzi usłyszałem, że nie ma znaczenia do kogo, a liczy się się tematyka, a ilość oddanych takich samych dokumentów do AP jest nieistotna.
Pomyślałem, że to dziwne.
I mam pomysł. Ja bym się tym zajął - oczywiście zapraszam chętnych do pomocy.
Potrzeba Admina a ja nie bardzo wiem jaj się z nim skontaktować.
W skrócie
utworzyć folder tematyczny np. interpretacje AP dotyczące JRWA
w nim foldery poszczególnych oddziałów regionalnych (29),
dalej podfoldery odziały zamiejscowe np. Płock ma 2
I w tych podfolderach zamieszczane byłyby  interpretacje danego oddziału (któremu podlega JST)
I tak każdy mógłby stworzyć swoje JRWA skracając i uzupełniając to narzucone do własnych potrzeb.

[Barsa]

Tylko co to koledze da.... Może podpowiem, że niestety możemy być tak, że z jednego archiwum dostaniemy trochę inne odpowiedzi na dany temat, bo będą pisane przez innych archiwistów. Oczywiście nie będą dotyczyły jakiś poważnych spraw, ale jest bardzo dużo "treści interpretowalnych".

Po za tym to za małe forum na takie "rozdrobnienie".

[TomaszArchiwum]

Da mi i innym święty spokój bo będą papiery w razie gdy kontroler z danego oddziału będzie miał zły humor i każe mi poprawić to co zrobiłem według jego wytycznych. Z drugiej strony JRWA się zmniejszy, pracownicy wydziałów będą mieli konkretną wiedzę. i będzie po prostu większy porządek

[Barsa]

W PL nie ma prawa precedensu... Po drugie dokumentacja zawsze w czymś może się różnić.

[Agatka1986]

Niech kolega zauważy, że część użytkowników nie podlega Rozporządzeniu z 2011 roku, w dodatku pracownicy AP mają również odmienne stanowiska w zakresie doboru hasła JRWA, czasem interpretacja na krótkim odcinku czasu się zmienia, a czasem jest informacja, żeby decydował pracownik merytoryczny. Nie byloby w tym nic złego, gdyby potem na kontroli nie padło slynne źle. Na szkoleniu z SAPU usłyszałam, że jak robimy źle to już jednorodnie do końca roku, także czasem idzie ręce rozłożyć. 

[TomaszArchiwum]

Ale niektórzy podlegają i chodzi mi konkretnie, że ktoś podlega pod oddział x to publikuje w folderze x scan/zdjęcie dokumentu (oczywiście zakryte dane wrażliwe) o którego zakwalifikowanie prosił i numer + inicjały osoby która to zaopiniowała. W tym kontekście spotkała nas niemiła niespodzianka, bo Pani z AP raz powiedziała jedno, a przy następnej kontroli wyparła się tego co kazała i trzeba było znowu poprawić. I takie rzeczy też wyjdą, kto zmienia zdanie itp.